基层干部的目标管理.ppt

基層干部的目標管理 壹 前言 貳 工作前先裝備好你的思考能力 一 以科學方式進行工作 明確你的工作目標 收集事實資料 依事實做判斷 計劃 執行 檢討二 秉持強烈的 目的意識 及 問題意識 三 任何小事都不要疏忽了創意 參 瞭解你的職務 一 對自己的職務充分瞭解責任權限義務二 瞭解你工作的前手與後手 肆 完成你的指派工作 命令接受方法一 主管呼叫你的名字時 用有朝氣的聲音立刻回答 不要悶聲不響地走向主管 不要用 做什麼 什麼事 等同輩團體的用語回答 帶著你的記事本 以便隨時記下主管的指示 二 記下主管交辦事項的重點 MEMO具有核對功能 日後工作進行中 可根據Memo記錄主管所提示的注意事項 協調事項 檢查你工作狀況 可避免日後如 有交待 沒聽到 等紛爭發生 三 理解命令的內容不清楚的地方 詢問清楚為止儘量以具體化的方式 向主管確認命令內容要讓主管把話講完 再提出意見或疑問 6W What 指要做的是什麼及描述達成命令事項後的狀態When 指什麼時候要完成 工作允許的期間或什麼時候要完成那一部分的工作Where 泛指各項活動發生的場所Who 指完成命令要接觸或關連到的對象 如擔當者 責任者 參與者Why 指理由 目的 根據 Why能讓我們更能洞悉我們為什麼這樣做而不要那樣做Which 指各種選擇可能及優先順位 Which能讓我們思考保持更多彈性 同時也讓我們知道什麼事情可以選擇 也提醒我們必須決定我們的選擇 3H How 指方法 手段 如何做Howmany 指需要多大 多少 以計量方式 讓事情更具體化Howmuch 指預算 費用 伍 如何進行你的工作 一 瞭解二個類型的工作目標達成狀態的目標 是指維持公司營運或達成公司的年度經營目標 企業內的各個員工必須完成的目標 解決問題的目標是指我們在工作上碰到問題發生 使我們的目標與現狀產生差距 或和我們的預想與期望不一樣 因此必須採取一些解決問題的手段去克服問題 使問題消失不再發生 一 了解二個類型的工作目標3 評估問題性質的兩個步驟問題的優先順位a 緊急性 不管問題的大小 必須立刻解決b 重要性 一些重要的問題 未必是很緊急的c 妥當性 指解決問題的目標本身是否妥當區分問題的類別a 發生型問題 指現狀與目標或標準已發生差距b 謀求改善型問題 是指現有的目標或標準往上提昇c 潛在型問題 是我們預測未來環境的更動 可能會帶給我們那些問題4 面對目標的態度 如何進行你的工作 二 以PDCA完成達成目標的手順1 P是計劃 plan D是執行 do C是檢查 check A是改正再執行 action 目前水準 2 在做計劃時 若能把握住工作的順序 步驟 相信你對你的工作能做出有效率的計劃 這種依工作的順序 步驟做成的計劃 謂之 手順化 手順化計劃的五個步驟明確瞭解工作進行的目的及理由 why 為什麼要做 確定要做那些事項 what 誰來做 明確責任者及協助者 who 什麼時候完成 when 明確如何進行及進行的順序步驟 howto 三 以問題解決手順 達成解決問題的目標1 找出問題的真正原因2 找出解決問題的重點對策3 訂出問題解決的行動計劃 問題解決的九個步驟 明確的目標 標準 知道自己想要達成的目的或狀態 你才能發現有什麼問題發現問題點 a 積極地秉持你的問題意識及改善意識b 掌握現狀 調查現狀 密切注意現狀 隨時注意可能的問題點c 特別問題的種類 如 與目標 標準規格的差異 策略執行不能達到預期的效果 外在環境變化所引起的要因分析 a 辨別問題的現象與產生現象的原因b 針對問題點 找出真正的原因c 整理歸納各項原因d 找出幾項最重要的原因 解決問題的九個步驟 確定要解決的問題 a 根據要因分析 發現要解決的課題很多 如無法同時解決 就要選出幾項重要的課題解決 b 有些要因來自客觀的環境 不是憑自己主觀的力量就能消除要因 例如 匯率 利率 關稅的變動 擬定對策 a 思考出針對要因的解決問題點的對策b 針對客觀環境產生的要因 找出減低影響或規避的方法c 提出多項對策 以便選擇最適合的因應之道 解決問題的九個步驟 做出行動計劃 明確作業項目 擔當者期限及行動進行的順序執行行動計劃 a 注意執行時 是否確實依據行動計劃的內容進行b 隨時瞭解實施的狀況效果確認 a 調查執行的結果 是否能有效地將問題解決b 若問題仍無法解決 要調查執行行動計劃是否有偏差標準化 a 訂定標準化作業的方式 要能簡單 淺顯易懂 每個人都能夠實施b 宣導標準化作業方式 讓每個人都能遵守 陸 基層主管的四大職責 一 執行任務 品質管理 交期管理 成本管理 生產管理 安全管理 士氣管理二 改善問題三 做好人際四 培育部屬 柒 基層主管的基礎守則 一 比上司期待的工作成果做得好二 懂得提昇工作效能與效率的方法 依工作的重要性 決定完成工作的優先順序 依工作的重要性 決定投入工作的時間 同性質 同種類 類似性高的工作分門別類進行 不斷思考是否更有效率的工作方法 請教有經驗的老前輩 備齊以往的做法 相關資料 相關的訊息 當做工作的參考 隨時訂出完成工作的期限 準備好必要的工具 材料 器材 避免用過大的手段 達成較小的目的造成浪費 避免用過小的手段 達成較大的目的螳臂擋車 基層主管的基礎守則 三 一定在指定的期限完成工作四 工作時間集中精神 專心工作五 要有防止錯誤的警覺心1 使用一些未經確認的資訊 工作上的專業知識或技巧不充分 疲倦 不能集中心力 情緒低潮 不穩定 連絡錯誤 協調不足 把一知半解當做全部知道 不注意 草率 馬虎 成見 專斷 無責任感 推綏責任 不遵守作業規定 柒 基層主管的基礎守則 六 做好整理 整頓 清潔七 秉持工作的改善意識 簡單化 代替化 統合化 分散化 廢止化 柒 基層主管的基礎守則 八 養成節省費用的習慣 合理的使用電話 有效率的使用辦公用具及事務機器 節省電費 水費 不要不當加班 做好避免不良品的措施 做好機械 維護 並正常操作機器 做好預算 控制預算 要有成本意識 愛惜公司的資產 捌 有效的報告方法 一 報告的對象二 報告的時機 做好計劃時 中間報告 緊急報告 工作完成時 捌 有效的報告方法 三 報告的原則 口頭報告原則先說結論 a 結論b 經過c 理由簡潔 正確事實與主觀的感想 臆測需區別不要遺漏重點成功 失敗都要明言 捌 有效的報告方法 2 書面報告的原則遣詞用語要簡單易懂標題清楚儘量用圖表 數字說明報告順序要合邏輯利用添附資料說明 玖 結語 知己 知彼 整合 一 信賴你的部屬二 相信自己有無限的潛能三 顯露你的企圖心四 支持上司或組織所訂目標五 訂定目標 應就部屬能力 水準與達成任務的難易度做合理公平的考量六 因人而有不同的激勵方式七 容許無心 穩惡揚善 科學的步驟進行工作 科學的步驟進行工作 徹底完成職務的CHECKPOINTS 徹底完成職務的CHECKPOINTS