企业内部控制系统改革方案PPT课件.ppt

可编辑 机密 讨论文件 2012年6月1日 企业内部控制系统改革方案 中国平安保险公司 可编辑 1 4月10日 5月10日 根据试点地区提供的市场数据 对临时机构加以分类 并设计清理方案 设计集团 专业公司层次内控方案 对临时机构清理开始试点 分支机构改善方案应用试点 5月11日 6月30日 7月1日 7月31日 制订临时机构清理原则 界定资金流内控单元 确定控制原则 设计管控单证 资金流程方案 试点所设计方案 提出监控管理风险初案 进一步根据分支机构的具体情况 制订切实可行的管控方案 进一步研究内控环境改善办法 内控小组在总部做准备工作 内控小组去一个二级机构做制订方案的试点 平安方面负责对方案的试行 内控小组提供支援内控小组在总部综合所有方案 时间 内容 临时机构清理 资金流监控 管理层风险监控 工作方式 已完成 分支机构内控系统改善方案 保险内控小组工作进度 经过第一阶段的诊断工作 内控小组确定了以下几方面 做为内控系统再规划的重点 其它的内控方面的议题 例如两核的质量 产品设计 企划等已移交其它有关部门 项目小组负责 确定初步业务 职能监督与稽核审计再监督框架 制订业务 职能监督方案 制订集团与专业公司再监督体系 系统监督 可编辑 2 资金流管控方案规划 管理层风险控制方案规划财务委派制重新规划印章管理 见附录 重要岗位休假制 见附录 业务与职能监督方案规划内控项目推广的初步设想附录 主要内容 可编辑 3 资金流管控方案规划 管理层风险控制方案规划财务委派制重新规划印章管理 见附录 重要岗位休假制 见附录 业务与职能监督方案规划内控项目推广的初步设想附录 主要内容 可编辑 4 内控单元 资金流监控改革方案 控制目的与原则 岗位责任 异常指标系统 流程改革 检查与考核 根据资金的流入流出中各个关键环节设置内控单元以便分别管控定义每一个内控单元的控制目的所有目的的综合可以保证资金流的整体监控 根据内控单元以及控制目的设定异常指标 对关键性的流程加以改造 重述对信息系统等提出内控方面的要求 对各个岗位加以检查 考核 保证内控措施的具体执行 控制目的由具体岗位承担流程改革 规范化保证岗位责任明确异常指标系统将内控目的量化 作为内控工具 考核依据对岗位责任的检查考核制度化 改革方案以对资金流的整体 系统的监控为目的 并最终落实为具体岗位责任 可编辑 5 分保 保单发出 赔付 费用 税金 营业外支出 余额 有效保单收回 作废 注销 遗失 业务保费 实收保费 应收保费 注销 支付退费 手续费 资金流入 资金流出 A C D B G 银行帐户 资金流程示意图 E F 在诊断阶段 内控小组对资金流程的各个环节做了调查研究 资金上划 可编辑 6 资金流关键 内控单元 的设定 有价单证单元 业务保费单元 财务保费单元 退费 手续费单元 赔付单元 A B C D E 银行帐户单元 费用单元 F 支付费用 支付退费 手续费 收取保费 支付赔款 G 在诊断的基础上 内控小组对以下的关键内控单元进行了规划 可编辑 7 通过对每一个内控单元的控制 可以在整体上达到资金流的严格监控 资金流监控目的 内控单元的控制目的 A B C防止机构及个人侵吞保费 D控制退费 手续费总量防止机构及个人截留退费 手续费 E防止机构制造假赔案减少通融赔付 G防止私设 帐外帐 F防止滥用费用 以公济私控制费用总量 整体控制原则 目的 保证关键数字进入系统保证信息流中各环节的核对关系清晰保证信息流与实物流的准确 真实的对应关系 可编辑 8 各 内控单元 现状与控制原则 内控单元的具体控制目的 是从平安现状出发 根据资金流整体控制原则而定 可编辑 