《机关公文处理》PPT课件.ppt

2020 3 22 1 公文处理 公文格式 讲稿 2014 05 公文处理 学习材料 2020 3 22 2 2020 3 22 3 公文处理基本知识及常见错误 一 公文的概念 特征 作用 一 概念公文是机关 单位 团体实施领导 履行职能 处理公务的具有特定效力和规范体式的文书 是传达贯彻党和国家的方针政策 公布法规和规章 指导 布置和商洽工作 请示和答复问题 报告 通报和交流情况等的重要工具 2020 3 22 4 二 特征1 权威性 首先 由法定的作者制成和发布 其次 无论是事实 数字还是各种意见 结论 一旦进入正式公文 就不能任意更改 解释 否定 第三 公文是机关 团体 单位的喉舌 意图 是其开展工作的依据 2 规范性 公文的撰写和处理 从起草到成文 到收发 传递 分办 立卷 归档 销毁等等 都有一套规范化的制度 另外 公文具有特定的体式 其文体 结构 用纸的尺寸 文件标记都有统一的规定 3 工具性 公文是各机关 团体 单位在公务管理过程中最经常 最大量使用的一种工具 2020 3 22 5 三 作用1 领导指导作用 传达意见和决策 安排部署工作 2 行为规范作用 比如通过发布法律 法规及规范性文件等 规范机关单位 社会组织 公民个人的行为 3 传递信息作用 4 公务联系作用 向上级单位报告情况 请示问题 与一般机关单位就工作业务进行商洽 询问 回答或交流情况和经验 5 凭据记载作用 绝大多数文件在传达意图 安排工作 联系公务的同时 都具有一定意义上的凭据作用 2020 3 22 6 二 文种类型及适用范围 一 种类决议 决定 命令 令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要 原 办法 规定公文种类为13种 新 条例 规定公文种类为15种 增加了 决议 和 公报 同时将 会议纪要 改为 纪要 2020 3 22 7 二 适用范围决议行政机关很少用 命令和公报使用权限很高 议案仅限于各级政府用 1 决定 适用于对重要事项作出决策和部署 奖惩有关单位和人员 变更或者撤销下级组织不适当的决定事项 决定一是重要事项作出决策和部署 二是语气很强 2 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 对市州一级政府 部门和企业来说 一般不存在向国内外宣布重要事项 如果要用也仅限于公告法定事项 比如土地征收公告 招考公告和招标公告等 3 通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 2020 3 22 8 4 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 在原 办法 中 意见 既可作为上行文 提出见解和处理办法 为上级单位献计献策 实际使用时 一般用于对上级单位征求意见的一种回复 也可作为下行文 往往是对重要问题表明态度 提出见解和参考的处理办法 还可作为平行文 主要是提出意见供对方参考 2020 3 22 9 5 通知 适用于发布 传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项 批转 转发公文 用得最多 常见通知类型及注意事项 1 批转和转发 批转通知用于上级批转下级的文件 转发通知用于转发上级或平级单位的文件 比如 按条例要求 单位的内设部门一般不直接向下级单位发布指令性公文 内设部门某方面的工作安排需要通知下级单位 本级有关部门执行 有三种处理方式 一是直接由该内设部门以单位或单位办公室名义起草代拟稿 由单位或单位办公室发文 二是由单位批转本级部门文件 三是由单位办公室转发文件 2 印发通知 常用于印发条例 规定 办法 细则 方案等 3 批转 转发 印发材料是正文 注意一定不能标注附件 但被批转 转发 印发材料中可以有附件 4 人事任免用通知 2020 3 22 10 6 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况 7 报告 适用于向上级单位汇报工作 反映情况 回复上级单位的询问 8 请示 适用于向上级单位请求指示 批准 要求一事一请 主送机关一般一个 