办公室恰当放置物品PPT课件.ppt

任务二 恰当放置物品 1 办公桌折射你的职场个性 2 讨论 说说 办公室的物品通常有哪些 3 常用办公物品分类 常用个人办公用品常用公用办公用品 哪些物品属于个人办公用品 哪些物品属于公用办公用品 4 常用个人办公用品 5 此件属于何类办公用品呢 6 常用公用物品 1 公用文件及文件夹2 公用办公用品柜3 公用电话号码本 航班表 火车时刻表 字典等4 接待区为访客阅览的宣传品 资料以及报纸杂志等 7 比较一下 8 9 说一说 办公用品的放置有哪些要求 10 放置个人物品的要求 11 12 13 放置公用物品的要求 14 15 整理办公桌的技巧 16 保养好办公设备 1 办公设备要合理放置 按照以人为本 方便工作 安全舒适的原则去摆放 2 熟悉各种办公设备的操作程序3 文员要经常清洁办公设备4 办公设备要定期请专人进行维护 保养 17 试一试 请你布置一下办公桌 必要物品 电话机 文件夹 便签纸 绿色植物 水杯 电脑 水笔 剪刀等 18 办公环境管理 19 营造健康 舒适的办公环境 20 案例 某天 有个顾问到一家公司去拜访 看到公司非常凌乱 显然没有清扫打理过 于是 他就问这家公司的老板为什么会这样的 老板告诉他说 公司的日常清洁工作是请专职清洁公司清洁的 平时清洁公司会在早晨9点钟派清洁工来打扫卫生 可今天有事不能前来 听了这话后 顾问就觉得诧异了 那你的秘书呢 她不在吗 老板说 在啊 那她为什么不举手之老啊 顾问更无法理解了 想不到老板一脸苦笑说 她说她是秘书 不是清洁工 秘书固然不是清洁工 但创造一个整洁舒适的环境却是秘书应尽的义务 顾问意味深长地说道 请问 听了这个小故事 你有什么体会 21 个人工作区域 上司办公区域 办公环境 公用办公区域 秘书承担的办公环境管理区域 公共设备区休息区会议室接待室等场所 22 讨论 如何来保持责任区的清洁整理 23 1 经常清洁 整理个人办公区 A 保持台面 地面 电脑 办公设备 家具 窗帘以及门窗墙壁等处的清洁B 经常保持办公桌面的清洁 整齐 美观 不乱放零散物品 不放置个人的生活用品C 电话按键和听筒 电脑键盘要经常用酒精棉消毒D 来访者用过的茶具应及时清洁干净 并重新摆好 用过的一次性杯子应及时清理E 保持电脑 电话等办公自动化设备的线路整齐 经常检查线路是否有破损情况 检查电源插头是否有松动等不安全的情况F 报纸 杂志 资料 文件等要及时进行清理 摆放到文件柜等固定地点存放G 每天下班前 要认真检查一下电脑 电灯 空调等是否关闭 抽屉 柜门等是否上好锁 24 2 自觉整理领导的办公区域 经常整理上司办公室和办公桌 将文件和物品摆放整齐 文件柜 书架 博古架和各种陈设要保持清洁每天定时开窗通风 保持空气的自然清新 并定时测温 测湿 保持适合上司习惯的温度和湿度经上司授权后 定期对上司的文件柜进行清理 将文件资料归类保管存放 将一些无用的文件及时清退或销毁上司接待客人后 要及时对烟缸 茶具等进行清洗和整理经常对安全 卫生等状况进行检查 发现问题及时通知有关人员进行修理 时刻保持良好的状态 25 3 保持你所参与的公共区域整洁 要保持上司会客室或会议室的清洁正确使用并主义维护复印机 打印机 传真机等办公自动化设备 保持周边的整洁对文件柜 档案柜 书架 物品柜等公用资源要经常清理 对报刊 文件及公用的办公用品 用后要及时放回原处 保持整洁有序 26 想想看 办公室的七大效率杀手有哪些 1 空气杀手 2 光线杀手 3 声音杀手 4 空间杀手 5 设备杀手 6 文件杀手 7 职能杀手 27 办公环境的构成 涵义 办公室中影响工作人员的心理 态度 行为及工作效率的各种因素的总和 一般分为硬环境和软环境 28 办公室环境的构成 一 软环境 人文环境 办公室的工作气氛 工作人员的个人素质及相互间的关系 团体凝聚力等社会环境 29 办公室环境的构成 硬环境包括办公室所在地 室内空气 光线 颜色 办公设备及办公室的布置等外在客观条件 30 空气环境 20 22 23 25 40 60 通风 干净 温度 湿度 流通 清洁 31 光线环境 一般包括自然光 人造光办公室的光线应充足 以自然光为主 人造光为辅 光线不要过强或过弱 自然光应来自桌子的左上方或斜后上方 勿使职员面对窗户 太靠近热源或坐在通风线上 32 33 色彩环境 普通办公室 天花板宜用白色 墙壁颜色注意相互调和 基本色彩在四种以下 并且彩度要低 并放置些绿色植物 34 35 声音环境 理想值20 30分贝如果达不到 应安装吸音 静音装置 