《事务管理》工作实务题汇总PPT课件.ppt

事务管理 工作实务题汇总 1 工作实务题 176页三级 背景说明 你是宏远公司行政秘书高叶 下面是总经理苏明需要你完成的任务 便条高叶 为开源节流 发挥员工的最大能力 公司准备调整目前人员的工作模式 拟安排研发部门的一些科技人员在家工作 请分析在家工作模式的优缺点 另外 请简要介绍目前在一些组织中运用的其他较新的工作模式以供参考 总经理苏明2007年3月5日 2 参考答案 教材94 100 1 在家工作模式优缺点 1 在家工作模式含义 指人们在家中执行企业或团队交给的工作和任务 通常减少在在的工作时数 而增加在家里的工作时数 2 优点 节省办公室的空间和资金 能把往返于办公室花费的时间用在工作上 有更大的灵活性安排管理自己的时间 安排工作与生活 减少高峰期交通拥挤 减少交通污染 工作人员也能减少交通费用 3 缺点 需投资计算机和电话给工作人员 以保持联系和能在家中开展工作 有的家庭环境嘈杂 缺乏适宜的办公环境和位置 工作难集中注意力 组织更加难以监督 管理和控制工作人员的工作 同事之间业务交流和情感交流减少 团队意识减弱 会感到寂寞 与专业人员和社会联系也减少 3 2 其他工作模式 1 弹性时间工作模式 在灵活的体制下允许员工对一天工作起止时间弹性化并积累计算总工作时间的一种方法 2 远程工作模式 指通过电话或计算机等现代工具在异地接受指令完成组织交给的工作的方法 这些人员可以在家工作 也可以在当地的工作间工作 还可以组成本地团队 设立主管与总部保持联系 3 虚拟办公模式 通过电话和计算机等现代工具和技术使所有任务能在一个虚拟的环境中执行 同时 管理者也在虚拟环境下对员工的工作进行管理的一种工作模式 4 兼职工作 是指一人在多家企业或单位兼职 充分发挥其专业技能 其兼职的组织与其协商好兼职的期限 任务 费用 并以合同确立的工作模式 4 5 定期合同制工作模式 是指为完成某项任务聘用一些专门技术人员 并制定合同时确其权利和义务 直到完成项目的工作模式 有的还采用承包一项特定任务的形式 6 交替工作模式 常由两人共同承担一项任务 每人工作一部分时间 但必须有段重叠的工作时间以交换信息 商议工作进度 共同完成工作 7 临时办公桌形式 由于在家工作 远程工作 弹性时间工作及兼职工作人员没有或不需要有固定的办公桌 来到企业工作时临时安排空闲的工作位置办公 工作人员没有固定的办公桌 文件和信息存放在计算机网络中 书面文件存放在存储间的一辆小推车上 当他们来工作时 领取手推车 然后使用企业中一个空闲的工作位置 5 工作实务题 指导书309 310页 便条高叶 公司最近新聘一些新产品研发人员 考虑到公司办公场地有限 新聘人员将采用新的工作模式 他们将成为公司的项目签约职工 请为这些新产品开发人员设计两种不同的工作模式 并介绍一下这两种工作模式的优势 谢谢 行政经理苏明2009年1月9日 6 参考答案 971 可选择在家工作模式和定期合同制工作模式 2 采用在家工作模式的优势有 1 节省办公室的空间和资金 2 能把往返于办公室花费的时间用在工作上 3 有更大的灵活性安排管理自己的时间 安排工作与生活 4 减少高峰期交通拥挤 减少交通污染 5 工作人员也能减少交通费用 3 采用定期合同制工作模式的优势有 100页 7 三 工作实务题 见教材105 106 背景说明 你是宏远公司行政秘书钟苗 下面是行政经理苏明需要你完成的任务 便条钟苗 公司新成立的产品推广部的人员及办公用房都已确定下来 你需要尽快布置他们的办公室 请你向我说明如何完成这项工作 行政经理苏明2009年3月5日 8 参考答案布置办公室的程序如下 1 对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析 