应用文写作教教案课件.doc

应用文写作教学课件 前言 本门课程所用教材： 主教材： 应用写作 （第三版） ，申荣季主编，中国商业出版社 2004 年 11 版 参考教材： 应用文写作 ，李振辉主编，清华大学出版社 2005 年 2 月版 本门课程的学习方法： 1、学习“是什么” ：不同文种的特点、格式、写作要求 2、尝试“怎么做” ：了解范文的写作方法、内容组成。 自己练习 对照写作格式、要求找差距 再练习，进而提高 本门课程的教学目标： 1、掌握不同文种的特点、格式、要求 2、培养一定的应用写作能力：选材、组材、文字表达能力 3、提升调查研究能力、沟通能力 第一章应用写作概述 第一节应用文 一、 应用文： 特点： 1、使用面广：人们的生活、学习：计划、总结工作：通知、通报、会议纪要 2、 格式固定：主送机关、落款、盖章、习惯用语 例：请示妥否，请批示。可否，请批复。 3、 有时效限制： 河南网通 2005 年业务发展计划 4、 有针对性： 针对解决实际问题： 做生意：广告、合同找工作：求职信 工作中：演讲稿、述职报告、会议纪要 针对对象、内容固定：郑州大学 2006 年招生计划 关于增加一台办公用电脑的请示 二、 应用文的发展： 甲骨文钟鼎文史学资料 三、 应用文分类： 公文文书：用于行政事务：命令、决定、公告、通告、会议纪要 事务文书：用于日常事务：计划、总结、会议记录、简报、调查报告 经济文书：用于经济活动：广告、市场调查、合同 公关文书：感谢信、求职信、演讲稿 四、 应用文与文学作品的区别; 文学作品：诗歌、小说、散文、戏剧 应用文：公文、事务应用文、经济文书、公关文书 类别 写作目的 思维方式 表现形式 发文范围时限 语言、文学作品 感染、影响读者 形象思维 ： 艺术形象 、故事情节 虚构、夸张、烘托多样化范围广、时间长 丰富、生动 应用文 让读者知道、服从、执行 逻辑思维; 以理服人 陈述、说明、论证单一 传阅范围有限、时间有限 简洁、朴实五、 应用写作的要求： 语言：简洁、朴实 格式：有一定要求 第二章应用写作基础知识应用文的五要素：主题、材料、结构、表达方式、语言 主题灵魂，材料血肉，结构骨骼 构成文章 风头文章开始要求精彩， 猪肚文章主体要求充实， 豹尾文章结束要求有力 一、 主题：文章的灵魂 1、主题：是作者的主张、观点 2、来源： 被动写：奉命写领导的意见 主动写：客观实际需要取得成绩，写贺词。遇到问题，写请示。 3、 要求：正确：符合相关的政策、法规 例： 经济文书，符合生产规律，流通实际 立场明确：赞成或反对 主题集中：一文一事 二、 材料： 1、 分类：客观实际 理论 2、 搜集方法： 从生活中来：作者本人的感受 文字资料：书、杂志 互联网： 调查研究：开会调查、问卷调查（个人、网上） 、现场考察 总之：要善于观察，多听、多看 3、 运用材料的要求： 辩证地看问题 材料要典型 材料须说明问题 材料要真实（不能虚构） 三、 结构： 1、 定义：作者的思路，文章的层次、要点 例：记叙文：记事时间、地点、人物，事件的发生、发展、结局。 议论文：提出问题、分析问题、解决问题 2、 应用文的结构要求： 一文一事：例：请示 固定的格式：例：总结的写作格式 基本情况成绩、经验不足、教训今后改进意见会议纪要的写作格式 会议基本情况（时间、参会人员、议题、目的）-议题形成决议招行要求 3、 具体形式： 开头的形式： 概述式概括写出基本情况、问题、过程 用于报告、总结、决定、决议等 直述式直接切入主题 用于批复 例：郑州市教育局： 你局郑教【2001】19 号文收悉。批复如下：目的式说明公文的目的，引出主旨。用于通知、通告、决定、条例、规则等 原因式以上级文件、领导批示或有关法规做为行文的依据 用于通知、通告等 例： 根据中共中央关于加快国有大中型企业改革的决定的有关精神，为做 好邮政企业单位的改革有关工作，现就有关事项通知如下： 主体的形式： 纵式以时间为序，以事情的发展为序 模式以材料的不同性质分层 综合式多种方式的综合运用 结尾： 自然式事情交待完毕，自然结束。 要求式就执行文中的有关事项提出要求。 用于通知、通报等下行文 例： 请各省、自治区、直辖市人民政府办公厅认真检查一下本地区有关类似 情况，一经发现，应立即纠正。 展望式今后的努力方向，发出号召。 用于通知、通报、决定 请求式请求上级领导给予回音 用于上行文，请示、报告、函等文种常用此方式 例：请示的结尾： 以上意见妥否，请批复。 以上妥否，请指示。以上若有不妥，请指示。 请求批转的报告的结尾： 以上报告如无不妥，请批转各地或相关部门依照执行。 