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表单与账本的正确规范 肖婷 2020 3 25 1 表单的填写要求 为了进一步规范各类表单的填写格式 以使得准确 完整 清晰地辨认出各表单的填写内容 特做出相应的规范培训 1 每一个单据记录内容要真实 完整 手续要完备 2 表单的填写一律使用碳素笔 墨水笔 黑色或蓝色 不得使用圆珠笔 铅笔等来填写 3 填写表单时文字和数字必须整洁清晰 准确无误 在书写时 不得滥造简化字 不得使用同音异义字 不得写怪字体 文字紧靠左线 数字字体大小适中 紧靠下线书写 填写一式多联的表单时 要确保书写的每一联单据字迹都要清晰可辩 如复写纸用淡了 则要及时更换 以确保后几联的单据字迹清晰 2020 3 25 2 4 每一单据填制完毕后 如有空行 应当自填写最后一行内容下的空行处至最后一行上的空行处划线注销 5 所有原始表单不得涂改 如有写错作废重新填制表单 在错误的单据上写上 作废 字样 再重新填制表单 作废的表单不得撕毁 应当继续保留在单据本上 便于日后查核使用 同时能够保持单据本上单据编码的完整 6 所有表单填制要及时 并按规定的程序及时送交相关主管领导人员进行签核 每一表单都要填上制单人姓名 交由部门主管及相关领导签核后 方可办理相关业务 7 根据每天签核的领料单 入库单 退库单进行电脑账录入 经办人员在办理领料单 入库单 退库单录入时 应当对领料单 入库单 退库单进行仔细的复核 并以经过复核无误的领料单 入库单 退库单作为登记电子账的依据 2020 3 25 3 会计账簿的概念与作用 会计账簿 简称账簿 是指由一定格式的账页组成的 以经过审核的会计凭证为依据 全面 系统 连续帝记录各项经济业务的簿籍 对于账簿的概念 可以从两个方面理解 一是外表形式看 账簿是由具有一定格式的账页联结而成的簿籍 二是从记录的内容看 账簿是对各项经济业务进行分类和序时记录的簿籍 账簿的设置和登记在会计核算中具有重要的作用 1 记载和储存会计信息2 分类和汇总会计信息3 检查和校正会计信息4 编报和输出会计信息账簿记录是会计凭证信息的进一步整理 也是会计分析 会计检查的重要依据 如在永续盘存制下 通过有关盘存账户余额或结存数与实际盘点或核查结果的核对 可以确认财产的盘盈或盘亏 并根据实际结存数额调整账簿记录 做到账实相符 提供如实 可靠的会计信息 2020 3 25 4 会计账簿的基本内容 在实际工作中 由于各种会计账簿所记录的经济业务不同 账簿的格式也多种多样 但各种账簿都应具备以下基本内容 1 封面 主要用来表明账簿的名称 如总分类账 各种明细分类账 库存现金日记账 银行存卡日记账等 2 扉页 主要用来列明会计账簿的使用信息 如科目索引 账簿启用和经营人员一览表等 3 账页 是账簿用来记录经济业务的主要载体 包括账户的名称 日期栏 凭证种类和编号栏 摘要栏 金额栏以及总页次和分户页次等基本内容 2020 3 25 5 账簿的启用 实物出入账 账薄的启用 账薄是重要的档案之一 为保证账薄使用的正确性 明确登账的责任 防止乱改乱登漏登行为 保证账簿资料的完整和便于查找 在启用时 首先要按规定内容逐项填写 账簿启用表 和 账簿目录表 在账簿启用表中 应写明部门名称 账簿名称 账簿编号和启用日期 在经管人员一栏中写明经管人员姓名 职别 接管或移交日期 由部门主管人员签名盖章 如一本账薄中设置有两个以上规格产品的 每一种规格产品登记一张账页 2020 3 25 6 实物出入账 2020 3 25 7 账薄启用表 实物出入账 怎么样的填写才正确 2020 3 25 8 实物出入账 怎么样的填写才正确 账薄目录表 2020 3 25 9 实物出入账 怎么样的填写才正确 账页的登记 2020 3 25 10 登记账薄方法及要求 1 根据每天签核的领料单 入库单 退库单进行登账 管理人员在办理领料单 入库单 退库单登账时 应当对领料单 入库单 退库单进行仔细的复核 并以经过复核无误的领料单 入库单 退库单作为登记账薄的依据 2 账薄所记载的内容必须同领料单 入库单 退库单相一致 不得随便增减 每一笔账都要记明领料单 入库单 退库单的日期 编号 摘要 数量和对应科目等 摘要不能过于简略 应以能够清楚地表述相关业务内容为度 便于事后查对 登账应逐笔分行记录 不得将领料单 入库单 退库单合并登记 