秘书基础试题及答案

1 / 21 秘书基础试题及答案 文秘知识基础模拟试题及答案 1、什么是秘书？ 答：在我国现阶段，通常是指党政机关、部队、社会团体或企业、事业单位领导的助手，这一职业的工作具有辅助性和服务性。 2、秘书部门的职能性和工作特点？ 答：综合性。辅助性。门面性。机要性。 3、秘书工作的主要内容？ 答：处理文电。撰拟文稿。办理会务。调查研究。 查办、催办。根据领导意图协议本单位的有关工作。安排礼仪活动。处理来信来访。组织机要交通。档案的 管理。其他日常事处及领导临时交办的任务。 4、秘书工作的作用： 答：枢纽作用。助手作用。参谋作用。协调作用。 耳目作用。 5、秘书工作的指导思想： 答：一是为直接领导服务；二是为与本系统有关的部门及其成员服务；三是为广大人民群众服务。 6、秘书工作的原则： 答：准确。迅速。求实。保密。 7、秘书工作者的政治素质： 2 / 21 答：具有较高的理论水平。具有较强的法律意识和政策观念。 具有全心全意为人民服 务的思想。严于律己，遵守纪律。 8、秘书工作人员应具备的基础知识： 答：基础知识。社会知识。专业知识。业务知识。 辅助知识。 9、秘书人员应具备的能力： 答：调查研究能力。收集资料的能力。文字表达能力。 口头表达能力。组织协调能力。办事能力。管理事务的能力。文字书写的能力。操作现代办公设备的能力。 10、信息的作用？ 答：为领导的科学决策提供依据。为实现科学管理创造条件。是发挥参谋，助手作用的主要内容。 11、现代秘书部门信息工作应遵循两条原则？ 全面服务。实事求是。不夸大缩小，既报喜，又报忧。 12、值班记录电话记录应包括五个要素？ 答： a 来电时间。 b 来电单位、姓名及职务、电话号码等。 c 来电内容。 d 领导批示和处理意见。 e 接电话记录人。 13、值班日记四要素： 3 / 21 答：值班员、值班时间、记事内容、办理情况。 4、打电话的一般程序是什么？ 答：打电话就应对电话内容拟出腹稿或拟出文字提纲，特别重要的事情，要写出通话全 文。电话接通后，先问明对方是否就是要通知的单位或当事人，然后先通报自己单位名称、职务、姓名，再问对方姓名、职务，最后再说通话内容。向下级打的电话比 较重要的，需要记录的电话，打完后应要求对方复述一遍，确保对方记录无误。下级人员在接完上级的重要电话后，亦应主动复述。要找的人不在时，可要求对方转告或安排回电话。 15、回电话接电话的一般程序是什么？ 答：回答电话要迅速，尽可能在铃响第一遍后就接并立即打招呼。 问清对方单位、姓名、职务后，通报自己的单位、职务和姓名。 所接电话一般都应有记录，必要时使用录音电话，并时常检查自己对所接电话的处理情况。 来电话者要找的人不在时，问清是否需要代为转告，不清楚的事情不盲目回答。 16、电话记录有哪五个部分？ 答：一是来电时间、包括年、月、日、时、分；二是来电单位、姓名及电话号码；三是来电内容；四是处理意4 / 21 见和领导批示；五是接电话记录人。 17、什么是文书？ 答：指个人、社会组织、政党集团、国家政权在社会活动中为了一定目的而形成并使用的特定格式的文字资料。 18、 什么是文件？ 答：通常所说的文件，是指机关、团体、部队、企事业单位制发使用的具备一定格式的公务文书。 19、什么是会签？ 答：两个及两个以上机关联名行文，须经各联名机关的领导同志联名签署。联名签署文件的过程称作会签。会签本身也是一种会商，但大量的实质性的会商工作应在会签之前进行。 20、什么是传达范围？ 答： 指可以听到宣读文件的人员范围。文件需要传达到哪个范围，一般都是根据临时情况确定的，文件中应当注示清楚。 22、密级一般划分为哪几级 答： 一般划分为秘密、机密、绝密三个等级， 23、会议报到有哪几种方式？ 答：与会者本人持会议通知或单位介绍信亲自报到；委托他人代为报到；电话报到。 5 / 21 24、内宾接待工作原则是什么？ 答： 1、热情相待。 2、按政策办事。 3、简朴大方，不搞形式主义，不要铺张浪费，尽可能少花钱多办事。 4、节省时间，努力提高办事效率。 25、握手的技巧是什么？ 答：同性之间特别是男性之间的握手应当有力，以示热情友好；反之，如果有气无力或者若无 其事，就会使对方产生冷漠、疏远的感觉。异性之间、特别是女同志对男同志的握手，无需用力，只要轻轻地握一下就可以了。