《秘书实务》第10章-会前筹备PPT课件.ppt

第八章会前筹备 1 本章学习要求 会拟订科学合理的会议筹备方案 会制发各类会议通知 会根据实际需要选择和布置会场 能够做好会议资料 用品 礼仪等准备工作 2 第一节准备会议方案一 情景案例二 基本知识 一 拟订会议筹备方案1 会议的主题2 会议的名称3 会议的时间4 会议的地点5 会议的议程 日程 程序6 会议的出席范围7 会议的经费预算 P141 8 会议的筹备机构9 会议的食宿安排 3 2009中央经济工作会议莱州市委常委扩大会议安广院教学工作会议第四次中日韩领导人会议十一届全国人大二次会议安广院11 37班第三次班会遵义会议 4 大中型会议的议程一般包括 开幕式 领导和来宾致辞 领导作报告 分组讨论 大会发言 参观或其他活动 会议总结 宣读决议 闭幕式 5 6 7 二 拟订会议的应急方案 1 人员问题 2 场地问题 3 设备问题 4 资料问题 5 健康与安全问题 6 行为问题 8 9 三 技能训练 案例讨论 遇到了这样的场面 你会怎么办 东南快报讯8日下午 台 立法院 在 三八 节爆发激烈冲突 立委 在协商高度争议的 中选会组织法 及 政府总预算 时 民进党女 立委 阻挡 立法院长 王金平进入议场开会 竟然现场就和护航的国民党女 立委 扭打在一起 很多人都挂彩 民进党不同意国亲所提出的 中选会 依政党比例组成 不但在 朝野 协商后阻挡王金平进议场宣布延会 更由女 立委 王淑慧 谢欣霓 蔡启芳等集体霸占主席台 杯葛议事 造成蓝绿双方发生严重冲突 蓝军决定撤守 改用口号对阵 王金平虽然有 立委 颜清标护驾 还是无法进场 10 王金平被民进党籍 立委 林国庆等阻挡 无法进入议场主持会议 11 冲突中 立法院长 王金平被夹在中间 一度袖子还被扯起来 事后王金平惊魂未定 国民党 立委 廖婉汝说 民进党 立委 庄和子偷袭我 从后面抓我的头发 她最厉害的地方是 整个人抱着我的头 你看这边破掉了 这边也破掉了 10多位女 立委 在推挤中 有人脸部瘀青 有人脖子严重被抓 蓝绿女 立委 都挂了彩 国民党 立委 郭素春说 民进党女 立委 绑架王金平 软禁他在 院长 室 12 13 第二节制发会议通知一 情景案例二 基本知识 一 会议通知的拟写1 标题2 通知对象3 正文4 落款5 回执 1 会议时间 2 会议地点 3 会议内容 4 参会对象 5 其他事项 14 二 会议通知的发送1 明确通知发送对象2 选择通知发送形式3 把握通知发送时间4 准确书写通知封筒5 落实回复确认环节 15 三 技能训练 训练1中达公司准备在2012年7月5日至6日在安徽省合肥市明珠大酒店召开2013年订货会议 于2012年6月25发出会议通知 会期为2天 7月4日报到 报到地点在明珠大酒店1506房 请各地重要经销商参与 食宿费用自理 请根据以上材料拟写一份带回执的会议通知 训练2 P151 请分析下面这份会议通知 邀请函 存在什么问题 并做修改 16 第三节布置会议场所一 情景案例二 基本知识 一 会场的布局1 相对式2 全围式3 半围式4 分散式 17 二 座次的排列1 主席台人员座次排列2 其他人员座次排列 1 横排法 2 竖排法 3 左右排列法3 座次标识 18 三 会场的装饰1 主席台的装饰 1 会标 2 会徽2 会场背景的装饰3 色调的选择4 主席台成员使用物品摆放 19 20 21 22 四 会场的设备 音响布置 声像布置 其他布置 23 三 技能训练 训练1请根据基本知识中的介绍 在老师的指导下 分别画出常见的会场布局示意图 课下并将其制成电子文档形式 训练2请通过实地观察 如学校的会议 或间接观察 如电视上的相关新闻 来感受不同的会场布局的区别 训练3请虚拟一份某次会议的主席台就座人员的名单 然后按照就座人数为奇数 偶数及前后双排等不同情况 画出主席台示意图 24 第四节其他准备工作一 情景案例二 基本知识 一 准备会议资料1 文件性资料2 服务性资料 1 程序文件 2 参考文件 3 管理文件 4 指导文件 5 主题文件 25 二 准备会议用品1 必备用品2 特殊用品 三 制发会议证件1 会议证件的内容2 会议证件的制作 26 27 四 邀请会议嘉宾 五 安排礼仪服务1 选择礼仪服务人员2 分解工作程序3 培训礼仪服务人员4 准备服装用具 28 六 安排会议食宿1 安排会议餐饮2 安排会议住宿 29 七 做好会前检查会议准备是否充分 会议期间能否排除各种干扰 环境条件与用品准备 文件材料的准备情况 会场布置情况的检查 会议保卫工作的检查 特殊类型会议相关工作的检查 30 三 技能训练 训练请通过你的亲朋好友 同学老师等 收集一些会议的证件实物 增强对会议证件制作的感性认识 训练请利用PPT做出某次会议的各种证件 如有条件再打印成书面形式 训练请讨论分析常见的会议证件都有哪些 31 本章综合实训 实训项目情景 五四 青年节来临之际 XX职业技术学院准备举行一次主题演讲比赛 以丰富校园文化