HSE审核员培训知识之二审核标准基础知识及应用PPT课件.ppt

主讲 张家宣 中国石油管道东北石油管道公司HSE审核员培训知识之二审核标准基础知识及应用 2020 3 25 1 一 术语和定义 审核为获得审核证据并对其进行客观的评价 以确定满足审核准则的程度所进行的系统的 独立的并形成文件的过程 注1 内部审核 有时称第一方审核 由组织自己或以组织的名义进行 用于管理评审或其他内部目的 可作为组织自我合格声明的基础 注2 外部审核包括第二方审核和第三方审核 第二方审核由组织的相关方 如顾客 进行 第三方审核由外部独立的审核机构进行 2 审核准则一组方针 程序或要求 注 审核准则是用于与审核证据进行比较的依据 3 审核证据与审核准则有关的并且能够证实的记录 事实陈述或其他信息 注 审核证据可以是定性的或定量的 术语和定义 4 审核发现将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果 注 审核发现能表明符合或不符合审核准则 或指出改进的机会 5 审核结论审核组考虑了审核目的和所有审核发现后得出的审核结果 术语和定义 6 审核委托方要求审核的组织或人员 注 审核委托方可以是受审核方 也可以是依据法律或合同有权要求审核的任何其他组织 7 受审核方被审核的组织 术语和定义 8 审核员有能力实施审核的人员 注 能力的理解 见术语 能力 9 审核组实施审核的一名或多名审核员 由技术专家提供支持 注 管代任命审核组中一名审核员为审核组长 术语和定义 10 技术专家向审核组提供特定知识或技术的人员 注1 特定知识或技术是指与受审核的组织 过程或活动 或语言或文化有关的知识或技术 注2 在审核组中 技术专家不作为审核员 术语和定义 11 审核方案针对特定时间段所策划 并具有特定目的的一组 一次或多次 审核 注 审核方案包括策划 组织和实施审核的所有必要的活动 一组审核 包括类型和数量与一组审核有关的所有活动特定时间段和特定审核目的 术语和定义 9 审核方案的管理流程 审核方案的建立目的 范围与程度职责资源程序 审核方案的实施安排审核日程评价审核员选择审核组指导审核活动保持记录 审核员的能力评价 审核活动 策划 实施 审核方案的改进 审核方案的监视和评审监视和评审识别纠正和预防措施的需求识别改进的机会 检查 审核方案举例覆盖组织HSE管理体系的本年度的内部审核 对关键供方HSE管理体系进行第二方审核 在合同规定的时间周期内 由第三方认证机构对组织管理体系进行的审核 审核方案还应包括实施审核方案所进行的策划 提供资源和制定程序 术语和定义 12 审核计划对一次审核活动和安排的描述 审核计划和审核方案是两个不同的概念 审核计划是针对一次具体的审核 而审核方案是针对特定时间段的一组审核 审核计划的详细程度反映每一次具体审核的范围和复杂程度 具有充分的灵活性 术语和定义 13 审核范围审核的内容和界限 注 审核范围通常包括对实际位置 组织单元 活动和过程以及所覆盖的时期的描述 14 能力经证实的个人素质以及经证实的应用知识和技能的本领 术语和定义 13 审核范围概念的组成要素 1 实际位置管理体系所有相关活动和过程的实际发生地点 位置 由于地理位置和场所的变化 将会引起危害因素和适用法规及其他应遵守的要求的变化 因此在描述审核范围时应写明地理位置和场所实际位置可能是固定场所 多场所 临时场所以及不确定场所 14 2 组织单元承担相应职能的部门 岗位 人员或承担特定活动的临时组织 在审核范围中 应说明该次审核中需审核的部门 岗位和人员长设的 市场 销售 采购 供应 设计开发 工艺 技术 计划 生产 设备 检验 动力 总务 驻外机构 分公司等临时的 审核范围概念的组成要素 15 3 活动和过程审核范围中应明确审核的活动与过程 指与组织重要危害因素的产生 运行控制有关的活动与过程 与产品实现过程直接有关的过程 设计 采购 加工 制造 检验 销售 维修 与产品实现过程间接有关的过程 包括 能源和动力提供等生产辅助活动和过程 三废处理的活动和过程 包括一些边界接口工作 后勤有关的活动和过程 仓储 运输 生活设施等 相关方的有关活动和过程 物业 承包劳务方等 管理活动与过程等 临时 移动现场也要考虑 审核范围概念的组成要素 