说明式情况列清，以此为据。 用于合同、协议书。 四、 表达： 用文字、语言将观点表达出来。 1、 表达方式： 叙述： 用于描述事物的发展过程：时间、地点、人物、事件发生的原因、结果。 此方式是应用文写作常用的方式之一。 顺序（以时间为线索） 、倒序（先讲结果） 、插序等 运用要求：真实、详略得当 描写： 用文字写出人物、事物的状态及特征 人外貌、举止、心理 事情发生的环境、背景 粗描、细描、白描（用朴素的语言，勾画出人物的特征，例：鲁讯笔下的祥林嫂） 此方式为应用写作的辅助方式 运用要求：恰当、真实、准确（不夸大） 。 说明：事物的形状、特点、成因、功能等，宣传国家的路线、方针、政策，商品 的使用方法。 例：MP3 的使用说明书 说明的种类：举例、比较、图表、数字 公文中的运用：通知、商品说明书、广告、批复 使用要求：通俗、准确、合实际。 议论： 摆事实、讲道理。 论证：用论据（理论、事实）证明论点。 论证形式：立论证明论点是正确的，驳论证明论点是错误的。 论证方法： 1、例证： 2、引证：引用言论、定理、客观实际。 3、喻证：用比喻，打比方进行论证。4、反证：从观点的反面进行论证。 5、演绎论证：从一般到个别6、归纳论证：从个别到一般 运用注意：说理要透彻。 语言： 口语语言：要求生活化、通俗化。 书面语言：合乎规范。 应用写作对语言的要求：简练、平实、准确。 公文的语言 大量采用书面词语，体现公文语言的庄重感。 例：开头语多用“根据”、“遵照”； 请示语多用“拟请”、“恳请”；商洽语多用“贵单位”； 询问语多用“是否可行”、“当否”； 结束语多用“专此报告”、“特予公布”等等。 常使用“必须”、“应该”、“要”、“不准”、“严禁”等祈使语。 准确选用字词，体现公文语言的分寸感。 例：原则同意-基本同意-同意 拟（想、打算）请、特（专门）请、恳（诚恳、真诚）请 应用写作中数字的表达： 表示时间：农历日期：用汉字表示，八月十五，公历：用阿拉伯数字，2006 年 5 月 5 日，早上 5 时 30 分 公文成文日期：用汉字，二二年九月十日 表示星期：星期五， 表示数量：用用阿拉伯数字，180 次实验，60 岁，50%， 专用词语：习惯用汉字，八五一九六部队，二万五千里长征 数字运用注意： 1、5 位数以上，要用万、亿表示，960 万平方公里 2、 用阿拉伯数字时不能换行（一行内写完） 第三章公务文书的写作 一、公文： 1、作用： 传达贯彻党的路线、方针、政策。 指导、布置和商洽工作。 请示和答复问题。 报告和交流情况。 2、使用单位：国家机关、社会团体、企事业单位等 3、使用场所：公务活动中 4、性质：具有法定效力 5、特点： 公文姓“公” ，作者一般是一级机关或单位而不是个人 。 格式规范有较严格的特定格式：秘级、缓急、纸张、行文方向等方面有要求 时效性有时间限制 权威性有执行的要求、标准，有约束力 二、公文作用：公文是一种工具 1、传达、指导（不能事事开会，事事面命） 传达：国家命令、决定、上级通知、通报、批复、意见 指导：指导下级工作的开展 2、 请示、汇报： 请示问题、汇报情况 3、 交流、沟通： 不同机关、单位之间 4、 依据、凭证 三、公文的行文规则： 1、逐级行文： 若越级，则越过的机关以抄送形式发文 2、党政分开： 党的机关不能发文到行政单位 政府机关不能发文到党的机关 四、公文处理的基本原则 公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接 有序的工作。 公文处理应当坚持实事求是、按照行文机关要求和公文处理规定进行 的原则，做到准确、及时、安全、保密。 五、法定公文分类： 按功能分： 指导性公文 ：命令、决定、批复 告知性公文 ：通知、通报 报请性公文 ：请示、报告 规范性公文 ：规定 商洽性公文 ：函 记载性公文 ：会议纪要 按行文方向分类上行公文 ：请示、报告 平行公文 ：函（不相隶属关系） 下行公文 ：决定、通知、通报、批复、会议纪要 、规定 （标有号的文种具有多向性-上行、下行、平行均可） 公告、通告前者面向国内外，后者面向国内 通知、通报前者将有关事项通知到相关单位，后者侧重表彰、批评有关人、事 议案、报告前者指重大会议期间代表提交的方案，后者指汇报工作时用到的一 种书面材料 请示（下级向上级） 、批复（上级对下级） 六、公文格式： 外形： 纸张：A4 纸（297mm210mm） ，每页文字 20 行，每行 25 个字。 边距：上 38mm,左右 28mm 装订：左侧 七、公文的基本写法： 文件头的写法： 1、 文件名：发文机关（全称或规范简称）+文件（大号宋体，红字） 注：若联合行文，文件头可用主办机关名称，或联署机关名称。 