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行政公文写作 2020 3 23 1 公文是各级机关在处理公务中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书的总称 根据各个机构的架构不同 每个机构的文本规范是不同的 比如有通知 合同 协议 委任书等 每个机构都有自己的写作格式 但这个格式必须符合法定的标准 也就是必须在中华人民共和国相关法律所允许的范围之内进行 不得超出或自定规定以外的不受法律承认的格式 公文写作概述 2020 3 23 2 公文格式指公文的规格样式 包括公文的组成项目及其标识位置 公文的书写字体 用纸的规格和样式等 公文格式的含义 包括 发文机关标识 发文字号 公文份号 秘密等级 签发 公文标题 主送机关 正文 无正文说明 附件 署名 印章 成文日期 发文 传达 说明 主题词 抄送机关 印发说明 承办单位和联系人 页码等19项 公文的组成项目 2020 3 23 3 公文的种类比较多 如常见的通知 报告 请示等 而每一个种类又有自己规定的写作格式 那我们就要知道各个种类的公文如何去写 如何写得标准就是我们写公文时必须要知道的 下面我们就常见的各类公文的写作方式来逐一的讲解 公文的种类 2020 3 23 4 一 决定的含义决定是一种适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的行政公文 二 决定的种类1 决策性决定 这类决定是将对重要事项或重大行动的安排或指导方针告知公众 一般分为两种类型 一种是决策告知型 另一种是决策部署型 2 奖惩性决定 从内容性质上分 这类决定可以分为奖惩决定和惩戒决定两种 3 变更性决定这类决定重要用于变更一些重要的法规或政策 以及撤销下级机关不适当的决定事项 决定 2020 3 23 5 三 决定的写作要点 一 决定标题的制作1 发文机关 事由 文种的标题形式 如 中共中央关于恢复沈雁冰同志党籍的决定 2 事由 文种的标题形式 如 关于批准发布北京市故宫博物院等66家景区为国家5A级旅游景区公告的决定 2020 3 23 6 二 决定正文的内容决定的内容一般分为决定缘由 决定事项 希望和要求三部分 写作时视情况不同有所侧重 决策告知型决定多少情况下会对缘由作比较详尽的交代 充分铺陈作出该项决策的理由和意义 然后直接交代所决定的事项 决策部署型决定缘由部分比较简洁 重点在事项部分 对事项的性质 安排 要求等一一作出详细的解说和规定 2020 3 23 7 奖惩性决定一般先介绍被表彰或处分对象的基本情况 再对所表彰或处分对象作出评价 写明依据 然后写表彰或处分的决定 并就此提出希望 要求或发出号召 变更性决定一般会简要说明变更有关法规或撤销有关决定的理由 但也经常单刀直入地指出要变更的法规是什么 然后逐条分项说明变更的条款 决定后往往会附上变更后的法规文本 2020 3 23 8 四 决定的用语要求决定是一种权威性很强的下行文 是上级机关针对重要事项和重大行动 经重要会议或领导班子研究通过后 对所辖范围内的工作所做的安排 决定一经发布 就对受文单位具有很强的约束力 必须遵照执行 所以 撰写决定时 从内容到语气 都应当坚定准确庄重 不容置疑 以体现决定的权威性 2020 3 23 9 一 含义通告时一种适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项的行政公文 二 种类1 告知性通告 主要用于告知某事项 比如因施工停水 停电的通告 主要起通知事项的作用 没有强制性措施 属于知照性通告 2 规定性通告 具有特定的执行和遵守的要求 比如由公安部等法律执行机构发布的禁止携带易燃易爆物品搭乘公共交通工具的通告 具有规定上的强制性 但其管辖的范围相对较窄 时间也比较短 就属于规定性通告 通告 2020 3 23 10 三 写作要点 一 通告的标题制作1 发文机关 事由 文种2 事由 文种3 发文机关 文种4 只标注文种 2020 3 23 11 二 通告正文的内容通告的正文一般包括通告缘由 通告事项和通告结语三项内容 通告缘由主要用来表达发布通告的背景 根据 目的 意义等 一般不宜陈述得太过具体 也不需要详尽描述或细致的分析解释 多为概述 缘由陈述完毕后 常用 现通告如下 过渡到具体的通告事项 通告事项时主体部分 是重点使用笔墨的地方 应当直接指向某项具体的事物 简洁务实地将具体的要求和做法交代清楚 