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会计电算化教案（二）电会培训（公开） 2010-01-24 17:46:00 第四章：Excel2003教学目的与要求掌握Excel的窗口组成；掌握在Excel中进行文本录入、编辑等操作方法；熟练掌握Excel中数据的排版方法；掌握Excel中表格边框和底纹的设置以及图文高级混排；掌握在Excel中应用函数和公式进行数据的计算。教学重点 Excel的窗口组成；在Excel中进行文本录入、编辑等操作方法；Excel中数据的排版方法； Excel中表格边框和底纹的设置；掌握在Excel中应用函数和公式进行数据的计算。教学难点 Excel中数据的排版方法；在Excel中应用函数和公式进行数据的计算。EXCEL概论 Excel2003是微软公司推出的电子表格软件，是Office2003系列软件之一。它集数据采集，数据编辑、数据图表化、数据管理和数据分析处理等功能于一体。 可以创建工作表、图表进行各种统计计算，如创建财务报表、图形报表、管理分析数据表和投资决策模拟分析表等，用来完成商业和工业任务。 EXCEL的表格是动态的、规则的电子表格Excel2003的启动与退出启动： 1）开始所有程序Miccrosoft OfficeMiccrosoft Office Excel 2003 2）双击Excel 2003快捷图标 3）双击Excel 文档退出：1）单击关闭按钮2）文件退出3）双击控制菜单按钮4）Alt+F4窗口的组成窗口组成部分及作用 窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、状态栏、工作区、行号与列标、工作表标签等组成Excel 2003的几个概念几个概念工作簿 、工作表（页）、单元格、单元格区域工作簿：由若干个工作表组成，一个工作簿就是一个Excel文件。启动EXCEL或新建文档时，EXCEL建立的缺省工作簿文件名为：book1, book2, 其扩展名为XLS。工作簿内工作表数：1255。工作表：也称电子表格，是Excel用来存储和处理数据的地方。一个工作簿（Excel文件）可以包含多个工作表，缺省时为三个工作表：sheet1,sheet3，两种工作表：数据工作表和图表工作表 一个工作表由若干个单元格组成工作表的行列数：行数165536，列数AIV，共256列。单元格：它是存储数据的基本单位，由行和列交叉形成。单元格的地址：列标+行号。单元格区域：多个连续的单元格组成区域称为单元格区域。单元格区域的表示：由单元格区域左上角和 右下角单元格地址组成（中间用“:”分开）。新建工作薄 新建空白工作薄 1）启动Excel，自动创建一个新工作薄Book1 2）文件新建空白工作薄 3）单击新建按钮 4）Ctrl+N新建工作薄 与保存根据现有工作薄新建工作薄 文件新建根据现有工作薄新建查找范围选择现有工作薄创建修改工作表数据文件保存保存位置文件名保存根据模板新建工作薄 文件新建本机上的模板电子方案表格选择模板确定修改工作表数据文件保存保存位置文件名保存打开工作簿的常用方法1）菜单法：文件 打开选择要打开的文件打开。2）按钮法：单击打开按钮选择要打开的文件打开。注意：在“打开”按钮右边的下箭头选择以只读方式打开或以幅本方式打开的区别选择工作表选择单张工作表 在工作表标签上单击选择多张连续的工作表 Shift+单击选择多张不连续的工作表 Ctrl+单击选取单元格选取单个单元格 1）在单元格上单击 2）在名称框中输入地址回车 3）编辑定位引用位置输入目的单元格的地址确定 4）用键盘定位：使用光标移动键、换页键以及其他组合键可以选择活动单元格 选择连续的单元格区域 1）鼠标拖动 2）Shift+单击 3）Shift+方向键选择不连续的单元格区域 Ctrl+单击（拖动）整行、整列、整页 的选取整行的选取 1）在行号上单击 