2、 发文字号、签发人： 发文字号：机关代字， 【年份】 ，发文顺序号。 例：豫教字【2004】7 号，河南省教育厅 2004 年 7 号文件 签发人：在发文字号右侧标注：签发人：姓名，若联合行文时，标注联署单位签 发人姓名（上下排列） 。 3、 秘密等级：用于需要保密的文件 秘密等级种类：绝密、机密、秘密，标注公文首页左上角。 4、 缓急程度：针对公文送达和公文办理的时间要求而言，标注公文首页左上角。 紧急公文(特急件);当日办复 急办公文（急件） ：3 日内办复 常规公文（平件） ：710 日内办复 位置： 密级 缓急（黑字） *文件（红字）密级 字号（黑字） （红线，0.5mm，长 135mm。党内文件中间加） 公文主体的构成：正文， 1、 标题：发文机关名称+公文主题+文种三部分组成 30 字内，文种不能省，可用 ，其余不用标点 用2、3号宋体字 公文标题常见错误： 内容不完整，如关于出国考察的请示。 乱用文种。一是生造文种，如局关于解决办公室用房的申请。二是混用 文种，如局关于购买办公设备的请示报告。三是错用文种。 标题不精。公文标题要主旨鲜明、重点突出、文字简洁，尽量避免使用长句。如 局关于认真做好汛期水库防汛和淤地坝防汛工作及进行汛前安全大检查 的通知。 题不达意。如局关于河流改造的请示，从标题看，是请示开展改造 河流，而内容却是请求上级解决“治河经费”的问题，应改为局关于解决 河流治理经费的请示 。 2、 主送机关：指受文机关，要求全称，规范简称 通告、公告、布告不写主送机关 通报、决定、决议主送机关在文尾 3、 正文： 位于标题和主送机关下方 结构层次的序数表示：一、二、三、四， （一） 、 （二） 、 （三） 、 （四） 1、2、3、4 （1） 、 （2） 、 （3） 、 （4） 4、 附件：对正文起说明、注释、补充作用，是公文的有机组成部分 位置：正文之后，落款之前，注明附件名称和顺序。 另起行，空两格写。附件名称不加标点。 5、署名：发文机关署名，在正文末页的右下方。 注：若遇末页无正文的情况，应在该页左上方加括号注明“此页无正文” 。 6、发文日期：用阿拉伯数字书写，以会议通过或领导人签发日期（即成文日期） 为准，位于发文机关署名右下方。 注意：决议、决定、条例、规定等的成文日期加括号，标注于标题下方居中位置。 7、印章： 公文生效的凭证（不盖公章，视为无效） 盖在日期上，不要压正文 文件尾：位于公文末页的下部 1、附注：说明、传达范围、使用方法 位置：在成文日期左下侧，主题词之上，加（） 。 2、主题词： 表示公文中心内容的词。 经过规范化和优选处理的词和词组，用于文献的标引和检索管理。 顺序：行业词、内容词、文种，中间空一个汉字的位置。3 号字宋体字 位于抄送机关上方。无抄送机关的，位于印制版记上方。 3、抄送： 除了主送机关外，其它需要知晓公文内容的相关单位。 位置在印制版记上方。 4、印制版记： 位于公文末页下端，在文尾印两条横线，横线中左侧注明：印发机关名称、 右侧注明印发日期，底线下面右侧加括号注明印制份数。 八、公文写作的要求： 1、树立“写事”的思想 写一篇公文也好，一篇文书也好，都不是个人的创作，而是一种公务行为。2、动笔之前先列提纲： 分析文稿的主题，要明确行文主旨。 按照事物发展的固有规律去分析、推理，是构思文稿的基本方法。 选择恰当的文种 3、格式规范 决定一、使用场合：党政机关、社会团体、企事业单位对重要事项或重大行动作 出决策和安排时使用的一种公文。 我们工作中常用的是处分表彰类的决定。 例：中共中央、国务院关于打击经济领域中严重犯罪活动的决定 二、决定的特点： 1、严肃性： 权威性、行政约束力 2、广泛性：适用范围 3、不均性： 内容可长可短 4、准确性： 文字要反复推敲：处理、处分 三、决定的内容： 1、标题：事由+文种 关于设立中华人民共和国澳门特别行政区的决定 2、正文： 被表彰或受处分对象的基本情况 表彰或处分的依据决定的事项：表彰或处分的决定 提出希望、要求或发出号召。 3、落款： 发文机关+发文日期 标题中若有发文机关：标日期 重要会议通过的内容：标题下， （*年*月*日*会议通过） 四、结构： “篇段合一”式，大都是一气呵成，不分段落。 “分条列项”式，往往首先要交代一下决策的背景与依据，在篇头处做文字撮要 表达， 然后再分条列项写决策的具体内容与要求， 条与条之间是并列的逻辑关系。 “自然段式”是表彰或处分类决定的常用写法。 五、组织材料的方法： 多采用条款式，逐层表述 六、习惯用语： 为此，特作如下决定 注意：主送机关有时不写。 