也不得将领料单 入库单 退库单相抵后以差额登记 登记完毕 应当逐项复核 复核无误后在领料单 入库单 退库单上的 备注 一栏内做出 过账 符号 表示已经登记入账 2020 3 25 11 登记账薄方法及要求 3 逐笔 序时登记账薄 做到日清月结 为了及时掌握库房收 付和结余情况 账薄必须做到当日账务当日记录 并于当日结出余额 以掌握收 付 结余的情况 以便保障库房内物品的安全库存 4 必须连续登记 不得跳行 隔页 不得随便更换账页和撕去账页 在一个会计年度内 账簿尚未用完时 不得以任何借口更换账簿或重抄账页 当一个会计年度完毕 更换账薄时 则要将每种物品年末结余数结转到下一个会计年度账薄上 记账时必须按页次 行次 位次顺序登记 不得跳行或隔页登记 如不慎发生跳行 隔页时 应在空页或空行中间划线加以注销 或注明 此行空白 此页空白 字样 并由记账人员签字 以示负责 2020 3 25 12 登记账薄方法及要求 5 文字和数字必须整洁清晰 准确无误 在登记书写时 不要滥造简化字 不得使用同音异义字 不得写怪字体 摘要文字紧靠左线 数字要写在金额栏内 不得越格错位 参差不齐 文字 数字字体大小适中 紧靠下线书写 上面要留有适当空距 一般应占格宽的二分之一 以备按规定的方法改错 记录数量时 如为没有角分的整数 应分别在角分栏内写上 0 不得省略不写 或以 一 号代替 阿拉伯数字一般可自左向右适当倾斜 以使账簿记录整齐 清晰 为防止字迹模糊 墨迹未干时不要翻动账页 夏天记账时 可在手臂下垫一块软质布或纸板等书写 以防汗浸 6 使用钢笔 以蓝 黑色墨水书写 不得使用圆珠笔 银行复写账簿除外 或铅笔书写 但按照红字冲账凭证冲销错误记录及会计制度中规定用红字登记的业务可以用红色墨水记账 2020 3 25 13 登记账薄方法及要求 7 每一账页记完后 必须按规定转页 为便于计算了解账薄中连续记录的累计数额 并使前后账页的合计数据相互衔接 在每一账页登记完毕结转下页时 应结出本页发生额合计数及余额 写在本页最后一行和下页第一行的有关栏内 并在摘要栏注明 过次页 和 承前页 字样 也可以在本页最后一行用铅笔字结出发生额合计数和余额 核对无误后 用蓝 黑色墨水在下页第一行写出上页的发生额合计数及余额 在摘要栏内写上 承前页 字样 不再在本页最后一行写 过次页 的发生额和余额 8 登记账薄必须逐日结出余额 每月月末必须按规定结账 9 记录发生错误时 必须按规定方法更正 为了保证账薄的正确性 账簿记录不得随意涂改 严禁刮 擦 挖 补 或使用化学药物清除字迹 发现差错必须根据差错的具体情况采用划线更正 红字更正 补充登记等方法更正 2020 3 25 14 产成品的入库 出库 退库如何登记 收入数量栏 此栏填写的数据为 产品入库数量 正数表示 公司内部退货数量及品管领用来做实验的 负数表示 公司内部退货是指 从库房中将产品退至公司品管部门或者制造部门进行再次加工 返修的产品数量 以及品管部门领一两个产品进行实验的 支出数量栏 此栏填写的数据为 发货给客户的数量 领产品到客户处换货的数量 正数表示 客户退货数量 负数表示 客户退货是指 从客户处取回司的不良产品 须办理入库至公司成品库房中的产品数量 结存数量栏 此栏填写的数据为 期末结存数量 正数 负数表示 期初结存 收入 发出 期末结存备注 以上的退库数 及领产品到客户处进行换货的均要做批注写清楚 录入方法简括 哪里来哪里去 来时正 去时负 2020 3 25 15 错账更正方法 在记账过程中 可能由于种种原因会使账簿记录发生错误 对于发生的张博记录错误 应采用正确 规范的方法予以更正 不得涂改 挖补 刮擦或者用药水消除字迹 不得重新抄写 错账的更正方法一般有划线更正法 红字更正法和补充登记法三种 一 划线更正法划线更正法 在登账时 如果发现账簿记录中有数字或文字错误 而领料单 入库单 退库单上是正确 即纯属于账簿登记过程中的笔误 一般可采用划线更正法更正 具体做法 先将错误数字全部用一条红线居中划去予以注销 更正时不得只划销错误数字 应将全部数字划销 并保持原有数字清晰可辨 以便审查 2020 3 25 16 2020 3 25 17 4 账薄的核对 为了使账薄的账面记录完整与准确 使其与有关的账目 款项相符 管理人员在收 付物品以后 要及时记账 并且要按照一定的程序进行对帐 对帐 就是对账簿记录的内容进行核对 使账单 账账和