《商务礼仪》项目五--商务仪式礼仪PPT课件.ppt

项目五商务仪式礼仪 任务一掌握签字仪式礼仪任务二掌握开业仪式礼仪 1 案例导入 因仪式布置不当而告吹的生意 经过长期的谈判 恒昌公司终于同美国的一家跨国公司谈妥了一笔大生意 双方决定为此举行一个签字仪式 由于双方的谈判工作是在中国进行的 因此签字仪式便由中方的恒昌公司来负责 为了表示对美方的重视与尊重 恒昌公司的工作人员精心布置了签字厅 将中方的国旗摆在签字桌的右侧 美方的国旗摆在签字桌的左侧 然而 在签字仪式正式举行的那一天 美方人员见到签字厅的布置后恼火不已 并拒绝进入签字厅 最终决定取消与恒昌公司的合作 恒昌公司的生意就此告吹 问题 请思考 美方人员为什么会取消与恒昌公司的合作 2 任务一掌握签字仪式礼仪 签字仪式是指业务双方或多方正式签署合同或协议时所举行的一种仪式 它是商务谈判或洽谈的后续程序 是对谈判或洽谈成果的一种公开化和固定化 签字仪式礼仪是指各方人员在举行签字仪式时应遵守的礼仪程序和规范 3 一 签字仪式的准备签字仪式的准备主要包括准备合同文本 确定出席人员 选择签字场地和布置签字厅 一 准备合同文本1 文本定稿在谈判或洽谈结束后 签约各方应指定专人共同审定合同中的各项具体条款及其表述 并核对与合同相关的附件 批文 证明等材料的真实性 完整性和准确性 最终使合同文本定稿 4 2 确定语言文字类型具体情况有如下两种 双边签约的签字文本应同时使用双方法定的官方语言文字撰写 必要时还可以使用国际通行的第三方文字 如英文 法文 多边签约的签字文本应使用经各方协商确定的语言文字撰写 5 3 确定正本和副本正本即签字文本 其数量通常与签约方的数量一致 正本签字后由签约各方保存或由专门的机构保存 副本是为了方便工作而按照正本制作的 其内容与正本相同 其效力 印制数量和各方保存的份数由签约各方协商确定 一般情况下 副本不用签字 盖章 或者只盖章 不签字 6 4 文本盖章为了保证合同在签字仪式上一经签字即生效 签约各方通常在举行签字仪式前 在待签文本上盖上各自的公章 5 文本装订待签文本应用A4规格的高档白纸印刷并装订成册 再配以高档材料的封皮 以示郑重 文本的装订通常由主办签字仪式的签约方 以下简称 主方 代办 7 二 确定出席人员通常 签约各方应预先确定的人员包括主签人 助签人 见证人和主持人 1 主签人主签人是签字仪式上的主要角色 其可由各签约方参与谈判或洽谈的主谈人担任 也可由各方更高级别的领导人担任 确定主签人的规则 主签人必须具有签字资格 主签人的职务和身份应当一致或大致相等 8 2 助签人助签人是指在签字仪式过程中帮助主签人翻揭待签文本 指明签字之处的人 确定助签人的规则 助签人必须了解签约各方的谈判或洽谈过程 清楚待签文本的整理 起草和制作情况 并非常熟悉助签业务 双边签约时 签约双方应事先选定各自的助签人 多边签约时 可由签约各方自选助签人 也可由主方委派一名助签人 依次协助各方的主签人签字 9 3 见证人见证人通常由各方参加谈判或洽谈的人员担任 必要情况下也可请律师或公证机关的公证人员担任 4 主持人主持人一般由主方人员担任 但其身份应经其他各方确认 10 三 选择签字场地签字场地即正式举行签字仪式的场地 其通常应根据参加签字仪式的人员人数和合同内容的重要程度来确定 签字场地的选择应当由签约各方共同协商确定 任何一方自行决定后再通知其他各方的行为都属于失礼行为 11 四 布置签字厅布置签字厅的总原则是 庄重 整洁 1 厅内陈设标准的签字厅内应铺设地毯 并摆上签字时必用的桌椅 