商务信函翻译PPT课件.pptx

十三 商务信函翻译 一 definitionofbusinessletters商务信函 businessletters 属于应用文体 不仅是用来沟通的媒介 还可以有效地取代面对面的登门拜访 建构和维系彼此间的友谊 吸引与争取客户 以及为公司塑造良好的形象 2020 3 23 1 二 Classificationofbusinessletters通常会有以下两种分类方式 以表情功能为主感谢信祝贺信道歉信慰问信 2020 3 23 2 以信息功能为主1 建立业务关系函 cooperationintention 介绍己方如何获得对方公司的信息 并表达与对方建立业务的愿望 语言言简意赅 情真意切 礼貌得体 已留下深刻印象 为合作打好基础 2 产品推销函 promotion 引起对方兴趣 激发对方购买欲望 3 资信查询函 creditinquiry 查询买方信用情况和业务能力 语气需委婉 避免对方产生不被信任感 4 询盘函 inquiry 让对方提供产品 服务相关信息 5 发盘还盘函 offerandcounter offer 即报盘 向对方报价 通常附上报价单 quotation 2020 3 23 3 6 订购函 purchase 买方收到报盘函后 若认为卖方的商品及价格合适 确定购买 就写一份正式订单给卖方 即订购函 7 装运通知函 shipment 买卖双方达成交易后 卖方按合同在规定期限将货物交运对方 货物已经装船 车或飞机 卖方应通过信函通知对方 8 支付结算函 payment 买方收到货物后办理付款事宜 包括汇款 remittance 托收 collection 和信用证 letterofcredit 三种 无论哪种 买方以信函形式通知卖方 9 索赔函 claim 交易中任何一方遭受损失向对方提出赔偿要求的信函 10 保险函 insurance 为保证可能的损失得到及时赔付 当事人应购买保险 2020 3 23 4 三 商务信函的篇章结构1 信头 Heading 包括寄信人的地址和日期2 信内地址 Insideaddress 即收信人的地址3 文档号 Reference 如 Ourref WFX SQ Yourref JS201 SD7074 收函方主办人或主要负责人 如Attention TheSalesManager或To TheSalesManager5 称呼 Salutation 6 事由标题 Caption Subject Reference 7 正文 Body 8 结束语 函尾套语 Complimentaryclose 9 发信人姓名 先签名再打印姓名 Signature PrintedName 10 发信人职务 Position 11 发信人及打信人姓名缩写 如ST MS12 附件 Enclosure 13 副本 抄送 CC 即CarbonCopy 14 附言 又及事项 P S 即Postscript 2020 3 23 5 1117TheHighRoad6June1996Mr DavidPatricks3005West29thSuite130Waco 77663OurRef RI0606Attention InternationalTradeManagerDearMr Patricks Subject HeatingRegisters Location 信头 信内地址 文档号 收函方 称呼 事由标题 2020 3 23 6 IreceivedyourJune6thletterrequestingconsultationandamprovidingmyrecommendationinthefollowing SincerelyJaneA McMurryJaneA McMurryEngineeringManagerHVACConsultants Inc JAM dmcEncl invoiceforconsultingservicesC C ExecutiveManagerofHVACConsultants Inc 正文 客套语 公司名称 打印姓名 签名 职务 附件 抄送 发信人及打信人姓名缩写 2020 3 23 7 四 商务信函文体特点合作原则和礼貌原则合作原则 cooperativeprinciple 1 TheMaximofQuality质量原则不要说自己认为是不真实的话不要说自己认为缺乏证据的话 2 TheMaximofQuantity数量原则使自己所说的话达到交谈的现在目的所要求的详尽程度不应使自己所说的话包含超出需要的信息 3 TheMaximofRelevance关联原则说话要贴切 4 TheMaximofManner方式原则避免晦涩的词语避免歧义说话要简练 避免赘述说话要有条理 2020 3 23 8 请看下例 指出对话中的合作原则 A Doyouloveme B I mveryfondofyou A Yes butdoyouloveme B Uh youmeanalottome A Whywon tyouanswermyquestion B Whatquestion A Doyouloveme Comeon