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会计学基础 第六章会计账簿 1 第六章会计账簿 会计账簿的意义和种类账簿的启用和记账规则账簿的登记方法对账和结账错账查找及更正方法会计账簿保管和更换 2 为什么要设置并登记会计账簿 一 会计账簿的重要性在于 设置和登记账簿 是加工整理 积累 储存会计资料的一种重要方法 是编制会计报表的基础 是连接会计凭证与会计报表的中间环节 设置和登记账簿是取得全面 系统会计信息的重要手段 通过设置和登记账簿 可以为正确地计算费用成本和经营成果提供必要的前提条件 账簿所记载的会计资料 是编制会计报表的主要依据 设置和登记账簿 便于会计工作的分工 便于保存会计信息 为日后查阅提供方便 3 4 什么是会计账簿 会计账簿是由具有一定格式 相互联结的账页所组成 以经过审核的会计凭证为依据 全面 系统 连续地反映一定时期内某一类或全部经济业务的簿籍 第一节会计账簿的意义和种类 5 第一节会计账簿的意义和种类 账簿与账户的关系账簿是全部账户的集合 是对企业 单位经济业务的全面反映 账户是账簿的具体内容 6 第一节会计账簿的意义和种类 账簿的作用第一 通过设置和登记账簿 可以全面 系统 连续 完整地反映企业经济业务的发生和成情况 从而为企业及相关各方提供有用的会计信息 第二 通过设置和登记账簿 可以为定期编制会计报表 提供数据资料 账簿分类 系统地记录资产 负债 所有者权益 收入 费用 利润等数据资料 是编制会计报表的主要依据 第三 通过设置和登记账簿 可以随时掌握企业财产物资的增减变动情况并对其进行控制 有利于保护财产物资的安全与完整 第四 通过设置和登记账簿 考核经济业绩 为企业编制财务计划 进行财务分析提供依据 7 二 账簿的种类 1 账簿按其用途分类 在我国 大多数单位一般只设现金日记账和银行存款日记账 而不设置转账日记账 账簿的种类 2 账簿按其账页格式分类 1 三栏式账簿 三栏式账簿是设有借方 贷方和余额三个基本栏目的账簿 各种日记账 总分类账以及资本 债权 债务明细账都可采用三栏式账簿 2 数量金额式账簿 数量金额式账簿的借方 贷方和余额三个栏目内 都分设数量 单价和金额三小栏 借以反映财产物资的实物数量和价值量 如原材料 库存商品 产成品等明细账一般都采用数量金额式账簿 3 多栏式账簿 多栏式账簿是在账簿的两个基本栏目借方和贷方按需要分设若干专栏的账簿 收入 费用明细账一般均采用这种格式的账簿 适用范围 账簿的种类 3 账簿按其外表形式分类 适用范围 订本账 这种账簿一般适用于总分类账 现金日记账 银行存款日记账 活页账 通常各种明细分类账一般采用活页账形式 卡片账 卡片账是将账户所需格式印刷在硬卡上 在我国 企业一般只对固定资产的核算采用卡片账形式 也有少数企业在材料核算中使用材料卡片 第二节账簿的启用和记账规则 账簿启用 一 会计账簿的基本内容1 封面要标明单位 账簿名称及会计年度 2 扉页一般用于记载账簿的启用日期 截止日期 页数 册次 经管账簿人员一览表 会计主管人员签章 账户目录等 3 账页是账簿的主体 一本账簿一般由几十到几百个账页联结而成 每个账页都有比较统一 事先印制好的格式 用来记录各项有关的经济业务 账页是一种由许多横线和竖线交织而成的表格 18 账簿启用和经管人员一览表账簿名称单位名称账簿编号账簿册数账簿页数启用日期会计主管 签章 记账人员 签章 二 账簿的启用规则 第二节账簿的启用和记账规则 二 记账规则 正常情况下只能用钢笔和蓝 黑墨水书写 红色墨水只能在特殊情况下使用 书写的位置和格式要规范 不得隔页 跳行登记 不得任意撕毁 对活页式账簿也不得任意抽换账页 须以审核无误的会计凭证为依据 更正错误不得采取任意刮擦 挖补 涂改或用退色药水等方法 20 第三节账簿的登记方法 日记账的登记方法三栏式现金日记账的登记现金日记账是出纳人员根据审核无误的现金收款凭证 现金付款凭证和银行付款凭证 按照经济业务发生的时间先后顺序 逐日逐笔进行登记的账簿 21 22 现金日记账的设置和登记 1 概念 现金日记账 是由出纳员根据审核后的现金收款 付款凭证和银行存款付款凭证 