9 各 内控单元 现状与控制原则 续 可编辑 10 规范与资金流相关的关键流程有价单证管理流程应收保费注销流程退费 手续费支付流程分离保费帐户与费用帐户 以此加强费用控制加强信息流的透明化 准确化与安全化 资金流流程改革内容 为了达到内控单元的控制目的 应对有关流程作出改革或明确的定义 可编辑 11 领用 销号登记 包括作废 注销 丢单情况统计 有价单证管理流程规划 应建立起以电脑记录为基础的 注重盘存统计的 有序的有价单证管理流程 盘存 统计 定期盘存对各机构单证使用情况作出评估 并采取相应措施定期盘存 并上报使用统计报表定期盘存 并上报使用统计报表盘点表使用 结余统计报表 回销 业务部门回销作详细的回销登记按保单号保存回销联 作废单证及注销单证 丢失单证应保留其丢失证明 领用 业务部门领用 作详细领用登记 入库 作本部单证入库登记按季发货 清点发货量 作发货登记清点到货量 并上报发货与到货核对结果作入库登记按月从二级机构领用 并作入库登记发货登记到货 入库登记 印刷 依各机构需求统一格式 统一印刷 作印刷登记按季上报需求计划按月上报需求计划单证需求表印刷登记 三 四级机构 总部 二级机构 生成记录 可编辑 12 保单正本 保单正本 规定严格的应收保费注销流程 业务员 告知业务部门注销并收回一切相关单证根据财务的保单到期通知收回客户一切相关单证 业务部门 注销业务帐 财务 注销财务帐上应收保费 单证管理 与存根联核对保存 并作注销记录 责任 定期检查方向 注销应收保费是否如实反映在业务帐财务帐上注销应收保费是否收回保单正本 保单正本 业务联 业务联 财务联 1 2 注销应收保费应如实入帐 并保证保单正本及时收回 可编辑 13 规范退费 手续费审批支付程序 未超权限 检查保费到帐情况 保费到帐方可支付退费 手续费尽量以转帐方式支付尽量直接将现金退费 手续费支付给客户极少量由业务员领取的必须有被保险人在退费通知单上加盖公章 如实按审批额出具批单退保费通知单必须用电脑出批单 以记入业务帐将批单业务联归档 业务内勤 核对三费 协议 比例 核保 持客户签名加盖公章的申请书向核保人申请退费 业务员 客户 财务 专业公司 二级机构负责人 超权限 审批 审批 设定核保对退费 手续费的审批权限 并由财务严格把关 保证退费 手续费退到客户手中 可编辑 14 建议三 四级机构将保费帐户与费用帐户分离 专户专用 不同帐户之间资金不能互划 三 四级机构帐户管理 现行帐户管理方式 特殊情况需经二级机构负责人批准 3 4个银行帐户 帐户性质用途较综合 保费 赔款 费用集中在一个帐户 建议帐户管理方式 帐户 保费户1 保费户2 保费户3 不可互划资金 费用户 用途 收取业务保费支付赔款支付退费 手续费上划资金 收取二级机构拨入费用专项资金支付日常费用开支 用途 根据月考核结果 由二级机构拨入适量费用资金 使该帐户最高余额不超过当月可用数的150 异常情况 费用帐户余额不足时 可向二级机构签报予以及时拨入 具体操作 可编辑 15 信息透明化内控要求与现状 有价单证系统 需在业务 财务小型机都运行后 才可以做到 6月份财务小型机试运行后 应可以做到 业务系统 财务系统 银行帐户 通过单证流水号 可以在电脑系统中追踪其业务保费情况 明确保费注销类批单 通过单证流水号 保单号可在电脑系统中追踪其财务收费以及赔付情况 可以进行自动对帐并清楚得知财务收费情况与银行到帐情况的差距及原因 透明化内控要求 水险 非水险 微机系统 车险 小型机系统 可做到 做不到 平安历来比较重视业务与财务系统的一致 内控小组认为这样做片面且不系统 现状 个险 小型机系统 不适用 可编辑 16 