Iwanttoknow B Icareforyouverydeeply Youknowthat A Thatisn tthesamething B Whatkindofanswerdoyouexpect A Thetruth Iwantthetruth B HowcanIpossiblyanswersuchaquestion 2020 3 23 9 礼貌原则 politenessprinciple 得体准则 TactMaxim 尽量少让别人吃亏 尽量多使别人得益慷慨准则 GenerosityMaxim 尽量少使自己得益 尽量多让自己吃亏谦逊准则 ModestyMaxim 尽量少赞誉自己 尽量多贬低自己一致准则 AgreementMaxim 尽量减少双方的分歧 尽量增加双方的一致同情准则 SympathyMaxim 尽量减少双方的反感 尽量增加双方的同情 2020 3 23 10 请看下面例子 指出其中的礼貌原则 A Whatdoyouthink Doyoulikethedress B Thecolorisreallywonderful A WeallmissBillandMary won twe B Well wewillallmissBillandJim 2020 3 23 11 合作原则在会话中起着调节说话人说话内容的作用 它使说话人在假设对方乐于合作的前提下能进行交际 礼貌原则具有更高一层的调节作用 它维护了交谈双方的均等地位和他们之间的友好关系 2020 3 23 12 合作原则和礼貌原则在商务信函中的体现7CsCompleteness 完整 数量准则 Concreteness 具体 关联准则 Conciseness 简洁 方式准则 Clearness 清楚 方式准则 Correctness 正确 质量准则 Courtesy 礼貌 礼貌原则 Consideration 体谅 礼貌原则 2020 3 23 13 1 完整Completeness2 具体ConcretenessWewishtoconfirmourtelexdispatchedtheotherday WeconfirmourtelexofJune5th 2002 3 简洁ConcisenessCometoadecisiondecideinaccordancewithyourrequestasyourrequestfortheamountofUS 500forUS 500 2020 3 23 14 4 清楚ClearnessBeingaregisteredaccountant I msureyoucanhelpus Beingaregisteredaccountant youcancertainlyhelpus 5 正确CorrectnessWeassureyouthatthiserrorwillneveroccur We lldoallwecansothatwemaynotrepeatthiserror 2020 3 23 15 6 礼貌Courtesy7 体谅considerationWemustrefuseyouroffer Weregretthatweareunabletoacceptyouroffer Weareextremelyandsincerelysorryfortheerrorandaskthatyouacceptourhumbleandsincereapologyfortheundueinconveniencesufferedbyyou Weareconcernedabouttheinconvenienceyouhavesuffered andapologizesincerely 2020 3 23 16 这两大原则在商务信函中具体体现如下 1 在外贸业务的各个环节与活动中 措词都要注意讲究礼貌 委婉 第一 收到对方的询盘 inquiry 报盘 offer 还盘 counter offer 或订货 order 等 不管能否接受 都要以礼貌的语言表示诚挚的谢意 例如 Wewelcomeyourfaxinquirytodayandthankyouforyourinterestinourproducts 译文 欢迎贵方今天的传真询盘并感谢贵方对我方产品感兴趣 第二 传递令人满意信息时 措词用语也要讲究客气 例如 Muchtoourdelight ourmanufacturershaveagreedtoadvancetheirdeliverytoyou 译文 很高兴地通知贵方 我方的供货商已经同意提前发货给贵方 2020 3 23 17 第三 提供令对方不满意的信息或向对方表示不满时 更需注意措词用语的客气 委婉 例如 Aftercarefulconsideration weregrettosaythatwecannotbutdeclinethesaidorder 译文 经过认真考虑 很遗憾 我方不得不谢绝贵方的上述订单 第四 向对方提出要求或希望时 同样要使用礼貌客气用语 例如 Yourcompliancewithourrequestwillbehighlyappreciated 