会计电算化讲义 详细版带试题.doc

会计电算化讲义(总帐)在客户端查找HOST文件，用记事本打开，在后边加载 服务器名称 服务器IP地址北京用友用友帐务补丁程序：学习的重要性：软件的适用性应当具备的基本条件：会计基础知识；计算机知识；会计信息系统设计方法本次讲解内容：会计软件的使用(用友U821，全国专业技术人员计算机应用能力考试用书)；VFP数据库开发方法；会计信息系统分析与设计方法学习的重要性：会计人员需求过剩（指目前在会计岗位上，无法胜任工作的人员，七大姑、八大姨人员太多），形成学生目前就业难（单位需要具有一定经验的会计人员，怕跳槽）。又由于会计人员每天需要加工的信息量占到单位信息量的70-80%，掌握单位的重要商业机密，是老板的左旁临臂。 会计电算化人员目前从事的主要行业：数据分析师（例如交大开元集团，合并报表分析，年薪10-20万元左右）；高级会计主管（合资企业、股份制集团公司，白领，年薪10-20万元）；软件开发（年薪5-50万元）；单位会计主管（年薪2-5万元）；一般会计人员（年薪2-3万元）；其它，产品推广、人员培训，从事其他行业等。第一章 序言著名会计学家娄尔行教授曾经指出，电子计算的出现与广泛运用，对财会理论与务实的影响是非常深刻的。一旦电算化会计信息系统与整个企业其他管理信息系统对口联接，成为企业整个管理信息系统的一个子系统，那么会计服务于经济管理的作用，将更加显著。1.相关概念1.1会计电算化（电算化会计或会计信息系统）会计：以货币为主要计量单位，采用专门的方法，对企业或行政事业单位的经济活动进行连续、完整、系统地核算和监督的一种管理活动，具体表现在对会计信息的处理、加工、输入与输出。会计电算化：1979年财政部给长春第一汽车制造厂投资50万，用于大规模的会计电算化信息系统的开发，81.8在财政部、第一机械工业部、中国会计学会、中国人民大学及长春第一汽车制造厂召开“财务、会计、成本应用”电子计算机问题研讨会，第一次提出“会计电算化”概念。到目前为止，会计电算化概念得到了延伸与发展，不仅包括会计信息系统（会计核算、会计管理、会计决策）的理论与实务研究，还融进了与其他相关的工作，如：会计电算化的组织与规划、会计电算化的实施、会计电算化的日常运行管理、会计电算化人员的培训、会计电算化制度的建设、计算机审计等内容。1.2会计信息系统的划分A.按照会计业务处理过程中数据流与会计分工不同，可以将整个会计信息系统划分为：特点：带有明显的行业特点 工业企业：经营活动的特点是供、产、销，会计核算分为：（如上） 商业企业：经营活动的特点是进、销、存强调子系统之间的联系子系统内部数据联系紧密（内聚）、各个子系统之间联系松散（耦合）B.按照子系统之间数据传递方式分：集中式传递式：特点是定义一个专门的自动转帐系统实现数据交换。特点：自动转帐子系统必须有转帐模式定义、转出与转入科目定义、凭证自动生成并转入其他子系统功能帐务处理中心式：第一步：各子系统对其业务进行处理，然后编制记帐凭证，进行帐务处理 第二步：帐务处理对涉及到的成本、费用凭证进行汇总，传递到成本子系统C.会计信息系统划分的特点：是一个人机结合（包含人员、计算机硬件、计算机软件和会计规范等）的系统；是组织管理系统中的一个子系统。即：由多个可以分割的小系统组成、与其他系统之间进行信息交换与资源共享、信息量大、信息处理要求性高（全面性、真实性、准确性、安全性、数据具有校验性）、数据结构复杂（具有特定的数据加工要求）。2.会计电算化的组成从会计电算化信息系统的角度来看：是一个人机结合的系统。包括：A.人员：从事会计电算化工作的人员。如：会计主管、系统开发人员、系统维护人员、凭证录入人员、凭证审核人员、会计档案管理人员等。B.计算机硬件：进行会计数据输入、处理、输出及存储的各种电子设备。如：主机、键盘、鼠标、打印机等。C.计算机软件：指系统软件与应用软件。包括*作系统、数据库管理系统、各个单位针对自身研发的应用软件。D.会计规范：指对会计电算化系统的运行进行控制的各种准则、岗位责任制度、内部控制制度等。从会计电算化发展过程来看：分会计核算电算化与会计管理电算化两个阶段。会计核算电算化：包括：设置会计科目、填制记帐凭证、登记帐溥、进行成本核算、编制会计报表等。设置会计科目：包括科目编码、科目名称、期初余额（年初、累计数、往来款项、工资、固定资产、存货、成本费用、营业收入）、选择会计核算的方法、固定资产折旧的方法、存货计价方法、成本核算方法、自定义转帐凭证、人员分工等。