不能多头请示 不能抄送下级单位 多头请示容易使主办与协办单位之间相互推诿 延误批复时间或者由于批复意见不一致 使下级难以适从 受双重领导的单位 在请示问题时 应当本着谁有权力批准这一问题就请示谁的原则 可将另一上级单位列为抄送 以便对方了解情况 请示文件最易出错的地方是标题 比如 某某公司关于请求解决信息化建设资金的请示 请求与文种请示意思相近 属于重复哆嗦错误 应删去请求二字 2020 3 22 11 9 批复 适用于答复下级单位请示事项 批复是被动行文 有了请示才有批复 批复的开头第一句基本是固定模式 你公司 关于 的请示 文号 收悉 10 函 适用于不相隶属单位之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 注意区别 国务院 省政府 市政府发文中 有很多下行文文号编成国办函 川府函等以函的形式发文 这只是一个形式 不是文种 11 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 2020 3 22 12 三 几个易混淆文种之间的区别1 决定和通报 用于表彰先进时 主要区别在于语气的强弱 决定语气很强 有强调决策的意味 通报语气弱 只是告知表彰情况 决定的制发单位相对级别要高一些 根据省上规定 目前 市州政府及以下部门 单位 表彰一般均不再使用 改成了表扬 市政府 市政府办 在行文时 也有意在弱化表扬文件 现在一般不用决定这个文种了 多数情况用通报 涉及到表扬通报这类文件 要经过纪委 安监 计生 综治 维稳等一票否决单位会签 无特殊原因 均要提交会议审议 2020 3 22 13 2 公告和通告 除法律 法规规定用公告的情况外 主要区别是告知范围的大小不同 3 请示和报告 请示和报告不分这是极易犯的一个错误 一句话 看是否有请上级解决或批复的事项 有就用请示 没有就用报告 很多报告中往往有部分内容是建议意见 上级收文后可采纳 可不采纳 相关情况可告知报文单位 也可不告知报文单位 2020 3 22 14 4 请示 批复和函 函用于请求批准和答复审批事项时 作用与请示相同 只是行文关系的区别 向自己的上级请求批准和答复审批事项时用请示 平级或不相隶属关系行文时用函 这也是一个极易混淆的地方 但正因为太易混淆了 有时为了尊重对方 达到办成事的目的 函就故意用成了请示 对请示的回复用批复 对函的回复用复函 比如 某公司向上级集团公司人事部行文请示批准借人事项 准确标题应该是 某某公司关于借用某单位某某同志的函 公司人事部回复应该是 某集团公司人事部关于同意某某公司借用某某同志的复函 2020 3 22 15 三 公文的行文规则 一 行文关系根据隶属关系和职权范围确定 一般不得越级行文 特殊情况需要越级行文的 应当同时抄送被越过的单位 2020 3 22 16 二 向上级单位行文 应当遵循以下规则 1 原则上主送一个上级单位 根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位 不抄送下级单位 2 单位的部门向上级主管部门请示 报告重大事项 应当经本级单位同意或者授权 属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门 3 下级单位的请示事项 如需以本单位名义向上级单位请示 应当提出倾向性意见后上报 不得原文转报上级单位 4 请示应当一文一事 不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项 5 除上级单位负责人直接交办事项外 不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文 不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文 6 受双重领导的单位向一个上级单位行文 必要时抄送另一个上级单位 2020 3 22 17 三 向下级单位行文 应当遵循以下规则 1 主送受理单位 根据需要抄送相关单位 重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位 2 单位的办公室根据本级单位授权 