《时间管理绝招》PPT课件.ppt

个人绩效与时间管理 主讲 陈迎颖 培训教材第六讲 时间管理 TCL集团人力资源部 第一部分 时间管理概念第二部分 管理工具第三部分 实务技巧 认清现状传统的时间管理观念第四代时间管理时钟 罗盘 时间管理 生产力金字塔 目标 计划 行动设立目标 价值观 断言 角色 时间管理矩阵图均衡原理重要的事先做 二八原则 从办公桌开始 文件分类 4D原则 授权原则避免干扰克服拖延学会说 不 从依赖到独立 课程目录 时间管理 TCL集团人力资源部 建立正确的时间管理观念基本原则时间管理不是如何管理时间 而是个人管理主要思维时间包含在人与事务中以自然原则为核心 超越传统上追求更快 更有效 主要流程了解现状现代时间管理与传统时间管理建立正确的时间管理观念 第一部分 时间管理 TCL集团人力资源部 第一部分 现状 工作 用一个词描述你现在的工作环境 个人 用一个词描述你现在的个人生活 后果 你对此有何感想 时间管理 TCL集团人力资源部 第一部分 测试 1 好象在有压力的情况下我的工作才能做得最好 012342 我认为之所以没有时间深刻思考问题 都是由于外界的匆忙和压力造成的 012343 我看到周围的人或事慢吞吞地进行时 总是感到很生气 我讨厌排队 012344 每当要请假时 我总感到非常愧疚 012345 我好象总是从一个地方匆匆忙忙赶到另一个地方 从一件事跳到另一件事 012346 我经常发现自己把别人赶开 为的是自己有时间赶快作完一件事 012347 一离开办公室几分钟 我就会觉得心里不安 012348 做一件事时 我脑子里经常想着另一件事 012349 好象在处理危机时我的状态最好 0123410 好象搞定危机比争取长期性的结果能给我带来更大满足感 0123411 我经常要舍弃跟生活中最重要的人在一起的时间 去处理各种各样的危机 0123412 当我不得不让别人失望 放弃一些事情去处理危机时 我相信别人是会理解的 0123413 只有在解决各种各样的危机的过程中 我才能够感到每天的意义和目的 0123414 我经常边工作边吃饭 0123415 我经常想有一天我会去做我真正想做的事情 0123416 每天下班时看着自己处理完的一大堆文件 我会觉得特别有成就感 01234 从不有时总是 时间管理 TCL集团人力资源部 第一部分 一切隐性问题的症状 一定会出现一种可以预见的感受 会成为你所有注意力的主要焦点 能短暂消除所有痛苦和其他负面感觉 能够产生一种人为的自我重要 权威 控制 安全 亲密和成就的感觉 会加重所要治疗的问题和感受 逐渐使正常机能退化 时间管理 TCL集团人力资源部 第一部分 制变 ProactiveVS 应变 Reactive 制变 主动选择 承担责任 时间管理 TCL集团人力资源部 第一部分 时间管理 TCL集团人力资源部 第一部分 N 时间管理 TCL集团人力资源部 第一部分 罗盘 时钟 时间管理 罗盘 方向 目标时钟 时间 时间管理 TCL集团人力资源部 第一部分 传统的时间管理理论 第一代理论 着重利用便条和备忘录 在忙碌中调配时间与精力 第二代理论 强调行事历与日程表 反映到时间管理以注意到规划未来的重要 第三代理论 依据轻重缓急设定短 中 长期目标 再逐日设定实现目标的计划 将有限的时间 精力加以分配 争取最高的效率 第四代时间管理理论 重要的事先做 兼顾重要性与急迫性讲求多方面平衡改变思想而非改变行为 时间管理 TCL集团人力资源部 第一部分 传统观念 时钟速度日程表效率管理 现代观念 罗盘方向关系角色效能领导 时间管理 TCL集团人力资源部 第一部分 时间是串起过去 现在及未来的无数事件的连续线 构成时间的基本元素是事件 时间管理的关键在于控制事件 事件经由选择 选择以价值为基础 排列优先顺序 时间管理 TCL集团人力资源部 第一部分 持续控制图 不可控事件 可控事件 影响 控制 接受 时间管理 TCL集团人力资源部 第一部分 正确的时间管理观念 过去 现在 未来 昨天是一张已被注销的支票 明天则是一张远期的本票 今天则是随时可运用的现金 善用智慧 善用它吧 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分管理工具 自然法则 适当地掌控事件可以提升较高的效率 并获得内心的平和 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分 第二部分管理工具 基本原则效能来自平衡发展重要的人际关系 角色及活动主要思维我可以选择自己的未来及创作一个远景重要的事决不要被不重要的小事所牵绕我会将焦点放在重要性而非紧急性我要在重要角色上力行重要目标 来实现我的使命主要流程依你的使命宣言角色目标及优先次序来规划每周的时间并逐日地实践以期望的结果及个人重要的价值观 来前瞻引导我们的活动把焦点放在重要的事情上 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分 生产力金字塔 计划 行动 目标 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分 设立目标 规划长期目标 断言 价值观 角色 目标 规划每周目标 角色 目标 计划 行事历授权 价值观 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分 自我选择的信念及想法内在的 主观的 是 我们如何看世界 受个人成长的历程 社会及个人省思的影响 主导价值观 我们的最高原则 确认优化阐明 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分 断言 用意象来控制自己树立目标的过程断言是对事实的陈述想象X逼真 现实断言 触发潜意识的工具内心的意想 精神境界 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分 