译文 如贵方能满足我方要求 我们将不胜感激 2020 3 23 18 2 在代词使用方面 英语商务信函多采用 个人参与 personalparticipation 模式 英语商务信函的另一个特点就是在英语商务信函中经常会出现一些 我方如何如何 贵方如何如何 之类的话 这种 个人参与 模式具体表现为 在英语商务信函写作中 通常会采取所谓的 You attitude 对方态度 2020 3 23 19 主语的选择通常为 you 几乎不使用 I attitude 我方态度 必要时也要用 We attitude 代替 I attitude 所谓 You attitude 就是将自己置于对方的立场上 充分考虑对方的要求 需要 利益 愿望和感觉 尊重 体谅和赞誉对方 从对方的观点来看问题 看到对方的处境 了解对方的问题和困难可以使自己的要求显得更加切合实际和可以理解 还可以有助于避免尴尬 促进贸易双方的进一步合作 2020 3 23 20 从下面这个句子我们就可以清楚地看出这种 You attitude 例如Ifyoucouldmakeareductionby10 inquotation wehaveconfidenceinsecuringlargeordersforyou 译文 如果贵方能将报价降低10 我方有信心为贵方获取大批订单 再如Apparently ourshippinginstructionswerenotclear withtheresultthatthewrongarticlewasshipped 译文 显然 由于我方装船指令表达不清 导致贵方发错了货 在上例中 尽管使用的代词是 our 而不是 your 但它所表现出来的主动承担责任 对对方少加指责的诚恳态度 恰恰体现了 You attitude 的真谛 设身处地地为对方着想 关心对方 切实体谅对方 可见 在英语商务信函中强调 You attitude 并非是要求写信人不分场合地使用第二人称代词 而是提醒写信人要时时刻刻设身处地地为对方着想 2020 3 23 21 3 英语商务信函多使用书面语 并且经常会使用一些专业术语和专业缩略词 英语商务信函涉及到外贸业务磋商过程的各个环节以及与此相关的各类单据 单证 协议 合同等 因此带有一定的法律英语文体和公文英语文体的特点 所使用的词语不少是源于拉丁语 希腊语 法语等的书面词语或由其词根派生或合成构成的词语 或是习惯上使用的所谓的 商业用词 它们的意义比较稳定 利于精确地表达概念 使外贸英语信函比较庄重 严肃 2020 3 23 22 例如 advaloremdutyatsightforcemajeurefranchiseproformainvoice 从价 关 税 即期 不可抗力 保险 免赔额 形式发票 考虑到 鉴于 在 之前 按照 按照 依照 在英语商务信函中 为体现正式 庄重与严肃性 较少使用口语化的介词 而多倾向于用较复杂的介词短语 如 inviewofpriortoasperinaccordancewithwithreferencetoincompliancewith 关于 根据 依照 按照 2020 3 23 23 另外 一些由here there和where加上after at by from in of to under upon with等介词共同构成的副词 但由于其带有浓厚的法律语体和正式语体色彩 因而常出现在英语商务信函中 以显示其行文的严肃性和法律意味 此外 这些古体词也可以避免表达上不必要的重复 从而使语言更加简练 如hereafter 今后 此后 hereby 特此 兹 thereby 由此 据此 whereas 鉴于 whereby 由是 凭那个 herewith 随信附上 随函附寄 2020 3 23 24 例如 WithreferencetoClause18ofthecontract weherebyplaceourclaimsbeforeyouasfollows 译文 根据合同条款第18条 我方向你方提出如下索赔 IncompliancewiththerequestinyourletterdatedMarch7 wehavemuchpleasureinsendingyouherewithourproformainvoiceinquadruplicate 译文 应贵方3月7日来函要求 特此随函附寄形式发票一式四份 另外 一些专业术语常以约定俗成的缩略词的形式出现在英语商务信函当中 为业内人士所熟知 这些专业缩略词涉及到与国际贸易有关的各个方面 如 2020 3 23 25 国际贸易价格术语CIF cost insuranceandfreight FOB freeonboard CFR costandfreight DES DeliveredExShip 保险FPA freefromparticularaverage WPA withparticularaverage A R allrisks 成本加运费 平安险 水渍险 一切险 成本加保险 运费 装运港船上交货 离岸价 目的港船上交货 到岸价 2020 3 23 26 支付与结算L C