记录从银行提取现金业务 逐日逐笔按照经济业务发生的顺序进行登记的账簿 现金日记账的设置和登记 2 账页格式 现金日记账可以采用收 付 余三栏式的格式 也可以采用多栏式的格式 常用的是三栏式格式 现金日记账的设置和登记 3 登记方法 1 三栏式现金日记账的登记方法 记账日期栏 登记银行存款实收付的日期 现金日记账的设置和登记 3 登记方法 凭证编号栏 登记收付款凭证的种类和编号 1 三栏式现金日记账的登记方法 现金日记账的设置和登记 摘要栏 登记经济业务的简要说明 1 三栏式现金日记账的登记方法 3 登记方法 现金日记账的设置和登记 对方科目栏 登记与现金收入的来源或支出的去向有关的会计科目 1 三栏式现金日记账的登记方法 3 登记方法 现金日记账的设置和登记 收入栏 登记现金实际收入的金额 每日终了应计算现金收入金额的合计数 1 三栏式现金日记账的登记方法 3 登记方法 现金日记账的设置和登记 支出栏 登记现金实际付出的金额 每日终了计算现金支出金额的合计数 1 三栏式现金日记账的登记方法 3 登记方法 现金日记账的设置和登记 支出栏 登记现金实际付出的金额 每日终了计算现金支出金额的合计数 1 三栏式现金日记账的登记方法 3 登记方法 现金日记账的设置和登记 每日终了将现金支出日记账支出合计数过入现金收入日记账 1 三栏式现金日记账的登记方法 3 登记方法 二 三栏式银行存款日记账的登记银行存款日记账是用来核算和监督银行存款每日的收入 支出和结存情况的账簿 银行存款日记账应按企业在银行开立的账户和币种分别设置 每个银行账户设置一本日记账 由出纳员根据审核无误的银行收款凭证 银行存款付款凭证和现金付款凭证 记录将现金存入银行的业务 按经济业务的发生的先后顺序 逐日逐笔进行登记银行存款日记账 33 34 银行存款日记账的设置和登记 1 概念 银行存款日记账 是由出纳员根据审核后的银行收款 付款凭证和现金付款凭证 记录将现金存入银行 逐日逐笔按照经济业务发生的顺序进行登记的账簿 银行存款日记账的设置和登记 2 账页格式 银行存款日记账 可以采用收 付 余三栏式的格式 也可以采用多栏式的格式 常用的是三栏式格式 银行存款日记账的设置和登记 3 登记方法 1 三栏式银行存款日记账的登记方法 记账日期栏 登记银行存款实际收付的日期 银行存款日记账的设置和登记 凭证编号栏 登记收付款凭证的种类和编号 3 登记方法 1 三栏式银行存款日记账的登记方法 银行存款日记账的设置和登记 摘要栏 登记经济业务的简要说明 3 登记方法 1 三栏式银行存款日记账的登记方法 银行存款日记账的设置和登记 对方科目栏 登记与银行存款收入的来源或支出的去向有关的会计科目 3 登记方法 1 三栏式银行存款日记账的登记方法 银行存款日记账的设置和登记 收入栏 登记银行存款实际收入的金额 每日终了应计算银行存款收入金额的合计数 3 登记方法 1 三栏式银行存款日记账的登记方法 银行存款日记账的设置和登记 支出栏 登记银行存款实际支出的金额 每日终了计算银行存款支出金额的合计数 3 登记方法 1 三栏式银行存款日记账的登记方法 银行存款日记账的设置和登记 余额栏 每日终了按下列公式登记现金余额 本日余额 昨日余额 本日收入金额合计 本日支出金额合计 3 登记方法 1 三栏式银行存款日记账的登记方法 总分类账簿的设置和登记 1 概念 总分类账簿 简称总账 是根据一级账户设置的 总括反映资产 负债 所有者权益 费用 成本和收入成果的情况 总分类账一般都采用订本式账簿 所以事先应为每个账户预留若干账页 任何单位都要设置总分类账 总分类账簿的设置和登记 2 账页格式 总分类账一般采用三栏格式 这种格式是最常用的格式 总分类账簿的设置和登记 3 登记方法 借或贷 栏表示期末余额处于借方或贷方 总分类账簿的设置和登记 3 登记方法 总分类账的登记方法根据采用的记账程序的不同而有所不同 一般登记方法如下 1 采用记账凭证账务处理程序的单位 应根据记账凭证和本单位业务量的多少每三天或每五天或每十天登记一次 2 采用科目汇总表账务处理程序的单位应根据定期汇总的科目汇总表随时登记 3 采用汇总记账凭证账务处理程序的单位 