春和集团ERP项目调研报告及实施建议书.doc

春和集团 ERP 项目调研报告及 实施建议书 目录目录 第一章第一章 春和集团信息化现状与分析春和集团信息化现状与分析 2 2 第二章第二章 春和春和 ERPERP 项目启动与管理项目启动与管理 2 2 第三章第三章 春和春和 ERPERP 项目调研报告与实施方案项目调研报告与实施方案 2 2 3 1 国贸部 2 3 2 财务部 2 3 3 采购供应部 2 3 4 生产计划部 2 3 4 1 计划科 2 3 4 2 包装科 2 3 4 3 储运科 2 3 4 4 设备科 2 3 5 制造部门 2 3 6 质量管理部 2 3 7 技术开发中心 2 3 8 产品开发部 2 3 9 人力资源部 2 3 10 办公室 2 第四章第四章 春和春和 ERPERP 项目整体实现目标项目整体实现目标 2 2 第五章第五章 春和春和 ERPERP 项目实施培训计划项目实施培训计划 2 2 第一章第一章 春和集团信息化现状与分析春和集团信息化现状与分析 浙江春和集团 EVERGREEN INDUSTRIES GROUP 由临海春和工艺有限公司 宁波春和 机电工业有限公司 深圳春和家庭用品有限公司 宁波大祥贸易有限公司等组成 春和集 团集工 商 贸为一体 拥有员工 3000 余名 各类专业技术人员 300 余名 生产 经营场 所建筑面积 20 万多平方米 资产总额 3 亿多元 集团总部 子公司 生产 营销 单位三级按现代企业管理模式 组成投资中心 利润中心 成本中心 集团生产 经营圣诞礼品 旅游用品和电动玩具三大系列产品 数千个品种 产品全部外销 远销欧洲 拉美 东南亚等 26 个国家和地区 春和集团发展到现在的规模 每天都有大量的信息在每个部门之间传递 每个部门都 要对这些信息进行汇总分析 而且 由于种种原因 各个部门之间的信息传递并不顺畅 每个部门都很难及时得到他们最需要的信息 这些情况反应到外部 就是企业的节奏比市 场的节奏要慢 另外 春和目前在数据处理这方面很大程度还是依靠个人的经验 这无形中加重了个 人的负担 增加了企业的管理成本 由于对个人的依赖过重 在管理中很容易滋生出许多 新的问题 造成企业管理效率低下 因此 天心公司主要的工作是帮助春和集团建立一条顺畅的信息流通道 充分发挥计 算机在企业管理中的作用 减轻个人的负担 使管理层能够有更多的时间来做决策而不是 去处理数据 提高整个集团的运行效率 增强市场竞争力 为建立一个现代化的集团企业 打好坚实的基础 其中战略概要分析如下 一 优势 从外部环境来看 具有两方面的优势 第一 春和集团公司是一家资产优良的外资企 业 是 中国出口商品优秀企业 省出口创汇先进单位 省五个一批重点骨干企业 临海市实力企业 名列中国工艺品行业最大经营规模乡镇企业 100 家中的第 8 位 因而 也得到了政府的大力支持 第二 随着中国 入世 国际市场的进一步开放 给春和集团 带来了新的机遇 从内部环境来看 也具有四方面的优势 第一 春和集团在浙江省工艺品行业属于龙 头企业 公司实力雄厚 它所产生的规模效应和抓单能力是其它同行业企业无法与之抗衡 的 第二 春和集团公司内部领导班子团结稳定 各部门能各司其职 高效运作 使总经 理能对各部门的工作进行统一管理 在多年的经营过程中积累了丰富的管理经验 第三 管理人员素质较高 高层管理者坦诚正直 具有开拓创新精神 能赢得公司员工的尊敬 同时具有有效制定和实施战略规划所需的前瞻性眼光和技巧 中层管理者具有较强的业务 能力 并尽职尽责 齐心协力使公司的各项准则及目标得以贯彻执行 第四 集团实施 科技优先发展 战略 设立了临海市首家工业研究所及技术研究开发中心 以及设备先 进的节日灯 电动工具 材料力学中心实验室 同时 还设立了科技奖励基金 推动了技 术创新成果的不断涌现 劣势 市场占有范围有待进一步扩大 目前集团业务主要局限于欧洲 美国 有待开发和稳 定市场占有率 市场竞争日趋激烈 竞争对手也在不断提高管理水平 改善营销策略 进行创新 这 无疑给公司带来巨大压力 集约 粗放 化经营与国际水平相比 生产 销售与服务还存在有差距 消费者个性化要求给集团的生产 销售与服务提出了更高的要求 机会 从企业外部环境来看 第一 市场远未饱和 具有广阔的开拓空间 贸易潜力很大 第二 在迎接 入世 与国际接轨的过程中 集团公司正面临新的机遇与挑战 第三 竞 争中地位优异 在市场经济的环境下 不少企业在激烈的竞争中濒临破产 这正好给春和 集团公司实施资本运营 低成本扩张提供了极好的机会 第四 经济一体化趋势的加强 市场竞争的日趋激烈以及 Internet 技术的迅速发展 为企业带来变化与挑战 从企业内部来看 第一 以 家世界 为统一品牌的大型连锁超市组成 实施商品经 营与资本运作相结合的扩张战略 可推进集团资产营运和跨入商业流通新领域 第二 正 在进行的 二次创业 为在新世纪快速发展奠定基础 第三 正在进行的信息化建设将会 促进管理水平的提高 第四 各级领导班子团结稳定 有远见卓识 企业凝聚力强 问题 机构设置面向日常业务处理 战略管理与市场营销薄弱 已有机构各部门各级负责人 管理决策的责权不够清晰 总经理的决策 协调负担过重 管理流程有待进一步规范化 标准化 以减少延误和漏洞 总公司与各子公司的经济关系比较清楚 但管理协调关系还不是很明确 