EH审计员培训.ppt

EHS内审员培训班 内部审核知识部分 课程主要内容 审核基本定义和审核类型审核流程介绍工作文件的准备审核方法和技巧现场审核技巧和案例分析不符合报告的编写 审核定义 客观地获取审核证据并予以评价 以判断组织的EHS是否符合所规定的EHS审核准则的一个以文件支持的系统化验证过程 包括将这一过程的结果呈报管理者 审核的类型 按审核方和受审核方关系分 第一方审核 由组织的成员或其他人员以组织的名义开展的审核 第二方审核 在合同要求下 由组织的利益相关方或其他人员以相关方名义开展的审核 第三方审核 由独立于受审核方且不受其经济利益制约的第三方机构依据特定的审核准则 按规定的程序和方法对受审核方进行的审核 审核的特点 系统化 按照一定的程序有组织 有计划 有方法的进行 文件化 包括审核计划表 检查表 不符合报告 审核记录 审核报告等 目的是确保过程的可追溯性 客观性 审核证据必须真实可靠 即审核结论必须无倾向性 是以客观事实为基础的 抽样性 审核是一个抽样验证过程 定期性 审核是定期进行的 审核必须是由经过专门培训 获取某种资格的人员进行 审核的依据 审核依据 审核准则 一般为 1 环境管理体系 规范及使用指南 GB T24001 ISO14001 2004 或职业健康安全管理体系 规范 GB T28001 2001 OHSAS18001 2007 2 组织适用的法律及其他要求 3 组织编制的体系文件 包括手册 程序文件 作业指导书和其他相关文件 组织申请认证的条件 组织的管理体系已按标准要求建立并编写了体系文件 由最高管理者颁布实施 组织的管理体系持续试运行时间已达3个月以上 并对试运行中发现的问题进行了改进 完成了至少一次的内审和管理评审 并全面评价了体系的持续适宜性 充分性和有效性 组织的管理体系建立以来 没有发生较大的环境污染事故 安全生产事故 没有因环境 安全问题受到行政或刑事处罚 内审的目的 对照EHS的审核准则 判断受审核部门的EHS的符合性 判断受审核部门的EHS是否有效地实施和保持 发现受审核部门的EHS中可予以改进的领域 并将其明确 评估内部管理评审在确保EHS持续适用性 充分性和有效性方面的效能 内部审核过程 EHS内部审核大致可以分为以下五个阶段 1 审核启动阶段 2 审核准备阶段 3 实施审核阶段 4 纠正预防措施的跟踪验证阶段 5 审核报告与文件保留阶段 一 审核启动阶段 审核启动阶段主要内容 确定审核范围组建审核组 审核范围的确定 定义 指在规定时间内 对哪些EHS的管理要素 活动 产品 服务以及场所进行审核 范围的确定可以从以下几方面入手 1 本次审核涉及的管理要素 2 管理权限范围 3 活动 产品 服务涉及到的范围 4 组织明确的地理范围注 一般情况下 内审审核范围可以比第三方审核的审核范围大 但不应小于第三方审核所确定的审核范围 内审小组的组成 内审小组的成员必须具备内审员资格内审小组组长由最高管理者或管理者代表指定内审小组的组成 分组 分工应考虑审核员的个人素质和工作能力 特别是有关环境 职业健康安全管理方面的背景知识和 或 工作经验审核分工时应使审核员独立于受审核 方 部门 并没有利益冲突 内审员应具备的基本能力 环境 职业健康安全基础知识 掌握了组织的环境因素 危险源和适用的法律及其他要求 正确把握组织推行EHS的意图和急需解决的问题的能力 对认证标准及审核程序 审核内容的掌握 良好地交流和语言表达能力 客观性 公正性及发现问题的敏锐性 内审员的作用 监督组织的EHS的运行 及时发现问题加以解决 对保持和改进EHS起参谋作用 可在内审中针对发现的不符合项帮助受审核方分析原因提出改进措施和建议 可以成为沟通领导和群众之间的纽带 内审员一般可以在审核中与各个部门员工进行交流以起到宣传解释 联络和沟通作用 在第三方中起到内外接口的作用 可担任联络员 陪同人员等以提供情况 同时可将外审员的意见传递给组织领导 以便迅速改进 二 审核准备阶段 制定审核计划审核组分配任务准备审核工作文件 检查表 审核计划的要求 应明确审核的目的 范围和审核准则 在一年中 内审必须覆盖组织所有相关部门和活动现场以及标准17个核心要素 发生重大变化或必要时 应及时追加审核频次 审核计划应明确规定审核开展的时间 年 月 日 进度 部门 涉及要素 审核组分工等内容 合理安排审核人数和天数 避免过多干扰组织正常活动 