胡鸿杰教授课件PPT课件.ppt

职工培训核心模块 办公室管理 中国人民大学教授 博士生导师管理学博士胡鸿杰Email hhj5857 1 引子 关于 办公室管理 AcademyAwards美国电影艺术科学院奖CambridgeCareerAwardsInOfficeAdministration剑桥办公管理国际职业证书中国教育部考试中心与英国剑桥大学考试委员会共同设置的项目 2 考试内容与等级 3 1 4 项目管理过程一览表 5 课程基本思路 认识办公室管理领域明确办公室管理内容寻找办公室管理方式 6 第一讲认识办公室管理领域 你可以离开办公室生存吗 如果不行 那就让彼此认识一下吧 7 课程基本思路 什么是办公室 非野外 空间 组织 办公室研究的基本路径 8 随机问题 你在办公室都做些什么 这些事情与哪些部门发生联系 你与这些部门是怎样一种关系 这些 关系 如何正确表述 如何根据各自的 位置 规范行为 9 办公室的组织方位 组织图直线式组织职能式组织直线职能式组织矩阵式组织项目组织办公室的组织定位办公室是实施社会组织内部管理的机构 10 办公室是什么 社会组织为实现基本功能而设置的内部机构 主要负责社会组织的内部管理 办公室的基本功能具有综合性 层次性 程序性和终局性等特点 办公室还可以理解为一个活动空间 办公室管理与秘书工作等的差别 在我国 秘书职业资格证书 标准中 将 秘书 定义为 从事办公室程序性工作 协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施提供服务的人员 实际上对应的是广大的办公室工作人员 并不只是狭义的秘书 11 办公室的管理维度 管理的管理的内容资源管理的方式 12 办公室环境的基本功能 对办公室人员的身心 情绪 士气 满足感和健康等 产生影响 随着这种影响的持续和加强 环境因素会与办公室人员的行为发生关系 这种因环境而变化的行为会对办公效率产生作用 人类工程学就是研究环境因素与人的情绪 行为及其效果的关系的科学 13 办公室环境的基本要求 方便安全办公室布局 人员和信息物品的安全舒适整洁光线 色彩 气候 噪音 工作间的布置和谐统一人与人之间 人与物之间 物与物之间 14 第二讲明确办公室管理内容 管理活动的基本内容计划组织控制在办公室的实际工作中表现为 参与政务 处理事务 搞好服务 具体包括文件收发 办理公文 起草文件 制定计划 组织会议 管理印章 接待来访 检查协调 信息处理等等 15 办公室的基本职责 办公室是社会组织的内部管理机构 而管理就是决策 西蒙语 决策是领导的职责 办公室是领导的辅助机构 办公室的基本职责是辅助决策 包括信息的选择与管理 这是温家宝同志在1985年提出的三项任务之一 信息 督查和日常工作 16 四 例行工作 如何确定工作顺序 17 如何参与管理 计划 参加团队会议 提出问题和建议 阅读每一份文件 倾听协调和监督 谁在做什么 时间 原因 最后期限 向上反映问题 最有效地利用提示系统 18 如何有效地进行管理 通过对以下十点的应用 管理者可以有效地利用他们的时间 1 把相同的事合在一起办 2 首先处理棘手的事情 3 分派工作和用人 4 学会利用空闲时间 5 控制文件流程 6 避免办公桌混乱症 7 重要的工作要立即动手做 8 缩减会议时间 9 花点时间做计划 10 学会说 不 19 办公室有效管理五原则 一 计划工作为了正确地计划 你必须知道 1 要干些什么工作 2 怎样干这些工作 3 什么时候干这些工作 4 在什么地方干这些工作 5 能以多快的速度完成这些工作 20 办公室有效管理五原则 二 安排工作必须对工作进行安排 有效的工作进程必须 1 明确 2 与其它安排相协调一致 3 完成有一定困难 4 能够完成 5 严格地坚持 21 办公室有效管理五原则 三 执行工作执行工作要求 1 熟练 2 准确 3 迅速 4 有效 5 不延误 22 办公室有效管理五原则 四 衡量工作必须对职工完成的工作从以下几个方面进行衡量 1 是否充分发挥了本人的潜力 2 比本人过去的记录如何 3 比其他人过去的记录如何 4 数量多少 5 质量高低 23 办公室有效管理五原则 五 奖励职工如果职工有效地完成了工作 他就应该在以下几个方面得到奖励 1 良好的工作条件 2 健康 3 幸福 4 自我发展 5 金钱 24 第三讲寻找办公室管理方式 现场的方式会议的方式文件的方式 25 一 现场的方式 现场的方式现场管理的目的就是有效地传递管理意图 它主要是通过管理者的讲述 倾听和解决问题来实现的 具体表现为 26 现场的方式 一 管理者讲述 就是向被管理者传递管理意图 是一种信息自上而下单向传递的过程 因此必须选择一种被管理者容易接受的方式来进行 1 要用简单 明确的语言说明管理意图 2 将管理意图同被管理者的职责和切身利益联系起来 3 如果有可能 要尽量说明基本要求 4 提出对完成管理意图的建议 等等 27 现场的方式 二 倾听就是了解被管理者对管理意图的见解 是一种信息双向传递的过程 作为管理者 要努力做到 1 耐心地把对方的话听完 2 注意听话时的表情 3 管理者的语言表现 28 现场的方式 三 解决问题就是在管理者力所能及的情况下 帮助被管理者消除对管理意图的种种疑问 在通常情况下 主要是对讲述中 3 4 的一种合理延伸 并注意 1 要确定问题中的关键部分 2 重申解决问题的条件 3 提出 或商议 解决问题的可行方案 4 商定实施计划的细节 29 二 会议的方式 凡是那种有共同的议题 有公认的组织者的三人以上的正式聚会便可以被称为会议 1 有共同的议题 2 有公认的组织者 3 有三人以上的正式聚合那么 你为什么要开会呢 30 适于开会的情况 从其他人那里获取信息和建议 让其他人参与解决问题或制定决策 调查不明情况或有问题需要向其他人澄清 有重要事情需要把大家集中到一起传达 大家自己要开会 有问题涉及多个部门 需要协调解决 因此 会议具有决策 分权 交流 协调 显示和晓喻功能 31 32 33 确定会议时间和地点 征集会议议题 汇总及审定会议议题 印发会议通知及相关材料给与会者 含列席人员 会议召开 会议记录 会议纪要 备忘录 整理 会议纪要由办公室主任核稿 主持人签发 下发会议决议落实通知 督办落实 归类存档 反馈给会议主持人 相关部门提供会议材料 决议执行无问题 决议执行存在问题 会议工作流程图 34 三 文件的方式 公文是一种管理方式文书 文件 公文法定的制发者 组织与个人公认的权威和效用 范围与时间特定的体式和处理程序结构与流程ppt 6 公文的功用 35 公文的功用 基本功能 管理工具 主观上 沟通手段 客观上 具体作用 由文件内容决定 策令 规范 宣传 组织 控制 联系 凭证 36 公文的分类 公文的划分 载体 内容 涉密程度 办理时限 行文方向 授受关系 应用范围 生命周期 公文的种类1 中国共产党机关公文处理条例 2 国家机关公文处理办法 3 中国人民解放军机关公文处理条例 4 人大机关公文处理办法 5 其他 企业常用文种 37 国家机关公文处理办法 命令 令 适用于依照有关法律公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 嘉奖有关单位及人员 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 通知 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 38 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 请示 适用于向上级机关