特别是各子 公司在管理上差距较大 业务上协同机制有待建立 以利于发挥集团优势 第二章第二章 春和春和 ERPERP 项目启动与管理项目启动与管理 ERP 的实施是 一把手工程 首先 最需要 ERP 的是企业的各级一把手 各级一把手 是 ERP 的首要受益者 其次 ERP 是一种信息化管理系统 ERP 的实施要得到各级一把手的 重视 企业的一把手不仅要站在企业高层和全局的角度提出对 ERP 系统的需求 主持 ERP 实施的领导小组的工作 还要关注和处理好以下一些工作 春和集团对此十分重视 成立 了常务副总经理毛和强先生为组长 各部门负责人参与的信息化小组 并积极配合天心调 研人员完成了对春和集团的深度调研 实施 ERP 系统必须 更新观念 深化改革 而深化改革的关键是转变观念 因此 实 施 ERP 系统 实质上是做人的工作 是一个管理问题 如何更新观念 调动大家的积极性 如何兼顾日常业务与 ERP 实施的人力调配 都要由企业一把手出面协调管理 对此 春和 集团董事长梁光夫亲自参加信息化动员会 并与天心项目组成员交流沟通 体现了 管理 以人为本 实施 ERP 的过程中 会发现企业一些不符合市场经济要求的管理模式 会有一些不合 理的业务流程 会有一些不适应的组织形式 对这类问题 只有企业一把手来组织研究 提出实施方案 而不是听任不利于市场竞争的模式继续存在 在 ERP 项目实施的过程中 不可避免的会出现部门之间的矛盾和冲突 因此 企业的 一把手要定期召开领导小组或各种工作会议 解决实施过程中发生的矛盾 协调各个部门 之间的矛盾 ERP 系统实施质量的好坏 取决于是否能够用先进的科学的管理方法来实施 ERP 项目 这里所说的科学的管理方法就是项目管理 项目管理的主要精神是 合理组织 调配和利 用材料 人力 资金等各种资源 保质量 保进度 保成本的完成预期项目目标 内 容意 义 分析存在的问题 找出原因和实施方案为什么要做 确定项目的范围和目标做到什么程度 建立项目组织 调配人力资源 明确责任谁来做 分解工作 明确工作内容做什么 如何做 制定项目计划 控制进度何时做 先后顺序 跟踪工作进程 评价工作质量做得如何 控制项目预算花多少钱做 提交工作成果和文档做了些什么 审批通过工作成果做的结果满意否 研究下一步工作还要做什么 第三章第三章 春和春和 ERPERP 项目项目调研报告与实施方案调研报告与实施方案 在 6 月 18 日到 7 月 5 日期间 天心公司对春和集团的所有部门都进行了一次比较全面 细致的工作流程调研 在这次调研过程中得到春和集团领导层和各部门的积极配合 天心 公司了解到了各个部门的基本业务流程和职能以及今后对信息系统的需求 同时也发现了一 些部门的工作流程上的一些问题 下面 我们将对每个部门的问题 需求 流程作一一的 解释说明 并列出天心软件的实施方案 3 13 1 国贸部国贸部 国贸部作为春和集团产品与外界 客户 联系的市场与销售部门 在整个春和集团的 组织结构中占据着重要的地位 同生产 储运 包装 计划 产品开发等部门有着紧密的 数据交换和信息传递 作为春和集团生产 经营等信息的入口 国贸部从获得国外销售人员提供的客户需求 信息 根据春和集团各部门的工作职能对这些信息进行分解 如包装要求传递到包装部 样品要求传递到产品开发部 技术要求传递到技术开发中心等 这就要求春和集团各部门 工作职能明确 信息 数据的传递要及时 准确 但在办公自动化与信息管理项目未应用 的状态下还无法做到信息 数据 技术资料的完全共享 也产生大量的重复劳动 降低了 工作效率 从而导致国贸部在同国外销售人员 企业内部甚至客户进行交流与确认时造成 各环节工作的脱节 无法及时进行后续的生产 客户销售与服务的跟踪 目前国贸部有一部分工作环节进行信息流与数据流的审核流程控制 如客户报价流程 定单修改变更流程 但是整个国贸部的运作流程中还缺乏完整的单据流 信息流的控制 因此在管理制度与审核流程制度未健全的环境下 信息与单据无法及时反馈到相关的负责 人 无法作出及时的响应 从而导致无法建立一套完整 顺畅的工作流 其它部门在定单产品生产 样品开发 出货 结算等信息的反馈时间与数据传递方面 无法同国贸部建立良好的沟通管道 从而影响国贸部在定单执行情况 客户销售 服务跟 踪等方面缺乏有效的信息 数据进行判断与处理 另外 国贸部面对数量分散的海外客户 由于地域和文化的关系 对不同的客户必须有不同的界面风格 单据 这么一来 国贸部 还要面对许多不同风格的表单的登打和输入的工作 这在无形之中也加重了国贸部的工作 量 在上面的国贸部主要工作内容的阐述中 已经提到了国贸部的许多工作难点 下面我 们详细列示国贸部的具体需求以及天心软件的实施方案 国贸部主要需求 1 客户报价 订单 包括修改 历史记录的查询 统计与管理 2 报价单必须提供全面的信息 包装情况 货品详尽描述 币种等 3 针对不同的客户有相应的提示 可通过某些功能设定与在业务流程中的流转单据 和信息进行对比后实现 4 技术部产品资料的更新动态提示及查询 5 报价单的动态汇总 输出 分析 6 样品记录的管理 7 各部门对国贸部传递的信息及时提供相关信息反馈 8 订单执行情况的动态跟踪 如生产情况 结算信息等 9 客户验厂记录的管理 10 有售价政策的管理 同一个产品针对不同的客户会有不同的价格 11 