会前准备工作秘书应该怎么做.doc

防灾科技学院毕业设计(论文、综合实践报告）会前准备工作秘书应该怎么做作 者 王云强指导教师 李纪恩摘要 会议在现代企业决策中是必不可少的环节。成功的会议不但可以作出科学有效的决策，还有利于会议成员间的顺畅沟通，而一次会议能否取得预期的效果，这就取决于秘书会务工作的筹备情况上。会务工作可分为会前、会中和会后三个阶段。尤其是会前阶段，在会务工作中有起着提纲挈领的作用，所以本文主要谈的是会前准备工作的各方面情况。本文首先指出秘书会前工作中存在的一些问题，这些问题对会务工作造成的影响；然后分析存在这些问题的原因，提出解决这些问题的方法，为秘书在实际中的具体操作提供了重要的途径和方法。关键词：秘书 ; 会议;会务工作 7目 录引言1一 会前工作的重要性.1二 会前工作易出现的问题和处理方法.1（一）会议议程的安排.2 （二）会议的日程拟定.2（三）与会人员的确定.2（四）会场选址和布置.3（五）会前接站.4（六）报到、签到.4（七）落实好后勤工作.5三、如何提高办会能力.6（一）要树立大局意识.6（二）要有工作重心.6（三）与时俱进，加强学习.6结论6致谢6参考文献.7引言 会议的功能是具体的、多方面的，但其本质的功能在于：它能以多向即时传递信息的方式，有效地聚合分散的意志和智慧，深化或统一认识，沟通感情，处理事物赵锁龙. 管理秘书实务M. 北京： 中国人民大学出版社，2004： 154.。它在现代企业决策中是必不可少的环节，起着举足轻重的作用，它往往决定了企业单位的发展方向和政策，传达了企业的各项发展战略，为决策层提供了一个治理企业的平台。成功的会议不但可以做出科学有效的决策，达到会议预期的效果，还有利于会议成员间的顺畅沟通。而一次会议能否取得预期的效果，主要取决于秘书会务工作的各方面情况。尤其是会前阶段的工作起着提纲挈领的作用，这一阶段的每个环节都关系到会议的成败。因此，秘书要练好基本功，熟悉会前工作的各项流程，提高自己的办会能力。一 会前工作的重要性在会务工作中，秘书人员应以“双赢”作为工作目标，即与会者的满意，就是我们的满意南亚旭. 职业秘书也文员上岗必备工具M. 广东：广东经济出版社，2004，4： 47。这样，秘书人员端正了工作态度，这是做好一切工作的前提，也是秘书人员会前工作的第一步。一般来说，秘书的会务工作中会前的各项工作是工作量最大、难度最大的方面，涉及面很广泛。而日常性的例会和小型会议都不会有很大的问题，最主要的是大型会议（如庆典，产品发布会等），秘书的会务工作就可能出现很多问题。凡事预则立，不预则废，大凡要完成某项任务，总要预先作出周密的计划，这就是预。会前准备巩固赞哦是为整个会议做各方面的计划，是必不可少的。“不打无准备的仗，不开无准备的会。”打仗无把握，肯定要失败，开会无准备，肯定开不好戴胜利. 文秘管理M. 上海：上海教育出版社，2004，8： 228.。一般来说，大中型会议要准备好文字材料、拟定好会议的议程和日程、布置好会场、安排好会议的食宿和活动、准备好奖品，还要通知与会人员做好相关的准备，这一系列的工作缺一不可。因此，哪怕是一个细小的环节都应当引起秘书人员的重视，对于任何细小的环节都不可大意。良好的开端，成功的一半。会前的工作做得好了，就为整个会议的顺利召开奠定基础。二 会前工作易出现的问题和处理方法由于事物是不断发展变化的，实际中总会出现一些偶然因素影响事物的发展。因此，秘书在日常工作中总会发生一些意想不到的问题。不过，这些偶然因素不能觉定事物前进的发展方向，我们还是能解决所出现的问题的。所以，要解决这些问题，就要求秘书人员要有扎实的基本功，熟悉办会的各项流程，灵活的处理问题的方式。具体来说，会前工作容易出现以下这些问题，同时从下面的谈论中我们也给出了解决问题的方法，这些都是值得秘书人员注意的：（一）会议议程的安排 根据会议的要求和内容拟定会议议程。会议议程是一次会议活动顺序的总安排。在编排议程的时候，应遵循以下原则：1按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序。这样做即使在预定的会议时间内无法将全部议案处理完毕，但那些紧要的已被处理，不紧要的议案可另择时间处理或并入下次会议集中处理。2每一次议案应预计所需的处理时间，并明确的标出来。也即在议程中明示具体的某一时间段探讨什么议案。3制作会议议程，包括标题、题注、正文、落款。标题由会议全称加上“议程”二字组成。如; “xx公司商品交易洽谈会议程”法定性会议应当在标题下方说明该议程通过的日期、会议名称。