应根据汇总收款凭证 汇总付款凭证和汇总转账凭证的合计数 月终一次登记总账 总分类账簿的设置和登记 3 登记方法 4 月终 登记全部经济业务后 结出各账户本期借方发生额 贷方发生额和期末余额 表7 5总分类账会计科目 原材料 逐笔登记 第页 三栏式明细分类账的设置和登记 明细分类账的格式常用的有三种 三栏式明细分类账 数量金额式明细分类账和多栏式明细分类账 三栏式明细分类账的设置和登记 1 概念 三栏式明细分类账设有借 贷 余三个金额栏 三栏式明细分类账的设置和登记 2 适用范围 这种明细账只登记金额 适用于应收 应付账款等的明细核算 三栏式明细分类账的设置和登记 3 账页格式 三栏式明细分类账的设置和登记 4 登记方法 1 根据记账凭证逐笔登记明细账 2 月终结计本期借方发生额 贷方发生额和月末余额 数量金额式明细分类账的设置和登记 1 概念 数量金额式明细分类账设有收入 发出和结存数量及金额栏 用来登记既要反映金额 又要反映实物数量的经济业务 数量金额式明细分类账的设置和登记 2 适用范围 这种明细账适用于财产物资的明细核算 如 原材料 库存商品 周转材料 等账户的明细分类核算 数量金额式明细分类账的设置和登记 3 账页格式 数量金额式明细分类账的设置和登记 4 登记方法 1 根据原始凭证或原始凭证汇总表 记账凭证登记明细账 既要登记数量 又要登记金额 2 月末结计本月发生额及结存额 表7 6原材料明细分类账会计科目 原材料第页类别 钢材品名及规格 计量单位 千克存放地点 59 多栏式明细分类账的设置和登记 1 概念 多栏式明细分类账又称分栏式明细账 它是在一张账页内分设若干专栏 用来登记明细项目较多 借贷方向单一的经济业务 多栏式明细分类账的设置和登记 2 适用范围 这种明细分类账适用于成本 费用类和收入类的明细核算 如 生产成本 制造费用 管理费用 销售费用 主营业务收入 本年利润 等账户的明细分类核算 多栏式明细分类账的设置和登记 3 账页格式 1 如 管理费用 明细账在借方设多个明细项目 根据企业经常发生的费用确定费用名称 分别在各借方金额分析栏目内填列出来 如差旅费 办公费 工资及福利费等 多栏式明细分类账的设置和登记 3 账页格式 多栏式明细分类账的设置和登记 3 账页格式 2 如 本年利润 明细账在借方 贷方均设多个明细项目 根据企业经常发生的收入和费用确定贷方和借方的项目名称 如借方可设置 主营业务成本 营业税金及附加 管理费用 销售费用 等明细项目 贷方可设置 主营业务收入 其他业务收入 营业外收入 等明细项目 多栏式明细分类账的设置和登记 3 账页格式 多栏式明细分类账的设置和登记 4 登记方法 1 根据原始凭证 原始凭证汇总表 记账凭证登记明细账 2 月终结计借方发生额 贷方发生额和月末余额 制造费用明细分类账明细科目 制造费用 多栏式 第页 物资采购明细分类账材料名称 钢材 平行式 第页 第四节对账和结账 69 第四节对账和结账 登账 对账 查找错账 错账更正 结账的认识 70 对账 对账 简单讲就是核对账目 具体讲就是定期地对各种账簿记录进行核对 做到账证相符 账账相符和账实相符 以保证账簿记录的真实性和正确性 保证会计报表数据的真实可靠 对账 2 内容 1 账证核对 对账 2 内容 2 账账核对 对账 2 内容 3 账实核对 结账 1 概念 结账 简单地说就是结清账目 就是在把一定时期内发生的经济业务全部登记入账的基础上 将各种账簿记录的经济业务结算清楚 结出本期发生额合计和期末余额 或将余额结转下期 以便编制会计报表 分清上下期会计记录和分期继续核算 结账 2 结账的主要程序 结账工作是在月份 季度和年度终了时进行的 因此有月结 季结和年结 一般采用划线结账法 结账 3 结账的方法 1 月结月份终了进行结账 先在本月发生额最末一行数字下面通栏划一条红单线 再将本月借贷方发生额和累计数加计总数 用蓝字写在红线下面 在摘要栏内加盖 本月合计 或 本月累计 的戳记 在本月合计或累计数下面通栏划一条单红线 如无余额在借 贷栏内则写个 平 字 余额栏写 0 划通栏红双线 以便与下月份发生额划分清楚 有些账户当月未发生经济业务的 