在单据输入过程中选定货品代号后系统会自动带出与该货品相关的全面信息 如 货品规格 技术性资料 12 建立完善的客户资源 信息分析管理 可按区域 业务员 13 对产品的非结构性变化有一定的修改的权力 14 信用证的审核管理及佣金的支付 15 所有单据的输入 输出都要提供中英文两种格式 16 各部门 操作人员要建立完善的权限的管理制度 进行规范化的操作 17 在业务流程中的数据要在不同的地点进行实时 动态的查询 18 对应客户的管理流程与要求 国贸部的业务流程中要有提示 19 报价单格式能与不同客户所需的单据格式相对应 国贸部信息化流程图 国贸部接国外销售 人员信息 开发部确认提供产 品基础数据 总经理核算价格 国贸部生成报价 单 客户可选样 验厂 部门经理审核 客户提供选样表 或再次送样 国贸部生成预订 单 工厂确认预订单 同客户确认预订单 合同 信息 通知R D准备KEY 总经理核实价格 确认信息反馈到国 贸部 国贸部生成正式订 单 合同 记录详 细d订单信息 包装部生产工厂 预订单修改 保 留原订单记录 础运部收汇核销 结算信息反馈到 国贸部 客户确认样品 下样品订单 转 开发部g工厂生 产样品 转入生产流程 国贸部需了解生 产状态 客户要求寄样 是 否 国贸部天心软件实施方案 我们的 ERP 软件 FAS2000 中的订单管理的模块可以很好的解决国贸部目前存在的问题 满足国贸部的需求 在这个模块中 我们提供了从报价 受订到销售出货这样一个流程的 管理 并且每个工作阶段记录的信息可以串联起来 最终达到对整个销售过程的跟踪 提 供的单据主要有报价单 受订单 销货单 出库单等 在单据之间的信息传递是自动完成 的 也就是说 在报价单输入完成之后 受订单和销货单都可以依据报价单的信息自动生 成 这样一来 既提高了准确性 又避免了重复劳动 当然 这样做的前提是单据的数据 准确无误 如何做到数据的准确无误 我们提供了一个功能强大的审核流程设计 它可以 确保对每张单据都进行严格周密的审核 做到万无一失 做完了单据的录入工作 还可对 单据的历史信息进行归集整理 我们对每种单据都提供了对应的明细表和统计表 而且每 种报表都有多种的查询条件 可以最大限度的满足春和集团对表单信息的查询 分析管理 在表单的对外输出处理上 我们提供了表单的打印套版模式 它的作用是可以针对不同的 对象输出不同的界面 它调用的是微软的 EXECL 应用程序 只要预先根据已有的单据编辑 好模版 在以后的工作中就可以很轻松的打印出需要的表单 我们对客户的管理有八个方 面 包括基础资料 特色资料 账款管理 营业资料 徵信纪录 麦头资料 贸易资料 售价政策等 全面的涵盖了客户信息 而且它跟系统是紧密结合的 如账款管理就能实时 的管控到客户的信用信息 一旦客户信用透支 就会弹出警示窗口 在售价政策的管理上 我们有一套装专门的定价政策 它包括售价和采购政策 它可以从品种 客户 币种 包 装 数量 时间等多个项目上对价格进行管理 对于国贸部一些其它的需求 诸如信用证 样品的管理等 目前天心无法提供直接的 功能进行记录与管理 我们会寻找一个变通的方式实现 或进行二次开发 报价货品的当前库存 在制品 借入借出数量 成本及毛利预测 自定义货品利润分析公式 可直接生成订单 报价记忆功能 提供报价明细及统计表 由报价单直接转入或直接输入 客户报价 BOM 转为订单 BOM 受订货品的当前库存 在制品 借入借出数量 成本及毛利预测 预收款及预收款退回的处理 订单记忆功能 客户信用额度控制 提供订货已交及未交反映明细表 订单到销货单的自动转入 控制出库货品序列号 支持货品按批处理 提供销货退回 销货折让及销货费用的处理 控制销售价格 补开发票处理 客户信用额度控制 借出货品单据转入功能 与财务 收付帐款无缝接连 确认应付帐款的成立 生成凭证 提供销货明细表 统计表及销货货品序列号明细表 3 23 2 财务部财务部 财务部作为春和集团各种原始数据最终汇集的中心 它几乎和各个部门都有数据的接 口 因此财务部必须进行大量 重复的数据的采集与汇总 统计 分析工作 如采购部要 提供采购的信息以便财务部门及时付款 制造部门要提供生产上的生产耗用信息以便财务 部门准确核算产品成本 开发部门要提供新产品的基础数据以便财务部门给其他相关部门 提供比较准确的报价依据等等 财务部门则会根据各个部门提供的数据进行相应的财务上 的处理 最后生成各种财务报表 给最高管理层提供一个决策上的支持 然而 由于目前 春和信息化条件的不成熟 导致各个部门提供的数据或者不准确 或者不及时 由此得出 的各种财务报表也就不能真实的反应企业的生产经营状况 决策者也就没有办法根据这些 报表及时发现企业生产经营过程中存在的问题 从而作出相应的调整动作 在企业生产经 营正常的情况下 这些问题很容易被掩盖 一旦企业的生产经营出现异常 这些问题就会 成为企业改善经营的最大障碍 财务部作为管理资金流的职能部门 对资金的使用管理也 是非常重要的 尤其是对往来账款的管理上 春和目前来说 如何有效的安排付款以及及 时查询收款信息是非常必要的 但是财务部现在只能根据各个采购科上报的请款单来安排 付款 没办法主动有效的了解供货厂商的到货和结算信息 在收款这一环节 由于中间环 节比较多 要经过国贸部 储运科等部门的信息传递 财务部往往也不能及时了解到货款 回收的相关信息 