其他陈设概不需要 签字桌通常应为长方形 桌上最好铺设深色 通常为深绿色 的台布 但同时应考虑签约各方的习惯和禁忌 12 2 桌椅摆放签字桌应横放于签字厅内 面对着签字厅正门 签字椅应摆放在签字桌的一侧 其数量则应根据签约方的数量来具体确定 具体确定方法有如下两种 双边签约时 可摆放两张座椅 供双方主签人就座 多边签约时 可只摆放一张座椅 供签约各方的主签人轮流就座 也可为每位主签人各提供一张座椅 13 3 会标布置会标通常悬挂在签字桌上方的醒目位置 会标的写法通常有如下两种 双方签约时 由签约双方的名称 签字文本标题加 签字仪式 或 签约仪式 构成 多方签约时 由签约各方的名称 签约内容加 签字仪式 或 签约仪式 构成 14 4 待签文本及相关物品的摆放签字桌上应事先摆放好待签文本 签约时所用的文具 如签字笔 吸墨器等 话筒等物品 并在桌上放置各方主签人的桌牌 桌牌上应写明签约方的名称 以及主签人的职务和姓名 在涉外签字仪式中 桌牌上的内容应用中文和英文两种文字标示 15 5 国旗插放在签署涉外商务合同时 还应在签字桌上插放签约各方的国旗 国旗的插放位置必须符合礼宾顺序 6 香槟酒及酒杯的准备主方还应事先准备好一定数量的香槟酒和酒杯 以便签字仪式结束后 签约各方举杯庆贺 16 二 签字仪式的座次礼仪 一 并列式座次排列并列式座次排列适用于双边签字仪式 基本规则如下 签约双方的主签人与其随席人员并列位于签字桌的一侧 双方的主签人按照以右为尊 以室内面向正门的视角为基准 的惯例居中 面门而坐 客方居右 主方居左 双方的助签人站在各自主签人的外侧 双方的随席人员分别站在己方主签人的座位后面 并按照职位高低 由中间向两侧依次排开 若是涉外双边签字仪式 则还应将签约双方的国旗分别插放在主签人的正前方 并与双方的主签人相对应 即客方国旗居右 主方国旗居左 17 并列式座次排列图示 18 二 相对式座次排列相对式座次排列与并列式的座次排列基本相同 二者唯一的差别在于 相对式座次排列将签约双方的随席人员移到了主签人的对面 如下图所示 19 三 主席式座次排列主席式座次排列主要适用于多边签字仪式 其基本规则如下 签字桌前只设一张签字椅 签约各方的主签人按照各方事先同意的顺序站在签字椅后面 面向签字桌 其中 排在第一顺序的主签人居中 其他主签人按照先右后左的顺序向两侧由近及远地依次排开 签约各方的随席人员背对正门 面向签字桌就座于主签人的对面 并按照职位高低从前往后依次排开 通常 每一方随席人员的位置与其主签人的位置相对应 20 签字时 各方主签人按照签约各方事先同意的先后顺序依次入座签字 各方的助签人则随其所在方的主签人上前助签 并按照以右为尊的原则站立在主签人的左侧 若是涉外多边签字仪式 则还应在会标与主签人之间插放签约各方的国旗 国旗的插放顺序应与各方主签人的位置相对应 21 主席式座次排列图示 22 亚太空间合作组织公约 多边签字仪式的座次排列图示 23 三 签字仪式的基本程序签字仪式的基本程序主要包括仪式开始 签署文本 交换文本 举杯庆贺 合影留念和退场这六个环节 1 仪式开始签约各方的全体出席人员进入签字厅 按照礼仪顺序在指定的座位入座 24 2 签署文本主签人签署文本时应采用 轮换制 的方式进行 即需签署多份正本文本时 各方主签人应先签署由己方保存的合同文本 并将名字列于首位 然后将合同文本交由他方主签人签字 再签署由他方保存的合同文本 主签人签署文本时 助签人应站在相应位置协助翻揭文本并指明签字之处 25 签署文本图示 26 3 