2）在名称框中输入“行号：行号”回车整列的选取 1）在列标上单击 2）在名称框中输入“列标：列标”回车整页 的选取 1）全选按钮 2）Ctrl+A单元格的区域的命名命名规则1、第一个字符必须是字符2、名称不能与单元格地址相同3、名称中不能有空格4、名称最多可以有255个字符 命名方法 选择区域在名称框中输入名称回车选取命名区域 1）在名称框中输入区域的名称 2）在名称框右侧三角箭头选取 3）编辑定位数据输入数据类型：文本、数字、逻辑值文本 包括字母、数字和其他符号的组合特殊文本：为了区分于数字和逻辑值，有些文本必须加上一个小引号，如123，true数字数值日期或时间格式的数值数值的缺省对齐格式是：右对齐逻辑值：TRUE 、FALSE数据输入的方法：1）在单元格中直接输入数据。 选定单元格输入数据。2）在编辑栏中输入数据。 选定单元格定位光标在编辑栏输入数据。3）用数据填充工具输入数据。 1、非数值数字的输入：数字前加单引号。2、分数的输入：0+空格+分子+/+分母。3、当前日期的输入：Ctrl+；(分号)。4、当前时间的输入：Ctrl+：(冒号)。5、在单元格中换行：Alt+Enter。数字长度超过单元格宽度时，自动用科学计数法表示 负数前加一个减号-或用（）括起来 日期的输入:键入时间时可使用/（斜杠）或-（连字符）来分隔年、月、日。 04-5-12；04/05/12；12-May-04 修改日期的显示格式： 格式单元格”数字“选项卡分类中的“日期”选择一项确定时间的输入:时、分、秒之间用：分开，用am或pm表示上午或下午，否则自动使用24小时显示时间如：11:10 13:10:26 1:42 PM 13:10:26 PM时间和日期的组合写法： 04-05-12 11:10符号的输入:插入符号（或特殊符号）符号对话框选择符号确定同时对多个单元格输入相同的数据: 选定区域输入数据Ctrl+Enter多表相同区域输入相同数据: 选定多张表选定区域输入数据Ctrl+Enter数据填充一.数字序列填充 数据填充有三种填充方式选择：等差序列、等比序列、自动填充。自动填充功能的作用是，将所选范围内的单元全部用初始单元格的数值填充，也就是用来填充相同的数值。1.利用鼠标左键 在第一、二单元格输入序列的前两个数选定这两个单元格鼠标拖动填充柄到序列最后一个单元格（等差序列） 在第一单元格中输入数据鼠标左键拖动填充柄到序列最后一个单元格（自动填充 ）2、利用填充序列对话框 在起始单元格输入序列初始值选中要填充的单元格编辑填充序列 序列产生的位置 选序列类型输入步长 （步长值可以是负值，也可以是小数，并不一定要为整数）输入终止值（也可以不输）确定数据填充3、利用鼠标右键 填充数据与方法一相同，不过拖动是按住鼠标右键 到终止单元格放手，出现一个菜单，选择序列类型。二.日期序列填充 1、利用填充序列对话框在起始单元格输入序列初始值编辑填充序列 2、自动填充无论是日期还是时间都按步长为1的等差序列填充。利用鼠标拖动填充结果与“自动填充”相同三.文本填充 1.文本中没有数字 填充操作都是复制初始单元格内容，填充对话框中只有自动填充功能有效，其它方式无效。 2.文本中全为数字 在文本单元格中，数字作为文本处理的情况下，填充时按等差数列。 3.文本中含有数字 字符部分不变，数字按等差序列，步长为1，文本中含一个数字，数字按等差数列变化与位置无关，当文本中有两个或以上数字时，只有最后面的数字按等差序列变化，其余数字不变。创建自定义序列工具选项自定义序列选项卡新序列“输入序列”编辑列表中开始输入新的序列（键入每个元素后，按回车键）添加确定设置单元格的格式:单元格的格式主要包括数据格式、对齐方式、字体、边框、图案、保护等 一、自定义数据格式：选中单元格格式单元格数字自定义选择一个相近的格式修改格式确定二、设置单元格边框： 1）边框按钮法。 选要添加边框的单元格或区域按【边框】下拉按钮选要添加的边框样式。 