综合以上几个方面春和集团财务部在各个部门 各个环节只能做到事后的 信息处理 还无法做到相对准确的预算与核算控制 也就无法及时的反映出春和集团的经 营状况 财务部的主要需求 1 提供全面的 多种组合条件的销售情况的统计分析报表 2 提供准确的产品成本核算 要包含在制品 3 佣金的自动摊销及多种条件的汇总查询 4 进口原料的核算管理 5 托外加工的成本核算 6 信用证的管理 7 应付帐款的控制管理 需看到采购合同 8 内部发票与税务发票的对应 9 在成本核算中提供及时 准确的产品技术资料信息 10 采购部提供及时 准确的材料价格波动信息 11 不同的客户 同一个产品 技术要求不同 要有不同的产品成本 12 目前采用定额成本 系统今后可及时计算出实际成本 13 希望生产部提供及时的在制品 托外加工所在状态的信息 14 原料库 成品库提供及时 准确的出 入库明细信息 15 建立完善的预算 核算 控制 监督制度 财务部信息化流程图 国贸部提供信用基 证本信息 储运部提供信用证 分析信息及内部发 票 人力资源部每月汇 总员工薪资表 原料库提供库存 月报表 成品库提供产成品 出入库月报 制造部上报生产月 报表 采购供应部每月提 交付款计划 财务部 信用证情况明 细表 薪资发放信息 提供给银行 软盘 内销产品开具 发票 生产设备 办 公设备折旧 根据预算支付 货款 收到银行收汇 通知 通知储运部外 汇核销 银行从薪资帐 户中发放 货款回收入财务账 产生对 内 对外 财务报表 财务部天心软件的实施方案 FAS2000 作为一套完整的企业信息化管理软件 有着功能完善的财务管理模块 它既 有符合我国新会计制度和税收制度的特点 同时也吸取了国外财务管理的先进管理思想 我们的财务模块中提供了帐务处理 报表制作 帐簿打印等项目 在帐务处理中 包含了 凭证的输入 审核 记帐等功能 报表制作内含九张预定义的财务报表 即企业常用的资 产负债表 损益表 利润分配表 财务状况变动表 制造费用明细表 管理费用明细表 财务费用明细表 销售费用表 现金流量表 另外 我们还提供了特殊报表功能 可以方 便地根据春和的需要制作特定的报表格式 在帐簿打印中 我们也提供了自定义套版打印 的功能 方便对不同的对象输出不同的格式 在往来账款的管理上 我们为春和集团提供 了收付款模块 这个模块中有收付款的各种明细表 汇总表和分析表 如账龄分析表 账 款变动表等等 我们的 FAS2000 是一套集成性非常高的软件 所有数据都可以在各个模块 之间流转 只要给财务部相关的人员足够的权限 他就可以很方便的查询其他部门的数据 和表单 及时的获得春和集团决策层所关心的经营信息 在整个财务管理的过程中对与预算与核算的控制在天心系统中也有相关的辅助功能 但对于春和集团在财务管理过程中已经明确的 量化的需求会在培训工作中进行设定 如 有暂时无法实现的需求也会根据需求的重要程度通过变通或二次开发的方式实现 成品核算流程 按品种核算 产品开发部提 供产品结构 资料 会计人员填写 部门联系单 采购部确认材 料采购价格 确认制造 人 工 加工等费 用生产部 包装部提供包 装成本 会计核算确定 定额成本 多货币 多会计制度 多税制处理 集团报表合并及报表需求处理 与其它各个系统集成 实时控制成本与费用 提供面向企业内部的自定义资产负债表 营业成本表 损益表及面向税务部门的 外部报表 多部门 多期间的财务比较 分析报表 现金流量表的实时编制 员工内部费用及其他费用与帐户管理相结合 与财务科目预算结合监督企业费用状况 提供帐户收支明细表 汇总表 帐户资金预估表 未达帐项调节表 客户收款业务 现金 银行存款 票据 预收款 超收金额 坏帐处理 订单中预收款处理 支持多客户收款业务 批次冲销收款业务 与财务系统无缝连接生成凭证 与客户信用连接 提供应收账款明细表 汇总表 余额表及帐龄分析表 票据的托收 兑现 作废 转付 质押 提供票据的明细 汇总与帐龄分析 企业付款业务 现金 银行存款 票据 预付款 超付金额处理 可按集团与子公司的形式进行冲销 与应收账款进行互抵 采购单中预付款处理 支持多客户付款 财务系统无缝连接生成凭证 提供应付账款明细表 汇总表 余额表及帐龄分析表 3 33 3 采购供应部采购供应部 采购供应部 下简称采购部 是整个春和集团进行生产加工的源头 所有的生产设备 和原材料都是经由采购部对外采购 然后才能源源不断的进入生产制造部门 产品开发部 门 因此 采购环节的顺畅与否 对整个企业能不能正常的运作起着非常重要的作用 采 购部主要要收集和提供信息的部门有制造部门 仓储部门和财务部门 采购部根据制造部 门和仓库提供的信息向供货厂商采购原材料等生产物资 并根据到货情况向财务部请款 由于各个部门目前都属于一个个信息孤岛 信息的传递滞后于生产的需要 采购部门得不 到及时准确的信息 容易造成库存的积压和因库存不足而影响生产进度 前者会造成资金 的积压 而后者则会直接影响春和集团的市场竞争能力 财务部门付款信息反馈的不及时 也使得采购部在向供货厂商询价时处在比较被动的位置 在市场经济下 竞争激烈 价格 的变化也非常快 而春和集团的供应商管理体系还不是很健全 采购政策也无法实时调整 从供应商那里得到的价格波动反馈也不是很及时 由此带来的后果是企业的利润率降低或 者是产品的竞争力下降 这些都是直接影响企业发展的重要因素 