企业参加展览会撤展注意事项.doc

撤 展 注 意 事 项各参展企业、搭建公司：如果你临时抱佛脚，恐怕就有点晚了，因为一个完整的撤展计划在你布展时就应该有了，最好是在参展前的一个月，它就要出现在你的公文包中。撤展计划要标明完成各项工作所花费的时间：包括托运箱进馆时间、拆装工人撤台时间、展品重新打包时间、展具返还时间以及全部展品离馆时间。如果你事先做过精心布置，撤展就会轻而易举，你也可以早日回家。一事不烦二主一般认为：撤展时间大致相当于布展时间的一半。这里谈到的撤展并不仅仅是说拆除展台，它还包括将你带来的所有展品重新打包和转运离馆的工作。经常看建材展的观众会发现，德国格屋集团的展台总是千篇一律，原来它的设计方案是由总部统一制作的，每个展台均由346件展具搭成。布展公司同时承担撤展业务，由于双方保持长期合作关系，服务商对格屋公司展台所使使用的展具性能了然于胸，撤展时自然驾轻就熟，这种运作方式保证了展具可以有效地重复利用，降低参展成本。格屋的经验对大公司来说，很有借签意义，找一家信誉好的服务商，把你一年参加展会的布展、撤展等服务工作交给它打理，不失为一种明智的选择。防窃ABC撤展是整个展览活动中最混乱的时刻，也是梁上君子喜欢光顾的时间段，如何做好防护工作呢？这里介绍几种方法，你不妨一试：A、让列宁同志先走：就是把最贵重的展品由自己的员工先带走，在开展前，可根据展品的贵重程度列出一张装箱顺序表；把不方便携带的贵重展品提前装箱。在撤展人员进入展台之前完成坚壁清野。B、谢绝参观：在闭展前半小时，把展位用透明胶带封闭起来，外面贴张安民告示：本展台已关闭，谢谢您的惠顾，下次展会再见。封闭展台有全封闭与半封闭之说，如果你是一家小公司，参展人员有限，最好实施全封闭，可以集中精力做好撤展工作；但如果你是家像耐克那样的大公司，就可以采取只封闭产品展示区的运作方式，撤展与商务洽谈互不干扰；C、明码标价式：撤展时，它的市场部经理发给服务商一份展品装箱单，例如：体育展，上面清晰地注明大到运动器械小至乒乓球的装箱位置，托运箱一到展位，服务商按图操作，20-30分钟就将54平方米以上展区内的所有展品归位。当然，画装箱图会耽误你一点时间，涉及到小展品时可能要更烦琐，但至少能保证你的展品完璧归赵，也会提高撤展效率，受益的还是你。难缠的大块头大型展品的离馆确实是件麻烦事。撤展时，馆内几十家参展商的近百件展品竞相夺门而出，会造成门口交通堵塞，延长撤展时间，门外的运输车如果不熟悉展馆路径的话，也会误事。在进馆布展时，你最好就带着承运商熟悉一下展馆环境，根据自己展位的位置，制订出最佳撤展路线，与承运商敲定接货时间和准确地点。如果展品较多，需要借用馆内车外运，恐怕你就要多费些心思。尽管你可能已经提前向服务商预交了运输费用，但在撤展时，展商对车的需求会急增，粥少僧多，你预订的车能否按时赶到就是一个问题。合同并不能保证细节的准确执行，最好在布展时就与开车的师傅聊聊天，有时灵活的技术处理比守株待兔更管用。易碎展品的装箱最好由自己人来干。员工在撤展时，人手一份详细的产品安全包装说明书，这份说明书上要注明各种展品在打包入箱前应使用的不同包装材料。比如：相机在入箱前应以防震材料加固；感光展品以防潮、避光材料包裹。三星员工只要按图操作，就可相安无事。如果你是一家小的参展企业，在撤展时需要服务商帮忙，事先最好与服务商签订一份协议，明确指明哪些展品比较娇气，提醒服务商在搬运时要特别小心，在合同中应注明违约责任和赔偿金额。各司其职进退有序在组织撤展时，应根据实际工作需要合理分配员工，明确岗位职责。一般要安排一位员工负责展品装箱工作，他的主要任务是保证展品及时、准确地打包装箱兼顾展品安全；办理退展手续也要有专人打理，涉及租用展具的归还、相关费用的结清等手续问题，最重要的是要从组展商手中领到出门条，才能保证让本公司的展品离馆。因此，最好安排老手做这件事情。展品出馆后，要及时与承运商沟通，如果展品需要中途转运，最好安排一位身强体壮、责任心较强的员工全程负责