会计管理电算化：利用会计核算提供的数据与其他经济数据，帮助会计人员合理的筹措资金、运用资金、控制成本费用的开支、编制财务计划、辅助管理者进行投资、筹资、生产、销售决策分析等。3.会计电算化的作用减轻了劳动强度，提高了工作效率。全面、及时、准确的提供会计信息提高会计人员素质、促进会计工作规范化促进会计职能的转变促进会计理论和技术的发展、促进会计管理制度的改革推动企业管理现代化4.会计电算化的发展在西方：将计算机应用于会计数据处理、会计管理、财务管理以及会计预测与会计决策。促进了会计电算化软件产业与会计管理制度的完善。目前，国外的会计软件比较成熟，在设计上包括：总帐、应收和应付帐款。比较复杂的有：存货控制、工资、购货、销售、固定资产、作业成本等。特点：模块之间关系紧密、软件使用面广、数据相互利用、集成性高。在我国：83年之前，缓慢发展阶段；83-87自我发展阶段；97年以后，稳步发展阶段会计产业：97年经财政部、各级财政部门评审的会计软件100多家，会计软件年产值10亿。会计软件由：帐务、工资、固定资产、材料、销售、成本、应收应付、报表组成。中国财务软件的发展报告1.发展 96年信息产业部报告，财务软件在我国应用面达67%，特别在一些大中型企业、科研所、大中专院校应用面更高。这一比例，赶不上70年代中期的美国、日本、以及前苏联。一是财务软件功能大发展。60年代，国内财务软件已经产生。它产生在PC机以及Dbase产品的时代，国内各企业用于财务部门的小程序越来越多，可以解决各企业的一些会计核算业务。80年代末，出现第一个商品化财务软件包“先锋”。紧接着又出现了“用友” 万能、安易、金蝶、国强等30多家通过财政部评审的财务软件，这些软件从简单的帐务处理推广到涉及会计报表、工资、固定资产在内的较为全面的核算体系。从1996年至1997年，中国财务软件有了飞速的发展，一是财务软件功能由由核算到管理发展，它以1996年中国会计学会中青年分会与用友软件集团联合举办的“管理型财务软件研讨会”为标志，迎来了中国管理型财务软件时代，而对财务软件的如何发展又被金蝶公司的“决策支持型财务软件”敲响了战鼓。二是财务软件平台的迁移。出现DOS、Windows、Unix等多种平台并存财务软件。一些后起的财务软件公司，如重庆金算盘、深圳金蝶、用友、安易等抓住这一历史机遇，大胆推出Windows版财务软件。三是，国外软件已经进军国内市场。1997年DacEasy财务软件通过国家财政部的评审意味着中国在财务软件方面宣布对国外产品开放。2.特点：1.国产财务软件积极面向国内大中型企业，开发高平台、高起点、符合国情的财务管理软件。2.立足于财务软件，向企业管理纵深发展，向业务、生产、管理等相关领域渗透，进军企业级管理软件市场。例如：用友、金碟公司开发相关的应用模块如采购、仓储、销售、应收应付、成本管理、内部银行、制造业ERP/MRP以及综合分析查询已经在市场得到用运。3.发展方向1.从ERP到EAS，包含了ERP(企业资源计划)，也包含了DRP(分销资源计划)、CRM(客户关系管理)、KM(知识管理)、BI(商业智能)及EIP(企业信息门户)等应用领域。2.一是水平类软件如ERP；二是垂直类软件如行业解决方案得到重视与开发。3.进一步增强软件网络化管理功能。它主要体现在以下几点，其一，在计算技术上的C/S与B/S结构相结合，将分布式计算扩展到N层，全面支持企业在Internet/Intranet上的应用。因此，软件覆盖范围突破了地域限制，能覆盖企业生成环境的任何部门；其二，在管理思想上，强调“三流合厂”，即物流、资金流和信息流高度统一。例：美国冠群电脑(CA)，ACCPAC是功能强大纯粹基于Web的解决方案，允许在任何时间、地点访问系统，工作站只需浏览器；支持多数据库，多平台，多语言；用户界面客户化更容易，安全控制到字段级； 更方便的业务处理辅助功能。4.智能化财务分析和经营诊断系统出现。依据资产负债表、利润表、现金流量表三张企业财务报表数据，自动进行企业经营和财务状况分析、诊断，得出以数据为根据的企业经营诊断报告的智能化软件系统。4.目前存在的问题1.对财务软件所必须包括的内涵、概念定义不准，各财务软件公司各行其是。目前大多数财务软件产品仍是核算型的，以财务管理为核心的企业级管理软件还非常少。