会议服务程序PPT课件.ppt

会议服务程序 1 标准 会议室必须按宴会预定单上的要求提前一天摆好 必须在会议开始前1小时做好所有的准备工作 2 程序 一 接到宴会预定单后完整仔细的阅读宴会预定单 按宴会预定单的要求提前一天摆台 二 主管或领班必须再次与宴会销售确定宴会是否有变化 有什么新的安排等有关事项 三 至少在宴会开始前一小时员工到岗 四 确保所有的指示牌都摆放在合适的位置 五 检查所有办公用品 检查所有会议用设备是否按要求摆放 设备是否安装好 3 程序 提前一小时通知工程部把宴会厅的空调打开 且在会议结束后5分钟把空调关掉 提前半小时将宴会厅的灯打开 提前30分钟在规定的位置站好等候客人 会议期间要时刻与工程部保持联系 控制灯光和电器设备 会议如有小休 中 晚宴 主管要与联系人提前重新确认时间 人数 台型等事宜 4 程序 间休时还要更换冰水杯 并把纸笔调整好 桌椅摆放整齐 在会议结束前将帐单打好 会议结束后让客人签字或结帐 客人离开后要及时将指示牌撤掉 通知工程部撤设备 清理宴会厅 5 签到台的服务标准 根据会议订单 提前一天将签到台布置到位 台布围裙干净挺括 椅子椅套摆放整齐 签到处指示牌正确干净无手印 为客提供精致的名片盘及签到台卡 主动帮客人把礼品及资料运送到签到台 6 会议席位卡的服务标准 根据会议通知单 将客人提供的名单按客人的要求打印后 放入塑料三角牌内 上桌前检查正反两面是否一致 确保名字正确及字体无偏差 摆台时必须横平竖直 7 会议文具的服务标准 将会议形式布置完毕后 把纸放于会议皮夹中 放于席位的正中方 与会议杯托垂直 并把笔 薄荷糖 水杯 矿泉水放置于杯托的相应位置 8 白板 纸板夹的服务标准 如会场内提供白板 必须确认白板干净无遗留痕迹 包括白板支腿 配白板笔三支 白板刷一个 纸板夹 油性笔三支 白板纸12张 服务时视情况增加 9 会议单上无特殊要求 一般不提前将烟缸布置上桌 当客人在点烟时 服务员将事先预备好的烟缸上桌 待台面上所有用具摆放完 应再次整理检查台面 调整椅子 每张椅子拉出距离为每个席位的正中为宜 拉至与台沿相齐 10 检查 检查横幅 背景板内容是否与会议定单一致 并在场地空白处摆放绿色植物作点缀 全部布置完毕 应检查所有用具是否齐全 规格做到 摆放统一标准 台面布置每桌相同 纵横相观都匀称 11 会议厅的使用前检查 按照会议单逐一检查会议台面摆设 要求餐具整齐 摆放统一 干净 无缺口 餐巾无破损 无污渍 台椅摆设 要求椅子干净无尘 坐垫无污渍 台椅横竖对齐或显图案形 12 检查 要求餐柜摆设 托盘要求安全整齐统一 用具布置整齐 地板卫生 要做到无物纸 环境 要求话筒 音响 投影仪 幕布 灯光 空调设备完好正常 空调开放 要求提前1小时开放 如发现问题及时更正 解决不了应及时向上级汇报 以便及时处理 13 会议服务的流程 1 来宾进入会议室 服务员主动礼貌迎接 拉椅入座 当宾客全部进入后 将前后门关上只留侧门进出便于服务 2 在会议过程中至少有一位服务员在场 站于客人视线不容易看到的地方 如有客人进出 服务员应礼貌地为客人开门 以示尊重 3 会议进行时服务员切忌对客人的示意视而不见 也不能交头接耳谈话 4 客人会议结束 应迅速打开大门站在会议室外门口 敬语道别 提醒客人别忘了携带的物品 14 贵宾引领 会议开始前首先应了解客情 团队名称 人数 国籍 安排桌号 VIP客人及各种类型的宴会 提前站立到指定地点 精神饱满 面带微笑 主动迎宾 语言亲切 热情大方 用语规范 引领时 接待员应走在客人的前方2 3步 按客人步履快慢引走 引领时如路线太长或客人较多时 应适时回头向客人致意 以免走失 15 签约文本交换 提前与举办单位负责人确认签约人数 文本数量 会议开始时 按标准姿势 面带微笑站在签约台的两侧 签约正式开始时 将签约嘉宾引领入座 为其打开文本 协助客人签约 签约时如果客人要摄影留念 服务员应适时回避 交换文本时 服务员协助将文本交换 动作要轻盈 干脆利落 面带微笑 亲切服务 16 祝酒仪式 会议开始前提前半小时 将客人所需酒水倒入杯中 放入垫有红色口布的拖盘内 放在签约台较近的工作台上 方便取用 签约完毕后 及时将事先准备好的酒 按照由内向外 从主要到一般宾客的顺序依此递送至客人手中 动作熟练 流畅 但不宜遮住客人的视线 祝酒完毕后 应及时将空酒杯收回 17 会议期间突发事件的处置 如话筒无声或产生杂音时 应及时通知并协助现场工程部人员将故障排除 保证会议正常进行 如客人 服务员不小心将茶水碰翻 应及时清理现场 将干净的毛巾敷在台面 将茶水吸干 垫上干净的口布 及时送上干净杯子及矿泉水 如客人衣服弄脏应主动询问客人是否要清洗 18 注意事项 站立时不可靠在任何物体 如台 椅 服务台 柱位 墙壁等 上 不可以一只