平安信息系统应根据内控透明化要求 增设某些功能 使信息透明化 并进一步加强信息的准确度 目前信息系统需改进方面 存在问题 历史遗留 新发生 数据不完全 不准确 可以出单而不结算 使出单而数据不进入业务系统成为可能 数据不完全 不准确 由微机转入小型机时未作清理 注销保单的批单类型不明确 未与保费变更类批单加以区别未考虑单证流水号到业务 财务保费的追踪系统无法与银行对帐单进行自动对帐 解决方案 历史遗留 新发生 清理电脑数据库 整理历史数据对输单进行复核 以增强其准确性 年底水险 非水险小型机运行后 问题可以解决 明确批单类型设计单证流水号到业务 财务保费的追踪设计财务系统与银行对帐单的自动对帐功能 微机 小型机 可编辑 17 同时应加强数据库的保护 以保证信息的安全化 信息的安全化 数据库的保护措施 业务 财务系统设置开机密码 专人掌握 不得泄露设置使用权限设置口令 限制更改权 每月做两次数据备份财务和业务人员每月结算后应认真核对每月与上月的报表 如发现异常 应及时上报 设置权限和口令 其它的保护措施 可编辑 18 异常指标将成为达到内控单元的控制目的的量化工具 异常指标设计 异常指标的目的关键内控信息的量化 透明化关键内控岗位的考核的依据 正在设计之中 D退费率 E G违规帐户数超期未达帐笔数超期未达帐金额 F费用超支率 A有价单证遗失率作废 注销有价单证回收的不完整率有价单证实物与记录的差异率 B手工出单率签单保费与业务系统保费的差异率 C财务业务数据差异率应收率应收注销率 可编辑 19 异常指标计算方法与数据来源 一 适用于寿险 为防止抽样的弄虚作假 检查前需统一确立抽样号码 X100 X100 X100 X100 内控小组所设计异常指标涵盖了所有的关键内控单元 除赔付单元外 可编辑 20 异常指标计算方法与数据来源 二 为防止抽样的弄虚作假 检查前需统一确立抽样号码 X100 X100 X100 X100 X100 X100 可编辑 21 异常指标计算方法与数据来源 三 可编辑 22 内控关键岗位责任 将内控单元的控制目的以及各项异常指标落实在具体岗位据此制订具体岗位的内控责任与考核指标 可编辑 23 内控关键岗位 产险 一 有价单证单元 A 内控单元 业务保费单元 B 内控目的 保证分支机构没有印刷有价单证的现象保证从上级机构领用的单证与入库 领用 回销数量相对应 严防有价单证丢失保证各类有价单证的实物状况 如作废 丢失 与记录相符 保证签单保费与保单批改内容及时 准确进入业务系统 防止不进入系统 岗位责任 单证管理员 电脑录入内勤 财务主管 机构负责人 异常指标 电脑录入内勤 核保人 机构负责人 有价单证遗失率作废 注销有价单证回收的不完整率有价单证实物与记录的差异率 手工出单率签单保费与业务系统保费的差异率 实现内控目的的责任将落实在内控的关键岗位上 对内控目的的实现效果将由异常指标反应出来 可编辑 24 内控关键岗位 产险 二 财务保费单元 C 内控单元 退费 手续费单元 D 内控目的 保证业务系统的数字准确地进入财务系统 使保费收入与签单保费保持一致控制应收保费所带来的风险 减少应收保费的注销量保证财务上帐 表 实相符 控制退费 手续费总量所有的退费 手续费及时 准确 真实地记入业务和财务系统 岗位责任 财务负责人 机构负责人 异常指标 财务负责人 核保人 机构负责人 财务业务数据差异率应收率应收注销率 退费率 会计 统计内勤 出纳员 可编辑 25 内控关键岗位 产险 三 赔付单元 E 内控单元 内控目的 减少通融赔付保证所有的赔案均进入业务系统和财务系统防止假赔案发生 所有赔案的标的信息必须与业务系统中记录的标的信息相一致 