Excel2003教学课件.ppt

主讲者 明朝廷 工具软件 MicrosoftExcel2003 本教程采取循序渐进的教学理念指导 采取初级 进阶 高级的梯级教学思想 望学员认真 有耐心跟着教师学习 并真心祝愿所有学员 开心学习 学业有成 主讲者 明朝廷 本教程采取循序渐进的教学理念指导 采取初级 进阶 高级的梯级教学思想 望学员认真 有耐心跟着教师学习 并真心祝愿所有学员 开心学习 学业有成 计算机技术组明朝廷 本课要点 1 Excel2003的工作界面 Excel2003工作界面的组成与功能与Word2003十分类似 因此这里只对Excel2003特有的一些组成部分进行介绍 主要有编辑栏 单元格和单元格区域 行号和列标 工作表标签栏等 1 1Excel2003简介 随着计算机应用的日益广泛 很多企业都开始使用电子表格来记录和管理公司的数据 Excel2003是目前流行的电子表格制作软件 它功能强大 可以准确 快捷地制作出专业和美观的电子表格 使用Excel可以方便地处理一些比较复杂的报表和烦琐的数据并可极大地提高工作效率 1 2Excel2003的工作界面 2 2典型案例 新建 通讯录 工作簿并保存 案例目标本案例将启动Excel并根据模板新建一个工作 然后将其命名为 工资表 xls 并保存到 我的文档 中 通过本案例的练习 可以使读者熟悉并掌握Excel的启动与退出 以及在Excel中新建 保存工作簿的操作 本案例主要练习了Excel的启动和退出 根据模板新建工作簿以及保存工作簿的操作方法 与Word不同的是 单击标题栏上的按钮并不只关闭当前工作簿 而是关闭所有工作簿并退出Excel 2 1工作簿的基本操作 Excel文件是由一张张的表格组成 每一张表格由一个个的单元格组成 每一个单元格可以存放数据 注意 Excel生成的文件称为工作簿 主要用于计算和存储数据 其扩展名为 xls 工作簿的基本操作包括工作簿的新建 保存 打开和关闭等 下面分别进行讲解 2 3工作表的基本操作 工作表 sheet是许多按行和列排列的单元格的集合 是存储和处理数据最主要的单元 它是Excel中最基本的概念 也是最重要的内容 通常情况所说的电子表格就是指工作表 工作表的基本操作包括选择 插入 重命名 移动 复制和删除等 主要通过工作表标签来完成 下面分别进行讲解 2 4知识讲解 1 插入工作表2 选择和选取工作表3 重命名工作表4 移动 复制工作表5 删除工作表6 保护工作表 右键菜单 2 5 1选择工作表 一个工作簿通常包含多张工作表 它们的内容不可能同时显示出来 因此需要经常在不同工作表之间切换 以完成不同的工作 在对文本进行编辑之前 需要先选择文本 然后才能对文本进行复制和删除等操作 按住ctrl键不放 可以选取若干不连续的工作表 按住shift键不放 可以选取若干连续的工作表 右击工作表标签 可以全选工作表 计算机技术应用研究所 2 5 2插入工作表 默认情况下 新建的工作簿包含有 Sheet1 Sheet2 和 Sheet3 3张工作表 如果无法满足需求 则可以在工作簿中插入工作表 具体方法是 选择 插入 工作表 命令 即可在当前工作表之前插入一张新的工作表 并且插入的新工作表将成为当前工作表 2 5 3重命名工作表 为了方便区分和记忆 常常需要对工作表进行重命名 以便直接从工作表名了解其大致内容 双击工作表名称 格式 工作表 重命名 2 5 4移动 复制工作表 移动和复制工作表分为两种情况 一是在工作簿内部移动或复制工作表 二是在不同的工作簿之间移动或复制工作表 编辑 移动或复制工作表 或者右键点击工作表按住ctrl键不放 并拖动工作表 也可以实现复制 2 5 5删除工作表 删除工作表的方法是 选择需要删除的工作表 再选择 编辑 删除工作表 命令 删除该工作表的同时 其后面的工作表将变为当前工作表 拆分工作表若选中要作为拆分点的表格行 可以在表格行上方将窗口拆分为上下窗格 若选中要作为拆分点的表格列 可以在表格列左方将窗口拆分为左右窗格 若选中拆分点的单元格 可以将窗口拆分为上下 左右四个窗格 冻结工作表若选中要作为冻结点的表格行 将冻结表格行上方的表格区域 若选中要作为冻结点的表格列 将冻结表格列左方的表格区域 若选中要作为冻结点的表格单元格 将冻结表格单元格的左方和上方的表格区域 注意 不能同时拆分工作表和冻结工作表中的部分数据 