可放一些轻松愉快的音乐 36 安全环境 办公区建筑要牢固安全 门窗有防盗设施 办公设备的安置有利于减少和避免对工作的干扰 电源布局要合理 并配备足够的灭火器材 37 如何营造健康 安全的办公环境 1 办公区建筑必须牢固安全 装修的材料及要求必须符合国家有关标准 2 光线应充足3 温度要适宜4 布局应注意通风5 办公室空间及座位空间要适当6 办公室噪音要低 38 7 办公家具要满足工作需要并符合健康 安全的要求8 办公区要设置相应的消防设施9 办公设备 办公用品要满足工作需要 并符合健康 安全的要求10 办公区或办公室应设置急救包 并定期更换11 应建立相应的办公室管理制度12 室内有适当的绿色植物 39 排除办公室安全隐患 40 视频案例 简陋的办公室 讨论 从你的角度谈谈这个问题 41 办公室常见的健康和安全隐患的种类 1 办公室建筑隐患2 办公室环境隐患3 办公家具隐患4 办公设备隐患5 办公设备操作隐患6 人为隐患7 消防隐患 42 办公环境安全检查 办公室安全检查包括办公环境 办公设备两个方面 原则 统一指挥 以人为本 公开透明 保护公众利益 43 步骤 1 确定检查周期可分为定期检查 节假日检查 随机检查2 发现隐患后报告并解决3 记录隐患处理过程及结果 44 样表 安全隐患记录及处理表 设备故障记录及处理表 45 安全隐患记录及处理表的作用 1 向有关部门通报需要解决和处理的隐患2 使人们提高防范意识3 作为资料保存备查填写设备故障记录及处理表的目的 1 便于维修人员了解事故情况 排除故障 2 建立设备运行档案资料 3 作为工作记录备查 46 试一试 请你对教室进行一次安全检查 并填好情况汇总表 47 48 德国 开放式办公室 49 50 工作情景描述 由于戴斯 工位号310 在工作中的突出表现 她所在的锦韵信息咨询有限公司决定将戴斯从前台接待调至销售部工作 担任销售部经理的秘书 今天戴斯将布置自己的办公桌 51 工作任务 以小组为单位 帮助戴斯布置办公桌 以便提高工作效率 维护整洁的办公环境 小组讨论 布置办公桌的建议 52 完成工作任务 要求 组织有序 人员安排合理 营造和谐的工作氛围 53 工作成果汇报 展示各组的设计与布置 54 针对办公环境中的整理个人办公桌 提出建议 常用办公用品摆放的空间桌面电话 电话记录 便签常用办公用品抽屉参考书各种文件夹文件柜 集思广益 55 工作任务及要求 根据工作情景描述 以小组为单位 帮助戴斯填写办公用品领用申请表要求 满足办公室秘书的工作需要 56 工作情景描述 王总经理近来为公司的一个新项目日夜忙碌 总经理办公室和技术部的人员也全体加班 每天都是忙到深夜 这天秘书张洁按照提前30分钟来到公司 一进总经理办公室 发现屋里杂乱不堪 办公桌上 沙发上 茶几上 地上都是文件材料 室内空气污浊 所有的东西都不在正确的位置 饮水机里的水也不多了 张洁看到这种状况 马上开始整理 57 管理领导办公区域 定时开窗通风 保持空气的自然清新 并定时测温 测湿 保持适合上司习惯的温度和湿度 确认钟表 日历是否指示正确 整理上司办公室和办公桌 将文件和物品摆放整齐 文件柜 书架 博古架和各种陈设要保持清洁 经上司授权后 定期对上司的文件柜进行清理 将文件资料归类保管存放 将一些无用的文件及时清退或销毁 对上司办公室的花卉 盆景 要及时浇水 施肥 剪枝 保持其美观和生机 对办公室内的金鱼 要及时喂食 清排鱼缸内的浊物 保持水质的清洁 58 给上司削好铅笔 准备好办公用品 如别针 夹子等 如果铅笔 钢笔等在笔筒里摆放不规整 应该把它们码放好 并排向朝手这边 以提高工作效率 上司进办公室后 应根据上司的习惯或爱好 给上司沏茶或泡咖啡 上司接待客人后 要及时对烟缸 茶具等进行清洗和整理 确认纸篓里没有堆放的垃圾 对安全 卫生等状况进行检查 发现问题及时通知有关人员进行修理 管理领导办公区域 59 工作情景描述 办事员小王每天认真清理自己的工作区域 常用的笔 纸 钉书器 文件夹等物品都是摆放有序 但是她却很少参与清理和维护公用区域 有时常常把电话号码簿 打孔机等文具放进自己的抽屉里 别人因找不到影响了工作 60 工作情景描述 秘书小赵每天上下班都将自己的工作区域整理得非常干净 有条不紊 还主动清洁整理自己常用的复印机 打印机 饮水机 档案柜和公用书架等处 每当她看到复印机的纸张零乱 公用字典扔在窗台上 废纸筒垃圾满了没有人处理时 她就默默的整理好了 61 秘书的职责 个人区域 设备 用品 文件等自我负责 上司区域 服务有度 环境 文件 资料 用品等 公用区域 干