2.缺乏统一规范和标准，尤其是财务软件数据接口标准。3.财务软件的竞争最终还会是软件企业实力与规模的竞争。国外财务(管理)软件厂商CA、DacEasy、D&B、SunSystems、Platinum甚至MRP/ERP厂商SSA、SAP及相关产品陆续在国内出现给国内企业敲响了警钟。5.电算化会计信息系统对传统的会计信息系统的影响会计科目编码的变化意义：简化会计数据的表现形式，利于会计数据的输入、存储、加工处理和传输；通过有规律的编码方案，利于计算机对会计数据的分类与汇总要求：代码要有扩展性；代码不宜过长；体现科目之间的层次关系核算形式的变化核算过程的变化、登记方式的变化、错帐更正方式的变化帐溥与报表的变化；内部控制的变化；会计职能与方法的变化6.会计电算化的工作组织会计电算化涉及到单位各个方面、需要单位的人力、财力、物力等，必须建立专门的机构，需要专门的人来负责。其任务：制定本单位会计电算化发展规划；组织会计电算化信息系统的的建立；建立会计电算化的管理制度；组织本单位会计人员参加会计电算化的培训与学习；负责会计电算化信息系统的投入与运行。7.会计电算化实施计划机构及人员配置计划：机构人员、分工、职责计算机硬件设备配置计划：单机与网络软件开发和购置计划：系统软件与应用软件、运行安全措施费用计划：购置费用、运行费用、人员培训费用8.会计电算化管理制度的建立意义：按照权、责、利相结合的原则，明确各类人员的职责、权限。划分：基本会计岗位：会计主管、出纳、财产物资核算、工资核算、成本核算、收入利润核算、资金核算、往来核算、总帐核算电算化岗位：系统管理员、系统*作员、凭证审核员、会计档案资料管理员岗位责任制度第二章 帐务处理软件1.帐务处理软件帐务处理：以原始凭证为依据，通过填制记帐凭证，完成记帐、对帐、查询、打印输出等工作。特点：规范性强、一致性好、易于通用化主要体现在：必须符合会计工作的基本规则。采用复式记帐法；有借必有贷、借贷平衡；资产=负债+所有者权益；总帐余额=各个明细帐余额；虽采用不同的会计组织形式，但是输入与输出的帐簿格式符合会计核算要求。 综合性强，在整个会计信息系统中起核心作用。 它是货币为主要计量单位，综合、全面、系统的反映企业的经营情况和经营成果；所产生的信息具有很强的综合性和概括性；所产生的财务报表能够正确反映企业全部的财务状况和经营成果；可以接受其他系统传递的记帐数据等。 控制要求严格、正确性要求高由于产生的信息供投资人、债权人、管理人员、财政部门、税务部门等使用，所以正确的报表来源于正确的帐务数据。2.手工帐务处理流程不同规模、不同业务量、不同业务性质的企业采用的帐务处理流程不同（即会计核算组织程序）。大部分单位采用科目汇总表核算形式来进行帐务处理。其业务流程： 审核和汇总 手工帐务处理缺点：数据量大且重复性工作多；信息提供不及时；正确性差；工作强度大3.计算机帐务处理流程可以克服手工帐务处理的缺陷。 审核和汇总 记帐处理 4.与手工帐务处理的区别数据处理的起点和终点不同在手工方式下，会计业务处理的起点为原始凭证；终点是手工编制财务报表在计算机方式下，会计业务处理的起点有原始凭证、记帐凭证、机制凭证；终点是计算机由独立模块自动完成报表的编制数据处理方式不同（上图）数据存贮方式不同数据组织的方式：文件数据存贮的介质：纸张、磁盘、光盘等不需要帐帐核对会计资料的查询、统计方式发生了改变第三章 系统的启动与基础数据设置（ 以用友帐务系统的使用为例 ） 用友演示版数据帐套说明997医疗公司演示帐套（2月）998医疗公司演示帐套999工业演示帐套（11月）2001年度，1月已结帐，2月已制单，但未复核、记帐、结帐1999年度，未制单，空帐套2001年度，11月初建帐，11月已制单，但未结帐一、总帐系统需要解决的问题，即具有的基本功能或需要完成的主要任务。 完成帐套设置建帐（系统初始化）日常帐务处理（记帐、对帐、月末结帐、年末结帐、帐簿查询、打印、建立下一年度帐）接收其他系统传递的数据。二、帐套设置1.帐套：指经济业务上相互对立的一套数据文件。指一组相互关联的数据，即为一个独立核算的单位设置一套帐簿文件。例1：国棉二厂，它的基本任务，组织面纱供应进行面纱加工进行纱布销售。在供应、加工过程中要消费，在销售过程获得收入，收入-耗费=利润。所以整个企业生产经营过程相对独立。