16 4 审核覆盖的时期该次审核所要检查的时间段 如在初次审核中覆盖时期一般是指本体系文件发布实施到现场审核的时间段 在监督审核中指前一次审核至本次现场审核的时间段 审核范围概念的组成要素 17 二 与审核员有关的原则 道德行为 职业的道德诚信 正直 保守秘密和谨慎是最基本的 公正表达 真实 准确地报告职业素养 在审核中勤奋并具有判断力 独立性 审核的公正性和审核结论的客观性 基于证据的方法 在审核过程中 得出可信的和可重现的审核结论合理方法 审核准备任命组长 成立审核组制定审核计划分配审核任务编写检查表审核实施召开首次会议收集审核证据确定审核发现召开末次会议 三 审核的步骤 跟踪验证分析不符合原因制定纠正和预防措施实施纠正措施验证纠正效果审核后编写审核报告分发审核报告保留审核文件 三 审核步骤 3 1成立审核组 1 审核组长的职责制定审核计划 分配审核任务 组织和指导审核组成员工作 主持和有效控制现场审核 领导审核组得出审核结论 组织编写和提交审核报告 2 审核员的职责支持审核组长开展工作 编制分工范围内的检查表 独立完成分工范围内的现场审核任务 保管好与审核有关的文件 验证不符合纠正措施的有效性 3 1成立审核组 2 3 2编写审核计划 1 1 审核计划的作用审核计划为审核组和受审核部门之间就审核的实施达成一致意见提供依据 对于审核组 审核计划要明确具体的内容和要求 为审核的实施进行预先的安排并提供依据 对于受审核部门 审核计划能便于了解审核活动的内容和日程表 并提前作好有关准备工作 2 审核计划的编制审核计划内审核组长编制 编制时要注意 审核计划应便于审核活动开展 以提高工作效率 审核计划的详细程度应反映审核范围和复杂程度 审核计划应有充分的灵活性 在现场审核中允许发生一些更改 3 2编写审核计划 2 3 内审计划内容 1 审核目的 2 审核范围 3 审核依据 4 审核组成员名单 5 审核起止日期 6 审核要求 7 审核日程安排 3 2编写内审计划 3 4 编制审核计划应注意的问题 1 审核组长应亲自编写审核计划 2 注重过程方法 避免重条款 轻过程 3 时间分配要合理 重点部门要保证足够的时间 4 资源有效利用 工作量 浪费 线路 相似性 关联性 5 审核员独立性和能力的要求 6 作息时间与企业实际相符 3 3编写审核计划 4 了解审核的目的 范围和准则了解体系文件的要求和规定确定审核的重点确定审核的路线 3 3编制前的准备1 检查表的作用作为审核员实施审核的提示和参照保持审核的系统性 完整性 节奏性和连续性保证审核线路的清晰与逻辑性保证审核方法的合理性保证审核时间有效利用和审核节奏的合理性体现审核的正规化和专业性作为审核的记录和档案之一 3 3编写审核检查表2 1 受审核部门 审核时间 审核员姓名 2 审核依据 标准中要素条款号或文件编号及条款号 3 检查内容 包括提问 查阅记录和现场检查等 4 事实描述 将检查结果如实记录 并包括跟踪检查记录 5 评价 包括符合 不符合及严重程度 3 检查表的基本内容 去哪查 部门 场所找谁查 审核的对象查什么 检查内容和要点怎么查 审核的方法询问 查阅 观察 测量 检查表的四要素 以标准为依据 结合受审核部门特点和实际情况 重点突出 以危害因素的识别与控制为主线 兼顾要素之间的逻辑关系 明确审核思路 保证审核的完整性 覆盖全面 不能遗漏要素 部门 过程等环节 抽样考虑代表性 抽样数量应考虑母体容量 注意可操作性 时间留有余地 3 4设计检查表应注意的问题 不要将标准中的肯定句原封不动改为疑问句不要只列审核要点仅按标准编写检查表 对受审核方的业务研究不够 不结合实际 应用检查表不能死板 要结合实际情况 有一定的灵活性 保存和保密 3 5编写检查表举例 1 受审核部门 锅炉房审核日期 审核员 编写检查表举例 2 四 召开首次会议 1 首次会议的目的 1 确认审核计划 2 介绍审核的方法和程序 3 在审核组与受审核部门之间建立正式的联络 4 促进受审核方的积极参与 1 与会者签到 2 主持人宣布开会 3 审核组长介绍审核组成员 4 审核组长宣布审核计划 介绍审核程序和方法 5 最高管理者或管代对本次审核提出要出 6 主持人强调末次会议时间并宣布闭会 2 首次会议的议程 1 组长主持 时间30分钟左右 2 