2 5 6拆分和冻结工作表 窗口 冻结 拆分 2 5 7隐藏保护工作表 隐藏工作表 格式 工作表 工作表是逐一隐藏的 当然也是可以取消隐藏 隐藏工作表中的行和列 直接用鼠标拖动行标处或列标处保护工作表或工作簿 工具 保护 密码是区分大小写的 2 6知识讲解 单元格的主要操作包括选择 插入 合并 拆分 删除 清除 移动和复制等 下面分别进行讲解 1 选择单元格2 插入单元格3 合并和拆分单元格4 复制和移动单元格5 删除和清除单元格 2 6 1选择单元格 如果要对单元格进行操作 就需要先选择单元格 选择单元格分为以下几种情况 选择一个单元选择单元格区域选择整行或整列选择不相邻的单元格或区域 2 6 2复制和移动单元格 如果需要在其他单元格中输入与已有单元格中相同的数据 则可以使用复制单元格的方法提高工作效率 2 6 3删除和清除单元格 清除单元格和删除单元格不同 清除单元格只删除单元格中的数据 而单元格本身还存在 删除单元格则会删除单元格及其中的全部数据 3 编辑和格式化数据 3 1输入数据 单元格中可以输入 文字 数字 日期 时间 图形 公式1 普通输入2 特殊输入3 快速输入 3 1 1普通输入数据 输入普通数据的方法与输入文本的方法相同 先选择需要输入数据的单元格 直接输入或在编辑栏中输入数据 完成后按 Enter 键即可 单元格中数据的格式默认为右对齐 输入数字 选定单元格 输入数字 回车输入文本 选定单元格 输入文字 回车输入字符型数字 在数字前加单引号 身份证号 电话号码加零 输入时间 日期输入日期 要按 年 月 日 年 月 日 的格式输入时间 要按 时 分am pm 格式 时间和字母之间要空格 当然也有其他输入格式 时 分 秒时 分时 分 秒am pm Ctrl 输入当前日期Ctrl shift 输入当前时间输入数值 选定单元格 输入数值 按回车数据宽度 数值超过11位 自动以科学计数法输入 例如 输入 123456789012 系统显示 1 23457E 11 输入数值时可以用逗号 分节如 7 357 542 输入纯小数值 以 开头 数值前自动补 0 负数前面输入负号或 数值 正号省略数字以 结尾 则按百分数处理输入分数时前面加0和空格 如 01 4 3 1 2特殊输入数据 3 1 3快速输入数据 复制粘贴生成排序的数据 3 2单元格数据的选取 3 2数据的移动 复制 3 2excel内部进行数据的链接 格式 只把数据源的格式粘贴到目标单元格中 而内容则不会复制到目标单元格 相当于个格式刷的作用 数值 只粘贴数据 而格式和公式等不会粘贴 运算 选项区中各单选按钮 如果目标单元格含有数据 可以在粘贴数据的同时与目标单元格进行运算 转置 可以进行行和列的相互调换 3 2excel与其他应用程序间的外部链接和嵌入 同样 比如在word里面复制内容到excel工作表中选择 选择性粘贴 时 选中了 粘贴链接 项 在word中改变内容 excel的内容也会自动同步变化 实战技巧 多个单元格的运算 如果我们现在有多个单元格的数据要和一个数据进行加减乘除运算 那么一个一个运算显然比较麻烦 其实利用 选择性粘贴 功能就可以实现同时运算 下面我们一起来看一个实例 我们要将C1 C4 C5 D3 E11单元格数据都加上25 那么可以这样做 首先在一个空白的单元格中输入25 选中这个单元格后点击鼠标右键选择 复制 然后按住Ctrl键依次点击C1 C4 C5 D3 E11单元格 将这些单元格选中 接下来点击鼠标右键选择 选择性粘贴 在 选择性粘贴 对话框中勾选 运算 框内的 加 选项 点击 确定 现在我们可以看到 这些单元格中的数据都同时被加上了25 3 2数据的删除 清除 3 3查找与替换数据撤销和恢操作 Excel2003提供了查找和替换数 CTRL F H 的功能 使用该功能可快速查找满足条件的单元格 并可方便地替换其中的内容 撤销 CTRL Z恢复 CTRL Y 3 4数据有效性 数据有效性功能是允许对单元格中所输入的值设置限制 在默认情况下 单元格中可以输入任何值 错误警告 工作表格式化 设置单元格格式 CTRL 1 格式 单元格 对话框的 边框 和 图案设置工作表格式 格式 工作表 背景 自动套用格式 格式 自动套用格式 4 1工作表格式化 调整行高 4 1工作表格式化 调整列宽 4 2工作表格式化 添加颜色 4 2工作表格式 