PPT操作实务之有效表达20120810.ppt

PowerPoint操作实务之有效表达 2012 08 10 结构化思考形象化表达用图表说话做一流PPT 目录 2 框架构建 1 概述 不成功的演示常见的问题 目标不清 展示不力 为什么要用PPT 1 PPT是一种形象化的展示演讲者观点的工具 2 PPT是一种有效的与听众进行沟通的工具 直观 简洁 针对性 逻辑性 结构性 什么是 好 的PPT PPT框架 内容表述 版面设计 制作个性化的PPT模板 大众化的PPT模板显不出你的特点 定制的PPT模板让你风格独特 制作个性化的PPT模板 在定制自己风格的模板 特别是商业模板时 要突显企业的文化 符合演示场合 7 2 5 9 每行字的个数多少比较合适 标题取5 9个字 我应该选择什么样的颜色 分类 区分不同的观点和内容 突出 突出关键的要点 美化 使得幻灯片的画面更加丰富 幻灯片色彩使用的注意事项主要使用的颜色不宜超过三种使用的颜色应该为同一色系对比的色彩不要过于强烈 小提示与注意事项 字体 尽量用1种字体 最好不要超过3种PPT的灵魂 逻辑 PPT的恶心 错别字等于苍蝇 颜色 不要超过3种色系 对比度 尽量选择深色背景配浅色字体 或者浅色背景配深色字体 对比强一些 因为如果用颜色相近的背景和字体 会看不清楚 文字处理 不要把全屏都铺满文字 演示是提纲挈领式的 显示内容越精炼越好 动画 为文字内容设定动画 一步一步显示 有利于讲演 目录 2 框架构建 1 概述 PPT框架是整个PPT文件的布局方式 它是是你工作思路的体现 也是你讲述问题 表达观点的逻辑体现好的框架有助于你更简捷 清楚的阐述你的观点好的框架有助于提高沟通效率 更好的解决问题合理的框架搭建是PPT成功的一半 PPT展示出来的是我们的思路 结构设计 情境分析 撰写美化 演示汇报 1 2 3 4 给谁看 要达到什么目的 观点是什么 如何建立逻辑框架 如何组织材料 怎么灵活运用图形 怎样口头表达你的思想 如何合理利用幻灯片 深入的分析是构建好架构的前提 中西方的表达习惯不尽相同 中国人先进行分析 最后表达结论 西方人先表达结论 再进行论证 结构化表达 自上而下 层次清晰 结构简单 重点突出 先从结论讲起 说明问题的全貌直接说明中心思想 把相关性议题在一个章节内说清楚分清楚议题的层次 表达的结构越简单越好 不要试图传递过多的信息要把最想传递的信息突出出来 结构化表达四原则 结构化表达 自上而下表达原则 对于演示和汇报而言 最为重要的是结构清晰 观点鲜明 论证充分 事实 分析过程 结论 结论 分析论证 下一步的行动 结构化表达 层次清楚表达原则 支撑思想的主要理由 支撑理由 支撑理由 观点 问题 现状 原因分析 解决方案 措施及实施计划 结构化表达 结构简单表达原则 表述的结构越简单越好最简单的结构 最容易记忆的结构是 三 将一个中心议题从三个方面展开使 三点 有清晰的逻辑关系 结构化表达 重点突出表达原则 演示汇报的80 20原则抓住问题的关键重点突出VS面面俱到断其一指VS伤其十指核心思想突出重点 关注 关键的少数 如何建立清晰易懂的演示结构 如何处理开头 好的演示和汇报就如同一部电影 需要情节 音乐 场景 色彩 演员等诸多环节演员和情节是核心音乐和场景是形式 如何建立清晰易懂的演示结构 如何展开 为什么问题的重要性和紧迫性 是什么目前的主要问题 解决问题型 1 2 3 怎么做采取哪些措施来解决问题 有什么有哪些资源可以保障工作的完成 是什么目标是什么 工作展望型 1 2 3 怎么做通过做哪些事情可以来完成目标 如何建立清晰易懂的演示结构 如何处理结尾 演示的结束需要高度的浓缩和升华更是对全篇文章中心的回顾和反思也是后续行动的指导和思考 目录是PPT架构的纲 对于架构较为复杂的PPT而言 目录是必要的合理的结构图示对于逻辑关系较为复杂的PPT而言 可以起到为听众理清思路的作用 小建议 合理使用目录及结构图示 ClicktoaddTitle 1 ClicktoaddTitle 2 ClicktoaddTitle 3 ClicktoaddTitle 4 目录 2 框架构建 1 概述 PPT内容表达有四种方式 分别是文本型 图表型 