所有发言都要认真准备 3 通常情况下 受审核部门负责人和全体审核员都应参加会议 4 必要时 审核计划可作适当调整 5 领导讲话简短 6 力求守时 务实 高效 气氛融洽 坦诚 3 首次会议的注意事项 五 收集审核证据 1 审核方法 1 提问与交谈与各级领导和员工交谈 判断对各自职责与文件的要求了解程度和执行情况 2 查阅文件和记录是现场审核必须采用的方法选取有代表性的样本进行审核 3 观察判断是否遵守控制程序文件的要求有无重要危害和环境因素的遗漏 4 测量 调查取证八字令 读 阅读体系有关文件的规定问 提问有关作业要求和控制方法谈 与特定人员座谈听 注意倾听回答的要点看 观看实际操作 操作规程和环境绩效查 查对有关数据 图表 报告等测 抽测验证环境指标等记 记录已得到证实的活动内容 抽样技巧 要根据被审核项目的母体大小来决定抽样数量要合理抽样 即要分层 随机 抽样 分层 即将被抽体 按其特性进行分层 在各层中抽取随机 即任意的 无规则的在各层中任意抽取抽样 即不要送样 要亲自抽 相信抽样结果 抽出样本是什么就是什么结果 不随意增加样本数 也不少抽 场所抽样 场所通常定义为 在特定的现场 在组织控制之下所进行的活动的所有地域 包括原材料 中间产品 最终产品 废料的贮藏以及活动中所涉及的设备或基础设施 不论其是否固定临时场所 无论场所在何处 组织都对其进行管理与控制 可在审核过程中进行抽样 以提供体系运行及其有效性的证据 如果不便确定场所 如服务 审核范围宜考虑到组织总部的活动与服务的提供 在与此相关的特殊情况下 审核组可决定仅在组织提供服务的场所实施审核 多场所审核 当所有的场所都由同一管理体系覆盖 得到集中管理并统一进行内部审核 根据内审程序 对所有的场所实施审核 且现场活动 体系成熟度 环境敏感性 法规要求相似的情况下审核了所有的场所 面谈时的注意事项 面谈人员应来自审核范围内实施活动或任务的适当的层次和职能的人员面谈应当在被面谈人正常工作的时间和 可行时 地点进行 在面谈以前和面谈过程中应当努力使被面谈人放松应当避免提出有倾向性答案的问题 即引导性问题应当感谢对方的参与和合作 按事先准备好的检查表进行不能生硬死板地提问 要自然和谐要针对不同的对象采取不同的提问方式一般一次只问一个问题尽量采取开放式提问方式 要掌握提问的技巧 提问后一定要注意倾听对方的回答 并正确理解回答的内容 做出适当的反应 应防止在倾听回答时出现以下现象 走神或心不在焉打断对方的回答只选择地听自己关心的事过早下结论情绪上的对立 要善于倾听 听取口头回答 查阅文件记录和现场观察都做好记录可能成为不符合项目的内容做详细记录 要作好记录 要提高现场观察水平 要熟练地掌握审核准则 特别是体系文件的各项规定和法律法规要求要把注意力集中在收集重要危害控制的审核证据上听见的 看到资料的信息与现场观察结果的对照印证 重点部位 相关的所有场所 设备和设施 1 按部门审核 2 按要素审核 3 顺向追踪审核 4 逆向追踪审核 5 以危害因素为主线审核 审核方式 1 1 按部门审核以部门为中心开展审核一个部门涉及多个要素 负责要素必查 配合要素选查一个部门如涉及若干职能 主要职能重点审核 不能遗漏 相关职能可以依据其相关相关程度进行抽样 审核方式 2 2 按要素审核以要素为中心来开展审核一个要素往往涉及多个部门 负责部门必查 配合部门选查 3 顺向追踪审核从文件查到实施从原料跟踪到成品从危害因素的产生查到危害和影响的结果从污染源 危险源查到污染物处理和风险控制 审核方式 3 4 逆向追踪审核从实施查文件从成品查到原料的使用从监测结果查到危害因素从污染物的处理风险控制查到污染源和危险源 审核方式 4 5 以危害因素为主线的审核以重大风险作为审核线索 贯穿全部要素审核危害因素的识别和评价重大风险的控制情况 目标 指标 方案 运行控制 应急准备和响应 对重大风险是否实施监测 审核方式 5 按计划进行 及时调整 充分利用检查表 把握时间 合理选择样本 数量 抓住薄弱环节 收集正 负两方面信息 轻松融洽的氛围 审核活动的控制 审核发现 对照审核准则评价审核证据以形成审核发现 根据需要在审核组会议上共同评审审核发现 记录不符合及其支持的审核证据 与受审核方一起评审不符合 以确认审核证据的准确性 并使受审核方理解不符合 