可以向下级单位行文 其他部门不得向下级单位发布指令性公文或者在公文中向下级单位提出指令性要求 需经单位审批的具体事项 经单位同意后可以由单位职能部门行文 文中须注明已经单位同意 3 单位的部门在各自职权范围内可以向下级单位的相关部门行文 4 涉及多个部门职权范围内的事务 部门之间未协商一致的 不得向下行文 擅自行文的 上级单位应当责令其纠正或者撤销 解决办法常见的就是联合发文 5 上级单位向受双重领导的下级单位行文 必要时抄送该下级单位的另一个上级单位 2020 3 22 18 四 同级单位 单位与其他同级单位必要时可以联合行文 属于单位各自职权范围内的工作 不得联合行文 单位的部门依据职权可以相互行文 单位内设机构除办公室外不得对外正式行文 2020 3 22 19 五 三种行文关系1 上行文和下行文 指具有领导关系和业务指导关系的单位之间的行文 比如 禾邦集团公司和禾邦阳光制药公司是领导关系 禾邦集团营销部和禾邦阳光公司营销部是业务指导关系 2 平行文 平行单位和不相隶属单位之间的行文 平行单位 一般指同一领导单位下的各部门 如 禾邦集团人事部与集团财务部之间 不相隶属单位 不具有领导 指导关系 且不属于同一领导单位领导的部门 如 禾邦集团与南骏集团之间 禾邦集团与市交通运输局之间 2020 3 22 20 四 常见错误 一 发文单位标志与发文单位不对应 如 公司关于开展 工作的通知 发文单位标志为 公司办公室文件 二 涉密公文不编份号 三 发文字号和签发人 1 部分单位上行文不标签发人 2 发文字号和签发人位置不对 一是发文字号和签发人左右未空1字 二是涉及多个签发人的 签发人 三字未与第一排签发人姓名在同一排 只有两个签发人的采用了上下排列 四 首页不显示正文 五 文中结构层次 应是一 一 1 1 在部分文件中也有1 此种序号拉通编的情况 六 附件标注错误 1 附件应标注 附件 不能标注 附 2 附件序号及名称位置错误 3 附件名称后面也不加标点 七 请示不标联系人 另在送文件时多头主送 八 上行文不盖章 九 印章位置错误 1 空白页上盖章 2 印章压正文或超出版心 十 抄送单位 文件用 抄送 纪要用 分送 抄送单位之间用逗号隔开 最后用句号 不同层次的抄送单位之间 各层次相互分开 用句号隔开 2020 3 22 21 公文格式 学习材料 2020 3 22 22 公文格式 一 范围适用于各级党政机关制发的公文 其他机关和单位的公文可参照执行 2020 3 22 23 二 版面 一 页边和版心尺寸 二 字体和字号特殊情况指 密级和保密期限 3号黑体 紧急程度 3号黑体 签发人姓名 3号楷体字 标题 2号小标宋体字 文中结构层次 一般第一层用黑体字 第二层用楷体字 附件及顺序号 3号黑体 抄送机关 印发机关和印发日期 4号仿宋字 页码 4号半角宋体阿拉伯数字 政府系统公文的信息公开选项 无具体规定 建议参照省政府办公厅所用字体 2020 3 22 24 三 行数和字数 与原国家行政机关公文处理办法一致 一般情况每面排22行 每行排28字 特殊情况 当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章 成文日期时 调整行距 字距的措施解决 不得采取 此页无正文 的方式 在空白页盖章 2020 3 22 25 三 公文格式各要素编排规则 公文要素分版头 主体 版记三大块 编排格式分为普通格式和特定格式 函 命令 令 纪要为特定格式 2020 3 22 26 普通格式 一 版头1 份号如需标注份号 所有涉密公文均要标注 一般用6位3号阿拉伯数字 顶格编排在版心左上角第一行 注意 直接标注6位3号阿拉伯数字 如 000012 不能标注成 NO 000012 2020 3 22 27 2 密级和保密期限密级分为 绝密 机密 秘密 如需标注密级和保密期限 一般用3号黑体字 顶格编排在版心左上角第二行 保密期限中的数字用阿拉伯数字标注 注意 有保密期限的 密级和保密期限之间用 隔开 密级和紧急程度之间不空字 无保密期限时 密级和紧急程度之间空1字 2020 3 22 28 3 紧急程度紧急公文分为 特急 加急 电报分为 特提 特急 加急 和 平急 公文如需标注紧急程度 一般用3号黑体字 顶格编排在版心左上角 