可不进行月结 结账 3 结账的方法 2 季结在当季季末最后一月月结数字的红线下面一行 除结计本月合计数外 将本季度三个月的借贷方月结数加总 再加计累计数用蓝字填入 并在摘要栏内加盖 本月合计 本季合计 和 本季累计 戳记 同时 在累计数下面划一条红线 如账户期末无余额 则划通栏双线 结账 3 结账的方法 3 年结结计12月份当月合计数以及第四季度合计数 再加计累计数用蓝字填入 在摘要栏内加盖 本月合计 本季合计 和 本年累计 戳记 在累计数下划双红线 表示全年账户结账 然后再在年结线下摘要栏内加盖 结转下年 戳记 第五节错账查找及更正方法 查找错账在记账过程中 可能发生各种各样的差错 产生错帐 如重记 漏记 数字颠倒 数字错位 数字记错 科目记错 接待方向记反等 从而影响会计信息的准确性 应及时找出差错 并予以更正 一 错账的类型1记账凭证错误2记账错误 80 第五节错账查找及更正方法 二 查找错账的方法常用的方法包括顺查法 逆查法 抽查法和偶合法 81 第五节错账查找及更正方法 个别检查法 1 差数法 2 除2法 3 除9法 1 差数法差数法是指按照错帐的差数查找错帐的方法 例如 在记账过程中只登记了会计分录的借方或贷方 漏记了另一方 从而形成试算平衡中借方合计与贷方合计不等 其表现形式是 借方金额遗漏 会使该金额的贷方超出 贷方金额遗漏 会使该金额在借方超出 对于这样的差错 可由会计人员通过回忆与相关金额的几张核对来查找 82 如会计凭证上记录的是 借 应交税费 应交营业税5250 应交城市维护建设税367 50 应交个人所得税500 00贷 银行存款6117 50而记账时漏记了城市维护建设税367 50元 在进行应交税金总账和明细账核对时 就会出现总账借方余额比明细账借方余额多367 50元的现象 83 2 除2法 除2法是指以差数除以2来查找错帐的方法 当某个借方金额错记入了贷方时 出现错帐的差数表现为错误的2倍 将此差数用2去除 得出的商即是反向的金额 如 借 其他应收款 总务科500贷 库存现金500登记明细账时 错把其他应收款登记入了贷方 总账与明细账核对时 就会出现总账借方余额大于明细账借方余额1000元 将1000元除以2 正好是贷方记错的500元 84 第五节错账查找及更正方法 3 除9法 除9法是指以差数除以9来查找错数的方法 使用于以下三种情况 将数字写小 如将400写为40 错误数字小于正确数字9倍 查找的方法是 以差数除以9后得出的商即为写错的数字 商乘以10即为正确的数字 85 第五节错账查找及更正方法 将数字写大 如将50写为500 错误的数字大于正确数字9倍 查找的方法是 以差数除以9后得出的商位正确的数字 商乘以10即为错误的数字 相邻数字颠倒在记账时 有时易将相邻的两位数或三位数的数字登记颠倒了 如将86记成68 差值是18 可以被9整除 这样知道错误问题之后 进一步判断错在哪一笔业务上就可以了 86 例如 某企业应收账款的总账科目余额合计数应881 34 而明细账合计数为944 34 总账与明细账不等 有关明细账的资料如下表 序号户名金额 万元 1A623 452B103 683C45 794D81 185E90 24合计944 34 87 查找步骤 第一 求正误差值 881 34 944 34 63万元 第二 判断差值可否用9整除 差值63 正好可以为9整除 63万元 9 7万元 第三 求差值系数 63 9 7 第四 在错误表中查找有无相邻两数相差为7的数字 差值系数为负值时 查前大后小 反之 查前小后大 经查 该表中第4行 81 18 中的 8 1 7 前大后小 可以判断为属于数字倒置的错误 即可能是18 18而误写为81 18 第五 将第4行按18 18更正 重新加总 其合计数则为881 34 与总账一致 88 错账的更正方法 提问 1 对账有那些 2 错账能涂改吗 账簿登记出错 是每一个会计人员在实际工作中在所难免的 关键是要能够使用恰当的方法进行正确的更正 这也影响到后续内容的学习 错账的更正方法 错账的更正方法 实践操作性强 是会计人员在实际工作中必须掌握的技能之一 它不仅是前一部分账簿使用 