三总账初始化实务PPT课件.ppt

第三章总账系统 1 为适应实现计算机管理的需要 把设置账户 复式记账 填制和审核凭证 登记账簿等统称为总账系统 第一节总账系统概述 2 一 手工方式下总账系统数据流图 收款凭证 现金日记账银行日记账 总账 各种明细表 转账凭证 付款凭证 填制记账凭证 登记日记账 登记总账 登记明细账 核对 核对 编制会计报表 银行对账 3 二 计算机方式下总账系统数据流图 临时凭证文件 科目发生额余额汇总文件 企业银行文件 输入 记账 生成输出 分离输出 编制 正式凭证文件 4 三 总账系统与其他系统之间的数据传递关系 固定资产系统 应收款系统 总账系统 转账凭证 成本核算系统 报表系统 证 账 余额表 转账凭证 转账凭证 费用数据 应付款系统 存货核算系统 职工薪酬系统 5 四 计算机进行总账系统的基本工作过程 初始化 日常处理 月末处理 开始下月工作 6 第二节总账系统的初始化 为了启用总账系统而进行的基础数据设置 称为总账初始化 步骤包括 一 启动与注册二 设置系统参数三 设置基础数据四 录入会计科目期初余额并试算平衡 7 一 启动与注册 在总账注册界面 操作员可以输入名称 也可以输入编码 要更改操作员密码 需要在 改密码 处打勾 输入旧密码 系统会弹出窗口 更改新密码 8 二 设置系统参数 执行 设置 命令 打开 选项 对话框1 凭证参数设置 单击 编辑 按钮 进行凭证参数设置 设置后 确定 注意 凭证的审核2 账簿参数设置3 会计日历设置4 其他设置 9 凭证的审核 三者并列 审核无限制 客户用制度规范 制单 出纳签字 审核凭证 主管签字 结账 记账 U8 50新增 10 三 设置基础数据 一 设置外币及汇率 二 设置凭证类型 三 设置结算方式 四 设置会计科目1 增加会计科目2 修改和删除会计科目3 复制和成批复制会计科目4 指定会计科目5 设置辅助核算 五 设置项目目录包括 定义项目大类 指定核算科目 定义项目分类 定义项目目录 11 收款凭证 借方科目年月日字第号 附单据张 财务主管记账出纳审计制单 12 付款凭证 贷方科目年月日字第号 附单据张 财务主管记账出纳审核制单 13 转账凭证 甲 年月日字第号 附件张 会计记账出纳审核填证 14 四 设置会计科目 科目一经使用 不允许作科目升级处理 科目已制单或录入期初余额 就不能删除 1 会计科目的增加 1 科目编码的输入要遵照编码方案进行 2 科目编码是唯一的 并且必须输入 3 会计科目应先建高一级科目 再建下级科目 4 银行存款科目应设置二级科目 5 外币核算的科目 不是在科目名称中体现 而是需要进行外币辅助核算的设置 同时 账页格式为外币金额式 6 数量核算的科目 注意附加数量单位 同时 账页格式选择数量金额式 15 2 修改和删除会计科目 删除科目是由最低级逐级向上进行删除 3 复制和成批复制会计科目 复制科目的作用 当科目的名称相同或相近时 可以通过 复制科目 方式来提高科目的设置速度 注意 利用科目复制功能时 新复制的会计科目的科目编码和科目名称要唯一 不能和已存在的相重复 四 设置会计科目 16 四 设置会计科目 4 指定会计科目 不指定现金 银行总账科目 无法使用出纳功能 无法进行凭证出纳管理 5 设置辅助核算 教材62页 作用 解决有些总账的明细账过多的问题 注意 辅助核算一经确定 年中不得修改应对末级科目设置辅助核算 只对非末级科目设置辅助核算没有任何作用 末级科目设置辅助核算的同时对非末级科目设置辅助核算起到统计作用 17 1 部门辅助核算科目 作用 适用于对企业的各项收支业务按部门进行核算的科目 主要涉及费用 收入等部门单独考核的需要 实现费用的定额管理 或收入与相应的激励相联系 典型科目 管理费用 及 主营业务收入 科目设置 18 2 个人往来辅助核算科目 作用 个人往来辅助核算是指企业与企业内部职工之间发生的往来经济业务 主要考虑企业员工太多 设置太多的明细账较麻烦 典型科目 其他应收款 个人应收款明细科目 手工记账对个人往来账的处理 其他应收款1191 差旅费应收款119101 私人借款119102 张三11910101 李四11910102 王五11910103 张三11910201 赵六11910202 软件对个人往来账的处理 其他应收款1191 差旅费应收款末级科目 19 3 客户 供应商往来辅助核算科目 作用 主要解决企业客户 供应商太多 流动性较大 而又必须进行明细核算 为了减轻明细科目设置的麻烦而设计的 客户往来辅助核算典型科目 应收账款 和 预收账款 科目供应商往来辅助核算典型科目 应付账款 和 预付账款 科目 20 4 项目辅助核算科目 作用 是围绕一个专门的对象 将所有发生在该对象身上的各种收支以专项辅助的形式进行归集 关联账户 在建工程 和 生产成本 21 五 设置项目目录 设置项目档案 项目设置是从总账系统初始化中的会计科目设置开始的 然后再通过本功能模块进一步设置 1 定义项目大类 1 设置 生产成本 项目大类 选择 普通项目 2 定义项目级次 12 3 定义项目栏目 定义 项目一栏表 栏目 默认2 指定核算科目 将直接材料 直接工资和制造费用等科目指定为 生产成本 项目大类 3 定义项目分类 对生产成本项目大类进一步划分明细项目 自行开发项目 分类编码是1 委托开发项目 分类编码是2 4 定义项目目录 建立 项目一栏表 在 维护 中录入 101 普通打印纸 A4 分类码 1 尚未结算 201 凭证套打纸 8X 分类码 2 尚未结算 22 四 录入期初余额并试算平衡 一 输入期初余额1 无明细级科目的一级会计科目的录入 录入 现金 短期借款 科目的期初余额 录入方法 直接录入数据2 有明细级科目的会计科目的录入 非末级会计科目的余额不用录入 系统根据其下级的明细科目金额自动汇总计算填入 录入 银行存款 工行存款 的期初余额 录入方法 直接在明细级科目上录入余额 3 数量 外币核算科目余额的录入 录入 银行存款 中行存款 美元存款 科目的期初余额 录入方法 直接在明细级科目上录入余额 先录入本位币金额 再录入数量 外币金额 23 4 部门辅助核算科目余额的录入 录入部门辅助核算科目余额 不同于普通科目余额的录入 录入方法 第一步 双击 部门核算科目余额 栏 系统弹出 部门余额录入界面 第二步 点击 增加 通过放大镜进行部门的选择 相应录入余额 第三步 录入完毕数据 退出录入界面 此时 系统自动进行部门余额的刷新 24 5 个人辅助核算科目余额的录入 录入个人辅助核算科目余额 不同于普通科目余额的录入 录入方法 第一步 双击 个人核算科目余额 栏 系统弹出 个人余额录入界面 点击 增加 按钮 第二步 点击 增加 通过放大镜进行部门及人员的选择 同时录入摘要并相应录入余额 第三步 录入完毕数据 退出录入界面 此时 系统自动进行个人余额的刷新 25 1 出现红字余额用负号输入 2 修改余额时 直接输入正确数即可 3 凭证记账后 期初余额变为浏览状态 不能再修改 注意 26 二 试算平衡并对账