公路建设项目工程档案收集与整理作业指导书(一).doc

公路建设项目工程档案收集与整理作业指导书（一）第一章 组织与职责一、建立组织机构、健全规章制度根据国家档案局及上级部门有关建设工程项目档案管理的规定，工程建设项目各参建单位要把工程竣工文件材料立卷归档工作，纳入工程建设项目日常管理工作中，做到工程档案工作与工程建设同步。实行工程项目文件材料立卷归档工作领导人责任制，设置与项目建设相适应的档案工作机构，配备专(兼)职档案(资料)员负责文件材料的收集、保管及立卷归档工作，档案(资料)员必须经过档案专业知识培训，保持档案人员的相对稳定。各参建单位应制定档案管理制度按照各自的职责范围分别将工程竣工文件材料收集齐全（包括电子文件、声像材料），并进行规范化整理、组卷，保证工程项目档案达到齐全、完整、准确、系统的要求。二、建设单位的职责和工作内容 对勘察、设计、施工、监理等单位工程文件的形成、积累和立卷归档工作负有管理和领导责任；对所管工程项目档案资料工作进行管理、协调、评比、奖惩；制定结合本项目实际情况的档案资料归档标准和管理办法；负责收集、整理、组卷成册如下档案资料：1、竣（交）工验收文件2、单项工程交工验收文件3、建设依据及上级有关指示4、设计基础及设计文件材料5、征地拆迁资料6、工程管理文件7、支付报表8、财务决算文件9、工程决算文件10、项目审计文件11、科研及新技术应用资料12、工程音像材料13、工程缺陷责任期文件三、监理单位的职责和工作内容根据上级部门有关工程项目档案管理的规范办法对本单位及所辖合同段档案资料的立卷归档工作负有上承下达、贯彻落实的责任；对施工单位施工资料的系统完整性、真实准确性进行指导检查，并在单位、分部、分项工程中间交验和合同段交工验收时对施工文件材料进行审查，并提出审查意见；对表格填写中的问题给予解答，如表格中存在产生歧义及疑问的地方，应及时向业主或总监理工程师办公室请示，并将答复及时传达各施工单位；完成监理独立抽检资料和独立评定资料；收集、整理、组卷成册如下档案资料：1、监理管理文件2、工程质量控制文件3、工程进度计划管理文件4、工程合同管理文件5、工程抽检资料6、监理日志7、试验室资料8、工程音像材料9、缺陷责任期资料以上文件材料以类别再按相近问题组卷、排列，各分项工程资料按其所属的分部、单位工程进行整理、组卷；以分项、分部、单位、合同段工程为轴线、宜按200230页左右为标准组卷成册，并制做完成内封面、卷内目录、卷内备考表、相应电子版，经检查验收合格后，随同档案资料移交西安朋通公路工程咨询有限公司（以下简称朋通公司）。四、施工单位的职责和工作内容对管理处颁布的竣工资料归档标准和管理办法，要融会贯通、遵照执行；负责本合同段档案资料的形成、积累、收集、整理、汇编、移交工作负有直接责任；独立完成施工原始记录，应保证施工原始记录的系统完整性和真实准确性，做到填写无空项、漏项，签字齐全规范；独立完成试验资料、评定资料，达到归档标准及相关要求；工作中要注意解决涉及规范的各种问题，做到日结日清，为日后交工验收顺利进行奠定良好的基础；收集、整理、汇集成册如下档案资料：1、提供变更文件及施工图设计，并汇总工程变更一览表，铅笔修改工程数量2、工程管理文件3、施工质量控制文件4、施工安全及文明施工文件5、进度控制文件6、计量支付文件7、合同管理文件 8、施工原始记录9、试验室资料10、施工日志11、工程音像材料12、缺陷责任期资料以上文件材料以类别为单元，按工序列顺序、整理，各分项工程资料按其所属的分部、单位工程进行汇编、整理、排序、组卷；以分项、分部、单位、合同段工程为轴线、宜按200230页左右为标准组卷成册，并制做完成内封面、卷内目录、卷内备考表、相应电子版，经检查验收合格后，随同档案资料移交朋通公司。五、朋通公司的职责和工作内容对本项目参建单位的档案工作按照合同约定严格履行义务；承担本项目档案资料工作的技术咨询和业务指导；在管理处及总监办的管理和协调下，按照公路工程施工技术标准、公路工程施工监理规范、公路工程质量检验评定标准等技术要求，对本项目各参建单位，按合同段及监理办为单元，对其竣（交）工档案进行检查验收、要求各参建单位查遗补漏，以保证工竣（交）资料的完整性；接收经检查合格的竣（交）工资料，并向各施工、监理单位出具用于与管理处进行费用支付依据的竣工资料完整性意见书；负责竣（交）工资料的装订和出版、归档工作；负责编制项目档案分类编号办法；协助施工、监理单位的交工验收工作；编制竣工图表；负责项目的档案验收工作；协助建设单位的竣（交）工验收工作。六、参建单位档案收集时应注意的几个问题档案资料内容繁杂，数量大，载体形式多样，涉及文件、资料、图纸、照片等等，且贯穿工程建设全过程。因此竣工文件资料的收集编制应从工程实施的起初就开始，与工程建设同步进行，对工程进行有效的控制，保证第一手资料的齐全、完整、系统、准确、真实。建设前期各参建单位成立工程档案管理小组，学习和讨论编制办法；建设过程中建立、完善相应管理制度，配备档案管理人员；建设后期做好档案资料自查、自检、整理、收集、组卷工作。各参建单位在施工过程中应采用建设单位统一规定或印制的各种原始记录、试验等检查表格。形成的各类原始记录、表格、承包人上报文及批文、工程变更等，内容要真实准确且须有相关当事人签字，规范填写检查意见。需经监理工程师签认的须有监理确认意见方为有效。具体收集内容及完成时间，见附件1。 第二章 公路工程档案资料收集整理的基本要求一、建设、施工、监理单位归档的文件及工程各种原始资料必须为原件。二、归档文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合，填写内容符合工程勘察设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程，符合项目归档资料管理的各项要求，竣工图表、音像材料等的相关电子文件及光盘应保证载体的有效性。三、归档资料应采用耐久性强的黑色碳素墨水、签字笔书写。禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸、红色墨水等易退色易挥发的不易长期保存的材料书写，传真件应附一份复印件一同归档。四、各类文件及资料的纸张应采用韧力大、抗折耐酸、能够长期保存的纸张，幅面尺寸规格为A4幅面（210mm297mm）。五、各类图纸一般为A3幅面（297mm420mm），竣工图纸一般要求采用CAD制图，应字迹清楚、结构部位明确、图表整洁、标注