交换文本 如下图所示 签约各方交换已经签字完毕的文本 以便各方保留己方首签的文本 交换后 各方主签人应起身站立 热情地与他方主签人握手 并相互祝贺 同时还可以相互交换各自使用过的签字笔 以作纪念 此时 全场出席人员应热烈地鼓掌 以表祝贺 27 4 举杯庆贺签约各方的相关人员应接过一杯由礼宾小姐端上来的香槟酒 与他方的主签人及相关人员一一碰杯并当场饮用 然后高举 以齐于眼部为宜 酒杯示意 相互道贺 28 5 合影留念合影位次的排列规则如下 按照以右为尊 以面向摄影师的视角为基准 的原则 客方人员居于右侧 并按身份高低自左向右依次排列 主方人员居于左侧 并按身份的高低自右向左依次排列 主客方站成一排 若一排站不开 则可按照前排尊于后排的规则排成两排或三排 29 6 退场签字仪式结束后 主方应先请签约各方的最高领导人退场 然后请客方人员退场 最后主方人员退场 整个仪式所用的时间以半小时为宜 30 任务二掌握开业仪式礼仪 开业仪式是商务组织或单位为了庆贺或纪念单位成立 建筑工程动工或落成 项目开工或完成 道路或航线开通 新船下水等 而按一定程序隆重举行的庆典仪式的统称 开业仪式礼仪是指在举办和参加开业仪式的过程中所应遵守的礼仪规范 31 一 开业仪式的准备 一 人员安排成立若干专项工作小组 由各小组成员分别负责处理宣传事务 布置仪式现场 接待宾客 准备和发放礼品 主持仪式 维护现场秩序 摄像或拍照 安排餐饮 组织娱乐 打扫卫生 管理经费等各个方面服务 32 二 舆论宣传舆论宣传的方式主要有以下几种 在单位建筑物周围设置醒目的条幅 广告语 宣传画等进行宣传 向公众散发广告单页进行宣传 利用报纸 杂志及网络等媒介进行传播 运用广播 电视等媒体进行传播 33 三 来宾邀请1 邀请的人员 有关领导 社会名流 合作伙伴 媒体记者 社会公众 单位员工 34 2 邀请的方式邀请来宾时 可以采取电话 传真 发邀请函等方式进行 为了表明诚意与尊重 通常应采取发邀请函的方式进行 对于重要嘉宾 应派专人将其送到被邀请者手中 3 邀请的时间邀请工作应至少提前一周完成 以便被邀请者早作安排 35 四 场地布置1 搭建仪式台仪式台搭建完成后的平面布局如下图所示 36 2 布置现场环境开业仪式的场地布置完毕后的效果示意图如下 37 五 礼品准备所赠礼品应突出宣传性 价值性和实用性 宣传性 即礼品应具有开业单位的鲜明特色 通常 可采取在礼品及其包装上印刷开业单位的标志 产品图案 广告用语 开业日期的方式来增加礼品的宣传性 价值性 即礼品应具有纪念意义 能使受赠者对其倍加珍惜 实用性 即礼品应具有实际使用价值 为受赠者带来生活或工作上的便利 38 六 来宾接待在开业仪式正式开始前 应派专人接待来宾 做好现场的后勤保障工作 包括车位安排 茶水供应 礼品发放 秩序维护等 负责接待的人员必须以主人翁的身份热情待客 有求必应 主动相助 接待贵宾时 开业单位的主要负责人应当亲自出面 39 二 剪彩仪式的准备和基本礼仪剪彩仪式是指开业单位邀请专人使用剪刀剪断被称为 彩 的红色缎带 以示开业的庆祝活动 如下图所示 剪彩仪式是开业仪式中的一项重要环节 因其具有特定的规范 故我们在此对剪彩仪式的准备和基本礼仪做单独的讲述 40 一 剪彩仪式的准备1 确定剪彩人员 1 剪彩者即剪彩仪式上持剪刀剪彩的人 他们通常由举办单位的上级领导 合作伙伴 社会名流 员工代表或客户代表担任 剪彩者可以是1人 也可以是数人 但一般不多于5人 在确定剪彩者时 必须尊重被邀请剪彩的人的意见 切勿勉强 若需邀请数人担任剪彩者 