审核方式分类 一 一 集中式审核按部门审核以组织各职能部门为主线开展审核 在确定的时间段内对某一部门进行系统的 完整的审核 除特殊需要外 在一次审核活动中 一般不对已审过的部门重复进行审核 按要素审核以GB T24001 2004 GB T28001 2001的17个核心要素为主线进行审核 在确定的时间段内对某一要素开展组织全范围内的审核活动 以重要环境因素 不可接受的风险为主线的审核方式以组织已识别并评价出的重要环境因素 不可接受的风险为主线 贯穿全部体系要素的审核方式 审核方式分类 二 二 滚动式审核依据管理要素的要求及部门情况编制年度滚动式内部审核计划 即每个月对一个或几个部门或管理要素进行审核 逐月展开 一年内把所有部门 所有要素都覆盖至少一次 最好两次 对重点部门或关键要素的审核频次可以适当增加 审核计划举例1 EMS按部门审核计划表 集中式 制表人 张XX时间 2002年5月15日审批人 吴XX时间 2002年5月16日 审核计划举例2 EHS年度审核计划表 滚动式 制表人 时间 审批人 时间 审核组分配任务 一 审核组长 收集受审核部门相关资料 负责文件审查 审批组员编写的工作文件 检查表 组织开展现场审核并裁定审核组内部争议 主持召开首 末次会议 负责审核追踪工作 对审核报告负责 审核组分配任务 二 审核组成员 在组长要求下承担文件审核任务 编制个人工作文件 检查表 充分收集并分析有关审核证据 对审核发现进行符合性判断 将个人审核发现形成文件 不符合报告 协助组长编写审核报告 协助受审核部门完成整改工作 检查表的作用 保持清楚的审核目的 受审核部门需审核的要素及要求 有效使用有限的审核时间 及时记录所获取的客观审核证据 减少内审员的偏见 使审核程序规范化 系统化 作为主要的审核资料存档 审核检查表 受审核部门 审核时间 陪同人员 审核员 审核组长 审核检查表 范例 受审核部门 液化石油气站审核时间 X年X月X日陪同人员 XXX 审核员 XXX审核组长 XXX 审核检查表 范例 受审核部门 液化石油气站审核时间 X年X月X日陪同人员 XXX 审核员 XXX审核组长 XXX 课堂练习之一 检查表 题目 针对电镀车间开展的EHS内部审核 作为内审小组成员 如何编写你的现场审核检查表 要求 1 以各小组为单位完成练习 2 组内各成员要充分贡献自己的力量 3 充分考虑该部门的环境 职业健康安全特点 4 练习时间控制在25分钟内完成 三 实施审核阶段 首次会议收集审核证据形成审核所见 不符合报告 末次会议注 实施审核阶段也就是现场审核阶段 以首次会议为开始 以末次会议为结束 这阶段大部分时间都是在组织各生产和活动现场发生 首次会议议程 首次会议参加人员有 审核组全体成员 组织最高管理者 EHS管理者代表 推进小组成员 各部门经理或代表 内审员 首次会议由审核组长主持 会议议程如下 1 审核组长介绍审核组成员 2 最高管理者 致辞 3 EHS管理者代表致辞 4 审核组长宣布本次内审的目的 范围 涉及部门 准则 5 介绍本次审核的程序 方法和时间表 6 请相关部门确定陪同人员 7 宣布末次会议时间及首次会议结束 注 首次会议一般历时20 30分钟 收集审核证据 与审核有关的定义客观证据的来源审核准则现场审核技巧 审核证据 审核发现 审核结论 审核证据auditevidence关于事实的可验证的信息 记录或陈述 注 a 审核证据可以是定性的或定量的 供审核员用来判断是否符合审核准则 b 审核证据通常来自审核范围内所进行的面谈 文件审阅 对活动与情况的观察 测量与试验结果或其他方法 审核发现auditfindings将收集的审核证据与审核准则进行比较所得出的评价结果 注 审核发现是编写审核报告的基础 审核结论auditconclusion审核员关于审核主题事项的专业判断或意见 它应基于并仅限于审核员根据审核发现所做的论证 客观证据的来源 现场观察及审阅文件中存在的客观事实 与受审核方的EHS活动负有责任的人的谈话可成为客观证据 传闻 陪同人员或与受审核的EHS活动无关人员的谈话不能作为客观证据 现场审核技巧 方法 提问与交谈与组织最高管理者 EHS管理者代表及各部门的管理者交谈 可以确认他们对各自职责的了解程度 对EHS实施情况的掌握程度 与现场员工的交谈可以判断他们对程序文件和作业指导书要求的了解程度和执行情况 从而判断组织EHS的实施情况 