岗位责任 核赔人 电脑录入内勤 机构负责人 异常指标 财务负责人 可编辑 26 内控关键岗位一个险 一 有价单证单元 A 内控单元 内控目的 保证从上级机构领用的单证与入库 领用 回销数量相对应 严防有价单证丢失有效控制回销期限与数量保证各类有价单证的实物状况 如作废 丢失 与记录相符 岗位责任 单证管理员 出单员 异常指标 有价单证遗失率作废有价单证回收的不完整率有价单证平均回销期有价单证实物与记录的差异率 业务员 可编辑 27 内控关键岗位一个险 二 财务保费单元 C 内控单元 赔付单元 E 内控目的 保证业务系统的数字准确地进入财务系统 使保费收入与业务保费要保持一致保证财务上帐 表 实相符 减少通融赔付保证所有的赔案均进入业务系统和财务系统防止假赔案发生 所有赔案的标的信息必须与业务系统中记录的标的信息相一致 岗位责任 出纳员 异常指标 核赔人 会计 机构负责人 财务业务数据差异率 会计 统计 核赔内勤 可编辑 28 内控关键岗位 产险 个险 预算管制员 会计 机构负责人 资金专管员 出纳员 财务负责人 财务负责人 费用单元 F 银行帐户单元 G 可编辑 29 单证管理员 举例说明 资金流监控的最终责任 应落实在具体岗位上 内控小组将对有关内控关键岗位的内控责任全面确定 可编辑 30 电脑输入内勤 举例说明 可编辑 31 核保 核赔人 核保人 核赔人 举例说明 可编辑 32 加强检查与考核 岗位单证管理员录入出单人员财务负责人核保人核赔人机构负责人 均指上级机构 检查部门 财务部单证管理室各产品部门财务部统计人员财务部各产品部门各产品部门各产品部门 财务部等职能部门 检查频率季季月 季季季月 季 举例 可编辑 33 资金流管控方案规划 管理层风险控制方案规划财务委派制重新规划印章管理 见附录 重要岗位休假制 见附录 业务与职能监督方案规划内控项目推广的初步设想附录 主要内容 可编辑 34 目前平安在实行财务委派制 但由于财务负责人的各项利益都与当地负责人的评价密切相联 因此财务负责人更注重向当地负责人的汇报 财务委派制现状 专业公司 二级机构 三级机构 经理室 财务负责人 负责人 财务负责人 负责人 财务负责人 原因财务负责人的任免权 级别决定权尽管归于上级机构 但目前同级机构负责人的建议权起决定性作用财务负责人的绩效 福利等各项待遇的决定权都归于同级机构负责人 主汇报线辅汇报线 财务委派制 可编辑 35 加强财务职能监督的方案选择 多数财务负责人仍聘任当地人员 其任免及各项利益由以上级机构为主的全面考核决定 所需人力资源不多 短期内可以实现 若全面考核方式不清晰 则难以保证财务负责人与当地利益分开 则会减弱监督效果 建议采用该方案 并设计全面考核方案 可将财务负责人与当地利益完全分开 以行使强有力的监督职能 所需人力资源过多 短期内难以实现缺少当地机构对该财务负责人的制约 方案一 所有财务负责人由上级机构向下级机构派出 其任免及各项利益归于上级机构决定 方案二 利 弊 内容 可编辑 36 对财务负责人的考核方案 年终以该考核为准对财务负责人级别进行评定以该考核为依据对财务负责人任免做出决定 执行部门 考核权 权重 考核内容 考核频率 上级机构人事部 上级财务部 50 财务报表质量财务报表上报效率部分经营指标 如费用率等 周 月 上级稽核审计部 10 财务操作规范性 季 该机构负责人 30 工作态度服务效率协调能力 月 该机构员工 10 服务效率服务态度 季 月 周 月 可编辑 37 工资 底薪 平均绩效X绩效系数 财务负责人待遇的决定 由上级派出机构依全面考核结果决定其薪级 按上级派出机构的平均绩效计算 由上级派出机构依全面考核结果确定绩效系数 