与领导同志或者身份较高的人握手，要视具体情况而论，如果他有意与你握手，就应当主动把手伸过去；如果他无意握手，就不要勉强。 26、为别人作介绍时应注意哪几方面？ 答：如果双方的地位不同，应当先把地位低的人介绍给地位高的人；如果双方的身份相同、年龄相近，应当先把男性介绍给女性，把主人介绍给客人；如果双方的地位相近、年龄有别，应当先把年轻的介绍给年长的；如果一个人会见几个人，应当先 把一个人介绍给几个人。在为别人介绍时，秘书工作者应当事先熟悉双方的情况，以便介绍。 27、听讲时应注意的几个问题？ 答： 要专心致志认真听讲，以示注意和尊重对方，而不要东张西望，心不在焉，以免影响讲话人的情绪。不6 / 21 要随意打断人家的话题。遇到说话噜苏，或者有意无意纠缠你的人，不要厌烦，更不要露愠色，而应当有礼貌地中断对方的话题或委婉地回绝他，可以委婉地说“我们是不是长话短说？”或者说“对不起，我还有急事。咱们是不是以后再细谈？” 28、当你有几机说话时 ,应注意哪几点？ 要礼貌文明、热情和蔼，给人以亲切感；语速要和缓，语调要适中，给人以舒畅感；切忌过分急越亢奋，以免使人产生高压感；切忌多说官话、套话，也不要使用生僻古怪的词语，以免令人生厌；此外，不要夸夸其谈，更不能自吹自擂；吐音要准确，语言要简洁，表达要妥贴，以提高对方的接受效果。 29、接电话时的注意事项？ 答：电话铃响后，应当马上拿起耳机，而不要让人久等；拿起耳机之后，应当立即说“您好！”而不要默不作声让人干等。然后，就可以询 秘书基础复习题 第 一章秘书工作及其发展趋势 一、填空题： 1、汉书 刘向传中记载：成帝“诏向领校中五经秘书”这里的秘书是皇宫内秘藏的书籍或谶纬图篆之类的文图资料，东汉时设“秘书监”，曹操为魏王时，设“秘书令”7 / 21 这里的秘书是指一种官职。现在的秘书是指一种职称或职务，是一种社会职业，是指直接协助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。 2、秘书工作的基本属性有：辅助性、政治性、服务性。 3、秘书工作的本质就是为领导服务 4、秘书工作的政治性主要体现在三个方面，即 ：鲜明的阶级性、明确的政策性、高度的机要性。 5、我国党政机关的秘书部门，历来坚持“三服务”的宗旨，即为领导机关服务、为各部门服务、为人民服务。 6、秘书工作具有收录整理、录入打印、信息传递、会务服务、事务管理等多种手段。现在科技的发展使秘书工作手段不断开拓与创新，将为其工作开辟更为广阔的服务领地。 7、根据秘书工作的各项具体任务的性质，可分为政务和事务两大类主要任务。 8、以“三个代表”为指导，做好办公室工作，必须在指导思想和工作把握上切实处理和解决好以下几 个方面的问题：在思想认识上，要强化“三种意识”在工作目标上，要做到“三个满意”在工作措施上，要实现“三个转变”在工作安排上，要抓好“三个环节”。 9、我国秘书工作呈现出三大发展趋势是：参谋职能8 / 21 强化趋势、秘书工作管理科学化趋势、办公手段现代化趋势。 10、办公手段现代化的发展大体经历四个阶段，即起始阶段、发展阶段、完善阶段、成熟阶段。我国秘书部门的办公手段处于起步阶段。 二、单项选择题 1、汉书 .刘向传中记载：成帝“诏向领校中五经秘书”，说文“秘书说曰： 日月为易”，这里的秘书是指 A、皇宫内秘藏的书籍或谶纬图箓之类的文图资料 B、一种官职 C、一种职称或职务 D、秘密的书 2、秘书工作的本质是 A、为领导服务 B、为人民服务 C、为各部门服务 D、为私人服务 3、在办公手段现代化中是处理信息使办公室设备智能化的主要工具 A、信息来源 B、计算机 C、互联网 D、通信技术 4、是在办公手段现代化的环境下办公室之间相互传递信息所依赖的主要技术手段 A、计 算机 B、互联网 C、激光排版 D、现代通信技术 5、秘书工作的政治性主要取决于的政治性 9 / 21 A、国家的 B、机关的 C、领导工作 D、秘书个人 三、多项选择题 1、秘书工作的基本属性有 A、明确的政治性 B、辅助性 C、服务性 D、政治性 2、秘书工作的的政治型主要体现在三个方面 A、鲜明的阶级性 B、明确的政策性 C、服务性 D、高度的机要性 3、秘书工作具有等多种服务手段 A、 政务和事物 B、处理整理录入打印 C、信息传递 D、会务服务事务管理 4、我国秘书工作呈现出的三大发展趋势是 A、参谋职能强化趋势 B、领导多问趋势 C、秘书工作管理科学化趋势 D、办公手段现代化趋势 5、办公手段现代化追求的目标是 A、尽量减少差错 B、提高办公效率和质量 C、缩短活动周期 D、减少行政开支 6、办公手段现代化的发展大体经历四个阶段即 A、起始阶段 B、发展阶段 C、完善成熟阶段 D、顶 峰阶段 10 / 21 四、名词解释 1、秘书 2、秘书工作 五、简答 1、秘书工作的基本属性是什么？