通知一、通知 1、通知-把事情告诉人们知道 通知兼有指示性、部署性、周知性等多方面功能。 2、通知是党政机关使用频率最高、适用范围最广的一个下行文种。 二、通知内容： 上级办向下级或相关人员传达精神、办理事项：法规、任免干部 传达上级机关的指示，批转下级机关的文件 转发公文 要求下级机关办理和需要周知、执行的事项 三、种类： 发布性通知、批示性通知-用于发布有关法规和规章 批示性通知-传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 转发和批转性通知-批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的 会议通知任免通知-任免人员紧急通知、补充通知、联合通知注意：“批示性通知”与 “决定” 的区别： 权威性明显要弱一些，自身一般不创设新的规则，只是依法或根据上级要求向受 文单位转达上级机关的指示精神并予以具体化 四、特点： 1、受文对象明确：机关团体、企事业单位、个人 2、指示性：要求按文照办（行文关系下行文） 五、写作： 1、标题：事由+文种 关于举办歌咏比赛的通知 发文机关+文种 河南省人民政府通知 发文机关+事由+文种 国务院关于坚决制止向农民乱收费乱摊派的通知 2 正文： 转发文内容构成：对转发文的说明、评论 执行要求 例：P110 页：国务院办公厅转发工商局等部门关于严厉打击传销和变相传销 等非法经营活动意见的通知 第一部分：转发的态度、要求 第二部分：转发的意义、执行要求 工商、公安、银行采取有力措施，严厉打击 加大宣传力度，揭露传销的危害性 注意：转发与批转的区别： 转发：转发上级文 批转：下级来文，批示后下发 指示性通知：发文原因、依据、目的 做事的标准、措施 注意事项 例：P103 页：国务院关于进一步加快旅游业发展的通知 题目：发文机关+事由+文种 主送机关：各省、自治区、直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 第一部分：加快旅游业发展的重要意义促进对外开放，推动国民经济增长， 增加就业。 目前问题旅游基础设施较落后，市场秩序乱，服务质量差 第二部分：通知内容 指导思想大旅游观念，深化改革，精品战略，优势互补，可持续发展，精 神文明建设。 工作重点搞好旅游发展规划，开拓新的客源市场，做好宣传、促销，优化旅游品种，纪念品的开发，安全、环保问题。 具体措施加大对旅游业的支持力度，改善出行条件，简化出入境手续，整 顿市场、规范服务。 落款：国务院，二一年四月十一日 告知性通知：把相关事项告诉大家。 会议通知： 会议名称、召开原因及目的、时间、地点、参加人员、报到时间及地点、会议议题、注意事项、联系人、电话 任免通知：时间、机关、会议或文件、任免人员的具体职务。 写作注意事项： 要明确无疑，用语通畅。 例：会议通知怎么写？ 常见要素是：会议时间、地点、与会人员、有无其他要求、联系人。属于周知性 通知类型。 “批示性通知” 习惯用语：“根据-，经-同意，决定-，现将有关事项通知如下： 通报一、定义：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 从实践来看，通报也是党政机关使用频率较高的一个普发性文种。 二、特点： 1、属于知照体公文。 2、从表达手法看，重在叙述事实。 让事实说话，起到示范、指导、教育和警诫作用，具有其他文种所不能替代的功用。 三、分类： 1、按内容分：有表扬性通报、批评性通报和情况性通报三种。 2、以发布方式分：直述式通报与转述式通报两种类型。 区别种类 下发方式 表达手法直述式通报 以机关名义直接下发 侧重于叙事，兼以必要的说明 转述式通报 对下级来文加写按语 后予以批转 侧重于议论 四、内容： 正文一般包括三个层次： 第一层：摆事实 第二层：作评价第三层：提要求 注意： “通报”与“通知”的区别 ： 区别类别 发文时间 内容 表达方式 发放范围通知 事先 侧重于提出受文单位执行事项 具体的任务、详细的规范化要求指导和推动工作 较窄 通报 事后 侧重于提出受文单位注意事项 用典型事例、有关情况来传达意图指导有关方面的工作行为 广五、提高通报写作质量的关键： 1、对通报事实的叙述要繁简得当。 太繁太细，给人虚构编造之感 叙述过简，使人搞不清通报事实的来龙去脉。 2、对通报事实的评价要有分寸。 评价过高：定性过重，讲过头话。 评价太低：定性太轻，火候不够。 3、提要求忌讲大话、空话、套话，笼统而空泛。 