添加边框 步骤一 将需要加斜线的表格 长 和 高 调整大一些步骤二 然后选种需要加斜线的表格 单击 右键 选种 设置单元格格式 在 单元格格式 里面选择 边框 单击 斜线 按钮步骤三 在表格中输入斜线划分的文字 记住用 Alt 回车键 回车步骤四 最后在第一排的文字前面打空格键调整 4 2工作表格式 表格划斜线表头 此时 可以放心做课程表了 4 3设置字符格式 4 3设置字符格式 4 3设置字符格式 4 4数字的格式 4 4数字的格式 4 4数字格式 4 4数字格式 4 4数字格式 4 5插入图片 EXCEL里面的插入图片及图片的设置与WORD里面的设置几乎全部一样的 一般我们是通过 插入 图片 或利用绘图工具栏可以进行图形的随意格式设置 4 5其他公式 在excel中 单元格出了可保持已有的格式外 允许根据单元格的当前值来自动更改单元格的某些格式 突出显示特殊事项 以便快速审核工作表中的数据 4 公式与函数的应用 公式与函数的应用体现了Excel2003强大的数据计算功能 在工作表中输入数据后 可以通过Excel中的公式和函数功能对数据进行精确 高速的计算 从而极大地提高工作效率 知识讲解 1 使用函数2 创建简单公式 4 1公式 P161 P176 公式 是由等号 运算元素和运算符组成的序列 使用公式可以对工作表中的数据进行加 减 乘 除等各种运算 任何公式都以等号 开始 其后才是运算元素和运算符 运算元素可以是数值常数 单元格或区域引用 标志 函数等 运算符有算术运算符 比较运算符 文本运算符和引用运算符等四种类型 函数是excel中现成的公式 4 2认识公式 公式结构 B4 25 SUM D5 F5 单元格引用 4 2认识公式 运算符 四种运算符 P162 算术运算符加减乘除 乘幂 例如 公式 30 2 20 的值为180 比较运算符可以比较两个值 结果是一个逻辑值 TRUE 和 FALSE 运算符如 大于等于 不等于 例如公式 3 2 的结果是FALSE 文本运算符 使用 和号 连接一个或更多字符串以产生一大片文本 例如 公式 广东省 广州市 的结果是 广东省广州市 引用操作符 引用运算符可以将单元格合并计算机成单元格区域 4 2 认识公式 运算符 运算顺序各类运算符的先后顺序 根据公式中运算符的特定顺序从左到右进行计算 若公式中同时用到多个运算符 将按照运算符的优先级进行 相同优先级运算符从左到右进行计算机 运算符优先级的优先次序为冒号 空格 逗号 负号 百分号 乘幂 乘号 除号 加号 减号 连接符 比较运算符 4 3创建简单公式 创建一个简单的公式比较容易 例如 表示128加上345的公式 128 345 和表示5的平方公式 5 2 就是包括运算符和常量的两个简单公式 要创建诸如此类的简单公式 单击需要输入公式的单元格 然后键入 等号 再键入公式内容 按Enter键即可得出答案 如图 4 3创建包含引用的公式 包含引用的公式是指 再公式中包含对其他单元格的相对引用 以及这些单元格的名称 如 C2 表示使用单元格C2中的值 Sheet2 B2 表示使用Sheet2上单元格B2中的值 4 4移动或复制公式 单元格中的公式可以像数据一样移动和复制 这在一些数据算法相同的工作表的单元格中使用 可避免重复输入相同公式的烦琐 从而可极大地提高工作效率 移动公式复制公式 4 5删除公式 删除公式的操作十分简单 选择含有公式的单元格 按 Delete 键即可将公式和计算结果全部删除 4 6认识公式 单元格或区域的引用 4 6认识公式 单元格或区域的引用 P162 4 6认识公式 单元格或区域的引用 4 6认识公式 单元格或区域的引用 4 6认识公式 单元格或区域的引用 4 7输入函数 4 8函数的分类 或按 shift F3 直接打开 3 2 1 4 8函数的分类 1 财务 可进行一般的财务计算 如确定贷款的支付额 投资的未来值或净现值等 2 日期和时间 分析和处理日期值 如用TODAY 函数返回系统当前日期 3 查询和引用 查询特定数值 或者查找某一单元格的引用 4 数据库 分析数据清单中的数和时间值 如数字取整 求和 按给定条件求和等 5 数学和三角 处理简单或复杂的计算 如直线的斜率和y轴截距等 6 统计 对数据区域进行统计 如计算所有数值大于100且小于250的记录总数 7 文本 在公式中处理文字串 如提取文字串中的字符等 