写断言时需要遵守的原则 1 第一人称2 现在时3 有情感体验4 在断言的字里行间必须体现内心的意象和自己的精神境界 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分 记住 只读断言 对潜意识的影响是10 读和想象 对潜意识的影响是55 读 想象和体验 对潜意识的影响是100 角色 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分 角色 重要的 关键性的关系与责任 角色互补 自然 的角色源自信念每个角色都具有对其他角色的责任每个角色都包含四大需求 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分 练习 1 请在下列空白处填写工作中的三个角色 生活中的三个角色2 从工作生活中各找出一个角色 你如何做得更好 你最希望听到赞美是什么 生活中 生活中 工作中 工作中 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分 原则 家庭 金钱 工作 名利 享乐 敌人 宗教 配偶 以原则为生活的重心 均衡原理 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分 练习 为自己设计一个平衡轮 列出你想在生活中改进或变化的领域 事业 精神 家庭 健康 教育 心理 经济等 就每一个领域 描绘你所希望的状况 如果你认为在实现你的目标的过程中有障碍 那就描写没有这个障碍时的情况 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分 先选择目标 后考虑方法 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分 游戏 吸管插土豆 自然法则 当我们将自己的抉择与内心最重要的东西协调一致 我们就会大幅度地提高生产力 并感受到内心的平和 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分 拟定人生目标的原则S M A R T 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分 计划 将预先决定的事情写出来 吃大象原理 价值观 使命 角色 为什么 设立长期目标 做什么 制订每周计划 如何做 把握今日最关键的事 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分 优先计划的结果 将控制带进你的生活安排好你的工作 个人生活及社会活动避免 危机管理 减少拖延和优柔寡断处理缺憾给予你一个可把握的工作负荷 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分 优先管理的核心 登记时间 把每天要做的事情列一份清单 确定优先次序 从最重要的开始做 每天这么做 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分 4D S D D D D 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分 自然法则 计划意味着将未来呈现在眼前 以便现在就为将来添砖加瓦 时间管理 第二部分 时间记录 8 00 8 45 8 45 9 00 9 00 9 15 9 15 9 30 9 30 9 45 9 45 10 00 10 00 10 15 10 15 10 30 10 30 10 45 10 45 11 00 11 00 11 15 11 15 11 30 11 30 11 45 11 45 12 00 12 00 12 15 12 15 12 30 12 30 12 45 12 45 13 00 13 00 13 15 13 15 13 30 13 30 13 45 13 45 14 00 14 00 14 15 14 15 14 30 14 30 14 45 14 45 15 00 15 00 15 15 15 15 15 30 15 30 15 45 15 45 16 00 16 00 16 15 16 15 16 30 16 30 16 45 16 45 17 00 17 15 17 30 TCL集团人力资源部 时间管理 第二部分 TCL集团人力资源部 优先矩阵 紧急 重要 MI MII MIII MIV 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分 时间管理矩阵图 重要 不重要 紧急 不紧急 I II III IV 危机急迫的问题有期限压力的任务突发事件 不速之客某些电话某些信件与报告某些会议必要而不重要的问题迎会的活动 防患未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划 目标管理休闲 烦琐的工作某些信件某些电话浪费时间之事有趣的活动 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分 I II III IV 结果 压力筋疲力尽危机处理忙于收拾残局 偏重于第一类事务 D 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分 I II III IV 偏重于第三类事务 结果 短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力 怪罪他人人际关系浮泛 甚至破裂 D 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分 I II III IV 偏重于第三 四类事务 结果 全无责任感工作不保依赖他人 D 