2）单元格格式对话框法： 选要添加边框的单元格或区域 格式单元格选边框选项进行边框设置确定三、设置单元格底纹： 1）【填充颜色】按钮法。 选要添加边框的单元格或区域按【填充颜色】下拉按钮选要添加的填充颜色。 2）【单元格格式】对话框法： 选要添加底纹的单元格或区域 格式单元格图案进行底纹的颜色和图案设置确定复制和移动单元格单元格中的数据可以复制或移动到同个表的另一个地方或其他工作表。复制、移动单元格中的数据：可以通过剪贴板实现，也可以用鼠标拖动、组合键、快捷菜单来实现。单元格的复制方法1、替换复制： 选定要复制的单元格将鼠标指向单元格边框变为箭头状 Ctrl+拖动到目标单元格。2、插入复制： 选定要复制的单元格编辑复制选目标单元格插入复制单元格 选插入后周围单元格的移动方向确定3、选择性复制： 选定要复制的单元格 编辑复制 选目标单元格编辑选择性粘贴 选复制条件确定单元格的移动方法1、替换移动： 选定要移动的单元格将鼠标指向单元格边框变为箭头状拖动到目标单元格确定 (注:如目标单元格无内容不按确定)。2、插入移动： 选定要移动的单元格编辑剪切选目标单元格插入剪切单元格选插入后周围单元格的移动方向确定 (注:如目标单元格无内容则第二项无意义)。删除与清除单元格1、删除单元格 1）菜单法：选定要删除的单元格编辑删除 选删除后周围单元格的移动方向确定 2）快捷菜单法：选定要删除的单元格右击删除选删除后周围单元格的移动方向确定2、清除单元格 1）菜单法：选定要清除的单元格编辑清除选择清除项 2）功能键法：选定要清除的单元格按delete插入单元格、行和列插入单元格(菜单法)： 在需插入单元格处选定单元格(注:选定单元格数与插入的单元格数相同)插入单元格选插入后周围单元格的移动方向确定插入行(或列) (菜单法)： 在需插入行(或列)处选定行号(或列标)(注:选定行列数与插入的行列数相同)插入行 (或列) 注：插入的行在选定行的上方，插入的列在选定列的左边。删除行和列删除行(或列)： 1）选定需删除的行(或列)编辑删除 2）选定需删除的行(或列)右击删除行列的操作一、调整行高列宽二、插入行或列三、行（或列）的位置互换四、行（或列）隐藏与取消隐藏五、行与列置换：选中区域复制选择目标位编辑选择性粘贴转置确定一、设置行高、列宽： 1）鼠标拖动法： 鼠标指向行号(或列号)的边线拖动 2）菜单法： 选定设置行高(或列宽)的单元格或行、列格式行(或“列”)行高(或“列宽”) 输入行高数(或列宽数)确定二、插入行、列： 选定位置插入行(或“列”) 注： 1、行是在选定行的上方插入，列是在选定列的左侧插入。 2、插入行列数与选定的行列数相同。三、插入移动行或列： 1）菜单法：选定行或列右击剪切选定插入位置插入剪切单元格 2）快捷键：选定行或列鼠标指向行或列的边框成十字箭头状Shift+拖动到插入位置 保存工作薄一、保存 1）文件保存 2）Ctrl+S 3）保存按钮二、另存为：文件另存为三、自动保存：工具选项保存选中“保存自动恢复，每隔”输入时间确定四、加密保存：1）工具选项安全性输入密码确定2）文件保存工具常规选项输入密码确定保护工作薄、工作表保护工作薄 工具保护保护工作薄输入密码确定 保护工作薄的作用：不能增加删除工作表保护工作表 工具保护保护工作表输入密码确定 保护工作表的作用：不能修改锁定的单元格。共享工作薄工具共享工作薄勾选“允许多用户同时编辑”确定 共享工作薄的作用：允许多个人同时在单个工作薄上工作。