LetterofCredit D P documentsagainstpayment D A documentsagainstacceptance B C billsforcollection 运输B L billoflading LCL lessthancontainerload FCL fullcontainerload 信用证 付款交单 承兑交单 托收票据 提单 拼箱货 整箱货 2020 3 23 27 五 英语商务信函的篇章结构特征 英语商务信函往往强调一事一信 以免造成混乱 而且还可避免造成耽搁 便于对方答复 在特殊情况下 如确有必要把不同性质的几个问题在同一封信函中提出 最好加上标题 且应坚持一个段落解决一个问题的原则 一般的信函包括三个部分 开头语 正文以及结束语 表达不同性质信息的信函 应采取不同的篇章结构 2020 3 23 28 1 直接式结构 对于传递令人满意或中性信息的信函 一般采用 直接式结构 directapproach 即把令人满意或中性的信息置于信首 然后做出必要的解释 最后用客气礼貌语言表示希望或感谢 例如 2020 3 23 29 DearMr Smith Thankyouforyourletterofthe20thofthismonth Weshallbegladtoenterintobusinessrelationswithyourcompany Incompliancewithyourrequest wearesendingyou underseparatecover ourlatestcatalogueandpricelistcoveringourexportrange Paymentshouldbemadebyirrevocableandconfirmedletterofcredit Ifyouwouldliketoplaceanorder pleaseEmailorfaxus Yourssincerely LiMingChiefSeller 2020 3 23 30 尊敬的斯密斯先生 感谢您本月20日的来信 我方非常高兴与贵公司建立业务关系 谨遵要求另函奉上我方最新的出口商品目录及报价单 款项须请以不可撤销保兑信用证支付 如欲订货 请发电子邮件或传真为盼 出口部主任李明谨上 2020 3 23 31 2 间接式结构 传递令人不满意的信息时 为避免过于直率而伤害对方 影响业务往来 一般采用 间接式结构 所谓 间接 就是不要开门见山地把坏消息告知对方 而是以一种比较令人愉快的或至少是中性的方式开始陈述 紧接着在给出详细而充分的理由之后 再把不好的消息透露给对方 同时再提出一定的补救措施 采用这种 间接式结构 可以尽量缓和语气 避免唐突 使对方在看到中性的陈述以及可信服的缘由之后 有一定的心理准备去接受信中令人不快的内容 而信函中提出的补救措施 可以进一步消除坏消息给对方带来的不快情绪 例如 2020 3 23 32 DearSirs ThankyouforyourorderforourbicyclesModelTenclosedinyourletterofJuly12 Muchasweshouldliketoacceptyourorder wecannotseeourwaytodoso Becausewehavealotofordersinhandandthefactoriesareheavilycommitted wehavenomorebicyclesModelTavailableinstockatthistime Instead wewouldliketorecommendournewproductModelKwhichwethinkismoreattractiveindesignandpracticalforuse despitealittledifferenceinprices ThebestpricewecanofferforModelKisUS 64eachCIFSydney Australia Thesampleswithdescriptionarebeingforwardedtoyoubyairmailtoday Wearelookingforwardtothepleasureofhearingfromyousoon Yoursfaithfully 2020 3 23 33 敬启者 感谢贵公司7月12日来函附来关于我方T型自行车之订单 我们非常想接受贵方的订单 但是实在没有办法这样做 因为我们手中已有很多订单 厂家任务量很重 我们已无T型自行车现货可供 但我们想向贵方推荐我们的新产品K型自行车 我们觉得该产品的设计更有吸引力 也更为实用 只是在价格方面稍有不同 对于K型自行车我们能够提供的最优惠的价格为澳大利亚悉尼成本加保险 运费每辆64美元 样品图片及说明书已空邮寄上 恭候佳音 谨上 2020 3 23 34 上面的这封商务信函并没有开门见山的拒绝对方的订货要求 而是以一种很愉快的口气首先感谢对方寄来的订单 然后 在详细解释完不能接受对方订单的理由之后 非常婉转地拒绝了对方的订货要求 同时又向对方推荐了类似的产品 