假如，国棉二厂，汽车队承担厂内运输任务，作为一个辅助生产车间，其费用在月末最终会分配到产品成本中。那么，它属于企业的一个内部部门。以上分析，得知国棉二厂需要设置一套帐。又假如，汽车队不仅承担厂内的运输任务，同时又承担厂外的一些运输任务，它与厂内只存在结算关系，且具有独立的法人，具有营业执照。其核算的特点“自主经营，自负盈亏”。那么，该企业必须设置2套帐。例2：陕西科技大学，主要任务培养学生，在培养学生的同时，势必要进行耗费，同时它获得一定的收入，其财务核算的主要职责：教育事业的收支。但为了强化财务监管力度，将所有独立核算的机械厂、印刷厂收回（连同财务人员），这样教育事业经费、2厂，从执行的财务制度、会计科目的设置、建帐、日常帐务处理到会计报表的编制等，都是独立的。与其他帐套的区别：一是独立性，二是由数据包组和成的一组文件，文件之间具有相关性。2.帐套的基本功能：建立修改删除清空数据备份数据恢复多帐套管理3.建立帐套的步骤：定义*作员创建帐套给*作员赋权核算单位：是会计核算的主体，具有独立的完整的帐簿体系，是帐簿、报表显示或打印的标志。启用日期：由原会计信息系统到新会计信息系统的交接日期，即新系统开始处理的起点。编码方案：设置编码的级次方案-群码方案，它是一种分段组合编码，由段数和每一段的位数组成，一级至最底层的段数称为级次，每级（或每段）的位数长度称为级长，编码总级长（全编码）为每级编码级长之和。可分级设置的内容有：会计科目、地区分类、客户分类、供应商分类、存货分类、部门、成本对象、收发类别和结算方式等。财务分工与权限划分的目的：保证系统数据的安全与保密、权责清晰，它一方面可避免与业务无关人员对系统的*作，另一方面可以对系统所含的各个子产品的*作进行协调，以保证系统的安全与保密。注意事项：系统管理员帐套主管一般*作员的责权划分的区别A.系统管理员可以创建帐套；财务主管可以对主管的帐套进行*作（修改、数据备份、数据恢复；可以为该帐套*作员指定权限以及管理*作员增加、删除、修改）；一般*作员只能在其职权范围内进行工作；B.1个财务主管可以同时管理多套帐，1套帐可以有多个财务主管；同理1个*作员可以同时对多套帐进行*作，1套帐可以有多个*作员；三、建帐（系统初始化，以下以1个微型企业为例）1.建帐有2层意思：对于新成立的单位，直接在计算机上建立帐簿；对于已经具有手工核算的单位，将手工核算的基础数据如何搬到计算机中去，实行计算机核算与手工核算平稳过渡。2.业务处理流程：设置帐套参数（后面讲）输入帐套基础数据（设置会计核算科目录入科目余额外币定义常用摘要定义凭证菜单中常用摘要） 3.建帐前的准备工作了解帐务系统的特点、结合单位实际选定适合单位功能和设置方法。重新整理会计科目、制定会计科目编码、科目名称、确定科目类型、录入科目余额等清理辅助帐、对于应收应付帐款尽量清理到发生业务笔数少。 确定帐务系统的人员分工、以明确职责，保证系统的良好运行常用*作键：F1=主题帮助 F2=科目参照 F7=会计日历 F9=计算器例1：科目设置类型级次科目编码科目名称辅助帐类型帐页格式方向资产11001现金金额式借资产11002银行存款金额式借资产2100201 工行存款金额式借资产2100202 建行存款外币金额式借资产11211原材料数量金额式借负债12241长期借款金额式贷注意事项：有外币核算科目的设置；应先建上级科目、再建下级科目；某科目使用后（输入余额或有发生额）后，在本年度中不能删除，也不能修改科目编号；只能增加同级科目；一个科目可同时设置两种专项核算，如：管理费用既想核算各部门的使用情况也想了解各项目的使用情况，那么，可以同时设置部门核算和项目核算。封存：被封存的科目在制单时不可以使用。汇总打印：在同一张凭证中当某科目或有同一上级科目的末级科目有多笔同方向的分录时，这些多笔分录按科目汇总成一笔打印，汇总到的科目设置成该科目的本身或其上级科目。例2：外币汇率$ 美元 8.5 8.30例3：设置凭证类别类别字类别名称限制类型限制科目现现金凭证无限制银银行凭证无限制转转帐凭证无限制例4：录入科目余额类型级次科目编码科目名称余额资产11001现金10,000.00资产11002银行存款200,000.00资产2100201 工行存款30,000.00资产2100202 建行存款170,000/20,000资产11211原材料900,00/90负债12241长期借款210,000.00例5.