如：xx年xx月xx日第x界全国人民代表大会第xx次会议预备会议通过。一般性会议一层注明会议的起讫日期，如:2008年5月5日2008年5月10日。其正文简要概括地说明会议每项议题和活动的顺序。（二）会议的日程拟定会议日程是指在一段时间内会议进程的具体安排。一般用简短的文字或表格形式将会议的具体活动顺序列出。要求在会议召开前将每一项活动的时间安排、具体地点和要求（包括吃饭、娱乐等集体活动）以表格或文字的形式打印出来，提前发给与会者，让大家心中有数。安排会议日程应注意的事项:1掌握重要人物的时间，要保证重要人物能够出席会议。一般会议都会邀请一些嘉宾，如政府官员、著名学者、企业家、明星或国际友人。这些嘉宾是否到会直接关系到会议的效果。因此，安排会议日程时嘉宾的时间安排一定要处理好。2会议的日程安排要科学合理。要控制会议的总会期，会期不能太长。会议期间要有适当的休息。通常每隔一个半小时就要休息一次。避免会议过长造成人员疲劳。会议的安排上要保证在最佳时间开会。如：应在上午多安排报告、演讲，下午则以讨论或参观为宜，而晚上则适当安排娱乐活动或非正式讨论（酒会等）。 （三）与会人员的确定选择和确定与会者是会务准备工作中较困难的一项工作。秘书人员应根据领导的指示和要求，经过反复考虑，查对后提出与会人员的名单，并请领导审定。需要注意一下几点: 1参加对象的职务或级别，即明确担任什么职务和级别的人员必须或可以参加会议。每一个对象都按照正式成员、列席成员、旁听成员和特邀成员这四种身份参加会议，这些是确定与会人员的关键所在，不容忽视。 2与会者是否具有代表性是会议能否真正发扬民主、集思广益的关键因素，这些主要适用与代表会议、调查会议、旁听会议等。 3 参会总人数。总人数直接体现会议的规模效应，影响会议的成本，应当从会议的切实需要出发加以确定，同时总人数也是会场选择的重要依据。（四）会场选址和布置1选择合适的会议地点。会场的总体要求是：整洁、安静、明亮、空气流通、大小适宜、设备齐全，利于安全和保密。所以组织会议规划时，不应仅仅以“方便”作为选择地点的依据，还要要根据会议的规模、内容、规格等因素来定。同时也要求必须能免于声音、电话、访客等干扰，而且一定要注意到成本低廉。 2 会场布置。主席台是会议的中心，也是会场主题与气氛的主要表现载体。主席台布置应与整个会场布置相协调，并作强调突出。主席台的布置一般要根据主席台上就坐的人数多少确定主席台的长短排数。可以是一排，也可以是多排。要注意主席台上每排桌椅之间要空开适当的距离，以便领导人入席与退席。尤其值得注意的是主席台座次的排列，秘书人员必须及其认真的对待。做好这项工作，首先要请领导人确定主席台上就座人员的准确名单，然后严格按名单安排座次。国内会议主席台座次安排的通常做法是:身份最高的领导人（有时也可以是声望较高的来宾）就座于主席台前排中央，其他领导人则按先左后右的顺序排列，即名单上第二位领导人坐在第一位领导人（居中）左侧，第三位领导人坐在右侧。还要注意会场的气氛布置。包括灯光、色调、标语、花卉等。灯光的强、弱、明、暗及颜色会给会场带来不同的效果。一般会议宜使用白炽灯和日光灯做照明光源。选择与会议内容相协调的色调，可以给与会者的感官形成一定的刺激，产生积极的心里影响。如:红、粉黄、橙等色彩比较明快亮丽，可以表现热烈、辉煌的气氛，使人感到兴奋，这些色彩比较适合庆典性的会议。天蓝、绿色等色彩庄重、典雅，比较适合严肃的工作会议。同时会场的内外也可以有烘托会议主题、渲染会议气氛的标语，摆放适当的花卉。标语要做得简洁，具有号召力。适当的花卉能人一种清新、活泼的感觉，并能减轻与会者长时间开会的疲劳。（五）会前接站举办大型会议，由于与会人员来自各个地方，可能对会议地点与路程不熟悉，需要秘书做好接站工作。接站是一项细致的工作，时间性强，同时又往往易受天气、交通等因素的影响，组织难度大，需要专人负责，固定专车。确保与会人员顺利、按时到达开会地点。接站时需要注意的是：负责接站工作的人员，要在会议代表规定报道日期前，应首先核实与会人员到达目的地所乘的交通工具及到达的确切地点。设立会议接待站，悬挂（“xx单位接待站”或“xx会议接待站”）标牌，并安排人员昼夜值班，保证及时接待会议代表。若会议规模较小，参会代表较少，不在车站、码头、机场设立接待站时，对于不熟悉的会议代表接站是应在出站的适当位置设置临时接站牌，并写上“xx单位接待站”或“接从xx地来的xx同志”接站牌的大小要适当，字迹要工整、醒目，让人一目了然。对与会代表要热情接待，对不熟悉的首长和代表，首先要做自我介绍，再询问对方，可用“请问您是哪个单位的？