登账等内容的延续 同时也是为本教材中财产清查 会计报告的学习及今后的模拟实习打下一定的基础 从整个专业教学计划的全过程来看 都起到了承上启下的作用 错账的更正方法 划线更正 适用于结账前发现账簿上所登记的文字或数字有误而记账凭证并没有错误的情况 适用于记账后发现凭证中应借 应贷科目或金额有错误 或原记账凭证所用科目没有错但所填金额大于应记金额等情况 红字更正 适用于记账后发现记账凭证所用会计科目没有错 但所填金额少于应记金额等情况 补充更正 91 错账的更正方法 登记账簿应做到数字准确 登记及时 摘要清楚 书写整洁和改错规范 应遵循下列规则 1 画线 红线 更正法2 红字冲销法3 补充登记法根据错误正确判别应使用的更正方法每一种更正方法的具体操作三种方法中 划线更正法和补充登记法适用范围单一 而红字冲销法适用范围较多 且操作繁琐 必须根据不同的错误类型进行相应的更正 划线更正法 1 适用情况 1 结账时发现记账凭证或账簿记录中的文字或数字有误 2 登账时 因笔误或计算错误而造成记账方向 金额以及账户登记等发生差错 划线更正法 2 具体做法 划线更正法是在错误的文字或数字上划一条红线 表示注销 再在红线上方用蓝字或黑字写上正确的文字或数字 并由更正人在红线的尾端盖章以明确责任 文字差错 盖章在差错处 1 仅文字差错可仅划去有差错的文字 在红线上方书写正确的文字 2 对于数字差错应划去全部数字 重新书写正确的数字 划线更正法 案例 记账员王强在过账时 误将100 000写成10 000 案例2 记账员王强将 三个月 误写成了 四个月 划线更正法 判断 在结账前 发现记账凭证对 登账错误选择方法 画线更正法具体操作 画线 划红色横线 填写 填正确的数字或文字盖章 经办人员盖章 知识点 错误的文字 可以仅更正错误部分 错误的数字 必须作整体更正 更正 红字更正法 1 适用情况 红字更正法 又叫红字冲账法 在会计核算中 一般以红字记录表明对原记录的冲减 红字更正主要适用于以下两种情况 1 登账后 发现记账凭证应借应贷会计科目用错 导致登账错误 2 登账后 发现记账凭证应借 应贷会计科目无误 但金额大于正确金额 导致登账错误 红字更正法 2 更正方法 上述 1 种情况 更正时 应用红字填写一份与错误凭证科目 借贷方向和金额相同的记账凭证 以冲销原来的记录 然后用蓝字重新填制一份正确记账凭证 一并登记入账 上述 2 种情况 更正时 将多记的金额用红字填写一张记账凭证 用以冲销多记金额 并据以登记入账 红字更正法 案例3 雅戈尔集团收到明湖集团的前欠货款70200元 借 银行存款72000贷 应付账款 明湖集团72000 红字更正法 判断 记账后发现记账凭证中的应借 应贷会计科目有错误 从而引起登账错误选择方法 红字冲销法具体操作 红字金额填写冲账凭证红字金额登记入账蓝字金额填写正确凭证蓝字金额登记入账 红字更正法 更正 用红字金额填制记账凭证 并据此入账 借 银行存款72000贷 应付账款 明湖集团72000用蓝字填制正确记账凭证 并据此入账 借 银行存款70200贷 应收账款 明湖集团70200 红字更正法 案例4 收回王明退回借支差旅费300元 误作3000元 并已入账 借 库存现金3000贷 其他应收款3000借 库存现金2700贷 其他应收款2700 更正 红字更正法 注意 但如果是发现以前年度错误后 因错误的账簿记录已经在以前会计年度终了进行了结账或决算 不可能再将已经决算的数字进行红字冲销 这时只能用蓝字或黑字凭证对除文字外的一切错账进行更正 并在更正凭证上 特别注明对 年度错账的更正 补充登记法 1 适用情况 登账后 发现记账凭证中应借应贷会计科目没有错误 但金额小于正确金额 导致账簿记录错误时 补充登记法 2 更正方法 更正时 可用蓝字按原记账凭证的应借应贷会计科目填制一张记账凭证 补足少记金额 并据此登账 补充登记法 案例5 生产完工A产品一批入库 生产成本8560 误作5860 并已入账 借 库存商品 A产品5860贷 生产成本 A产品5860更正 按少记金额填制一张转账凭证借 库存商品 A产品2700贷 生产成本 A产品2700 补充登记法 案例6 雅戈尔集