其中的政治性主要体现在哪几个方面？ 2、新时期秘书工作参谋智能化主要原因有哪些？ 3、办公手段现代化的含义是什么？ 4、办公手段现代化追求的目标是什么？ 5、完善的办公手段现代化系统，一般具有哪些功能？ 6、秘书工作的繁杂性表现在哪几个方面？ 六、综合题 新领导今天 上任，秘书小李心里忐忑不安。以前在老领导身边鞍前马后地跑，现在新领导会怎样待自己呢？无论怎样，先把精心准备好的新领导施政演讲稿、欢迎会上的讲话稿、单位基本情况汇报材料等都恭恭敬敬地送到新领导的手里。谁知新领导不领情，反批评小李没做好基层调研的准备。请你根据所学知识，分析小李挨批评的原因。 职业高中文秘专业秘书基础复习题参考答案 第一章秘书工作及其发展趋势参考答案 一、填空题 11 / 21 1、皇宫内秘藏的书籍或谶纬图篆之类的图文资料 一种官职，是指对担任某种工作的人的称呼是指一种职称或职务，是一种社会职业，是指直接协助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。 2、辅助性、政治性、服务性 3、为领导服务 4、鲜明的阶级性、明确的政策性、高度地机要性 5、为领导机关服务、为各部门服务、为人民服务 6、录入打印、信息传递 7、政务 事务 8、在思想认识上，要强化“三种意识”； 在工作目标上，要做到“三个满意”；在工作措施上，要实现“三个转变”；在工作安排上，要抓好“ 三个环节”。 9、参谋职能强化趋势 秘书工作管理科学化趋势 办公手段现代化趋势 10、起始阶段 发展阶段 完善阶段 成熟阶段 二、名词解释 秘书：是指直接协助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。 秘书工作：是指直接为机关或部门负责人提供综合服务的辅助性管理活动。 三、单选 1、 A2、 A3、 B 4、 D5、 C 12 / 21 四、多选 1、 BCD 2、 ABD3、 BCD 4、 ACD5、 ABCD6、 ABC 五、简答题 1、基本属性是：辅助性、政治性、服务性。政治性主要体现在：鲜明的阶级性、明确的政策性、高度的机要性。 2、主要原因有两方面： A、飞速发展的经济建设的客观需要 B、领导决策由经验决策向科学决策转变的需要。 3、含义是把计算机技术和现代通信技术，系统科学和行为科学应用于办公室，使办公室内数量庞大而且无规律的业务活动进行智能化、电子化、自动化处理。 4、提高办公室的办公效率质量、尽量减少差错、缩短办公活动周期、减少行政开支。 5、具有文字处理、文件处理、事务管理、图形图像处理、声音处理、提供轻型印刷手段、辅助决策、通信网络技术、警戒和保卫等功能。 6、整理办公室、收集情报、领导的保健、工作程序化等 7、在思想认识上，要强化“三种意识”即要强化政治意识、要强化大局意识、要强化责任意识；在工作目标上，要做到“三个满意” 即让领导满意、让部门和基层满意、让人们群众满意；在工作措施上，要实现“三个转变”即要转变工作职能、要转变工作方法、要转变工作作风在工作安13 / 21 排上，要抓好“三个环节”一是在领导决策前，深入调研，提供预案 二是在领导决策中，积极主动地进行协调 三是在领导决策后，要及时督查反馈。 六、综合题 答：小李所犯的是工作“唯上”的错误。他的准备内容体现了“为领导服务”的宗旨，但一切考虑都围绕着领导进行，眼中只有领导，没有群众。“三服务”中最重要的是为人民服务，新局长走的是“唯实”的路子，而小李违背了这以思想，所以他挨新领导的批评。 秘书基础试题 适用班级：雅达文秘班 答案： 单选题： 1、秘书与领导是上下级关系，不能平 起平坐，这指的是 _的关系。 A、感情上 B、组织上 C、工作上 D、职能上 2、主动配合领导处理好日常事务，是秘书工作的 _。 