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内审员审核技巧 2011 3 22 1 有关审核概念 审核为获得审核证据并对其进行客观的评价 以确定满足审核准则的程度所进行的系统的 独立的并形成文件的过程 不审核自己的工作 本部门工作 2 有关审核概念 审核准则用作审核依据的一组方针 程序或要求 审核证据与审核准则有关的并且能够证实的记录 事实陈述或其他信息注 审核证据可以是定性的或定量的 3 有关审核概念 审核发现将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果注 审核发现能表明是否符合审核准则 也能指出改进的机会 审核结论审核组考虑了审核目标和所有审核发现后得出的最终审核结构 4 管理体系审核 审核目的是确定管理体系符合要求的程度 管理体系的审核发现可用用于评定管理体系的有效性和识别改进的机会 5 管理体系审核的基本问题 审核是对管理体系进行评价的一种方式 评价管理体系时对每一个被评价的过程提出四个基本问题 过程是否已被识别并适当规定 职责是否已被分配 程序是否得到实施和保持 在实现所要求的结果方面 过程是否有效 6 审核类型 一 按审核对象分类质量管理体系审核环境管理体系审核职业健康安全管理体系审核一体化审核 7 审核类型 按审核对象分类管理体系审核产品审核服务审核过程审核 8 审核类型 按审核目的分类内部审核 第一方审核 外部审核 第二方审核 客户审核 第三方审核 认证机构的审核 联合审核 9 管理体系审核的特点 审核内容 符合性 满足审核准则有效性 达到预定的目标适合性 适于目标实现活动属性 系统性 正式的 有序的活动独立性 客观性和公正性文件化 10 管理体系审核的特点 审核是一个抽样过程审核过程可按PDCA进行 PDCA循环又叫戴明环 是美国质量管理专家戴明博士提出的 它是全面质量管理所应遵循的科学程序P Plan 计划 包括方针和目标的确定以及活动计划的制定 D DO 执行 执行就是具体运作 实现计划中的内容 C Check 检查 就是要总结执行计划的结果 分清哪些对了 哪些错了 明确效果 找出问题 A Act 行动 或处理 对总结检查的结果进行处理 成功的经验加以肯定 并予以标准化 或制定作业指导书 便于以后工作时遵循 对于失败的教训也要总结 以免重现 对于没有解决的问题 应提给下一个PDCA循环中去解决 11 管理体系审核的阶段 四个阶段 审核策划与审核准备 审核实施 审核报告 纠正措施的跟踪验证 12 主要活动 一 确定审核范围审核范围 审审核的内容和界限注 审核范围通常包括对实际位置 组织单元 活动和过程以及所覆盖的时期的描述 二 组成审核组 审核组 实施审核的一名或多名审核员 注1 通常任命审核组中的一名审核员为审核组长 注2 审核组可包含实习审核员 在需要时可包含技术专家 注3 观察员可以随同审核组 但不作为其成员 审核员 有能力实施审核的人员 13 主要活动 二 组成审核组审核员的职责 遵守相应的审核要求 传达和阐明审核要求 有效地策划和履行被赋予的职责 将观察结果形成文件 报告审核结果 验证所采取的纠正措施的有效性 收存和保护与审核有关的文件 提交 确保机密 处理特殊信息 配合并支持审核组长的工作 14 主要活动 二 组成审核组审核组长的职责 审核所有阶段的工作均由审核组长全权负责 审核组长应具备管理能力和经验 应有权审核工作的开展和审核观察结果做最后决定 其它职责 协助选择审核组的其他成员 指定审核计划 代表审核组同受审核方接触 提交审核报告 15 主要活动 三 制定审核计划审核计划应包括以下内容 审核目的审核范围审核依据审核组成员 组长 组员及其分工审核日期现场审核的日程安排保密承诺其他 如审核时所用语种 16 三 制定审核计划 注意事项 审核计划应在现场审核前发给受审核方审核计划应经受审核方确认审核计划可以适当调整充分利用各种信息 不要遗漏编制计划应掌握好过程与部门的关系 顺向和逆向的审核方法组长负责编制审核计划 17 三 制定审核计划 编制审核计划的技巧和要求编者审核计划所应用的审核方法与技巧按部门审核 展开后也按过程审核 按过程审核顺向跟踪逆向追溯覆盖所确定范围的所有部门覆盖标准的所有过程 删减除外 时间分配合理 例 18 主要活动 四 审核组准备会议时间 审核开始前 一般不超过半天参加人员 全体审核组成员分工 审核组长按计划分配任务 提出审核要求准备检查表及其他工作文件 各人分别准备 组长及专业审核员指导 19 主要活动 五 准备审核工作文件编制审核检查表用途 检查表是审核员工作文件 提纲或工具作用 保持审核目标清晰和明确保持审核内容的周密和完整保持审核时间的控制减少审核员的偏见和随意性可减少重复工作 20 编制审核检查表 检查表的内容完整的审核项目和要点 明确查什么明确审核步骤 方法和抽样量 明确如何查检查表的设计识别关键过程以标准和文件为依据注意逻辑顺序 明确审核步骤选择典型的问题 抽样具有代表性按部门审核要考虑有关过程按过程审核要考虑设计的部门具有可操作性例 21 主要活动 六 实施审核审核首次会议首次会议由审核组长主持 会议议程 宣读并确认审核计划确认审核所需要的资源审核所需的工作配合要求澄清不明确的问题 22 实施审核 实施审核 取证和记录方式 查询记录询问有关情况现场观察就有关问题进行交流重点记录存在的问题和不合格项向受审核方面通报审核情况 23 审核技巧 找寻事实查 读看 观察问听审核流程粗略的流程图第一条问题 例 不合格品的处理 由上而下 由下而上往前追查 往后追查横向检查重点检查抽样方法 24 审核技巧 其他注意 时间管理 控制按计划 覆盖所有相关活动不参与讨论原因和责任不提供具体解决方法不要害怕说不明白有效的双向沟通不被转移目标不被引导 误导 25 不合格的判断准则 不偏离审核准则的要求 结论的判断不能超出标准的要求注意对过程的识别和过程有效性的判定慎重对待无文件或文件表述不够详细 无书面记录或记录内容不具体的不合格事实可在完成全部审核后作出不合格判定 26 不符合报告的编制 例 27 纠正措施的跟踪 所有的纠正措施都必须进行跟踪验证跟踪验证可以采取不同的方式 再次组织现场审核 现场跟踪验证存在严重不合格 对纠正措施的实施记录 证据进行验证对于一般不合格的纠正措施的验证 28 纠正措施要求完成的期限 严重不合格 一般要求三个月内一般不合格 一般要