报告一、使用场所：是党和国家机关使用频率极高的一个上行文文种。 向上级机关汇报工作 向上级机关反映情况 提出建议 答复上级机关的询问 二、报告的作用： 1、 上、下级沟通的渠道 2、 上级决策的依据 三、分类： 1、工作报告：向上级汇报工作、总结工作 2、情况报告：反映情况、工作状态 3、 答复报告：答复上级的询问 4、 检查报告：检讨工作当中的错误 四、特点： 1、上行文：“报告”属陈述性的上行文种。 2、呈报性：上级指示落实、执行情况 工作中重要情况 好的经验、体会 答复上级的询问 3、陈述性：不加议论、描写，符合实事 五、报告的写作 1、 标题：单位名称+事由+文种 郑州市人民政府关于纠正行业不正之风的报告 事由+文种 关于夏粮的征购情况的报告 2、 主送机关：仅限一个 3、 正文： 情况做法问题（意见） “三段式”的基本写法。 工作报告：工作的进程、成绩、经验、存在的问题 情况报告：事件的发生、发展、结果以及处理情况 检查报告：事实、性质、原因、责任、教训、改进措施 例：P125 页： 关于公路建设资金审计情况的报告标题：事由公路建设资金的审计，文种报告 主送机关：国务院 内容：第一部分：审计工作开展的地区，业务范围，工作成绩。 第二部分：审计查出的问题违规收费，违规集资，挪用建设资金。 第三部分：提出建议制止、纠正乱收费问题，完善公路建设资金管 理办法。 答复报告：针对上级询问、答复准确、全面、恰当的分寸 4、 惯用语的运用： 现将*工作（情况）报告如下 以上报告请审查，特此报告 六、写作注意事项 1、报告中不得夹带请示事项 2、要注意时效，如实禀报。 3、要使“报告”做到精悍： 避免拼凑现象 下笔前多收集材料 请示一、 使用场合： 1、对上级请示理解有分岐的问题 2、工作中遇到新的问题而无权决策时 3、下级机关向上级机关请求指示、批准或答复。 二、 作用： 1、解决问题 2、传递信息3、依据、凭证 三、分类： “请示”按其行文的目的、作用不同，基本分作两类： 1、直请性的请示-直接向自己的上级领导或指导机关请求指示或批准事项 2、批转性的请示-把有关某一方面工作的意见，以“请示”上报给上级机关， 要求批转有关单位予以办理。 四、特点： 行文主体的组织性：不能以个人名义向上级机关和组织发请示类公文，一般也不 以机关名义向上级领导个人发请示。行文关系的直接性：上行文，向直接上级请示。 行文时限的紧迫性。请示于前，报告于后。 五、请示的写作 1、标题：发文单位名称+事由+文种 2、主送机关：仅一个本单位的主管上级，不能越级 若是双重领导机关：一个主送，一个抄送 3、 正文： 为什么要请示：请示的依据、背景和缘由 请示什么问题；要求上级机关为我们解决什么 怎样来解决。 4、 常用的结束语： 以上请示当否，请批示。 敬请批准。六、写作注意事项： 1、写“请示”要坚持一文一事，主送机关只能是一个，不能多头请示。 多头请示易使主办与协办者之间相互推诿、扯皮，延误审批时间，或者由于两个 上级机关的批示意见不一致，使下级难以适从。 2、请示的事项要具体、明确 3、禁止在报告里，顺便请示事项 4、语言要谦恭，不生硬：当否，请批示 七、请示与报告的异同： 共同点：同属上行文 区别： 文种 处理办法不同 行文时间不同请示 办件，必须及时做出“批复” 事前行文 报告 阅件， 可做批示也可以不做批示 事中或事后行文批复定义：用于答复下级机关的请示。 特点： 与“请示”是一上一下、一来一往，既对立又统一，缺一不可。分类： “批复”按其内容不同，可分为： 核准性的“批复”-主要用于审批应由上级批准的具体问题，完成某一事项法定 的组织手续，其内容一般都很简单，大都是表态性的。 指示性的“批复”-即在审批某一问题的同时，并就此进一步提出一系列相关的 指示，要求下级照此执行，此类“批复”一般篇幅较长。 答复性的“批复”-就法规政策方面的事宜做出批复性的回答。写作注意事项 （一）针对性要强。 “批复”要紧扣下级 “请示”来文制发，一般首先要引“请示”的来文时间、 标题和发文字号，然后根据所提请审批的事项，亮明态度，做出或同意、或不 同意的表示，凡属同意一般不必再写理由。 （二）严格掌握行文对象。 “批复”的行文对象是来文请示的单位，中间转报的“请示”，批复时应行文给转报的机关，也就是说“批复”不可越级行文。当“批复”的内容具有普遍指 导意义拟抄送给其他下属单位时，也只是抄送给直属的下一级机关，一般不再扩大。 （三）灵活运用结构形式。 文字短小的“批复”多采用“篇段合一”，文字稍长一些的，可采用“分条列项” 或“撮要分条”的结构形式。 （四）坚持一文一事。 （五）有一份“请示”就应有一件“批复”。应一一对应。 按照办文规则，不管请示的事项同意与否，都应明文做出批复。 函函是最常用、最易用、最易用错的文种之一。 一、 使用场合：非隶属关系 接洽、商洽工作 征求意见 催办有关事项 向无隶属关系的有关主管部门请求批准某事项 回复询问 二、 特点： 1、行文关系多样：平行文、上行文、下行文，使用范围具有广泛性。 2、格式灵活：无严格的格式 3、一事一函 4、篇幅短小、语言简洁 三、 分类： 从形式看公函：有编号、文件头，要备案，应用面窄 便函：无编号、文件头，要备案，应用面广，此不属于正式公文 从内容作用上看， “函”主要有以下5种： 1申请函，即向无隶属关系的有关主管部门请求批准事项的函。 2商洽函，用于请求协助、商洽解决办理某一问题的函。 3询问函，上下级或同级之间均可使用，如上级向下级询问工作情况或某一具 体事情，下级向上级机关及主管部门询问有关方针、政策、规定和工作中遇到 界限不明确的问题等。 4答复函，上级答复下级询问、平级相互答复询问事宜及审批答复申请函时使 用的函。 5告知函，平级或不相隶属单位之间相互通知事情时使用的函，其内容均属周 知事宜，不得带有指挥的性质。 四、 函的写作： 1、 询问函、商洽函的写作： 缘由部分：提出询问、商洽事项 陈述具体内容 2、 请求批准某种事项的函： 请求批准的缘由 请求批准的事项 请求语：习惯用语：可否，请函复 以上意见，请予函复 以上意见，请予批准 3、 答复函： 引述来函的标题、文号 答复事项 结束：特此函复 五、 写作注意事项： 1、开门见山，直陈其事。 2、语言谦和，禁用命令、指示语气。 3、应根据具体内容，推断对方见函后的心理特征，采用不同的写法。 以答复函为例，假若属于肯定性的，开头就可以将答复的内容提出，假若属于否 定性的，开头则需要先简明、恳切地说明理由，最后表明否定态度，使对方感 到否定是正常的、合理的，不致产生误解和反感。 4、向无隶属关系的有关主管部门请求批准误用“请示”的原因： 一是没有搞清 “请求批准” 和 “请示” 的区别， 以为既然是请求批准就理应用 “请 示”。 二是误以机关级别的高低而不是以隶属关系来划分是否是“上级机关”。 三是认为，请求人家批准，就应该客气，有“请示”、“报告”比用“函”显得 对人家尊重。 会议纪要会议结束后，整理会议的议定事项、主要精神会议纪要。 “会议纪要”与会议决议、会议记录、会议简报、会议公报等，同属会议文件， 但它们产生的方式和各自的作用不同。 一、 使用场合： 记载、传达会议的议定事项、主要精神。属于行政公文。 二、 作用： 1、向上级汇报会议的情况 2、向下传达会议的精神并贯彻执行 三、 特点： 1、纪实性：内容真实，不能乱造2、概括性：整理、综合、概括会议概况、主要精神3、规定性：有约束力，要求遵守、执行 四、分类： “会议纪要”在行文关系上，可采取转发（印发）或直接发出的多种形式，类似 通知，发给下级贯彻执行； 也可报送上级，类似会议情况报告， 向上级反映情况。 大会决议是按照法定多数表决通过的， 而会议纪要主要是由会议主持机关审定 制发的；决议的内容要较纪要原则，而纪要要求详尽具体。 会议记录是完成纪要写作的客观原始材料之一，经过筛选、整理的会议记录才 能写入纪要。 会议简报主要用于反映会议动态、沟通情况，所载内容只具有参考性，不像会 议纪要在兼有反映情况、沟通信息功能的同时，还具有指挥的权威性。 会议公报的内容与纪要有类似之处， 但公报是报道会议核心内容的， 十分简要， 是“纪要”的纪要，另外会议公报仅用于党和国家的高层会议。 1、行政例会纪要：例：办公会 2、工作会议纪要： 针对某问题的会议，思想政治工作会议，财务 工作会议 3、 座谈会纪要：针对座谈会、研讨会 四、 会议纪要的写作： 1、 标题：机关名称+会议名称+文种 会议名称+文种 正副标题式：正标题：主题 副标题：前两种标题形式 2、 正文： 会议概况：时间、地点、会名、与会人、主持人、议题 会议指导思想、效果、评价 会议主要精神： 行政例会：分条将议定事项说清 工作会议：主要精神 座谈会：综合表述 记录式：发言人身份、姓名、讲话要点 3、 习惯用语： 会议认为，会议指出，会议要求，会议强调，会议号召 五、 写作要求： 1、实事求是：忠实会议主旨，客观反映会议精神 2、中心要点突出，忌：大、小一堆 3、条理清楚 事务文书的写作会议记录一、 会议记录的内容构成： 1、会议的基本情况 2、会议的内容 二、 功用： 1、 备用资料： 会后传达会议内容，贯彻会议精神的资料 2、 备忘： 在写会议纪要、回顾落实工作情况时做参考。 