怎样称呼您?”对年长者或领导同志用“您” 称呼，以示尊敬，使人感到亲切，对较为年轻者，用“你”称呼，让人感到亲切、自然。待问明身份后，主动将客人的行李接过，并引导上车。不论会议代表有多少，负责接站的干部都应亲自接站。因其他事情无法亲自前往，可安排经验比较丰富的司机接站，并叮嘱司机要注意礼节，不要让人有被慢待的感觉。（六）报到、签到这些都是与会者到达会场时所要办理的手续。如果会期较短、无需集中接待的会议，一般只需办理签到手续。但如果会期较长，具体会议活动较多，需要集中接待的会议，不仅要求与会者签到，而且还要办理报道手续。报道时，秘书人员要做好的工作有:查验证件、登记信息、接收材料、报告情况。查验证件的目的是确认与会者的参会资格，需要查验的证件包括会议通知书、身份证等。在登记信息时请与会者在登记表上填写姓名、性别、年龄、单位、职称、电话等。会议报到登记表既能以次统计参会人数，以便做好会议期间的各项服务工作，又可据此编制与会者的通讯录。接收材料即由会议秘书统一接收与会者随身带来的需要在会场上分发的材料，经审查后再统一分发，以免由于与会者在会场上自行分发而影响秩序，同时也可能防止自行分发材料可能造成其他不良影响。发放文件时，对于会议的文件资料，除了闭幕词、总结讲话稿这些不宜提前发放的资料外，凡能提前发放的尽肯能事先装如文件袋，在报到时一并发给每个与会人员。会议文件应当按照保密要求分类发放管理。保密文件和需要清退的文件必须履行签收手续，并发给文件清退目录，嘱其妥善保存，会后退回。为了方便与会者尽快就座和保持会场秩序安静，都需要采取适当方式引导座次。比如在会议厅召开的中型会议一般都采用对号入座或是将会场划分为若干区域，以地区、部门或行业为单位集中就座。（七）落实好后勤工作会议的后勤服务是会务工作中不可忽视的环节，特别是一些内容重要、规格高、参会人数较多的会议，如果后勤准备工作做得不好，将会严重影响会议的效果任群中国秘书学M 重庆：重庆出版社，2005：267.。在会前的准备阶段，后勤工作需要注意以下这些方面:1 会议经费项目的预算，即会议成本。这个主要包括：会场租金、场地布置、文件印制、办公用品、住宿、伙食补贴、交通、文娱费用等等。在预算时应坚持勤俭节约原则，精打细算，减少开支，严格遵守有关规定，不任意提高开支标准。任何会议都是有成本的，所以秘书人员必须要有很强的成本观念。加强成本观念不仅有利于节约资金，而且能提高会议的效率。在这方面，日本的太阳工业公司有个很好的经验值得我们学习、借鉴：公司每次召开经营会议时，总把一个醒目的会议成本分析表贴在会议正前方的黑板上，这样每次开会大家就会谨慎许多，同时也加强了对会议的重视赵锁龙. 管理秘书实务M. 北京： 中国人民大学出版社，2004：186 。任何会议都有人、财、物和时间的投入，如果不计算和控制这种投入，不考虑投入与产出的关系，会议效率就是一句空话。2 印制会议证件。会议证件包括：代表证、出席证、列席证、工作证、记者证等，这些证件应事先印制好，以便及时发给与会者和工作人员。三、如何提高办会能力（一）要树立大局意识一个熏大会议的组织涉及许多方面、诸多人员，只有置身大局之中、站在火局高度考虑问题，才能提出科学、合理的会议组织方案，把方方面面的积极性都调动起来，形成强大的合力。树立了大局意识，就能够在组织会议时与全局工作联系起来，提高会议服务的质量和效率（二）要有工作重心每场会议，不论其内容如何在会议组织上都会有相通之处。作为高效的会务工作者，应重视会务运作的规范化建设用完善的制度来规范工作。在实践中，可以通过规范会议流程、格式化会议方案、明确会务涉及处室的职责、控制与会人员范围等方面的制度化建设，有效地精简不必要的环节，以达到用机制办会的目的。（三）与时俱进，加强学习会务工作看似简单，但要办好却卜分不易。办好会务，功夫在会外。关键是平时多留心、多学习，掌握基本的办会常识，清楚办会的程序，明确办会的关键。还要多了解上级、外地在办会方面的做法，对他们先进、有效的经验。积极进行借鉴，不断优化和改进会务办理的方式方法，从而达到提高业务水平的目的。结论本文通过论述秘书如何做好会前工作的各个环节、会前工作具体会出现哪些问题，从本质上分析问题的根源，而使得秘书能够顺利、高效的完成每次的会务工作，在实际中提高自己的工作能力。首先，指出秘书会前工作中存在的问题，这些问题对会务工作造成的影响；然后分析存在这些问题的原因，提出解决这些问题的方法，为秘书在实际中的具体操作提供了重要的途径和方法。致谢 最后，感谢我的同学和指导老师，是你们给了我很大的帮助，才能使我的论文顺利完成。