则还应分别告知每位剪彩者届时将与之同担此任的人员名单 否则 是有失礼仪的 41 2 助剪者迎宾者 负责在仪式现场迎送宾客 引导者 负责在剪彩时带领剪彩者登场或退场 拉彩者 负责在剪彩时展开或拉直红色缎带 捧花者 负责在剪彩时手托花团 托盘者 负责为剪彩者提供剪刀 手套等剪彩用品 迎宾者为数人 引导者为1人 捧花者的人数与花团的个数一致 拉彩者通常由捧花者兼任 托盘者可为1人 也可与剪彩者的人数一致 42 2 准备剪彩用具 1 红色缎带红色缎带即剪彩仪式中的 彩 按照传统的做法 红色缎带应由一整匹未曾使用过的绸缎 在中间结成数朵花团而成 按照目前的做法 红色缎带也可为一条长度为2m左右的细窄的绸缎 一般来说 红色缎带上所结的花团应硕大 生动 醒目 其数目应比现场剪彩者的人数多1个或少1个 43 2 新剪刀新剪刀是剪彩者正式剪彩时所用的剪刀 它必须崭新 锋利而顺手 且其数量应与剪彩者的人数一致 仪式举办单位在准备新剪刀时一定要逐一检查剪刀是否开刃及好不好用 以免剪彩者届时不能一举成功地剪断红色缎带而一再补刀 44 3 白色薄纱手套为了显示郑重 最好为每位剪彩者准备一幅白色薄纱手套 该手套应崭新平整 洁白无瑕 大小合适 数量充足 4 托盘托盘是托在托盘者手中 用于盛放红色缎带 新剪刀和白色薄纱手套的盘子 该托盘通常为崭新 洁净的银色不锈钢制品 在使用时可铺上红色绒布或绸布 以示正规 数量 可仅配备一只 也可为每位剪彩者配备一只 5 红色地毯地毯应铺设在剪彩者正式剪彩时所站立之处 其宽度应为1m以上 长度则可视剪彩者人数的多少而定 45 二 剪彩仪式的基本礼仪1 剪彩人员的着装礼仪剪彩者应着套装或职业制服出席剪彩仪式 以给人留下稳健 干练的好印象 助剪者则应穿款式 面料 色彩同一的旗袍 并配以肉色连裤丝袜 黑色高跟皮鞋参加剪彩仪式 46 2 剪彩者的位次礼仪若剪彩者仅为一人 则剪彩者在指定之处面向全体到场者居中而立即可 若剪彩者为多人 则位次的排序规则如下 主剪者 通常为身份地位最高的剪彩者 居中 其他剪彩者则根据身份地位的高低 按照右侧尊于左侧 以仪式台面向全体到场者的视角为基准 的原则在主剪者两侧由近及远地依次排开 如果剪彩仪式无外宾参加 则按照我国 左侧尊于右侧 的传统做法来排列剪彩者的位次也是允许的 47 3 剪彩的过程礼仪 主持人宣布剪彩后 助剪的捧花者和托盘者应立即率先登场 登场时 通常应排成一行从仪式台的右侧 以全体到场者面向仪式台的视角为基准 进场 登场后 捧花者均双手捧1朵花团站成一排面向全体到场者 托盘者则站在捧花者身后约1m处 并自成一行 如下图所示 48 助剪的引导者应行走在剪彩者的左前方 引导其从仪式台的右侧 以全体到场者面向仪式台的视角为基准 登场 使其在捧花者和托盘者之间站成一排 并面向全体到场者 若剪彩者不止一人 则众多剪彩者在登场时应自成一列行进 并使主剪者行进在前面 当主持人向全体到场者介绍剪彩者时 被介绍者应面含微笑向全体到场者欠身或点头致意 49 剪彩者到达既定的位置后 应向捧花者含笑致意 此时 托盘者应前行一步 到达剪彩者的右后侧 以便为其递剪刀和手套 待捧花者有所准备后 剪彩者即可集中精力 右手持剪刀 庄重地将红色缎带一刀剪断 若有多人同时剪彩 则各剪彩者应留意其他剪彩者的动作 以使彼此的剪彩动作协调一致 从而同时剪断红色缎带 50 剪彩后 剪彩者将剪刀和手套放回托盘 并举手鼓掌 之后 应依次与举办单位负责人握手道喜 并在引导者的引导下从右侧 以全体到场者面向仪式台的视角为基准 退场 待剪彩者退场后 