3、 入档：用来查当时会议的具体情况。 三、 与会议纪要的区别： 区别文种 形成时间 性质会议记录 会议过程 原始性、资料性会议纪要 会议结束后 规定性、约束力四、 会议记录的写作： 1、 会前：基本情况：会议名称、时间、地点、主持人、出席人、列席人、记录人 2、 会中：会议内容：重要议题、重要人物、讨论的关键、焦点、 分岐。决议、表决情况 要求：详细记录会场气氛、人员神态、会议过程 3、 结束、落款、时间： 注意：请主持人及相关领导审阅、签名。 五、 记录方式： 摘要记录、发言要点式、会议决议式。 六、 写作要求： 1、 客观、准确 2、 书写迅速 快速记录方法：简写、专用词、符号法 例：坚持四项基本原则坚 邓小平理论邓论 简报一、 使用场合： 单位内部反映情况 汇报工作 交流经验 沟通信息 二、 作用： 1、向上级汇报情况：工作动态、信息 2、指导下级单位工作：工作部署、政策动向 3、单位之间交流情况：不相隶属关系的机关，交流经验、协调 配合 三、 特点：轻骑兵 真实、快捷、简洁（篇幅短小） 、新颖（新情况、新问题、新经验） 四、 形式： 以时间为标准：定期简报、不定期简报 以内容为标准：工作简报、生产简报、经营简报、学习简报 专题简报、综合简报 五、 简报的写作： 1、报头：标明简报名称、编号、编发单位、日期 位置： 工 作 简 报第*期*编 日 年 月 2 报体： 标题：单标题：点明中心、主题 双标题：概括特点，指明中心 例：稳健 开拓 求实 -理顺经营体制述评 多行标题：眉题点明背景、形势，正题概括主题， 副题内容要点 例：鼓励收粮人为卖粮人提供优质服务 新乡粮食仓库设职业道德奖 作风显著变化，农民拍手欢迎 3、正文： 导语：位置在第一自然段，第一句话。 谁，干什么，结果。 主体：时间顺序 逻辑顺序（事件内在的逻辑关系） 小标题式： 结尾：对中心内容作总结 事件发展趋势 今后打算 4、 报尾：报送单位、印刷份数 报：* 发：* （共印*份） 例： 首都精神文明简报第 16 期首都精神文明办公室编 2002 年 9 月 1 日 34 万市民群众齐参与 公民道德知识竞赛火京城A 公民道德建设实施纲要得民心，顺民意 B 公民道德建设知识竞赛，重在人人参与 C文明颂歌开奖晚会把知识竞赛推向高潮 报：北京市委办公厅 送：北京各局办、各新闻单位 （共印 100 份） 六 写作要求： 1、不能虚构：时间、人物、地点要准确 2、语言简练 3、要有新意 计划性文体一、 写计划的必要性： 古人云：预则立，不预则废。 1、行动有目标，减少盲目性。 2、合理安排人力、物人。 3、有预见性，针对困难，及早防范。 二、计划性文体的特点： 1、周知性：让大家知道，便于执行 2、可行性：目标适中，便于操作 工作要点”的内容是工作的主要方面、重要之点，比较原则，不像“计划” 确定、具体；表述比较扼要，一般千八百字、一两千字。 “安排”是针对短时间（如周、月、季度）内的工作所提出的工作计划。 “方案”对未来某一重要专门事项，从总体上所做的最佳选择与安排。它主 要应用于专门性的某一中心工作或重要事项。 四、计划的分类： 1、 从内容来看：工作计划、生产计划、学习计划、2、 从时间来分：长远计划、年度计划、季度计划、月份计划 3、按范围衡量：国家计划、单位计划、个人计划4、从形式来看：条文式、表格式 五、计划的写作： 1、 标题： 单位名称+时限+事由+文种 例：河南省经贸委二一年工作计划 2、 正文： 编制计划的依据、基本情况 “做什么”与“怎样做”的逻辑关系。 “做什么”-工作的目标、任务，包括完成的时限 “怎样做”-完成目标、任务的组织领导、措施、步骤及方法，应尽 量写得详尽、具体。 3、 结尾： 决心、号召 4、 落款：单位名称、日期 注意：表格式计划构成：标题、表格、文字说明（分条陈述） 例： 上海市 2000 年中华环保世纪行宣传活动的工作安排 1、宣传活动的主题：保护水源，改善水质 2、活动形式： 采访、宣传报道活动集中采访：黄埔江水源保护情况 领导、民众的环保意识 保护水质、改善水质的工作 宣传活动 新闻发布会 评选活动 3、要求做好的工作： 组委会机构建设 评委会的组建，保证评选的公平性 六、写作注意事项： 1、目标明确、可行 2、措施得当 3、要根据实际情况，适时调整。 