定义结算方式结算方式编码结算方式名称票据管理1支票结算否101现金支票是102转帐支票是2汇兑否201电汇否202信汇否3.内部数据流程分别建立多个表文件，将相同类型的数据保存起来，为以后使用做准备。例如kmb.dbf C(10) C(10) L(1) C(10) L(1)编码 科目名称 英文名称 科目类型 帐页格式 助记吗 外币核算 币种 数量核算C(15) C(30) C(30) C(4资产、负责、权益、成本、损益) 计量单位 余额方向 部门核算 个人往来 客户往来 供应商往来 项目核算 日记帐C(10) L(1) L(1) L(1) L(1) L(1) L(1) L(1)银行帐 期初余额 借方累计发生额 贷方累计发生额 期末余额L(1) N(14,2) N(14,2) N(14,2) N(14,2)四、日常帐务处理1.业务流程：依据原始凭证填制记帐凭证记帐凭证审核（可以是多个工作日）记帐处理反记帐帐簿查询打印。例：填制记帐凭证记帐凭证是登记帐簿的依据，帐簿的准确与完整完全依赖于记帐凭证，因而要确保记帐凭证输入的准确完整，在实际工作中，用户可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记帐凭证（即前台处理），也可以先由人工制单而后集中输入（即*处理）。注意：增加、修改、作废凭证与删除凭证每月内的凭证日期不能倒流，如：6月20日某类凭证已填到第200号凭证，则填制该类200号以后的凭证时，日期不能为6月1日至6月19日的日期，而只能是6月20至月底的日期；一借多贷、一贷多借；红字冲销；如果该科目要进行数量核算，系统根据数量单价自动计算出金额，并将金额先放在借方，如果方向不符，可按空格键调整金额方向；如果该科目要进行外币核算，系统自动将凭证格式改为外币式：外币：用户可修改、填入外币值，若该科目也核算数量，则系统自动根据数量单价计算外币。汇率：系统将自动显示在“外币及汇率”所录的汇率，若在“账簿选项”中将“汇率方式”选项设为固定汇率，则显示当月的月初汇率，若“汇率方式”选项设为浮动汇率，则显示当日的浮动汇率，若当日未录入当日汇率，则显示已录入汇率的日子中最近一日的汇率。用户也可直接将光标移到汇率处进行输入或修改。若科目为银行科目，那么，屏幕提示用户输入“结算方式”、“票号”及“发生日期”；常用摘要的定义与调用方法；例：复核记帐凭证注意事项：认为正确的记帐凭证，在记帐前必须复核并签字；复核人与制单人不能为同一人；凭证一经复核，不能修改、删除、只有取消复核后才可以且取消复核只能由复核人自己进行。例：记帐注意事项：在记帐过程中，不得中断退出；上月末结帐时，本月不能记帐；所选范围内的凭证如有不平衡凭证或未复核凭证时，不能记帐。例：月末结帐：结帐是指将一定时期的经济业务记入帐溥并结算清楚。注意事项：上月未结帐，本月不能记帐，但可以填制凭证、复核凭证，本月也不能结帐；本月还有未记帐凭证时，不能结帐；结帐只有结帐权的人员进行。例：反记帐、反结帐反记帐：选择“期末处理/试算并对帐”界面，按Ctrl+H可将恢复记帐前菜单激活。激活后，会出现在“凭证”菜单列表中。反结帐：选择“期末处理/月末结帐”，按Ctrl+Shift+F6可以取消月末结帐标志。2.填制记帐凭证数据处理流程检查凭证类别（pzllb）检查凭证编号（序时，且按月为单位编排）检查制单日期（大于等于建帐日期以及大于或等于昨日记帐日期，即日期不能倒流，但必须为本月）检查常用摘要（zyb）检查科目是否正确（Kmb）检查借或贷发生额0，但借贷合计相等。若全部正确，会将上述记录保存在pzb文件中pzb必须具有下列属性日期 类别号 凭证号 摘要 科目编码 借方金额 贷方金额 制单员 审核员R(8) C(1) C(10) C(30) C(15) N(14,2) N(14,2) C(8) C(8)3.自动审核记帐凭证数据处理流程凭证记帐前，必须审核。与手工审核的区别：它依据系统建帐参数自动进行校验，运行速度快，但合法性审核无法检查；大填小、小填大、借贷方向填反无法审核。其工作原理与填制凭证过程基本一致，若审核通过，则审核员签字。4.日记帐数据处理流程与审核记帐凭证原理基本一致，区别：先检查系统数据是否平衡保存未记帐前数据将pzb文件中的全部记录一次性转移到pzyjb中（凭证永久表，该表中保存是当年全部已审核的记帐凭证，且不允许用户修改）。