《办公室管理实务》PPT课件.ppt

办公室管理 主讲 蔡军遂溪电大教务处副主任 高级讲师 办公室管理名言 把每一件简单的事做好就是不简单 把每一件平凡的事做好就是不平凡 海尔集团总裁张瑞敏 案例分析 某公司经理收到一封措辞无礼的信 是由某个与公司交往较深的代理商写来的 经理怒气冲冲地把文员李小姐叫来 要她写封回信 与这位代理商断绝一切交易和关系 并命令李小姐立即将信打印寄出 李小姐可以有以下做法 哪一种做法做妥当 为什么 1 按照经理指示立即回到自己的办公室 将信打印寄走了 2 写完了信 想到自己是经理的助手 有责任提醒经理 为了公司利益得罪了经理也值得 于是对经理说 经理 这封信不能发 把它撕掉算了 3 没有马上去写信 而是向经理提出忠告 经理 请您冷静一点 与对方断绝关系会产生什么后果呢 在这件事情上 我们难道就没有应该反省的地方吗 4 当天快下班时 将打印好的信递给已经心平气和的经理 经理 可以将这信寄走吗 第一章办公室实务概述 一 办公室的含义办公室 一个常用的很普通的名词 却有着多种含义 1 广义的 泛指一切办公场所 区别于用于教学的教室 用于生产的车间 或者是医疗室 实验室等等 2 狭义的 是指某一类职业人员或者某一级职务人员的办公场所 譬如 教师办公室 护士办公室 厂长办公室 院长办公室等 3 特指的 党和政府机关 企事业单位单位内的综合办事机构 级别高的又称 办公厅 如 中共中央办公厅 安徽省人民政府办公厅 中级的或基层的称办公室 安徽广播电视大学校长办公室等 4 专指的 某种专门的独立的工作机构 如 国务院台办 安徽省包河区办公室 二 办公室事务管理特征 服务性分散性专业性主动性繁杂性 三 我国文秘工作 国际文秘人员工作 我国外资企业与合资企业办公室实务内容 1 我国文秘工作 主要包括 文书撰写 文书制作 文书处理 档案管理 会议组织 调查研究 信息资料 信访工作 接待工作 协调工作 督查工作 日程安排 日常事务 办公室管理 其他临时交办的事项 2 国际文秘人员工作 主要包括 以速记记下上司留在录音机中的吩咐 档案管理 阅读并分类信件 以电话往来维持和外界的良好公共关系 替上司定约会并做好记录 按照上司的口头或者书面指示完成信函 在权限内按自己的意思发出信函 接待来访宾客 替上司接洽外界人士 自动处理例行的事务 为上司安排旅行或考察 替公司宾客订饭店的房间 订机位 发电报 打电话等 准备好公司要公开的资料 替上司收集演讲或报告的资料 协助上司准备书面的财务报告 研究报告等 整理并组织好粗略的资料 替上司保管私人的 财务的或者其他的记录 协助上司申报所得税及退税 督导一般职员或速记员 安排会议事务 并做会议记录或纲要 复印资料 3 我国外资企业与合资企业办公室实务内容 办公室环境的布置和整理 通讯事务 电话 信函和邮件处理 执行上司交办事项 照料上司身边的琐事 接待宾客和员工的来访 记录上司指令及会谈 会议内容 打印文稿及表格 收集及整理各种信息 保管办公室设备及用品 外出办事 如银行 邮局 税务所等 四 办公室环境布置 目的 创造舒适而又工作效率高的环境 塑造组织形象 建立挡驾制度 有利于保密工作 思考题 1 办公用易耗品主要包括哪些 2 简要阐述文员工作的三个步骤 相互关系如何 3 按照优先顺序处理工作原则虚拟一份工作计划书 参考答案 1 信封纸张 软盘光盘 铅笔 圆珠笔 签字笔或钢笔 修正液 印盒 小刀 日历 订书机等 2 三个步骤是 制定工作计划 按计划开展工作 进行工作总结 相互关系是 开展并完成工作是目的 制定工作计划是实施工作的前提和依据 进行工作总结可以进一步完善工作 也可以促进下一个工作计划的充实和完善 参考答案 1 打扫办公室 擦洗桌面2 打开水3 到政府领取文件4 呈送领导审阅文件5 转 科办理6 到邮局寄信7 写材料8 看书 接听电话等 办公室管理名言 如果你热爱工作 你每天就会尽自己所能力求完美 而不久你周围的每一个人也会从你这里感染这种热情 山姆沃尔顿 第二章文员实务 一 文员的工作顺序计划的步骤 实施的步骤 检查的步骤 二 优先顺序 处理工作1 先将自己想做的工作以重要程度为标准分类 2 其次以紧急程度和重要程度为标准分类 3 同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率 对于现在该做的重要且紧急的事情决定优先顺序 三 文员的工作方法1 请示方法与报告方法请示内容 必须是自己难以处理或者无权处理的事 请求上司给予指示或授权办理 请示形式 可以是口头形式 也可能是书面形式 重大 政策方面 需授权批准的事 书面请示 