通告结尾是通告的收束部分 写法比较简单 多采用 本通告自发布之日起实施 或 特此通告 的模式化结语 2020 3 23 12 四 通告的用语要求通告以叙述为主 语言客观简洁 由于具有规定性 所以语气较为果断 此外 不少通告都具有鲜明的行业性特点 如税务局关于征税的通告 机动车管理部门关于机动车辆年度检验的通告 银行关于发行新版人民币的通告 房产管理局关于对商品房销售面积进行检查的通告等等 都是针对其所负责的那一部分的业务或技术事务发出的通告 因此 通告行文中要引用本行业的法规 规章 也免不了使用本行业的术语 行话 2020 3 23 13 一 通知的含义通知是一种适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员的行政公文 二 通知的种类1 发文通知 发文通知指专门用于发布 转发和批转公文的通知 2 传达性通知 用于传达要求下级机关办理或需要有关部门周知及执行的事项 3 任免性通知 在机关内部任免和聘用干部 一般用通知形式公布 并传达给有关的机关和部门 2020 3 23 14 三 通知的写作要点 一 通知标题的制作1 公文标题式公文标题由发文机关 事由 文种三部分构成 如 国务院关于加强中小学收费管理工作的通知 2 发文通知标题式公文通知标题的基本格式是 发文机关 关于发布 转发 批转 被发布 被转发 被批转 的公文标题 文种 如 国务院关于发布的通知 2020 3 23 15 3 简约式非文件形式行文的通知 可以采用简约式标题 像公布板上的通知 其标题通常只写 通知 二字 一般比较简单的以告晓为行文目的通知 大都不用文件行文 其标题也一般只写 通知 二字 4 特殊标题式有时 如果是由两个或两个以上的机关联合行文 可以在 通知 前面加上 联合 字样 有时 如果是由于时间紧迫 为提醒受文机关注意执行的实现 可以在 通知 前面加上 紧急 字样 有时 如果是对上一个通知的补充通知 可以在 通知 前面加上 补充 字样 以便使受文机关联系前一个通知对事项进行通盘考虑 2020 3 23 16 二 通知的正文内容通知的正文一般由通知原由 通知事项 通知执行要求或通知结束语三部分组成 发文通知的正文一般包括这样三个部分的内容 一是标明将发布 转发 批转 的文件或法规 规章 并表明发文的态度 说明该文件或法规 规章通过或施行的日期 二是写明与被发文件或法规相关的事项 如原有的相同内容的文件或法规如何处置 或本次所发公文的意义及需注意的事宜 三是提出执行希望和要求 这三项内容并不一定全部都写进通知里 可以视需要省略第二或第三项内容 传达性通知的正文要写出通知原由 具体事项 执行要求等 任免性通知的正文内容比较简单 一般由任免根据和任免人员姓名及任免职务组成 有些任免通知还写明任期 2020 3 23 17 四 通知的用语要求1 文字表述要准确 2 恰当使用结语 通知常用的结语有 特此通知 希周知 请按此执行 等 选用结语应注意与通知的内容相呼应 3 通知主要用于下行 并常常用 红头文件 形式行文 对下级机关提出 遵照执行 的要求 因此 用语应明确 切忌使用虚拟 商量语气 也不要使用疑问 反问句 但也不必盛气凌人 总之 用于应得体 2020 3 23 18 一 通报的含义通报是一种适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况的行政公文 二 通报的种类1 表彰性通报 用于表彰先进单位或个人的先进经验和先进事迹 2 批评性通报 用于批评错误或以重大事故警戒有关人员 3 情况通报 用于在一定范围内传达重要情况和信息 通报 2020 3 23 19 三 通报的写作要点 一 通报标题的制作1 发文机关 事由 文种 例如 教育部办公厅关于近期几起中小学安全事故的情况通报 2 事由 文种 例如 关于表扬2006年度全省重大项目工作先进单位的通报 2020 3 23 20 二 通报正文的内容通报正文的内容大体分为通报缘由 通报事项 和希望要求三项 在具体陈述时 不同的通报又有差别 表彰性通报一般首先陈述值得表彰的主要事实 接着根据所陈述的事实分析其价值和意义 或在先进事迹的基础上提炼具有借鉴意义的经验和值得学习发扬的精神 然后明确指出表彰的依据 写明表彰结论 最后 分别提出希望和要求 2020 3 23 21 批评性通报一般首先陈述需要批评的主要事实和错误 接着揭示其性质 危害 分析错误产生的根源和责任 指出应吸取的教训 然后指出批评的依据 写明组织结论和批评的处理决定 最后 提出希望 要求 