奖金福利 年终奖 各项福利 包括保险 购房等 由上级派出机构依全面考核结果决定 财务负责人待遇 可编辑 38 资金流管控方案规划 管理层风险控制方案规划财务委派制重新规划印章管理 见附录 重要岗位休假制 见附录 业务与职能监督方案规划内控项目推广的初步设想附录 主要内容 可编辑 39 对下级机构监督的具体内容 两核案卷抽样审核两核流程操作规范化基础培训与检查 财务核算基本技能的建立与检查单证管理规范化培训与检查财务对资金流监控职责的培训与检查建立全面的财务考核制度 完善财务委派制 业务方面 财务方面 电脑数据库安全性方面的检查电脑软件使用 操作规范化培训与检查 电脑方面 可编辑 40 完善系统监督体系 在二级机构成立 内控配合小组 行使日常监督和常规审计职能 二级机构审计部保留专项和离任审计职能稽核分部在推广期间对推广工作进行配合 并起监督作用成立内控委员会 作为内控推广工作的管理层支持 内控配合小组 分化到二级机构审计部 产品部门业务检查室及财务部财务管理室 分别行使审计监督及日常监督职能内控委员会根据产 寿公司的独立程度 信息流透明程度及分支机构操作规范程度而选择大稽核 小稽核或双轨制体系 以根据平安的发展完善系统监督体系 在内控改革方案中有详细论述 可编辑 41 资金流管控方案规划 管理层风险控制方案规划财务委派制重新规划印章管理 见附录 重要岗位休假制 见附录 业务与职能监督方案规划内控项目推广的初步设想附录 主要内容 可编辑 42 产 寿险内控改革推广计划的整体设想 产险项目改革推广现状改善销售体制 两核流程体制及技能等的方案将在7月底完成改革方案的推广将在麦肯锡直接参与下 8月初展开 内控推广方案之一在目前内控项目小组的基础之上成立保险内控推广小组 包括改革中心 集团稽核监察部 专业公司财务部三个方面的成员内控推广小组在与产 寿险项目小组的紧密沟通 配合下 对内控的方案进行推广内控推广方案之二内控项目小组分并入专业公司的改革小组内控方案推广成为产 寿改革方案推广的一部分 内控改革推广的特点内控方案与产险项目覆盖内容不同资金流监控财务的职能监控 考核公章双签 强制休假等制度二级机构对三 四级机构的管控方案两套方案在具体推广中契合紧密 互相补充 寿险项目改革推广现状销售 客服 以及两核的改革推广均进入全国性的实施阶段总体组织框架的改革模式也在南京建立起来 将转入全系统推广阶段 内控改革推广的特点内控方案是对目前寿险改革的必要补充资金流监控财务的职能监控 考核公章双签 强制休假等制度上级对下级分支机构的管理控制方案 将视目前寿险组织框架的改革的内容与进程而定 产险 寿险 可编辑 43 两种推广方案的比较 建议用集中推广的方式内控小组做为一个实体存在 对改革成果负责稽核监察部的配合 增强改革的推动力 集中推广徐光中王利平 秦斌产 寿有关协理内控推广小组独立的内控小组 推广工作与产 寿改革方案推广并行内控小组需要与产 寿小组高强度的沟通 协调内控推广小组领导小组 分别推广徐光中王利平 秦斌产 寿有关协理产险项目小组寿险项目小组在产险小组的销售 两核的基础上 增加内控做为第三个小组在寿险成立与目前各个推广小组平行的内控小组 有可能内控小组与寿险组织框架小组合并产 寿推广小组领导小组 领导小组 推广队伍 推广方式 最终责任 可编辑 44 集中推广方案的人员结构 徐光中 王利平 秦斌 产 寿有关协理把握整体方向 集团高层协调 调动人力资源 确保推广质量 力度改革中心成员 稽核分部成员 专业公司总部财务部成员首批推广以省级机构为单位 第二批以区域为单位职责以具体推动工作 逐渐过渡为协助 支持的角色在二级机构成立配合小组 包括财务 审计