工作表操作设置工作簿默认工作表数： 工具选项常规修改“新工作簿中工作表数”确定工作表名的改名方法： 1）双击需改名的工作表名 输入新名回车 2）右击需改名的工作表名重命名输入新名回车插入工作表插入工作表： 1）右击某工作表标签(既插入点的工作表标签)插入选常用项的工作表确定 2）单击某工作表标签(既插入点的工作表标签)插入工作表删除工作表删除工作表：1）右击要删除的工作表标签删除确定2）单击要删除的工作表标签编辑删除工作表确定移动、复制工作表1）菜单法： 选定源工作表编辑移动或复制工作表在工作簿下拉列表中选目标工作簿选【建立副本】副选框(注:移动无本项）确定2）鼠标拖动法： 复制工作表：选定源工作表 Ctrl+拖动 移动工作表：选定源工作表拖动隐藏工作表1、隐藏工作表： 选定工作表格式工作表隐藏2、取消隐藏工作表： 格式工作表取消隐藏选择工作表确定按比例显示工作表1）菜单法： 选定工作表视图显示比例选择显示比例确定2、工具法： 按“显示比例”工具的箭头选择显示比例拆分和冻结工作表拆分工作表窗口工作表拆分成多个窗格，在拆分窗口中查看工作表的不同部分内容选择菜单 窗口拆分冻结工作表窗口冻结工作表中某几行或几列单元格的显示选择单元格 窗口冻结注：选择单元格的上方行和左侧列被冻结工作表的格式化工作表的背景设置 菜单格式工作表背景工作表的整体设置 菜单工具选项视图（有工作表的网格线的设置）工作表的格式化自动套用格式菜单格式自动套用格式样式（格式的组合）菜单格式样式添加、修改、删除、应用样式数据格式设置1、数据格式设置包括：字体、字号、字形、字体颜色、特殊效果、数据格式及对齐方式等。2、数据格式设置的方法： 1）按钮法：选定要格式化的单元格 按相应的格式工具按钮。 2）菜单法： 选定要格式化的单元格格式单元格选相应的选项卡进行相应的设置 确定 选定要格式化的单元格右击设置单元格格式 选相应的选项卡进行响应的设置确定设置条件格式：选定要格式化的单元格格式条件格式 输入格式条件1 单击【格式】按钮进行格式设置添加输入格式条件2单击【格式】按钮进行格式设置确定注：如只有一个条件， 不要“ ”内的内容。复制格式使用格式刷或选择性粘贴复制格式格式刷：是复制格式的最佳工具。 选择源单元格单击（或双击）格式刷 选择目标单元格单击（或拖动）选择性粘贴： 选择源单元格复制选择目标单元格编辑选择性粘贴选中“格式”确定 注：按Esc键可退出复制（或剪切）状态。页面设置1、页面设置包括：纸张的大小和方向设置、页边距设置、页眉/页角设置和工作表设置等。2、页面设置的方法： 选择要设置的工作表 文件页面设置选择页面设置的相应选项进行设置确定设置打印标题1、设置打印标题的作用：在打印一个超过一页的工作表时，如果需要在每页上都打印出标题，可设置打印标题。2、设置打印标题的步骤： 选设置打印标题的工作表文件页面设置“工作表”选项按“顶端标题行”右侧的【折叠对话框】按钮单击标题行所在位置的任一单元格按【展开对话框】按钮确定数据清单数据清单：是指具有一定结构的数据集合。例如发货单数据库，或学生成绩表或联系电话等。数据清单可以象数据库一样使用。 其中行表示记录，列表示字段。数据清单的第一行中含有列的标记（每一列中内容的名称），表明该列中数据的实际意义。在Excel 中将数据清单用作数据库。在执行数据操作时，例如查询、排序或汇总数据时，Excel 会自动将数据清单视作数据库，并使用下列数据清单元素来组织数据。 数据清单中的列是数据库中的字段 数据清单中的列标志是数据库中的字段名称,比如“数据结构”就是一个字段名 数据清单中的每一行对应数据库中的一个记录。 建立数据清单注意事项 1）每张工作表最好只创建一个数据清单 某些清单管理功能如筛选等，一次只能在一个数据清单中使用。2）将相似项置于同一列 在设计数据清单时，应使同一列中的各行具有相同含义的数据项。3） 使清单独立 在工作表的数据清单与其他数据间至少留出一个空列和一个空行。在执行排序、筛选或插入自动汇总等操作时，这将有利于 Excel 检测和选定数据清单的范围。数据记录单数据记录单是一个对话框，利用它可以很方便地在数据清单中输入、编辑或显示一行完整的信息或记录。也可以利用数据记录单查找和删除记录。 在使用数据记录单向新的数据清单中添加记录时，数据清单每一列的顶部必须具有列标。Excel 使用这些列标创建记录单上的字段。注：数据记录单一次最多只能显示 32 个字段。