5.反记帐数据流程将记帐前保存的数据进行恢复。6.帐簿查询数据流程举例：以标准三栏式帐为例，说明其工作原理。从科目表中提取科目相关数据（科目编码科目名称借方累计数贷方累计数），生成期初数从凭证永久表中提取指定科目借方累计数、贷放累计数，借方发生额、贷放发生额，日期、摘要等相关信息。7.总帐参数设置与帐套设置时参数比较：A.帐套包含该企业该类型会计核算的所有模块（总帐、工资、报表、国定资产等），这些模块执行的参数全部按照帐套设置参数进行。例如：部门编码，总帐中为12编码方案，那么在工资核算系统中，也按照12编码方案执行，也就是按照该编码方案进行工资汇总与发放管理。B.总帐参数仅指总帐本身而言，与其他系统无关C.总帐参数可以随时进行调整启用月份：设置总帐系统的启用月份。若在年初启用，必须输入“期初余额”；若在年中启用，必须输入“期初余额”及年初至期初的累计发生额；如果使用了用友的其他产品，总帐系统的启用月份最好早于其他系统的启用月份，否则总帐系统将无法处理其他系统在总帐系统启用之前的数据。出纳凭证必须经由出纳签字：若选择了此项，则含有现金或银行科目的凭证必须由出纳人员通过“出纳签字”功能对其核对签字后才能记帐。但现金、银行科目必须通过在“会计科目”中的“指定科目”功能进行设置。凭证编号方式：系统在“填制凭证”功能中按照“凭证类别+以月为单元”自动编制凭证编号，即“系统编号”，但有的企业需要系统允许在制单时手工录入凭证编号，即“手工编号”，若出现“断号”现象，可执行“填制凭证”中的“凭证整理”功能，系统将自动清除断号。外币核算：若企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式固定汇率、浮动汇率。“固定汇率”即在制单时，一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额，外汇差额记入本期汇兑损益；“浮动汇率”即在制单时，按当日汇率折算本位币金额；可以进行多币种多汇率核算。往来控制方式：若使用了应收系统，同时又希望进行开票、结算等业务，则客户往来凭证应由应收系统生成，则应选择“客户往来款项由应收系统核算”；若不使用开票、结算等业务又希望由总帐系统生成客户往来凭证，请选择“客户往来款项由总帐系统核算”。同理，若您使用了应付系统，控制方式也如此。注意：上述设置的参数也可以通过总帐系统中的“选项”功能进行调整。五、期末处理（月末结帐）业务处理流程：月末结转（后面讲）月末结帐（为月末编制报表做准备）反结帐年末结帐（建立下一年度帐）帐套管理数据处理流程：与日记帐工作原理基本一致，主要检查系统是否平衡。区别：结帐后，本月不能再发生其他业务；可以填制下月凭证，凭证号从1开始编排；可以编制月份财务报表。反结帐的数据处理流程：取消结帐标志，可以在本月继续填制记帐凭证。小型企业总帐系统业务流程 数据流成 编码方案 建 帐日 常 帐 反记帐 务 反结帐 处 理第四章 出纳管理为出纳人员提供的一套管理工具，它包括现金和银行存款日记帐的输出；支票登记薄的管理；银行对帐功能，并可对长期末达帐提供审计报告。4.1现金、银行存款日记帐查询；资金日报表的查询4.2支票管理A.支票：指企业与银行之间进行经济业务结算的有价凭证，表明企业与银行之间的经济利益关系，所以必须严格登记、严格管理，在实际工作过程中实行严格的票章分离。在手工记帐时，银行出纳员通常建立支票领用登记薄，它用来登记支票领用情况，以供其详细登记支票领用人、领用日期、支票用途、是否报销等情况。B.业务流程在“会计科目”中设置“银行”帐的科目才能使用支票登记簿。当需要使用支票登记簿时，请在“结算方式”功能中对需使用支票登记簿的结算方式打上标志。当有人领用支票时，银行出纳员须进入“支票登记”功能登记支票或填制记帐凭证时登记领用日期、领用部门、领用人、支票号、备注等。当支票支出后，经办人持原始单据(发票)到财务部门报销，会计人员据此填制记帐凭证，当在系统中录入该凭证时，系统要求录入该支票的结算方式和支票号，在系统填制完成该凭证后，系统自动在支票登记簿中将该号支票写上报销日期，该号支票即为已报销。支票登记簿中的报销日期栏， 一般是由系统自动填写的， 但对于有些已报销而由于人为原因而造成系统未能自动填写报销日期的支票， 用户可进行手工填写，即将光标移到报销日期栏， 然后写上报销日期。