图解型 插图型 图表型 图解型 插图型统称为图型表达方式 内容表达的形式 表格 数字 文字 图形 图形表达作用 表达形象化 通过图形的使用 可以高度浓缩文字中的含义 使得听众更容易理解 分析结构化 突出重点 图形的使用有助于将表达过程中的结构展示给听众 使得听众理解演讲的逻辑结构 其次 这种结构也助于演讲人自己准备和分析 通过对图形中的颜色和图形位置的加工 可以把重点有效的传递给听众 图形化表达 相关说明 图表型 图表型 图解型 可以使用用标准的 已被成功应用的各类图表工具 如 罗兰贝格的PPT图库 麦肯锡图表汇总 新华信定量图表规范 等也可以使用PPT自带的工具制作图型 或使用其它软件 如MicrosoftVisio 麦肯锡图表 罗兰贝格图表 图解型 阶段图 循环图 压力图 愿景图 地图 Phase1 Phase2 Phase3 图解型 递进和顺序 并列或对比 根据以下信息分别绘制概念草图 影响企业发展的作用力包括系统组合的不断老化业务变化不断加速技术上的机会层出不穷这就需要管理层要以远景发展目标为推动力高绩效的组织应该以明确的目标作为推动力从员工中不断获得动力建立以业绩和客户为核心的组织架构通过由业绩驱动的核心流程进行组织整合以开放的沟通作为支持由于新招聘人员在行业和职能方面的经验不尽相同 我们的培训方案也必须因人而异项目通常经历五个阶段 1 初次接触2 项目启动3 制定解决方案4 提出建议5 实施改革 1 2 3 4 例 影响企业发展的作用力 技术机会层出不穷 业务变化不断加速 系统组合不断老化 技术机会层出不穷 系统组合不断老化 以目标为推力的管理 业务变化不断加速 公司 例 高绩效组织 HPO 团队 目的 人员 核心流程 结构 沟通 HPO 明确的目的 富有活力的员工 以客户为中心的组织架构 以业绩为驱动的流程 团队 开放的沟通 例 培训方案 行业经验 职能经验 强化培训 重要技能的介绍 简单介绍 温故知新 行业介绍 例 项目的五个阶段 I 初次接触 II 项目启动 III 制定解决方案 IV 提出建议 V 实施改革 1 初次接触 2 项目启动 3 制定解决方案 4 提出建议 5 实施改革 I 初次接触 II 项目启动 III 制定解决方案 IV 提出建议 V 实施改革 目录 2 框架构建 1 概述 在沟通方面应用图表 表达鲜明生动迅速传达讯息直接专注重点更明确地显示其相互关系 好图表的特性 适当性 最适合的方式清晰性 讯息明显经济性 简单且容易阅读一致性 设立典范及坚持通用 图表的四种形式 文字图表列表式图表示意图或概念图表数据图表 文字图表 列表式图表 示意图或概念图表 数据图表 圆型 直条型 综合型 横条型 线型 平面型 点状型 制作数据图表的步骤 将数据列表 确认要表达的信息 确定比较类型 选择图表类型 设计图表 如何利用关键字在讯息中找出对比性 成分 项目 时间顺序 频率 关连性 对比性 关键字 份额 占有率 占有X 贡献率 百分比 排名 多 少 大於 小於 等於 相同 趋势 改变 波动 上升 下降 增加 降低 成长 分布率 发生率 集中状态 中心点 X Y范围 年龄群 相关性 成比例 随 而增加 随 而减低 随 而改变 因 而定 五种基本比较类型 比较类型 成分 各个部分占整体百分比的大小 举例 5月份 甲产品占销售总量的最大份额 排序 不同元素的排序 并列 高于 低于其它元素 5月份 甲产品的销售超出乙产品和丙产品 时间序列 一定时间内的变化 在几周 几个月或几年间的变化趋势 上升 下降或保持稳定 销量自1月份以来稳步上升 频率分布 在渐进数列中的数量分布 5月份 大多数销售集中在1 000元和2 000元之间 关联性 两种可变因素之间的关系 5月份的销售业绩显示销量与销售人员的经验并没有联系 从讯息中的对比性制成图表 麦肯锡制作的图表遵循的标准格式 零售商批发商 对甲产品的需求在过去5年已经增长了2倍多 甲产品的市场需求 百万元 1995年2月在甲产品包装容器中发现有毒物质资料来源 甲公司 调研公司 资料来源 Source 赋于数据可信度 使我们可以用来作为参考 文本文件与演示文件不尽相同 演示文件 文本文件 全套数据通常包含大量的细节适合用于分发