捧花者和托盘者方可列队从右侧 以全体到场者面向仪式台的视角为基准 退场 不论是剪彩者还是主剪者 在登场和退场时都应步履稳健 神态自然 举止优雅 并保证现场井然有序 51 三 开业仪式的具体形式及其程序开业仪式是众多礼仪仪式的统称 它在不同的场合具体表现为不同的形式 常见的形式包括开幕仪式 开工仪式 奠基仪式 破土仪式 竣工仪式 通车与通航仪式 下水仪式等 52 一 开幕仪式开幕仪式是指公司 企业 宾馆 商店 银行正式运营之前 或者各类商品的展示会 博览会 订货会正式开始之前所举行的庆典活动 开幕仪式的基本程序如下 主持人宣布仪式开始 并介绍来宾 邀请重要来宾 如领导或社会知名人士 揭幕或剪彩 53 揭幕是指揭开事先蒙在牌匾或纪念碑上的红布的一种仪式 揭幕的具体做法如下 揭幕人走到红幕前 双手接过幕布彩索 目视幕布 然后双手拉启彩索 使被幕布蒙住的牌匾或纪念碑显露出来 如下图所示 54 开业单位负责人致辞答谢 来宾代表发言祝贺 开业单位负责人陪同来宾进行参观或正式接待顾客 55 二 开工仪式开工仪式是指生产企业准备正式开始生产产品时所专门举行的庆祝性 纪念性活动 开工仪式的基本程序如下 主持人宣布仪式开始 并介绍来宾 开业单位负责人致辞 然后陪同来宾步行至开工现场 如机器开关或电闸附近 开业单位员工代表或来宾代表象征性地启动开工程序 如启动机器或合上电闸等 全体到场人员鼓掌庆贺 此时现场可奏乐 舞狮或点燃鞭炮 开业单位全体员工各就各位 上岗进行操作 开业单位负责人陪同到场来宾参观生产现场 56 三 奠基仪式奠基仪式是指在动工修建建筑物 如大厦 场馆 园林 纪念碑等 之前 所正式举行的庆贺性活动 基仪式的基本程序如下 主持人宣布仪式开始 并介绍来宾 全体起立 奏国歌 开业单位领导致辞 并简要介绍即将修建的建筑物的功能和规划设计 来宾致辞道贺 正式进行奠基 即掩埋奠基石 此时 现场应演奏乐曲 锣鼓喧天 57 奠基的具体做法如下 首先 奠基人双手持握系有红绸的新锹为奠基石培土 如下图所示 然后 开业单位的人员与其他来宾依次为奠基石培土 直至将其埋没为止 58 四 破土仪式破土仪式是指在正式开工修建道路 河道 水库 桥梁 电站 厂房 机场 码头 车站等之前 所专门举行的仪式 一般而言 破土仪式的基本程序与奠基仪式的基本程序大致相同 唯一不同之处在于 破土仪式的第五步为破土动工 其具体做法如下 开业单位的全体人员和来宾环绕于破土之处的周围 目视破土者 一般由开业单位领导人或重要嘉宾担任 双手握着系有红绸的新锹垦土三次 然后鼓掌 奏乐或燃放鞭炮 59 五 竣工仪式竣工仪式又称落成仪式或建成仪式 是指开业单位所属的某一建筑物 某项设施建设 安装完成后 或者某一纪念性 标志性建筑物 如纪念碑 纪念塔 纪念堂 纪念像 纪念雕塑等 建成之后 所专门举行的庆贺性活动 60 竣工仪式的基本程序如下 主持人宣布仪式开始 并介绍来宾 全体起立 奏国歌 并演奏开业单位的标志性乐曲 开业单位的负责人发言 其内容以介绍 回顾和感谢为主 揭幕或剪彩 在场的全体人员向竣工的建筑物恭行注目礼 来宾致辞 开业单位负责人陪同到场来宾参观建筑物 61 六 通车与通航仪式1 通车仪式通车仪式是指在重要的交通设施 如公路 铁路 地铁 桥梁 隧道等 完工并验收合格后 在交付使用前所正式举行的启用仪式 62 通车仪式上 首次驶过交通设施的汽车 火车或者地铁列车是被装饰的重点对象 一般应在车头系红花 在车身两侧插彩旗或挂横幅 如下图所示 63 通车仪式的基本程序如下 主持人宣布仪式开始 并介绍来宾 全