注意事项：支票登记簿中报销日期为空时，表示该支票末报销，否则系统认为该支票已报销。已报销的支票不能进行修改。若想取消报销标志，只要将光标移到报销日期处，按空格键后删掉报销日期即可。在实际应用中，如果要求领用人亲笔签字等，最好不启用支票登记簿，这会增加录人的工作量。C.与手工处理区别手工支票仅限于空白支票；而电算化方式下，需要管理的所有票据手工方式下，由出纳1人登记、核销，且必须先登记，后核销；而在会计电算化方式下，登记由出纳或会计进行，核销主要由会计进行D.数据处理流程4.3银行对帐 A.银行对帐：由于企业与银行在款项结算的时点上存在差别，可能会形成企业已经入帐而银行未入帐，企业已经出帐而银行未出帐；相反银行已经入帐而企业未入帐，银行已经出帐而企业未出帐，形成企业的银行帐与银行的企业帐不相符，所以为了保证企业与银行之间帐帐相符，必须定期对帐。B.业务流程：录入银行对帐单期初余额；录入银行一定时期的对帐单明细；银行对帐；编制余额调节表。C.对帐方式：采用自动对帐与手工对帐相结合的方式。自动对帐是计算机根据对帐依据自动进行核对、勾销，对帐依据由用户根据需要选择，方向、金额相同是必选条件，其他可选条件为票号相同、结算方式相同、日期在多少天之内。对于已核对上的银行业务，系统将自动在银行存款日记帐和银行对帐单双方写上两清标志， 并视为已达帐项，对于在两清栏未写上两清符号的记录，系统则视其为未达帐项。由于自动对帐是以银行存款日记帐和银行对帐单双方对帐依据完全相同为条件。为了保证自动对帐的正确和彻底，使用者必须保证对帐数据的规范合理，比如：银行存款日记帐和银行对帐单的票号要统一位长，如果对帐双方不能统一规范，各自为政，系统则无法识别。手工对帐是对自动对帐的补充，用户使用完自动对帐后，可能还有一些特殊的已达帐没有对出来，而被视为未达帐项，为了保证对帐更彻底正确，用户可用手工对帐来进行调整。D.数据流程第五章 往来帐管理1.往来款项：指企业或单位在正常生产或开展教学过程中，形成的一些应收、应付、预收、预付的款项。2.特点：在业务发生时，不能直接形成企业的实际收入或支出，所以必须定期核销，及时了解借款、还款情况，掌握往来款项动态；定期清理，了解形成坏帐的原因及解决办法；进行帐龄分析。业务发生频繁3.核算方法：2种建帐方法方法一：同手工方式一样将个人作为明细科目来设置例： 1133 应收款 113301 应收职工借款11330101 张三11330102 李四113302 应收单位款11330201 甲单位11330202 已单位业务流程：建帐：设置会计核算科目录入科目余额设置凭证类别日常帐务处理：制单复核记帐帐簿查询打印 优缺点：与手工帐核算方法一致，便于会计人员掌握；科目体系庞大，不便于帐溥管理。方法二：不将往来个人、部门、单位作为明细科目，而是将涉及往来核算的科目设置为“个人往来”、“供应商往来”、“客户往来”辅助帐 业务流程 建帐：设置会计科目 建立部门一栏表、建立个人一栏表、个人期初数录入 日常帐务处理：制单记帐 两清帐自动勾销； 查个人余额表；查个人明细帐；打印个人明细帐 个人往来帐清理；打印催款单；帐龄分析4.两清帐自动勾销勾对：是将已达帐项打上已结清的标记，如：某个人上月借款1000元,本月归还欠款1000元，则两清就是在这两笔业务上同时打上标记，表示这笔往来业务已结清。系统提供自动与手工勾对两种方式。自动勾对：往来自动勾对是按专认+逐笔总额三种方式进行勾对的，专认勾对就是对同一科目下业务号相同、借贷方向相反、金额一致的两笔分录进行自动勾对，逐笔勾对就是在用户未指定业务号的情况下，系统按照金额一致、方向相反的原则进行自动勾对，总额勾对是指当某个人的所有未勾对的借方发生额之和等于所有未勾对的贷方发生额之和时，系统则将这几笔业务进行自动勾对，本功能执行一般可在记完帐后或在期末如要查询或打印往来帐前进行。进行自动勾对时，系统自动将所有已结清的往来业务打上“”。手工勾对：是在由于制单过程中可能出现的误*作或其他业务原因导致无法使用自动勾对的，在此进行手工勾对。进行手工勾对时，用鼠标双击已结清业务所在行的“两清”栏，打上“”。