采购部的主要需求 1 加强对采购过程的控制 2 尽可能准确的核定库存安全存量 3 加强对仓库的管理 能够实时查询库存 4 建立完善的价格体系 5 加强各部门的沟通 确保信息传递快速准确 降低人为因素对采购的影响 6 加强对往来帐款的管理 7 全面详实的采购报表 8 对材料供应商的评定 管理 9 采购资料必须包括库存信息 当前的采购量 采购技术标准 质量检验标准 其 它信息 采购部信息化流程图 生产各部调度 科 采购清单 包 含采购资料 生产采购科采购单 生产部审核采购部批准 供应商 采购科送检 非生产物资采 购 设备采购 设 备科提供协 助 项目采购 质检科检验入 库 财务部根据发 票产生应付帐 款 对帐排款 采购部天心软件实施方案 天心 ERP 软件 FAS2000 中的采购管理模块大都可以解决采购部现存的问题 满足采购 部的主要需求 我们的采购模块中包含的单据有请购单 询价单 采购单 入库单 进货 单 对应各种单据都会有相应的明细表和统计表 利用这些报表 在信息输入与采集及时 的情况下 采购部门可以很清楚的了解到货品的采购信息 及时根据实际发生的情况做出 相应的处理 并且在内部网络畅通无阻的状况下 其它如财务 生产等部门也可透过网络 数据共享的优势 及时 快速的在本地查询到相关的需求信息 也就避免了以往传统的数 据查询方式的缺点 天心软件中还有一个模块是对往来账款进行管理的 它可以迅速查询 应收 应付账款的历史记录和现状 及时了解到财务部门的付款情况 我们对供货厂商的 管理类似于对客户的管理 也是分为七大块 逐项明细来管理 FAS2000 的一个特色功能 是预警提示 它可以对库存 采购 受订 收付款和生产进度等方面对操作人员进行提示 加强相关操作人员的对信息的了解 快速做出反应 单张单据输入多家供应商相同材料的报价进行比较 可根据性价比确定供应商 提供直接生成采购单功能 询价记忆功能 提供询价明细表 由询价单转入或直接进行采购 采购价格记忆功能 支持采购预付款及预付款退回 采购单到进货单的自动转入 控制购进货品序列号 支持货品按批处理 提供进货退回 进货折让及进货费用处理功能 与财务 收付帐款无缝接连 确认应付帐款的成立 生成凭证 借入货品单据自动转入进货单 补开发票功能 提供进货明细表 统计表及序列号明细表 采购单到进货单的自动转入 控制购进货品序列号 支持货品按批处理 提供进货退回 进货折让及进货费用处理功能 与财务 收付帐款无缝接连 确认应付帐款的成立 生成凭证 借入货品单据自动转入进货单 补开发票功能 提供进货明细表 统计表及序列号明细表 3 43 4 生产计划部生产计划部 生产计划部下属有四个科室 计划科 包装科 储运科和设备科 我们分别说明 3 4 13 4 1 计划科计划科 计划科负责的是所有制造部门的生产任务安排以及协调 只有计划科的工作流程顺畅 的话 才可能保证整个生产环节的畅通 通过实际的生产信息的反馈及时的调整生产计划 确保春和集团各生产部门得到最优化的生产能力 计划科的主要的数据接口部门是国贸部 和各个制造部门 国贸部把客户的订货信息传递给计划科 计划科根据不同的产品把信息 进行分解 再传递给相应的制造部门 制造部门每天把生产进度反馈给计划科 计划科根 据这些信息再来作生产的调整 由于目前计划科只是被动的接受制造部门的反馈信息 无 法及时主动的了解生产中的情况 对于一些突发事件就不能很有效的进行处理 比如在销 售旺季很容易出现的插单现象 由于计划科不能及时了解生产情况 也就不能及时做出决 定 从而延误商机 在计划科的工作中 还有一块是每月生产月报的统计 这也是手工操 作下的重复劳动 计划科的主要需求 1 在制品的统计信息 电脑自动分析 2 生产进度的控制及生产部门信息的反馈 3 订单不确定的处理 4 订单更改的处理 5 定额 即物料清单 的管理 6 寄样的处理 计划科信息化流程图 生产部门报日 生产能力 月度分析 在制品 待装品 成品 生产日报表分 析及汇总 原材料消耗分析 财务对外报表 劳动工资分析 每道工序完成 的数量 生产进度分析 对外报表的分析汇总 经济指标 产量指标 国贸部接订单 统计员 生产计划 计划部审核反 馈信息 确认 下正式订单 计划部编制生 产任务书 各 相 关 职 能 部门 内部调拨任务 书 外协生产任务 书 成品 50 80 入库 计划部 国贸部 客户检验 安排客检 商 检 通知客户 计划科天心软件实施方案 计划科作为生产计划部下属的一个科室 同制造部门的联系是最为紧密的 因此 我 们把它放在我们的 MRPII 模块中的主生产计划这个环节 我们的主生产计划的主要功能就 是根据订单来安排生产 自动生成工单 领料通知单等 这跟计划科的作用不谋而合 只 是在我们的系统里面 很多数据的采集分析功能都由计算机自动完成了 极大的提高了效 率和准确度 更大程度上优化了计划科的生产任务的排产工作 减轻了员工的工作 同样 在这个模块里提供了完整的生产流程的控制 计划科可以很迅速的查询到每张订单的完成 情况 及时做出相应的调整 只要赋予操作人员相应的权限 操作人员就可以很方便的打 印出需要的报表 根据生产信息及时作出相应的调整 3 4 23 4 2 包装科包装科 包装科的主要数据接口部门是国贸部和财务部 国贸部提供客户的包装需求信息给包 装科 以便包装科确认宁波据此制作的菲林 并根据分包商的情况进行外包加工 