上司书面批复 以示慎重 也可备日后查证 一般的事 事务性工作 只需解决一些疑难的事 可用口头请示 上司只作口头答复或指示 紧急的事 文员可以先作口头请示 及时办理 事后再补写书面请示 留档备查 报告内容 一是定期报告工作情况和进程 让上司及时了解下情 随时作出指导 二是工作中发生的重大问题 让上司及时作出处理 三是合理化建议 供上司改进工作时参考 四是应上司的要求汇报情况 文员主动汇报情况 要区分轻重缓急 适时 适地 适度地进行 以免干扰上司的工作 报告方式 口头或书面形式 重要情况 重大事项采用书面形式 必要时可以附上文员自己对情况的看法和意见 提出处理问题的建议和方案 供上司选择 参考 2 计划方法和总结方法 计划方法 1 要有科学的 明确的工作计划 工作目标 内容步骤 方法 标准 完成的时间 2 分清轻重缓急 决定工作顺序 有条有理地去进行 受制约的工作应置于前 自己支配的工作则置于后 重大工作优先考虑 集中精力去做 日常工作空余时间分散去做 任何工作既有严肃性 又有灵活性 使计划有一定余地 总结方法 总结方法是文员每隔一段时间就要对自己的工作做及时的回顾 以便肯定成绩 得出经验 找出不足 吸取教训 从时间上 规律上进行 3 受意方法 受意是文员接受和领会上司意图 一种是直接受意 即领会上司在讲话 文件批示 工作部署或与文员谈话时 直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等 这种直接受意 易于判断和领会 另一种是间接受意 指上司在平时随便交谈情况下 或者与其他人员谈话中就某一问题 某项工作发表的意见和看法等 文员要善于领会上司意图 按上司意图办事 但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意 把上司的质疑 设问误认为上司的指示 4 传达方法 传达是文员将上司或上级机关的文件精神 知识 情况等传递给下级机关或员工 群众 一种是正式传达 即由文员在正式场合上宣读文件 或口授上司指示 另一种是非正式传达 既由文员有意识地想传达对象 透漏 主要精神 或者所谓 吹吹风 一些尚未最后决定 需要听取反映的政策性内容往往采取这种方式 无论是正式传达和非正式传达 文员都要认真对待 重要的文件或口头指示 应不折不扣 逐字逐句地传达 即使是非正式传达 文员也要尽量忠实于传达内容 不容许任意发挥 以上司口气讲话或是曲解精神 甚至假传 圣旨 5 进言方法 进言是指文员主动对上司提出意见 建议 批评或规劝 它不同于工作上发生疑难或处理权限问题而提出的请示 也有别于例行工作制度所规定的报告 或者应上级要求而作的汇报 6 变通方法和挡驾方法 1 变通方法 通常情况下 文员必须照章办事 但在特殊情况下 文员可采用变通方法 灵活从事 重大 紧急的事 可以越级请示 甚至先处理再报告 来访者有特殊困难 文员可以在政策允许的范围内给予特殊的照顾或临时安置 对新情况 新问题 无章可循时 上司又没有明确的指示 文员可参照有关政策 作出合乎情理的处理 6 变通方法和挡驾方法 2 挡驾方法 对于上司不必要接见的来访者 邀请性活动 不想接听的电话 由文员出面阻挡或谢绝 挡驾的目的是保护上司 使之有时间 精力 有效地进行工作 但要注意方式方法 以不损害人际关系和公务活动为原则 文员没有必要把真正原因告诉对方 只需要礼貌地 委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可 7 分工方法与合作方法 既要 集中领导 分工负责 又要善于合作 密切配合 从办公室负责人的角度而言 在我们现实生活中 文员应与同事处理好关系 互敬互爱 体谅对方 不要互相拆台 互不信任 这又涉及到交际与礼仪 第三章电话 电子通讯 一 电视会议 是一项新兴的图象通信业务 它利用先进的技术将不同地点的图象信息 包括文件 照片和实物等 和声音信息互相传递 虽然双方远在天边 却可以面对面地交谈 共享文件 图表 录象带等资料 二 交互式电话会议 电话会议是一种方便 省时 高效的会议形式 单位或个人可在任意一部话机上组织多方的国际 国内或本市的电话会议 声音清晰宛如一室 每个会议参加者无论身在何处 只需拨打一个事先约定的会议电话号码及密码 即能参加会议 也可以同时发言 自由交谈 付费方式有会议主办方付会议租用费 通话费和会议主办方付会议租用费 会议成员自付通话费两种 三 卫星通信 是以卫星作为空间中进器进行的通信 它的特点是覆盖面大 通信距离远 机动灵活 不受地面电路及地面位置的限制 此外 它还具有一点多址的广播特性 因此 卫星通信使用