例如:在“113301应收款_职工”下，借款、还款情况一览表日期摘要经办人业务号借方贷方勾对05.01.0105.01.0105.01.0205.01.0505.01.0505.01.0805.01.1005.01.10借差费借材料款报差费报差费报通讯款报材料报材料款报差费张三李四张三张三张三张三李四张三0000790000793200.001200.005000.003200.002000.001800.001200.001200.00逐笔专认 逐笔总额总额总额专认总额丁字形帐户举例5.打印催款单6.进行帐龄分析7.数据流程 作业：将张三核销电子档案发送第六章 部门帐管理1.部门帐管理随着市场经济的建立，有的单位实行了部门经费包干，有的单位实行了二级核算或三级核算等，为此单位财务部门希望帐务能及时提供各部门的收支情况，各部门也希望随时掌握本部门的各项收支情况。例如1：学校各部门年度经费包干（以支出为重点）。例如2：学校各部门收入核算教育事业收入（脱产班、函授、夜大、短训班）部门收入（以收入为重点）例如3：医院各部门主营业务收支（西药、中成药、中药、其他）、主营业务成本、主营业务费用以及本年利润（以利润为重点）。特点：以自然部门为核算对象，以“年度支出、年度收入、年度结余或盈利”为侧重点。实质：以自然部门为核算单元，在核算科目支出的同时，还必须反映该部门在该科目中支出情况（或收入情况、或结余盈利情况）。核算范围：包括部门核算（核算每个部门的实际支出数）；部门预算指标控制（部门年度预算与年度实际支出数相比较，是否超预算）2部分。所涉及的会计软件，包括总帐与财务分析2个模块。2.核算方法 第一种方法是同手工方式一样将部门作为明细科目来设置，比如： 损益 5502 管理费用 损益 550201 办公费 损益 52102 差旅费 损益 55020101 行政部 损益 5210201 行政部 损益 55020102 人事部 损益 5210202 人事部 优点：同手工记帐方式相同。 缺点：科目体系庞大，不便帐溥管理；按部门统计不便。 第二种方法是不将部门作为明细科目设置，对部门核算的科目用“部门”进行标识。比如： 损益 1 5502 管理费用 部门 末级 损益 2 550201 办公费 部门 末级 损益 2 550202 差旅费 部门 末级 适用于部门和部门核算科目较多的单位或管理要求较高的单位。3.业务流程 建帐：设置会计科目 建立部门一栏表、部门期初录入日常帐务处理：制单记帐；查部门帐；核对部门帐；打印存档部门帐。4.数据处理流程丁字形帐户举例类型 科目编码 科目名称 币种 辅助帐类型 帐页格式 余额方向 损益 5502 管理费用 部门核算 金额式 支出损益 550201 办公费 部门核算 金额式 支出损益 550202 差旅费 部门核算 金额式 支出损益 550203 其他费用 部门核算 金额式 支出例1：厂办王秘书报销办公费用800元，支付现金。例2：王厂长（厂办）报销差旅费2000元，支付现金。例3：保卫科张科长报销差旅费1200元，支付现金。5.部门预算指标控制按照部门年度（月份）预算指标数来控制实际经费支出。按照控制的方法：分精细预算指标控制（简称刚性预算），粗放预算指标控制（简称弹性预算），实际弹性预算还包括月份、年度预算可以调整（追加、追减），而刚性预算在年度或月份中则不允许调整。举例：某高校内部部门与科目之间关系部门办班收入科研收入年度预算数经费支出（521）人员经费支出（52101）公用支出（52102）基本工资津贴奖金其他办公费差旅费实验材料其他校长办公室30000教务处98000造纸学院57000材料学院62000皮革学院61500（核算模型）科目与部门对应关系的设定科目 对应关系图 部门1133 校长办公室55025502015502010155020102550202550202015502020255020203 造纸学院注意事项：未指定的受控科目，不会增减预算，也不会报警，但照样可以填制凭证，照样形成部门实际支出数，所以预算控制不能遗漏科目。由于填制凭证只涉及到“未级科目”，对应的上级科目可以不指定为控制科目。那么，上述关系控制模型图可以变为下图所示：科目 对应关系图 部门1133 校长办公室5502010155020102550202015502020255020203 造纸学院5.1精细控制与粗放控制的区别。其优缺点：精细部门预算管理可以严格按照“科目”与“部门”一一对应关系控制预算，合理确认部门年度计划的完成，但在实际*作过程中，问题较多：不利于调动部门积极性（科目之间不能混用）暂付款缺乏有效的控制年度预算调整（追加