解决对审核证据和 或 审核发现有分歧的问题 并记录尚未解决的问题 审核发现 客观评价 正确 不符合 改进机会不要主观判断小组讨论 相互印证 避免个别现象充分讨论和确认不符合事实编写不符合报告 不符合项的确定 1 不符合项确定原则必须以客观事实为基础必须以审核准则为依据不符合事实描述应准确抓住问题的核心审核组内部相互沟通 统一意见与受审核部门共同确认事实文字力求简练 文件不符合 文件未达到HSE标准的要求实施不符合 实施未达到HSE标准或文件的规定效果不符合 运行结果未达到规定的要求 不符合项的形成原因 不符合性质的判定 不符合性质的判定 1 受审核方名称 2 不符合事实的描述 3 不符合标准的条款号或文件号 4 不符合性质的判定 5 审核员姓名及开具日期 6 受审核方确认及签字 7 拟采取的纠正措施及完成日期 8 纠正措施完成情况及验证 不符合报告的编写 事实的准确观察 判断 在哪里发现 地点 发现了什么 事实 谁在场 职位 采用专业术语 正规 利于改进 帮助 不符合事实描述的要点 以客观事实为基础 不猜测 不设想就近不就远 选择贴近的条款由表及里 判原因不判现象条款与理由要对应一事一判 不符合条款判定的要点 1 一名电工的电工证到期没有复审 而继续在电工岗位上作业 2 组织没有识别临时参观人员活动和租赁设备所带来的危害因素 3 油库区内 禁止烟火 的警示被大风吹倒后 没有进行维修 4 组织没有即时收集 识别和传递新颁发的一个行业安全标准 5 组织制定的管理方案进行资金没有即时到位 导致没有按时完成 判标练习1 判标练习2 6 环保部门对接到的施工现场因夜间施工噪声扰民的投诉没有进行处理 7 纠正和预防措施实施前 没有对可能带来的风险进行识别 8 运输公司按合同约定为某发电厂提供运输煤服务 在运输途中有时有煤屑洒落和煤尘飞扬现象 发电厂并没有对此提出要求 9 三名员工在进行清罐作业时 监护人突然让人叫走接电话去了 10 工厂来了一台新的数控设备 因操作减化 而没有制定新的操作规程 请根据以下案例判断是否有不符合 如果没有 请说明理由 如果有 请写出不符合事实描述 判据 条款号和不符合性质 8 不符合报告练习 不符合案例 1 审核员最后来到行政部办公室 刚进办公室 看到办公人员在接电话 电话中传来对方大声的抱怨 办公人员立即拿起一份表格记录下来 并说我马上派人去处理的 放下电话后 办公室人员向审核员解释说 对于抱怨我们严格按程序的规定执行 接到有关抱怨的信件 电话都记录下来 然后马上派人去处理 审核员看到办公室人员在 抱怨事项 栏中写到 早晨运输煤渣和生活垃圾的车 将煤渣和生活垃圾撒到了马路上 在纠正措施一栏写到 马上派人清扫 审核员在资料室 仪器室等多处发现1211灭火器 但在公司环境管理部门检查发现 适用的法律 法规及其他要求清单 中没有列入 关于禁止在非必要场所再配备哈龙灭火器的有关通知 不符合案例 2 审核员来到空压机房 机房门大开 听到机器嗡嗡声 便问负责人噪声达标情况 负责人说 开门就会引起厂界超标 审核员又问 噪声是否被评为重要环境因素 负责人回答 没有 因为冬天关门 噪声不超标 不符合案例 3 进入仓库后 审核员看到库内化学品堆放整齐 MSDS清单齐全 通风 干燥 防爆装置良好 当审核员询问保管员的培训情况时 保管员的回答得到肯定 审核员满意地走出库房 查看一下库房四周情况 发现在库房外不远处堆放了5桶无任何标识的化学品 桶明显破损 已有化学品泄漏 地面有发黄的痕迹 当审核员问这是何物时 仓库保管员说我来已2年了 这5桶化学品一直放在这 从来未用过 也不知道桶内装的是何种化学品 不符合案例 4 公司制定每年节电5 的目标 2001年由于公司换掉了几台 电老虎 不费力就达到了 到2002年审核时发现 节电目标没有完成 动力处长说 今年夏天很热 为了节电空调全停了才节电3 要达到5 恐怕就要停机器了 否则很难达到 不符合案例 5 在华光电视机厂的波峰焊工序中产生的锡渣已被评为公司重要环境因素 但在现场发现仍有许多员工将锡渣倒入生活垃圾桶里 请负责人解释时 他说这确实是个问题 应请示环境管理部门编制一份文件化的控制规定就不会发生此类问题 不符合案例 6 不符合项报告 7 在第二车间装配工段 审核员向车间工人索阅 MTD风冷式组装配操作规程 生产工人