会议运营岗位责任及流程.doc

精品文档会议运营岗位职责及流程会议运营流程分会前、会中、会后，要想成功运营一场会议，必须把这三方面都做好，下面就是我的运营方案。第一部分：会前准备一、人员分工（附件三）二、场地准备三、物品准备（附件一）四、会场布置把体现企业文化、产品价值以及其他有利于企业宣传的要素通过展板、挂旗、易拉宝、条幅、投影等手段充分体现出来，以烘托会场的氛围。五、会前模拟为了确保会议每个环节都能顺利进行，运营组（包括总运营、主持人、讲师、DJ师、督导）等应在会前进行模拟演练，发现漏洞及时调整。比如，督导应何时配合主持人鼓掌？何时音乐响起？何时讲师出场？如何激励顾客互动等细节。第二部分：现场部分一、现场工作流程1、会务人员全部于7：00准时到会场。2、各部门自我检查，了解本部门应到人员情况，物品准备情况，机器设备情况等。3、会前动员7：30左右开始，着重对各部门工作人员讲解会场维护和会后促销事谊，讲完后大家相互击掌。4、工作人员站在门品欢迎客户入场，一定要显的隆重。5、课程展开（8:30-12:00）；6、就餐（12:00-13:30）7、下午课程安排（14:00-16:00）8、课程结束，踢单。二、会前准备工作1、会前动员也是会议运营之前的预备会，主要动员内容有：（1）员工激励，让员工在会中积极主动。（2）确定明确的会议目标，让大家为之努力。（3）人员分工，将会议中每个环节都责任到人。2、确认所需物品是否到位，是否好用。三、顾客入场登记1、签到和迎宾登记准顾客详细资料，员工与顾客间并不认识或熟悉时最好登记两次电话，以便核准。同时也要利用语气、态度和肢体语言加深与准顾客的交流，尽快熟悉。2、引导入场就是将准顾客领到指定位置上。因为，在会前邀约时就已经提到会为准顾客留一个位置，所以在准顾客到达会场后，一定要根据准顾客邀请函上方案经理的名字，由专人将准顾客领到该经理负责的座位上。四、会议正式开始前1方案经理与顾客的沟通2、讲师的宣传广告视频等五、开场白（见附件会务运营主持稿）六、讲师演讲七、课程促销信息发布八、咨询、促销九、宣布喜讯具体的好消息主要是现场的优惠政策及成交客户。主持人的语言要重点放在优惠政策的难得和客户的赞美上，要注意造势，可以给客户颁奖，以达到效果。对现场定购的客户，主持人一定要大声叫出来，让所有人都知道，并告诉额外奖品。第三部分：会后部分一、 送宾（一视同仁）这是体现服务的环节，不可轻视。在这个环节中，对购买课程的顾客和没有购买课程的顾客要一致对待。如果是在酒店，应该要求员工将顾客送至门口或电梯口。二、顾客服务管理，针对未购买课程的企业家，进行后期的跟进。三、会后总结总结的内容包括：通报销量、到会人数、销售冠军、到会率最高的销售代表，将好的经验总结推广，并给予一定的鼓励。会议尽量简短，以先表扬、后建议和批评为好。附件一：所需物品清单物品数量领用时间领用人归还时间归还人是否损坏损坏情况投影仪2个屏幕2个POS机2个资料袋若干签字笔若干文化手册若干x展架若干桌牌若干数码相机2个手提电脑4个宽胶带3个电源线2个电池若干登记表若干成交单若干黑色白板笔一盒红色白板笔一盒A4纸一包档案袋一个订书机2个订书钉若干剪刀2把绸带若干胸卡若干条幅若干壁纸刀2把矿泉水若干附件二：会务运营主持稿学员入场前：（热场音乐）主持人带动工作人员热热场，带动一下工作人员的状态！主持人：距离我们学员入场还有最后的十秒钟，大家跟我一起倒计时10,9,8,7.1（守门员大门同时打开）主持人上场：（主持人上场音乐）主持人：欢迎各位来自全国各地的优秀企业家来到此次课程现场，距离此次课程的开始还有最后的3分钟，请各位优秀的企业家就座。距离此次课程还有最后的十秒钟请大家跟我一起倒计时：10.9.8.1掌声有请本次课程主持人闪亮登场：（主持人上场音乐）主持人开场：主持人：感谢各位热情的回应，问候一下全世界最优秀、最爱学习的企业家们大家早上好！我是本次主持人，真诚的友谊来自简单的自我介绍，我叫xx，来自青岛融资力企业管理顾问有限公司，希望大家在认识xx的这一刻起所有的好事都发生在您和您家人身上，大家说好吗？好的话在次为xx掌声鼓励一下！ 在这里xx给大家分享一下融资力的问好方式，当主持人在问大家早上好的时候，大家的回应是好！很好！非常好！见到您更好！在说更好的同时伸出双手的大拇指表示对对方的认同及赞扬，其中第一个好代表着身体好，第二个好代表着你好，我好他好，大家好的意思，最后一个好代表着企业发展的好，大家说这样的问好方式好还是不好？好的话要不要学习一下？这次问候一下最优秀最爱学习的企业家们大家早上好！.为大家都有一流的学习力在次掌声鼓励一下。 佛说前生得五百次回眸才能换来今天的一面之缘，那我们今天相聚在这里岂不是前生扭断脖子的回眸，大家说是还是不是？下面给大家2分钟的时间互相认识一下你身边这位前生扭断脖子的朋友，对他握手拥抱接吻免掉，来，快速行动！（为我们都有一流的执行力在次掌声鼓励一下）我相信在座的各位优秀的企业家都是来学习的是嘛？那么一个好的学习环境对我们来说重不重要？