总结一、 总结的内容构成： 对以往工作进行回顾、检查、分析、研究经验、教训（规律性的东 西） 二、 总结的作用： 1、 指导实践 2、向上通报情况，向下宣传、鼓动 3、掌握事物发展的规律 三、 总结的特点： 真实、客观 显示规律性 四、 分类： 1、按内容分：思想总结、工作总结、学习总结 2、按范围分：单位总结、部门总结、个人总结 3、按时间分：年度总结、季度总结、月份总结 4、又可分为：专题总结、全面总结 五、 总结的写作： 1、 标题： 单标题：个人总结我是怎样提高外语成绩的 点明中心：单位名称+时间+文种 例：郑州市物资厅 2003 年工作总结 双标题：正标题：点明特色，副标题：类型、内容 例：力促后浪推前浪 -抓好后三分之一学生成绩的总结 2、 正文： 导语：概括基本情况 主体：回顾指导思想、事件、成绩 体会规律、原因 展望问题、打算 主体组织形式：纵式时间为线 横式材料性质 小标题式 结尾：决心、努力方向 落款：单位在标题下，个人文尾 六、例一：某学校、团委的工作总结 1、配合学校，完成组织交给的各项任务 2、加强团的自身建设 3、充分发挥团支部的作用 例二：专题总结：某单位的选派干部情况 1、体制创新：干部公开竟聘上岗，考试、面试 2、领导重视 3、转变用人观念 七、总结写作的要求： 1、客观看问题 2、找规律性的东西 3、材料与观点一致 4、忌“流水账”。 挖掘工作中带有规律性的东西。 调查报告一、 调查报告： 它是就某一事件、某一情况或问题进行深入细致的实地调查后，经过科学地归纳 整理和分析研究所写成的书面报告。 是机关常用的一种事务性文书。 常见的诸如“调查”、“调查记”、“调查汇报”以及“考察报告”等等，均属 调查报告。 二、调查对象： 客观事物问题、经验 三、调查报告的作用： 1、决策的依据2、指导实践 四、分类： 1、针对问题：反映问题、揭露问题 2、针对好的方面：传播经验、事迹 例：考察报告、调查汇报等 五、调查报告与其它文种的区别; 调查报告于工作报告的区别： 公文种类 行文方式 目的 表达方式调查报告 上级领导机关或业务主管部门派人实地调查以后写成的 对客观情况的 分析研究与理性提炼 以说明、记叙 为主要表达方 式，穿插议论工作报告 下级写给上级 反映贯彻执行上级决策实进展情况的 事实的陈述与总结的区别： 公文种类 目的不同 范围不同 写作人称不同 内容侧重点不同调查报告 探讨、研究 本单位、外单位 第三人称：他，他们 针对的是具有比较典型性的事情与具有一定普遍意义的问 题， 总结 自身工作的检查 本人、本单位 第一人称 ：我，我们 经验、教训 六、调查报告的写作： 1、 标题：单标题 公文式：对象+文种，事由+文种 例：湖南农民运动考察报告 点明中心 例：两种经营体制的对比 双标题： 正标题点明中心、特点、渲染 副标题说明 一河之隔，两样天地 -南阳乡办企业的启示 2、 内容： 前言：基本情况，点明中心观点。 主体：问题、经验 主体结构安排： 一种是以调查点为核心，调查了几个点，就分为几部分叙写。 二是分阶段式，即事物的产生、发展和变化过程的先后顺序，将其划 分为若干个阶段，逐段进行叙写。 三是分问题式，即将调查情况归结为几个方面问题，按其内容性质的 主次、轻重的逻辑顺序，逐一进行 结尾：与前呼应、展望未来、点明主题 落款 七、对茶的调查，写一篇调查报告。 1、调查、取得资料： 调查内容： 外界条件：气温、湿度、土壤 茶的种类： 茶的生产历史： 茶的种植情况 科研力量 茶的经营机制 茶市场的现状 2、写作 弘扬茶文化设置茶叶专业，培养专业的茶叶科研人员 发展茶馆、茶艺 举办茶叶节，茶文化研讨会 发展茶旅游 建立茶叶博物馆 七、写作注意事项： （一）在“调查”上下功夫，确保材料的真实性和准确性。 （二）在“研究”上做文章，确保调查报告的指导性。 法规性文件一、定义：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。 1、规定性文件： 特点是使用主体和范围广泛。 一般既可是“自主的”规范性公文，也可以是“补充的”或“执行的”规范性公 文（内容为依法或根据授权补充其他规范性公文的内容，或对这些公文在何种 情况下适用做出具体规定，对有关概念和问题做出精细的解释说明）。 2、“办法”类文件： 内容详尽、具体而精细，更重直接的可操作性 除了一部分为“自主的”公文外，大部为“执行的”规范性公文，如各种“实施 办法”即均具备这种性质。 二、法规性文件的结构： 1、采取全篇设章、章下分条、条下有款的写法，即“章条款式”。 2、先写一个开头说明制发的缘由、目的和依据，然后分条列项讲规定的事项及 实施的要求与时间 3、是全文由若干条项贯通，既无单独的开头，也无独立的结尾。 多数采用：“总分附”。 “总”，即开端要讲明制定法规的目的、依据与适用范围，它可以是一个“总 则”、一个独立的开头语，也可以是并列的一、二条； 所谓“分”，