这种间接拒绝的方式 既让对方感受到了写信人的真诚 又为未来的业务提供了契机 从这个例子当中 间接式结构 的优点可见一斑 总之 英语商务信函由于受其行业特点的影响而具有其独特的语言特征 尽管像其它任何一种文体一样 英语商务信函的语言特征也不是绝对的 但是了解这些语言特征 将有助于我们更加规范 准确 得体地翻译英语商务信函 2020 3 23 35 六 商务信函翻译原则英语商务信函翻译要讲究文体对等英语商务信函的文体特点是正式严谨 言简意赅 语气礼貌委婉 在翻译英语商务信函时 我们应该力求使用得体的语言 将原文的这些文体风格在译文中体现出来 尽可能做到译文和原文具有同等的文体风格 要想做到这一点 我们需要从以下几个方面入手 2020 3 23 36 一 尽量使用书面语言 语言简洁规范 作为公文文体的一个实用分支 大量使用习惯用语和行业套话是英语商务信函区别于其它英语文体的一个显著特征 因此 在翻译英语商务信函时 我们也应该尽量使用正式 规范 准确的书面语言 使译文保持原文的风格 例如 2020 3 23 37 例1 Inreplytoyourinquiryof6thAugust wearepleasedtoofferyouthefollowing 译文 1 作为对你们8月6日询盘的答复 我们很高兴地为你们作如下报盘 译文 2 兹答复贵方8月6日询盘 并报盘如下 通过上面两种译文的对比 我们不难看出 译文 2 使用了正式的书面语言 语言精炼 意思表达清楚 符合商务信函的行文风格 而译文 1 则比较口语化 较为随意 而且行文繁琐 与原文的风格不符 2020 3 23 38 例2 WeconfirmhavingcabledyouafirmoffersubjecttoyourreplyreachingusbyOctober10 译文 1 我们确认已经以电报的方式给你们发出了一项实盘 该实盘成立的条件就是你们的答复在10月10日之前到达我们这里 译文 2 现确认已向贵方电发实盘 10月10日前复到有效 很显然 译文 2 因为套用了一些正式的商业惯用语 例如 电发 复到 要比口语化的译文 1 来得正式 简练得多 2020 3 23 39 例3 Inviewofthesmallamountofthistransaction wearepreparedtoacceptpaymentbyD Pat30days sightforthevalueofthegoodsshipped 译文 鉴于此笔交易金额较小 对于这批货物的货款 我们准备接受30天期的远期付款交单 为做到文体对等 突显商务信函措辞的正式性 我们在将其翻译成汉语时特地选择了 鉴于 这样一个比较正式的书面语 而没有使用 为了 一想到 等带有强烈口语色彩的词语 2020 3 23 40 二 译文的语气要做到礼貌 诚恳 在英语商务信函中 为了给贸易双方的合作营造一个友好的气氛 促成双方交易的达成 礼貌是行文必须遵守的原则 同样 在翻译英语商务信函的时候 我们也要时刻牢记 礼貌 二字 在译文中应该尽量选择恰当的词句将原文礼貌婉转的语气表现出来 例如 经办人姓名Attention称呼中的DearDearSirsyouyourcompanyYoursfaithfully这些做法无不是为了体现 礼貌 二字 下面我们再来举几个例子 感受一下英语商务信函翻译中的礼貌原则 烦交 办理 尊敬的 贵方 阁下 或 您 贵公司 敬上 或 谨上 敬启者 2020 3 23 41 例4 Yourearlyreplyishighlyappreciated 译文 承蒙早日回复 不胜感激 上述译文中加上了原文没有的 承蒙 一词 既解决了被动语态变主动语态后句子不够通畅的问题 也将 礼貌 二字发挥得淋漓尽致 例5 Wewishtodrawyourattentiontothefactthatasaspecialsignofencouragement weshallconsideracceptingpaymentbyD Pduringthissalesstage 译文 我们想提请贵方注意 为表示特殊鼓励 我们考虑在现行推销阶段接受付款交单 上述译文中将 drawyourattention 翻译成 提请贵方注意 要比翻译成 提醒你们 或 引起你们的注意 显得礼貌得多 2020 3 23 42 例6 Owingtothelatearrivalofthesteameronwhichwehavebookedspace wewouldappreciateyourextendingtheshipmentdateandthevaliditydateoftheL CtotheendofAprilandMay15respectively 译文 由于我们订舱的货轮迟到 如蒙贵方将装运日期和信用证的有效期分别延至4月末和5月15日 我们将感激不尽 译文使用 如蒙 一词 给人感觉谦恭 礼貌 2020 3 23 43 三 尽量使用地道的商业用语 商务信函是在商务活动中使用的应用文形式 拟写和阅读此种信函的人都是从事商务工作的个体 通常存在为方便业内人士交流但外行不懂的语言 行话 jargon 这些