财务部 则要包装科提供分供方的到货情况以便安排付款 包装科的主要需求 1 要及时了解生产部门进度 2 根据外包规格提供合理的装箱率 3 提供包装价格给产品部 4 包装要求单和采购计划单要预留客户特殊要求项目 5 希望提供对菲林和样盒的存档管理 便于查找 包装科信息化流程图 国贸部订单 宁波制作菲林 包装科确认 分供方出样 包装科签样 采购计划单 分供方生产包装科验收生产部入库 包装科天心软件实施方案 包装科的业务涉及到了采购和其他的一些流程 我们对此采取了以采购模块 分包商 管理 托外加工结合其他相关功能共同解决的办法 对于包装科需要的环节 可以用单独 功能授权的方法 以便完成包装科的业务处理 3 4 33 4 3 储运科储运科 储运科联系运输单位承担着春和集团所有产品的收 发货任务 是春和集团的产品走 向国际化市场的重要环节 是确保产品的销售按照采购计划 销售计划执行的最后一个任 务 储运科是一个数据接口相当多的部门 国贸部要向它提供出货信息和客户信用证信息 质管部提供客检和商检信息 储运科向生产计划部提供进 出货计划 又向它收集生产完成 情况 包装科提供外包尺寸等信息 采购部提供采购信息 储运科把外汇核销的信息提供 给财务部 最终顺利的完成采购和客户订单的销售工作 储运科主要需求 1 装箱率的问题 2 产成品的堆放情况 3 主动了解销货情况 4 提供客户的形式发票 储运科信息化流程图 国国贸贸部部 部门接口流程 现状 包括进货 出货 储运科 转发资料 出货 计划 信用证分 析 销售合同 形式 发票 包装科生产计划部 采购部提供信 息 质管部 财务部 采 购 部 提 供 信息 出货计划 进货 计划 生 产 完 成 进 度 采购计划单 提 供 检 验情况 商 检 客检 出货信息 信用证分 析 发 票 进货信息 储运科主业务流程 接受订单 形式合 同 确定正式合同 下达任务书 计划部反馈生 产完成进度 客户反馈信息 包装箱通知单 发货 出库单 装箱反 馈表 不合格 返工 报 废 产成品检验 验货通知单 合 格 入库 储运部分析信用证 出货计划 联系 货 代 出 口报关 反馈信息给国 贸部 通知客户方提 货检验 银行收款 进财务 帐 银行信用证 银行信用证 确定交货日 反 馈 收 款 信 息 储运科天心软件实施方案 可充分利用天心软件中的进销存系统的部分功能和贸易系统 在进销存系统中通过同 其它部门信息 部分数据共享的优势及时了解与安排采购入库和出货任务 通过不断的数 据更新记录实际的出 入库信息 同时天心系统又可自动更新采购计划 销售计划的执行 情况 对于结算信息也可通过天心系统中的收付款功能把信息传递给财务部和国贸部 把 储运部的工作同其它部门自动的 有序的联系在一个紧密的春和集团生态链中 3 4 43 4 4 设备科设备科 设备科的业务处理相对简单 它的数据接口部门是采购部和制造部门 它提供一些设 备采购的信息给采购部 并对设备进行验收 然后把设备移交给生产部门 此外 一些设 备的折旧信息提供给财务部 在模具的开发中 信息的确认比较重要 必须经过总经理的 批准 设备科的主要需求 1 模具库位的管理 2 生产部门使用的设备的零配件的管理 3 内部维修费用的管理 设备科信息化流程图 采购部门采购生产设备 设备进化验收 单 设备部厂商参与筛选 厂商提供意见 制定采购设备单 采购部筛选厂商 合格 移交生产 部门 生产部门 设备启 用申请单 设备的维护管理 设备的折旧处理财务帐记录 不合格 退货 折 价 设备科天心软件实施方案 由于设备属于固定资产的一种 因此 我们可以用 FAS2000 中的固定资产模块来满足 设备科的需求 在这个模块中 提供了从维护 变动到折旧的管理 并且提供了各种报表 以供查询 而对模具的管理呢 我们可以在 MRPII 模块中的 模具建立 中加以解决 FAS2000 的审核流程设计具有非常灵活的功能 它可以对所有的单据设计相应的审核流程 提供了平均年限法 定率法 使用年限总和法 双倍余额递减法等折旧方法 固定资产的变动除了折旧外还提供了固定资产的改良 出售 报废 交换 征收 等功能 对固定资产的修理支出作出预提和分摊处理 多角度查询固定资产的状态和变动情况 固定资产变动明细表 增减表 折旧情况表 折旧统计表 预提预估表 3 53 5 制造部门制造部门 制造部门分为一 二 三部 因为他们的生产流程和需求大致相同 所以我们把这三 个部门合到一起说明 制造部门作为春和集团直接创造利润的部门 在春和的日常经营活 动中占有非常重要的比重 在现行的条件下 因为信息的流通不及时 而制造部门又是一 个对效率要求相当高的部门 春和集团为了解决这个矛盾 于是就派驻一些相关部门的人 员驻厂办公 如采购部设有采购科 质管部设有质管科 财务部也有财务人员 以此来加 快信息的传输速度 提高工作效率 这样一来 制造部门跟外部的数据传输就多了一道中 间环节 先要把数据提供给驻厂的人员 由他们再把数据向上传输 在没有使用信息化管 理的情况下 这的确能解决效率不高的问题 然而 这样做的缺点也是显而易见的 第一 它增加了企业的成本 第二 环节越多 数据的准确度越低 也有一些部门是直接和制造 部门进行数据传输的 如技术中心把技术资料直接下发到相应制造部门的技术科 其他诸 如产品开发部的样品生产 国贸部预测市场信息的预估生产这些信息都是直接在两个部门 