查阅文件和记录例 环境因素 危险源的识别和评价记录 法律及其他要求的获取与评价记录 信息交流记录 各种运行控制程序所要求的各项记录 日常监测记录 不符合与纠正预防措施记录 内审过程记录及内审报告和管理评审报告等 现场观察用于判断组织在实际工作中是否遵守了程序文件和作业指导书的要求 是否能实现预期的目的 现场是否还存在重大环境 职业健康安全问题 提问的技巧 提问的技巧往往影响着审核的效果 一般说来 提问的基本方法有三种 1 开放式提问答案需要说明 解释展示的问题 例如 5W1H When Where Who What Why How 之类的问题 它可以引导出比 是 或 否 更多的回答 信息量比较丰富 但比较耗时 2 封闭式提问可以用简单的 是 或 否 就可以回答的问题 它可以用以获取专门的信息 并节约时间 但信息量较少 3 澄清式提问将开放式和封闭式提问相结合 带有主观导向的含义 用于需要一个快速回答或审核员希望支持正确答案时使用 这种提问应慎重 不符合项分类 审核不符合报告 不符合报告范例 不符合报告主要内容 受审核方 受审核部门名称 不符合事实描述 不符合GB T24001 2004 GB T28001 2001标准的条款或不符合体系文件的编号 审核员姓名及开具日期 受审核方代表确认 不符合报告中的 该写 与 不该写 课堂练习之二 假设你是某次内审的审核员 请根据所给的案例开出不符合报告 要求 以小组为单位 讨论完成 时间 10分钟 注意不符合事实的描述 注意不符合报告的格式 完成后 各组派代表上台讲解 不符合报告案例分析一 审核员到某公司进行审核发现 采购部有2名员工对公司的EHS方针不了解 经理说 这2名员工进公司已有半年 但因采购业务繁忙 至今未安排培训 不符合报告案例分析二 到某公司的危险化学品仓库进行审核时发现 里面储存了许多有毒及腐蚀性强的化学品 当询问仓库管理人员 现场是否有这些物质的MSDS时 管理人员回答 为了保护好文件避免损坏 都放在课长的办公室里 审核员抽查提问2种化学品的MSDS知识 发现仓库管理人员不了解 不符合报告案例分析三 你被分配到环安课进行审核时 发现依据声级计操作维护程序 EW 009 规定 声级计每年应校准一次 而你从维护校准记录 EW 009 T01 上发现 上次的校准记录是两年前的 不符合报告案例分析四 到某公司的化学品仓库进行审核时发现 里面储存了大量酒精 天那水等化学品 查看仓库四周及附近 未配置必要的消防设施 仓管人员反复解释 仓库管理严格周密 不会发生差错 绝对不会发生火灾 不符合报告案例分析五 审核员到公司资源回收站进行审核发现 含油抹布等有害废弃物与生活垃圾混合存放 现场管理人员抱怨保洁人员素质太低 缺乏责任心造成的 不符合报告案例分析六 审核员到喷漆车间发现 所用油漆含有甲苯等有害成份 现场工人共6人 其中有4人佩戴防尘口罩 2人未采取任何防护措施 末次会议议程 末次会议由审核组长主持 参加会议的人员与首次会议相同 会议议程如下 1 再次确认本次内审的时间 审核组成员 受审核部门 2 重申审核目的 审核范围 审核准则 3 审核组长宣布审核结果 宣读不符合报告和现场审核结论 4 审核组长根据不符合的严重情况确定纠正措施验证的时机和方式 5 EHS管理者代表致辞 6 请总经理致辞 7 审核组长宣布末次会议结束 四 纠正预防措施的跟踪验证阶段 本阶段主要包含三个方面的内容 纠正 预防措施上的责任 纠正 预防措施的跟踪程序 纠正 预防措施的验证程序 纠正 预防措施上的责任 内审小组对确认的不符合项提出纠正预防措施建议 对纠正预防措施的要求 包括整改期限 进行纠正预防措施的跟踪验证 受审核部门认真分析造成不符合项的原因 确定和实施纠正预防措施 自我验证完成的纠正预防措施 认真做好实施纠正预防措施前后及过程中的记录 不断改进EHS 纠正预防措施的跟踪程序 受审核方分析不符合项的原因 受审核方策划制定纠正与预防措施 受审核方实施 完成并自我验证纠正与预防措施的有效性 审核员对纠正与预防措施完成情况进行验证 并对实施效果作出判断 提交纠正预防措施跟踪报告 纠正预防措施的验证程序 审核组对受审核方不符合项的跟踪验证 无论是采用现场验证 资料验证或监督复查中的任何一种形式 均需关注以下环节 原因分析方面 措施制定方面 实施及效果方面 五 审核报告与文件保留阶段 本阶段主要有四个方面的内容 编写审核报告 审核