A、枢纽作用 B、助手作用 C、参谋作用 D、辅助协调作用 3、我国办公手段现代化的发展已达到 _。 A、起始阶段 B、发展阶段 C、完善阶段 D、成熟阶段 4、文书处理、事务处理、督促作用属于秘书工作在领导活动中的 _作用。 14 / 21 A、助手作用 B、参谋作用 C、辅助协调作用 D、“窗口 ”作用 5、秘书工作的核心是 A、领导作风 B、领导艺术 C、领导活动 D、领导意图 6、凡是其他职能部门不管的事，领导都可以安排给秘书部门去做，因此人们也称秘书部门是 A、二首长，二领导 B、参谋部、智囊团 C、跑腿的，打杂的 D、“不管部” 7、政务类、事务类任务是属于秘书工作的特点 A、机密性 B、政策性 C、服务性 D、综合性 8、在民营企业中，领导者的秘书的关系是 A、主仆关系 B、雇佣关系 C、同志关系 D、主辅关系 9、秘书工作 本质特点是 A、机密性 B、依附性 C、服务性 D、综合性 10、秘书工作 本质特点是 A、机密性 B、依附性 C、服务性 D、综合性 11、_是信息的生命，是信息的全部意义所在。 A、准确 B、及时 C、全面 D、适用 12、领导活动的主体和核心是 _。 A、领导者 B、被领导者 C、作用客体 D、自然物 13、15 / 21 大会发言是属于 _类文书。 A、指导 B、主题 C、程序 D、管理 14、下 列不宜 运用抽 样调查 方法的 一项是_。 A、民意测验 B、案件调查 C、物价调查 D、收视率调查 15、秘书应具有的美德是 _。 A、服从领导 B、谦虚谨慎 C、遵守纪律 D、当好参谋 16、对于员工的意见，秘书必须清楚地懂得_。 A、员工说什么就是什么 C、兼听则明，偏听则暗 B、朋友对自己真诚，意见最真实 D、自己认为不正确的就是不正确 17、会场的大小要根据会议的 _而定。 A、性质 B、作用 16 / 21 C、规模 D、作用 18、秘书在协调时，要做到 _。 A、实事求是 B、待人以礼 C、不摆“法官”架子 D、自作主张 19、会见与会谈人数较多时，一般选择 _座位布局形式。 A、 T 字形 B、马蹄形 C、空心式方形 D、半圆形 20、秘书人员根据领导意图，平衡各部门的会议安排，资料提供，生活保障等问题属于 _。 A、决策协调 B、业务协调 21、审核的重点首先是_。 A、公文内容 B、公文体式 22、不足和过头属于_ 。 A、进度差 C、事务协调 D、临时性工作的协调 C、文字表达 D、是否需要行文 B、行为差 C、效果差 D、失误差 23、收集简单的，时间性强的信息，更适于采用_。 17 / 21 A、观察法 B、问卷法 C、购买法 D、电话询访法 24、来文单位公文印制模糊、错页破损等，属于办理环节上的 _因素。 A、拟办质量不高 C、催办不严格 B、来文质量不高 D、办文分工不科学 25、不属于秘书部门检查督办工作特点的一项是_。 A、目的明确 B、内容系统 C、态度谦和 D、分层负责 26、信访工作机构收到信访事项，应当予以登记，并区分情况，在日内归口处理。 A 7B。 20C。 30 D。 15 27、 .当遇到政策不允许或现实无法解决的问题时，要多做说服疏导工作，为缓解、消除矛盾奠定基础。这是接待来访的的基本要求。 A热情友善 B。高度负责 C。耐心疏导 D。坚持原则 28、具有秘密内容融的文件、电报、信件等属于。 A会议秘密 B。通信秘密 C。公文秘密 D。信访秘18 / 21 密 29、在秘书的知识结构中，起到“根基 ”作用的是。 A 专业知识 B。相关辅助知识 C。基础知识 D。外语知识 30、秘书沟通协调的内容之一是。 A、对上关系协调 B、左右关系协调 C、业务协调 D、对下关系协调 31、不属于秘书沟通协调工作特点的是。 A、时效性 B、附属性 C、全面性 D、中介性 32、秘书工作的主要任务是。 A、政务和事务 C、收发与传达 B、与领导形影不离 D、拟文与接待 33、下列各项中不属于秘书工作在领导活动中的特点 是。 A、综合性 B、机密性 C、政策性 D、活跃性 34、秘书人员与具体领导人相处不应遵循的原则是。 A、相互适应 B、相互信任 C、知识互补 D、意见不一致不办 35、决策方案的择优过程中，较为科学的选择方法是。 A、比较法 19 / 21 B、索取法 C、听证法 D、观察法 36、