之间反馈 此外 在生产旺季 制造部门往往要寻找第三方厂商协助生产 如何对外协厂 商进行管理 及时了解托外加工的生产信息 也是制造部门信息管理的一个重要方面 内 部数据的流转 如仓库 制造部门主要需求 三个部门综合 1 技术部及时提供信息 2 采购物资及时到位 3 包装物资及时到位 4 操作简单 方便 5 提供生产日报统计表 5 提供及时 准确的生产相关报表 6 外购件的分类管理 制造部门信息化流程图 总部下达产品 任务书 生产一部查询库存数量 结合任务书产 品数量 下达生产任务 书 通知到各生产 车间 各生产车间调 整生产任务单 各生产车进领 料生产 生产过程各工 序检验 信息反馈给车 间主任 质检 科 车间主任统计 生产日报表 生产一部经理 审核 反馈信息给生 产计划部 生产一部制定 采购任务书 生产部经理审 核 总部采购部经 理批准 生产一部采购 员制定正式采 购单 质检科入库检 验 入库 采购员制定采 购计划单 退货 让步接收 生产一部经理质管部 退货退货 产成品 质检科检验包装抽检入库 少量批量 返工 废品 生产经理审核 确认 质管部 不合格处理 总结原因调整 反馈信息到生 产一部 不合格品处理返 工 报废 生产一部 生产科 产品数量标准 质量需求交货 期型号规格 4份单据 质检 生产 财 务 仓 管 合格 不合格 填写两份检验报告 仓管 采购员 组织评审 不合格不合格 制造部门天心软件的实施方案 制造部门作为一个比较特殊的部门 我们分两步来解决 对于内部生产环节的管理 我们的 MRPII 模块是专门为制造部门制作的管理模块 它秉承的是国外成熟先进的管理思 想 吸收台湾制造业的管理经验 并结合中国市场的实际情况开发出来的 在这个模块中 我们提供了两种模式对生产过程进行控制 一条走的是计划生产的流 程 这个流程很类似于春和集团目前的国贸部预估的生产计划 它也是根据市场或者库存 情况主动来安排生产 第二条走的是按订单来生产的流程 这是一条比较通用的流程 大 部门的企业用的比较多的都是这条流程 在这个流程中主要包含了主生产计划 物料需求 计划 车间作业控制 托外加工和成本分析等控制节点 主生产计划是一个预先建立起来的计划 进而成为驱动物料需求计划的数据 它反映 出在某一特定配置 数量 日期下 公司计划生产那些产品 主生产计划是一项重要的 MRPII 计划层次 它根据客户合同和预测 把生产规划或营销计划确定的产品大纲或产品 系列进一步具体化 使之成为展开物料需求计划的的主要依据 主生产计划是企业高层计 划的具体体现 起着从宏观计划向微观计划过渡的承上启下的作用 主生产计划是联系市 场 主机厂 配套厂及销售网点同生产制造厂的桥梁 使生产计划和能力利用符合不断变 化的市场需求 同时向销售部提供生产和库存信息 作为向客户承诺的依据 起着沟通内 外的作用 主生产计划在计划系统中是上下内外交叉的枢纽 把合同定单与预测转换为生 产任务 同时又要根据设计 生产和采购出现变动后的反馈信息 及时修订或调整计划 尽力满足市场和客户的要求 物料需求计划是在生产计划的前提下 根据产品结构和生产工艺过程 考虑当前物料 库存数量 在单量来安排详细的生产计划和采购计划 物料需求计划的对象是企业自己要 加工制作的零件 一种产品可能有成百上千的物料组成 各自的加工和采购周期不同 需 用的日期也不同 物料需求计划不仅要编制零件的加工计划 还要同时编制出采购计划 这样 原材料的采购供应才能够准确地反映生产需求 使它们在需用的日期内能够配套备 齐 满足装配或交货的要求 同时编制零件的加工计划和采购供应计划是物料需求计划解 决缺料和待料的关键一环 并且这样做还解决了物料 零部件和原材料 的积压问题 即 在不需要的时期内实现不应该有的过量库存 MRP 物料需求计划使计划人员从繁重的计算 工作中解脱出来 使宝贵的时间资源真正用于计划工作本身 物料需求计划从本质上提高 了计划的快速性 可行性和前瞻性 运作良好的 MRP 计划可以大大降低仓库储量 减少流 动资金的积压 并使产品在更新换代时不至于产生任何不必要的物料报废 车间作业控制系统的任务是完成产品的加工制造 所需资源的控制及完成 MRP 的闭环 目标是执行加工项目的物料计划 执行能力计划及其作业活动控制 提高生产效率 托外 加工是包含在车间作业控制系统当中的 它内置多种报表和单据 可以准确清晰的对托外 过程加以管理 天心的成本核算系统主要包括两部分内容 产品成本的计算和实际生产核算 前者主 要提供产品标准成本的模拟 预算 其意义在于 为企业制定产品价格策略提供基本依据 为企业制定财务预算计划提供成本数据 为企业进行各项核算提供标准价格尺度 为企业的成本分析和控制提供参照信息 而天心的生产核算处理 也是一实际成本的核算过程 它与整个采购 生产及财务处 理的过程有着紧密的集成 实际成本核算的基础是车间生产订单 批次 即 按照每一笔生 产订单来统计实际材料和加工费用 然后进行汇总 并过至总帐 这种将实际成本的核算 细化到生产订单 批次 将会增强成本核算的精度 同时 天心系统允许随时进行实际成本 的核算 并将核算结果转入总帐 这样财务能够随时查询到当期生产费用 制造模块是我 们软件中功能最强大的一部分 是完全可以满足春和集团的需要的 工艺文件 制程检验 BOM 订单配方处理 按订单或计划生成主生产计划 