为了防范和杜绝类似错误发生 批评性通报的结尾通常还要有针对性地提出防范的措施和规定 情况通报一般首先简要说明通报的缘由 其缘由通常指问题产生的背景或进行某项检查的目的或根据 许多情况通报时对某项检查所获情况的传达 接着 陈述要通报的基本情况 然后指出存在的问题 或值得借鉴推广的做法 最后 针对具体问题提出相应的对策和指导性意见 或是提出今后工作的设想 或是对尚未完成的任务进行预计 提出完成任务的措施 2020 3 23 22 四 通报的用语要求通报用语有自己的特性 它着重于事实的叙述 让事实说话 寓理于事 夹叙夹议 从而达到宣传教育的目的 在叙述事实及分析评价的过程中 通报根据普法性和教育性的需要 在用语上注意通俗易懂 语气平和 体现出传达告知而非决策部署的行文意向 2020 3 23 23 一 报告的含义报告是一种适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问的行政公文 二 报告的分类1 工作报告 工作报告用于向上级机关汇报工作 以利于上级掌握工作进展 2 情况报告 它主要用于向上级机关反映某一方面的专门情况 传递专题信息 3 答复报告 这种报告用于答复上级机关的查询 报告 2020 3 23 24 三 报告的写作要点 一 报告标题的制作1 发文机关 事由 文种2 事由 文种3 双行标题 二 报告正文的内容报告正文一般包括报告缘由 报告事项和结语三项内容 报告缘由主要事概括陈述报告的背景等 常以 现将有关情况汇报如下 现报告如下 的过渡语引出报告事项 报告事项主要包括基本情况陈述 取得的成绩或存在的问题 经验教训的总结回顾 今后工作的安排或将采取的措施等 但不同类型的报告侧重不同 2020 3 23 25 工作报告侧重于陈述已经取得的成绩和经验 同时要写明当前存在的主要问题和下一步的工作意见 情况报告侧重于陈述问题的状况及来龙去脉 分析其产生的原因 说明其后果 同时应当提出解决问题的方法和措施 答询报告主要是围绕上级机关的询问和要求进行答复 重点陈述对上级所查询问题的处理 包括处理的依据 态度 意见 措施和效果等 2020 3 23 26 一 函的含义函是一种适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和大幅审批事项的行政公文 二 函的种类1 商洽函 这是用于请求协助 商洽解决办理某一问题的函 2 询答函 它包括询问函和答复函 是上下级之间 评级或不相隶属的机关之间相互询问及答复问题时使用的函 3 请批函 这是专门用于向无隶属关系的有关业务主管部门请求批准时使用的函 4 复批函 审批答复申请事项时使用的函 5 告知函 平级或不相隶属的机关 单位之间相互告知有关事项时使用的函 函 2020 3 23 27 三 函的写作要点 一 标题1 发文机关 事由 函 复函 2 事由 函 复函 3 发文机关 事由 给收文机关 复函 2020 3 23 28 二 函的正文内容函的正文 包括缘由 事项 结语三项内容 发函缘由主要写明行文的目的 说明发函的根据 原因 或交待就某事进行商洽的背景 或说明就某些具体问题进行询问的缘起 或提出就某事项的处理办法进行告知的原因等 复函缘由一般写明所收悉的文件 以使对方尽快明了复函所针对的是哪份文件 或哪一事项 事项部分 这是函的主体部分 这部分主要陈述发文机关的意见或建议 表达对收函方的希望和要求等 结语部分 一般使用规范化结语 2020 3 23 29 四 函的用语要求函的用语要求得体 客气 礼貌 函 是平行文 是代表机关向外联系工作 告知或商洽事情 请求支持帮助的文种 根据函的适用范围 想得到对方理解 接受 支持 取得圆满效果 就要善于在写作中运用恳切 谦和的语言表达 要充分尊重对方 避免使用 你们要 你们不要 否则 由此引起的一切后果 有你方承担全部责任 等命令式的 声讨式的语句 也不宜用 承蒙关照 铭刻在心 终生难忘 等过分客套 过分感激的语句 发函时 对主管机关要谦敬 对级别低的单位要平和 对平行单位和不相隶属的单位要友善 复函时 则应态度明朗 用词准确 避免含糊笼统 2020 3 23 30 公文纸一般采用国内通用的16开型 推荐采用国际标准A4型 供张贴的公文用纸幅度面尺寸 可根据实际需要确定 保密等级字体 一般用3号或4号黑体紧急程度字体 字体和字号与保密等级相同 3号或4号黑体 文头的字体 大号黑体字 黑变体字或标准体 宋体字套色 一般为红 发文字号的字体 一般采用3号或4号仿宋体签发人的字体 字体字号与发文字号相同 3号或4