明确各部门及各员工间的关系 以此为依据确定每位员工的工作位置 2 列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来 按工作人员数额及其办公所需要的空间 设定其空间大小 3 根据工作需要 选配相应的家具 桌椅等 并列表分别详细记载 4 绘制办公室座位布置图 然后依图布置 5 对设备的安放提出合理建议 9 四 工作实务题 二级 背景说明 你是宏远公司行政秘书高叶 下面是总经理苏明需要你完成的任务 便条高叶 从你昨天反映的情况来看 最近公司有的部门内部成员之间 部门之间的协作确实出现了一些问题 为加强内部管理 我拟组织一次部门主要负责人的面对面沟通会 请你就以下问题给我提些建议 并以备忘录形式发给我 谢谢 1 提高团队士气的方法 2 团队任务的分配方法 3 上级管理部门与团队之间的信息沟通交流途径 总经理 苏明2009年2月12日 10 参考答案 备忘录发给 苏明发自 高叶日期 2007年2月12日主题 关于团队工作1 提高团队士气的方法 1 有一个良好的工作环境 2 让队员了解团队的使命 3 努力的目标相同 4 记住每个队员是独立的个体 5 创立团队识别系统 6 分享成果 7 确保团队正面气氛 11 2 团队任务的分配方法认真筹划确定团队工作所需的资源 重要的阶段点 计划时间表 以及团队中每个成员的个人任务和责任 公平分配每个成员工作 分配工作时 应考虑下列因素 1 团队成员工作经验的多少 2 每人承担的工作总量 3 尽可能变化着平均分配任务 4 应考虑团队成员的特长爱好 发挥每个人的积极性 5 组织团队会议 公开化讨论 6 在实施执行中要有灵活性 随时重新调整工作任务3 上级管理部门与团队之间的信息沟通交流途径 1 定期向上级主管部门提交书面报告 2 由团队领导定期向上级主管口头汇报团队的简要情况 保持团队领导与上级主管的个人接触 3 上级管理部门的领导亲自参加团队的有关会议 4 通过举办团队工作进展情况的展览等途径实现管理部门和团队之间的沟通管理部门与团队之间信息沟通通常是上述这些交流方法的组合 12 工作实务题 办公用品管理143 144 背景说明 你是宏远公司行政秘书高叶 下面是行政经理苏明需要你完成的任务 便条高叶 公司目前需要编制下一年采购预算 请你介绍一下编制采购预算的一般程序 行政经理苏明2009年2月6日 13 参考答案 1 确定预算的核算基数 2 进行市场调研 3 确定采购产品的种类及型号价格 4 编写预算方案 5 征求意见 完善方案 14 工作实务题 信息管理151 背景说明 你是宏远公司行政秘书高叶 下面是行政经理苏明需要你完成的任务 便条高叶 为了进一步开拓产品市场 增强产品的市场竞争能力 扩大产品销售 需要掌握大量的有关信息 作为分析研究 制定策略的基础 因此 请你完成下面几项工作 1 说明信息收集的范围 2 说明信息开发的形式 3 说明你准备采用哪种形式开发信息 4 开发的信息材料要复印5份给相关部门 请说明复印应注意的事项 谢谢 行政经理苏明2009年9月9日 15 参考答案 本题满分15分 1 信息收集的范围包括市场信息 产品信息 消费者信息和各种贸易信息 2 信息开发的形式有 剪报 索引 目录编制 文摘 简讯 调查报告 3 准备使用的信息开发方式 调查报告 4 复印注意事项 使用复印机前 开机预热 盖好盖板 保持复印机玻璃台清洁 16 工作实务题 指导书423教材151页 便条高叶 公司订阅了一些定期发行的杂志 为了获得全面的服装市场信息 随时掌握市场动态 公司应做好日常的剪报工作 请你将剪报的含义 特点及剪报的步骤以书面材料的形式提供给我 行政经理苏明2009年3月25日 17 参考答案 1 剪报的含义 剪报是根据市场的需求