（重要）既然这样，主持人对大家有几点小小得要求，1.给大家5秒钟的时间快速的拿出您的手机把手机调制静音或者按摩器的状态。在座的各位优秀企业家把您的右手搭在您旁边朋友的肩膀上跟我一起说：在课程过程中，如果我的手机响起，我就把它送给你，成功者言行一致说到做到！好！2.在课程期间请大家不要随意走动及接听电话以免影响其他家人的学习。接下来请允许我给大家介绍一下今天给我授课的老师！.为我们今天拥有这么优秀的老师在次掌声鼓励一下！既然我们有这么优秀的老师给我们分享我们要不要全力以赴，要不要拿出最好的状态！全体起立我们来做个按摩操！ 附件三：岗位名称岗位职责注意事项负责人总运营掌握整场会议构架及进展1、课程表在一星期前确定；2、会场人员的安排；3、主讲老师要再开会三天前邀请好。4、会议预计到场人员的人数确定。 5、提前一周预定好会场。6、权对会务工作人员进行奖惩。（用小喇叭）会场运营及时做好应对一切突发事件的安排，并且及时做好人员调动1、首先对场内所有岗位工作细节全部熟悉2、及时做好应对一切突发事件的安排，并且及时做好人员调动。3、负责钱、财、物的运营和管理、配合顺畅、准备参会人员物资等其他事物安排。4、组织场内助教对场内进行布置（易拉宝、主题横幅、副横幅、桌椅、座位排、纸、笔、水杯、投影仪幕、讲台、讲师电脑座位的准备及摆放）。确定场内温度（在过程中根据实际情况再调节）。主持人营造气氛，协助营销1、问好，调动气氛； 2、自我介绍（简单）； 3、代表主办单位表示欢迎； 4、暖场（互动、调动气氛、设计一些问话）； 5、纪律说明：主持人需看着所有现场客户掏出手机调至震动；6、配合会场总监做好会前准备、会中配合、会后总结等工作。7、做好会场主持草稿。接待、登记、迎宾、用餐引导迎接、引导参会人员1、这个职位看似很简单，但是确实客户见到我们公司员工的第一眼，都说第一印象决定一切，但是我相信，我们的这个职位呢个给客户最好的服务和第一印象，做好分内的工作，给客户做好服务。2、必须使用商务用语、面带微笑、站姿标准。3、在学员全部入场之后配合其他岗位工作。4、与后勤沟通“登记本”的问题。门卫、客户引导、讲师护送员守门及引领客户；护送讲师上场门卫：1、严格把门，不许非签到客户、外人出入； 2、进场时向客户问好及作课程提示（如：“您好！请出示您的入场卷”）； 3、从第一个客户进场开始，严禁助教等内部人员随意出入。客户引导：1、辅助门卫做好大门看守工作，注意进出会场的人员。2、引导客户的人员要和督导交通好，及时的把可以送到座位上，及时观察场内座位情况，避免人来了不能及时找到座位的情况，必须使用标准站姿、使用商务用语、面带微笑引导客户，送完时要小跑归位，确保客户引导人员充足，人多时不慌乱井井有条。3、在客户全部入场之后，配合其他岗位的工作。讲师护送员：1、为了加大讲师的价值，特地加入了讲师护送员这个岗位。2、在讲师入场时护送讲师一起进入会场，在讲师离开会场时护送离开会场。3、及时与讲师助理和讲师沟通好，进入会场时走什么路线，以什么姿势走。督导、白板守护者、跑麦及发金币会场两侧站位，白板守护者站在白板一侧最前方，跑麦和发金币人员分散站位。督导：1、督导察、言、观、色的能力比较强。2、活跃会场气氛，配合讲师让会场的气氛迅速升温。3、微笑面对每位客户。4、观察客户的神态与动作。5、给客户送水、茶点。6、观察会场空位置配合引导员的工作。7、负责签单。8、配合“跑麦”和“白板守护者”以及“客户引导”9、与主持人沟通好，在早上、中午、都跳什么舞蹈，提前几天开始排练。跑麦：1、了解会场熟悉会场。2、 做好跑麦职责。3、每人必须拿备用电池，预防突发情况。白板守护者：1、主要是负责看守好白板，和讲师沟通好，在什么时间把白板搬上讲台。2、带好两种颜色（黑和红）白板笔，两种颜色每人2支。DJ负责会场音乐1、保障音响无障碍，电池电量足； 2、所有与研讨会相关的电源插头必须用胶带固定； 3、确保至少2支麦，当面换上新电池讲师麦需选用音质最佳的专用麦； 4、提前将音响效果调制最佳状态，避免因为操作出现的故障； 5、DJ课前要反复演练播放所有会务音乐；6、音乐声音逐渐降低，不能戛然而止；7音量大小都要适度，需用标签纸进行定位音量大但不刺耳。讲师助理为讲师服务1、了解整个培训过程及细节。2、做好培训前的准备。3、提供讲师的衣食住行。灯光师负责会场灯光的调控1、必须熟练操作每个开关（提前测试），确保什么开关是什么电源，严格杜绝关灯时将电脑、投影机、音响的电源。 2、开关灯时必须一步到位。后勤准备会场物料及保管1、确认（易拉宝、主题横幅、副横幅、桌椅、座位排、纸、笔、药品、水杯、投影仪幕、讲台、讲师电脑座位、登记本）的准备及摆放2、会后要确认这些物品的数量并负责拿回公司3、在早上布置完之后配合其他岗位的工作4、提前准备午餐，确保员工中午结束时快速吃完午餐，然后去寻找自己的客户，进行沟通。5、登记和看管好员工和学员寄存的物品，不得翻看，丢失数倍赔偿6、并且配合会场运营做好发送小喇叭的工作。财务负责运营过程中所有的财务进出1、