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分 I II 偏重于第二类事务 结果 有远见 有理想平衡纪律自制少有危机 D 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分 高效能组织 重要 不重要 紧急 不紧急 I II III IV 20 30 50 60 15 20 1 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分 游戏 规范你的大石头 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分 MTWThFSaSu 传统的时间安排 II II II II II II II 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分 MTWThFSaSu 更有效的时间安排 II II II II II II I I I II II II II I II 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分管理工具 自然法则 当我们做重要的事情时 就不会被琐碎的事所牵制 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分管理工具 自然法则 紧急的事不等于优先的事 紧急的事可能会扰乱优先顺序 时间管理 TCL集团人力资源部 第二部分管理工具 重要的事先做 二八原则 A Activities活动R Results结果 时间管理 TCL集团人力资源部 第三部分实务技巧 第三部分实务技巧 基本原则 主要思维 主要流程 赢回时间的关键是表示 要做的事较少 而非更多 确定采用你有办法照做的目标 支持你的优先重要事项 控制是个人的选择 你在这些重要的地方放的东西愈少 你对你直接环境的控制感愈大 找寻使工作和生活有效率的方法 时时调整自己 你将极大提高你的生产力 时间管理 TCL集团人力资源部 第三部分 实务技巧 每日计划 在你 办公室 前 计划 天的工作 Planthenextd Beforeyoul theoffice 时间管理 TCL集团人力资源部 第三部分 实务技巧 大脑图 时间管理 TCL集团人力资源部 第三部分实务技巧 授权 授权的功能授权的障碍授权与交待的区别 时间管理 TCL集团人力资源部 第三部分实务技巧 授权 授权与个人管理技巧的关系 输入 输出 事必躬亲者 输入 输出 管理者 时间管理 TCL集团人力资源部 第三部分实务技巧 有效授权的原则 预期的结果 管理者与被管理者必须对预期的结果和时限进行沟通 讨论的重点在成果 不在手段 权利授予 在指派工作的同时 管理者应对部属授予履行工作所需的权利 授权要有一定的限度 必须加以规范 不可太多 也不能过度放任 以免违背了原则 可用的资源 双方确认可用的人力 物力 财务 技术或其他资源 责任的归属 管理者从事工作指派和授权后 仍然对部属所履行的工作的绩效负全部责任 另一方面 为确保指派的工作顺利完成 管理者在授权的时候必须为承受权利的部属订立完成工作的责任 时间管理 TCL集团人力资源部 第三部分实务技巧 授权的七步骤 面谈前 1 挑选你计划授权的人 对他是不是一个成长的机会 2 先做好计划3 与被授权者谈话 做授权谈话时 要按照下列原则 A 清楚说明期望达到的结果B 务使对方清楚了解规则与限制C 务使对方清楚了解评估与标准4 请他报告行动计划 注意聆听 面谈后5 与对方复阅一遍整个计划 并得到你完全的同意 6 支持他执行该计划7 保持正向的追踪 以确定达到期望的结果 授权时让对方觉得这是一项新挑战 时间管理 TCL集团人力资源部 第三部分实务技巧 当你授权他人工作 你是否 买回来 悬在半空中 唯他是赖 这样的说法 表示工作尚未授权出去 你仍然在处理这些工作 如果你不赶紧想个办法 授权根本无法进展 这样的说法 授权的进展十分缓慢 也会拖延决策时间 你只做到部分授权而已 这样的说法 清楚表示职责已完全转移 你的授权已达成 时间管理 TCL集团人力资源部 第三部分实务技巧 测试 你是否授权不足 下面共有二十道题目 请据实回答 1 当你不在场的时候 你的部署是否只继续推动例行性工作 2 你是否感到例行性工作太占用时间 以致无法腾出时间作计划 3 一遭遇紧急事件 你的部门是否立刻出现手足无措的现象 4 你是否常常为细节问题而操心 5 你的部署是否经常要等到你示意 开动 才敢着手工作 6 你的部署是否无意提供给你意见 7 你是否常常抱怨工作无法按原定计划进行 8 你的部署是否只机械式地执行你的命令 而欠缺工作热忱 9 你是否常常要将公事带回家中处理 10 你的工作时间是否经常长过你的部署的工作时间 11 你是否经常感到没时间进修 娱乐 或休假 12 你是否常常受到部署的 请示机宜 所干扰 13 你是否因收听过多的电话而感到厌烦不已 14 你是否常常感到无法在限期内完成工作 15 你是否认为一位获得高薪的管理者理应忙得团团转才象话 才配取得高薪 16 你是否不让部署熟悉业务上的机密 以免被他们取代你的职位 17 你是否觉得非严密地领导部署的工作不可 18 你是否感到有必要装置第二部电话 19 你是否花费一部分时间去料理属下能自行料理的事情 20 对你来说 加班是不是一种家常便饭 时间管理 TCL集团人力资源部 第三部分 实务技巧 从办公桌开始 1 建立三到五个文件档案2 根据4D原则整理好所有东西3 把 立即做 的工作一件件处理完4 给待处理活动定下时间并相应存放文件资料5 每日清理桌面 时间管理 TCL集团人力资源部 第三部分实务技巧 封锁时间 封锁时间的基本规则 1 不接听或打出电话 2 不见访客也不拜访他人 3 不做不需要的谈话及转移 4 同事知道你封锁时间的时段及地点 封锁时间的理念是如果你平均每8分钟被打扰一次 根据一项调查统计 你的工作会不断的被启动