数据排序1、数据排序概念：数据排序是数据清单中的记录按关键字(某一字段)的数值由小到大或由大到小进行重新排列。2、数据排序的方法： 1）工具按钮法：单击关键字所在字段的任一单元格按相应的排序按钮。 2）菜单法：单击排序工作表的任一单元格 数据排序选排序的主次关键字选排序方式确定数据筛选的有关概念：数据筛选：是指在工作表上只显示数据清单中符合条件的记录，其他被隐藏起来。【全部】:用于恢复显示数据清单的全部记录。【前10个】：用于筛选某字段数值最大或最小的若干条记录。【自定义】:用于筛选符合用户自定义条件的记录。数据筛选的方法自动筛选单击数据清单中的任一单元格数据筛选自动筛选 (每个字段右边出现一个筛选箭头)单击筛选箭头选【全部】(则显示全部记录)单击数据清单中的任一单元格数据筛选自动筛选(每个字段右边出现一个筛选箭头) 单击筛选箭头选【前十个】选最大或最小输入显示记录条数确定单击数据清单中的任一单元格数据筛选自动筛选(每个字段右边出现一个筛选箭头)单击筛选箭头选【自定义】 输入筛选条件确定分类汇总分类汇总：就是把某一个关键字段的相同数据汇总在一起。 使用分类汇总命令之前，首先要对关键字段进行排序，使关键字段相同的数据记录可以连续访问。操作步骤：先对分类字段进行排序打开“数据”下拉菜单，再单击“分类汇总”命令在“分类汇总”对话框中选择分类的字段（与排序字段相同），汇总的方式，汇总的项（统计的数值字段）清除分类汇总“编辑“里的“撤消分类汇总”命令（若已按了1、2或3分级显示，则需多次按“撤消显示分级层次”至到出现“撤消分类汇总”为止），方法二：数据分类汇总全部删除 数据透视表操作步骤：选择工作表单击数据清单中的某一单元格 数据数据透视表和图表报告选中“数据透视表”下一步选择数据源区域选择透视表放置位置完成按要求拖放数据 数据透视表的结构 行字段：是指来自原始源数据且在数据透视表中被指定为行方向的字段。列字段 列字段是指数据透视表中被指定为列方向的字段。项：是指数据透视表字段的子分类或成员。页字段：是指被分配到页或筛选方向上的字段。单击了页字段中的其他项，整个数据透视表报表都会发生变化，以便只显示与该项相关联的汇总数据。数据透视表的结构 页字段项 页字段列表中每一项即为页字段项。数据字段 数据字段是指汇总数据清单中所指定的数值型字段。数据区 数据区是数据透视表报表中包含汇总数据的部分。数据区中的单元格显示了行和列字段中各项的汇总数据。数据区的每个值都代表了源记录或行中的一项数据的汇总。字段下拉箭头 字段下拉箭头是指每个字段右边的箭头 ，单击此箭头可选择要显示的项。图表的作用用图表表示工作表的数据。用图表表示工作表的数据直观、简捷，更便于数据分析及比较数据之间的差异。工作表数据变化时。图表也随之变化(既图表和工作表自动建立连接关系)。图表的组成1）图表工具栏法： 单击插入的图表(或单击图表工作表标签)就可显示图表工具栏，之后用图表工具对图表进行编辑。2）图表菜单法： 单击插入的图表(或单击图表工作表标签)后，原菜单【数据】变为【图表】，之后用图表菜单对图表进行编辑。EXCEL公式和函数主要内容：公式的使用和公式的调整函数及函数向导常用函数公式Excel表格中不仅可以输入数据，也可以使用公式对工作表中的数据进行各种数值计算和统计分析等Excel的公式是由运算符号，和参与计算的运算数组成的表达式公式中的运算符算术运算符：+ - * / %字符运算符：& 连接符比较运算符：= = 逻辑运算符：and or not 以函数形式出现优先级顺序：算术运算符字符运算符比较运算符逻辑函数符 (使用括号可确定运算顺序) 公式中的数据类型输入公式要注意公式中的运算对象可以包括：数值和字符、单元格地址、区域、函数等,如：=A2+B2+C2不要随意包含空格公式中的字符要用半角引号括起来公式中运算符两边的数据类型要相同 如：=ab+25 出错 #VALUE公式的输入公式的基本特性：公式的输入是以“ = ”开始公式计算结果显示在单元格中公式本身显示在编辑栏中公式示例=1+2+6 （数值计算）=A1+B2 （引用单元格地址） =SUM(A1:C4) （公式计算）=IF( and(A1A2,B1B2),100*A1/A2, 100*B1/B2) （函数计算）=ABC&XYZ (字符计算，结果:ABCXYZ) 公式的复制和移动公式的复制：使用填充柄菜单编辑复制/粘贴复制公式时，公式会作相对调整相对引用和绝对引用相对引用是针对当前单元格的引用，是随当前单元格变化而变化的绝对引用是针对起始单元格的引用，是不随当前单元格的变化而变化的公式的调整相对地址引用: 在公式复制时将自动调整调整原则是：新行地址=原来行地址+行偏移量 新列地址=原来列地址+列偏移量例如：将D2单元中的公式 =A2+B2+C2复制到D4后，D4中的公式 =A4+B4+C4绝对地址引用 在公式复制时不变。例如：C3单元的公式=$B$2+$B$3+$B$4复制到D5中，D5单元的公式=$B$2+$B$3+$B$4混合地址 在公式复制时绝对地址不变，相对地址按规则调整。公式移动 相对和绝对地址都不调整C3单元格的公式=B2+B3+B4移动到D5中，D3单元格的公式=B2+B3+B4被公式引用的单元格移动，公式跟踪单元格，值不变选择性粘贴菜单编辑复制菜单编辑选择性粘贴公式、数值、格式的粘贴运算、转置的使用函数的概念函数是Excel附带的预定义或内置公式Excel函数共九大类。数学与三角、财务、统计函数查找与引用、日期与时间函数数据库、文本函数逻辑、信息函数主要掌握函数功能和使用形式函数的格式函数名(参数1，参数2,.) 如:=Average(f2:f8,g2:g8)函数中的参数可以是：数值、字符、逻辑值、表达式、单元格地址、区域、区域名字等没有参数的函数，括号不能省略 例如: PI( )，RAND( ), NOW( )函数输入和编辑使用函数向导工具栏中的按钮fx菜单插入函数直接在单元格或编辑栏中输入或编辑公式 如：=sum(F3:G3)几种常用函数数学函数：取整数：Int(#)截取数据：Trunc(#,N)四舍五入：Round(#,N)取余数：mod(#,数值)圆周率：PI（） 注：精确到15位大于0小于1的随机数：Rand（）平方根：Sqrt(#)求和：Sum(#:#)条件求和：Sumif(条件区域,条件,求和区域)几种常用函数字符函数：左取字符：Left(#,N）中间取字符：mid(#,启始位,N)右取字符：right(#,N）文本的长度：Len(#)几种常用函数 日期函数日期：Date(Year,month,day)取日期中的“日”：Day(N)取日期中的“月”：Month(N)取日期中的“年”：Year(N)当前日期和时间：Now( )返回时间：Time(h,m,s) 几种常用函数 统计函数：平均数：Average(N1,N2,)数字计数：count(#:#)非空计数：counta(#:#)条件计数：countif(条件区域,条件)空格计数：countblank(#:#) 最大值：max(#:#)最小值：min(#:#) 排名次： Rank(#,#:#)逻辑函数逻辑函数与：And(a,b)或：Or(a,b)非：Not(a)IF函数条件函数IF(条件,为真显示值,为假显示值)如：=IF(F260, “合格”,“不合格)可以省略一个显示值，但不能同时省略.IF函数可以嵌套使用,最多为7层,如：=IF(F2=90,优,IF(F2=80,良, IF(F2=60,中,差)IF函数函数从左向右执行。首先计算F2=90，如果该表达式成立，则显示“优”，如果不成立就继续计算F2=80，如果该表达式成立，则显示“良”，否则继续计算F2=60，如果该表达式成立，则显示“中”，否则显示“差”。Sumif函数根据指定条件对若干单元格求和。 SUMIF(range,criteria,sum_range) Range 为用于条件判断的单元格区Criteria 为确定哪些单元格将被