粗能力需求计划与细能力计划的平衡 模拟材料需求计划 生成材料需要计划 缺料表维护及缺料请购维护自动生成采购单 请制单自动计算请制量及生成制令单 制令单自动生成生产通知单 根据 BOM 展开生成领料通知单 领 退 补料自动生成财务凭证 托外处理 提供生产日报表 生产动态表 生产进度预警提示及生产动态监控 成品缴库前的一般检验与特殊检验及转成品缴库单 成品缴库自动生成凭证 3 63 6 质量管理部质量管理部 质管部作为春和集团的质量把关部门 承担着非常重要的责任 在现在的市场条件下 产品质量稳定是一个最根本的前提条件 质管部就是实现这一前提条件的保证 为了实现 这一前提 质管部必须从技术中心了解到产品的结构资料以及对原材料和产成品的技术要 求 从而建立起相应的检验项目和标准 在原材料采购环节 不同厂家的生产水平不同 生产出来的产品也就各有不同 因此 参与对原材料的供货商的管理也是质管部的一项重 要工作 在质量检验过程中 有相当多的是要借助一些计量工具才能完成 目前质管部就 有一个计量器具实验室 专门对这些计量器具进行管理 作为一个外贸企业 客户验厂和 产品报商检局检验是比较普遍的情况 质管部作为厂方的代表都要参与进行 质管部主要需求 1 检验记录可追溯 2 检验方式多样 3 有查询所有检验记录的权限 可按供应商和产品双重查询 4 技术文档 标准健全 5 提供图表分析和中英文 6 供应商确认的审核权限控制 7 信息反馈及时 8 可查询客户订单的生产进度 9 检验流程严格控制 10 检验员审核权限的控制 质管部信息化流程图 国贸部质量管理部 第三方检验机 构 发货 采购部供应商原材料 技术部质量管理部质检科仓库 计量器具实验 室 各制造部门 生产计划部报 检 商检局检验 质量管理部陪 检 合格 质管部天心软件实施方案 由于质管部的工作是体现在采购和生产的过程中的 在我们的 FAS2000 中 在这两个 过程中都提供了两种检验方式 一般检验和特殊检验 一般检验也就是也就是通常意义上 的质量管理 没有明细检验项目的设置 不合格处理方式有验收退回和让步接收 而特殊 检验则是一个详细完整的检验流程 它包括检验项目的设定 检验标准的设定 以及一些 检验记录的查询汇总表单等 所有这些功能足以帮助质管部把好质量这道关 其它相关部 门在网络中获得质量检验信息后就可及时的作出相应的调整 3 73 7 技术开发中心技术开发中心 技术中心作为一个产品技术的枢纽部门 提供及时 准确的产品技术资料 大部分是 信息输出的工作以及对输出信息的反馈 它的数据接口部门有质量部 两个产品开发部 国贸部 生产计划部 采购部等 技术中心提供的是企业生产各个环节都必须的基础数据 因此 技术中心的信息及时性也是非常重要的 技术中心主要需求 1 对于市场 产品发展趋势等信息要及时反馈 以作为开发的方向和编制年度开发 计划 2 技术开发的管理要求规范 严格按控制程序 3 具体的开发试制是由两个产品开发部来负责 技术中心从技术上给予支持 4 技术文件的管理要有足够的权限 必须是受控的 修改时要有规范的程序 5 增强技术力量 6 与质管部在多方面要很好的协调 7 查询信息 包括质量信息 样品生产信息 客户对产品的反馈的信息等 要及时 可靠 8 产品包装物设计常常无法定义 需要和国贸 储运部门及时沟通 9 对技术中心的业务职责 范围要规范定义 10 设计过程作为项目管理 11 现有产品的改造 技术中心信息化流程图 产品部转达开 发要求 可行性分析并 作出决策 初步方案设计 评审 技术设计评审 工作t图纸设计 评审 终审确认h或第 三方确认 产品图样 工 艺文件 技术 指标 BOM清 单 作业指导 书 说明书归 档 国贸部 生产部 质量管理部 采购部 试制 技术中心天心软件实施方案 我们的 FAS2000 对产品的技术资料的管理是分散在各个模块中加以管理天心软件实施 方案 我们的 FAS2000 对产品的技术资料的管理是分散在各个模块中加以管理的 只要给技 术中心的操作人员赋予足够的权限 就可以很轻松的实现技术中心的需求 3 83 8 产品开发部产品开发部 产品开发部又分为圣诞礼品和旅游用品两个部门 因为这两个部门的流程和需求都比 较接近 所以我们把它们并到一起加以说明 产品开发部是春和集团设计新产品和为客户 做订制样品或展示用样品生产的部门 产品的创意与构思一直是决定产品在市场上的竞争 能力 这就要求产品开发部具有丰富的专业技能和敏锐的市场洞察力 产品开发部的主要 信息接口部门有技术中心 采购部 生产计划部 国贸部等 在目前的操作上 产品开发 部相当于一个小型的制造部门 走的流程也比较类似于制造部门 具有一定的产品开发 生产能力 只是开发部走的是一个原始的制造流程 经过开发部之后 逐渐把这个流程规 范 然后才交由制造部进入生产 产品开发部主要需求 1 诞树小组经过成本 材料 工序的评估 认为不能生产的 出具报告 写明原因 给产品部经理 有书面的记录 2 品的生产有四种方式 国外新产品信息 老产品修改 装饰展厅样品 自行设计 3 样品设计生产过程中完善的产品结构资料和技术资料 4 有货架 没有仓库存放常用原料 5 样品有记录 技术资料共享后 不同权限有不同查询范围 6 同其他相关部门发生的业务联系流程简单 7 数据流转一个口进 一个口出 方便管理 8 认证过程中发生的费用可跟踪管理 9 样品