8 逻辑 进行真假值判断 或复合检验 如IF 函数可确定条件的真假并返回相应的数值 9 信息 可以测试存储在单元格中的数据类型 4 9常用函数的简介P171 4 9常用函数的简介 4 9常用函数的简介 4 9 1常用函数的使用 案例分析 练习题 P170 SUM函数的实操训练 4 9 1常用函数的使用 案例分析 4 9 1常用函数的使用 案例分析 4 9 1常用函数的使用 案例分析 4 9 1常用函数的使用 案例分析 4 9 1常用函数的使用 案例分析 4 9 1常用函数的使用 案例分析 4 9 1常用函数的使用 案例分析 难点函数 IF使用 4 9 1常用函数的使用 案例分析 4 9 1常用函数的使用 案例分析 Excel的IF函数1 IF函数的语法结构IF函数的语法结构 IF 条件 结果1 结果2 详细说明可以参照表6 4 2 IF函数的功能对满足条件的数据进行处理 条件满足则输出结果1 不满足则输出结果2 可以省略结果1或结果2 但不能同时省略 3 条件表达式把两个表达式用关系运算符 主要有 b1 c150 1 1 函数式中 条件表达式是a1 b1 50b1 c150 4 执行过程下面以IF a1 b1 50b1 c150 1 1 函数式为例来说明IF函数的执行过程 先计算条件表达式a1 b1 50b1 c150 如果表达式成立 值为TRUE 并在函数所在元格中显示 1 如果表达式不成立 值为FALSE 并在函数所在单元格中显示 1 5 IF函数嵌套的执行过程如果按等级来判断某个变量 IF函数的格式如下 IF E2 85 优 IF E2 75 良 IF E2 60 及格 不及格 函数从左向右执行 首先计算E2 85 如果该表达式成立 则显示 优 如果不成立就继续计算E2 75 如果该表达式成立 则显示 良 否则继续计算E2 60 如果该表达式成立 则显示 及格 否则显示 不及格 拓展 常规函数另样使用方法 5 数据的管理 P180 187 使用数据清单数据筛选及排序数据汇总使用列表 数据清单是包含数据相关数据的一系列工作表数据行 例如发货单数据库 或一组客户名称和联系电话 在excel中 可以很方便地把数据清单当作数据库 像数据库一样使用 执行如查询 排序 汇总等数据库操作 5 1使用清单 建立数据清单建立数据清单可直接在单元格中输入 也可以使用记录单 数据 记录单 5 1使用数据清单 使用数据清单注意事项不能在数据清单中留空行或列 当数据清单中的数据被一个空行或列隔开时 excel会将它当作两个部分看待 在数据清单的第一行建立字段名称 excel将使用字段名建立报告以及进行排序等操作 字段名最好用文字 字段名只能使用255个字符以内的文字或文字公式 且要准确地表示出字段的含义 字段名只能有一个 如果在数据清单中打开了多个相应的字段名 则影响筛选等操作 工作表中只建立一个数据清单 虽然在excel中允许同时存在多个工作表 但是会显得比较混乱 而且容易影响筛选等操作 因此建议最好在一个工作表中建立一个数据清单 5 2数据的排序 数据排序操作 数据 排序 或 常用 工具栏的 升序 或 降序 按钮注意提示 对汉字排序时 默认是按照拼音顺序排序的 可以按笔画顺序排列 同时 可根据列的内容对行进行重排 也可以根据行的内容对列进行排序 升序排列 以某个字段的数据为标准从大到小的顺序进行排列 降序排列 以某个字段的数据为标准按照从小到大的顺序进行排列 复杂排序 多列同时排列 在主要关键字 次要关键字 第三关键字 输入相对应的表头字段即可 并勾上有标题行项 5 3数据汇总 分类字段 在该下拉列表中可以指定进行分类汇总的字段选定汇总项 在该列表中可以选择多个要执行汇总操作的字段 汇总方式 在该下拉列表中可以选择的汇总方式包括 求平均值 计数 求和等 替换当前分类汇总 如果已经执行过分类汇总操作 选中该复选框 会以本次操作的分类汇总结果替换上一次的结果 每组数据分页 如果选中该复选框 则分类汇总的结果按照不同的分类汇总结果分页 在打印的时也将分页打印 汇总结果显示在数据的下方 如果选中该复选框 则分类汇总的每一类会显示在本数据的下方 否则会显示在本类数据的上方 全部删除 单击该按钮 可以将当前的分类汇总结果清除 5 4数据的自动筛选和高级筛选 自动筛选的操作较为简单 常用于简单条件的筛选 如果筛选的条件要求复杂 且要将筛选的结果复制到新的