如需同时标注份号 密级和保密期限 紧急程度 按照份号 密级和保密期限 紧急程度的顺序自上而下分行排列 2020 3 22 29 注意 掌握份号 密级和保密期限 紧急程度的排版原则 始终从版心左上角顶格依次向下排列 如果只有紧急程度一个要素 那该要素一定在版心左上角顶格 2020 3 22 30 4 发文机关标志注意 1 发文机关标志上边缘至版心上边缘统一为35mm 2 党委系统的发文机关标志变化较大 取消了以前的 中标注文种的形式 如下图 2020 3 22 31 2020 3 22 32 5 发文字号编排在发文机关标志下空二行位置 居中排布 年份 序号用阿拉伯数字 错误类型 2012 15号 2012 05号 2012 第15号 上行文党委系统的发文字号不再居中 与行政机关上行文保持一致 2020 3 22 33 6 签发人上行文要标注签发人 签发人 三字用3号仿宋体字 签发人姓名用3号楷体字 如有多个签发人 签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右 自上而下依次均匀编排 一般每行排两个姓名 回行时与上一行第一个签发人姓名对齐 2020 3 22 34 7 版头中的分隔线发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线 2020 3 22 35 二 主体1 标题一般用2号小标宋体字 编排于红色分隔线下空二行位置 分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 长短适宜 间距恰当 标题排列应当使用梯形或菱形 2020 3 22 36 2 主送机关格式如下各县 市 区 人民政府 开发区管委会 市级各部门 3 正文公文首页必须显示正文 4 附件说明附件名称后不加标点 2020 3 22 37 5 发文机关署名 成文日期和印章党委机关普发性公文可不加盖印章行政机关公文原则上应加盖印章所有文件均要标注发文机关名称和成文日期 成文日期统一用阿拉伯数字 1 加盖印章的公文每行最多排3个印章 2020 3 22 38 2 不加盖印章的公文 3 加盖签发人签名章的公文主要指议案 命令 令 注意 党委机关的发文 要区分盖章和不盖章来排版 6 附注 2020 3 22 39 7 附件另面编排 版记之前 附件 二字及顺序号用3号黑体字位于版心左上角第一行附件标题居中编排在版心第三行附件顺序号和附件标题与附件说明的表述一致如附件与正文不能一起装订 应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注 附件 二字及附件顺序号 注意 附件 二字用3号黑体字 且之后不用冒号 附件说明中的 附件 二字用三号仿宋体字 2020 3 22 40 三 版记1 版记中的分隔线分隔线的位置发生了变化 所有版记要素均位于两条粗的分隔线之间 版记中的分隔线有粗细之分 上下粗 中间细 2 信息公开选项 政府系统公文 3 抄送机关用4号仿宋体字 抄送机关之间用 隔开 最后一个抄送机关名称后加 注意 抄送机关字体发生变化 3号仿宋体字变为4号仿宋体字 2020 3 22 41 4 印发机关和印发日期用四号仿宋体不论上行文 下行文 印发日期后统一加上 印发 二字5 页码公文的附件与正文一起装订时 页码应当连续编排 6 公文中的横排表格7 公文中计量单位 标点符号和数字的用法 2020 3 22 42 公文的特定格式 一 信函格式首页不编页码二 命令 令 格式三 纪要格式 2020 3 22 43 发文字号 由发文机关代字 年份 发文顺序号组成 联合行文时 使用主办机关的发文字号 2020 3 22 44 2020 3 22 45 2020 3 22 46 2020 3 22 47 错情 2020 3 22 48 2020 3 22 49 2020 3 22 50 2020 3 22 51 主体部分 2020 3 22 52 2020 3 22 53 2020 3 22 54 2020 3 22 55 公文排版格式的主要变化 一 字号 行数和字数的变化主要是党委系统公文的变化 党政统一为无特殊情况说明 用3号仿宋字 每面22行 每行28字 共616字 二 份号 密级和保密期