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第1章Word2010文档处理 1 2020年3月25日8时45分 主要内容 2 2020年3月25日8时45分 主要内容 3 2020年3月25日8时45分 第1章Word2010文档处理 Word2010是Microsoft公司开发的Office2010办公组件之一 主要用于文字处理工作 MicrosoftWord2010提供了世界上最出色的功能 其增强后的功能可创建专业水准的文档 可以更加轻松地与他人协同工作并可在任何地点访问文件 Word是目前应用很普及的文档处理及编辑软件 其主要特点 界面友好 使用方便直观 即 直观的操作界面 具有 所见即所得 的特点 使用Word软件可以和其他多种软件进行信息交换 即 超强兼容性 具有强大的制表功能 可以进行文字 图形 图像 声音 动画等综合文档编辑排版 编辑出图文声并茂的文档 2020年3月25日8时45分 1 1认识Word2010 为了使用户更加容易的按照日常事务处理的流程和方式操作软件功能 Office2010应用程序提供了一套以工作成果为向导的用户界面 让用户可以更高效的方式完成日常工作 全新的用户界面覆盖了所有的Office2010的组件 包括Word2010 Excel2010 PowerPoint2010等 2020年3月25日8时45分 1 1 1功能区与选项卡 在Word2010中 传统的菜单和工具栏已被功能区所代替 功能区是一种全新的设计 它以选项卡的方式对命令进行分组和显示 同时 功能区上的选项卡在排序方式上与用户所要完成任务的顺序相一致 并且选项卡中命令的组合方式更加直观 大大提升应用程序的可操作性 功能区显示的内容并不是一成不变的 Office2010会根据应用程序窗口的宽度自动调整在功能区中显示的内容 当功能区较窄时 一些图标会相对缩小以节省空间 如果功能区进一步变窄 则某些命令分组就会只显示图标 2020年3月25日8时45分 1 1 2上下文选项卡 有些选项卡只有在编辑 处理某些特定对象时候才会在功能区中显示出来 以供用户使用 上下文选项卡仅在需要时显示 从而使用户能够更加轻松地根据真正进行的操作来获取和使用所需要的命令 这种工具不仅智能 灵活 同时也保证了用户整洁性 2020年3月25日8时45分 1 1 3实时预览 当用户将鼠标指针移动到相关的选项后 实时预览功能就会将指针所指的选项应用到当前所编辑的文档中来 这些全新的 动态的功能可以提高布局设置 编辑和格式化操作的执行效率 因此用户只需花费很少的时间就能获得较好的效果 2020年3月25日8时45分 1 1 4增强的屏幕提示 全新的用户界面在很大程度上提升了访问命令和工具相关的信息的效率 同时 Ofiice2010还提供了比以往版本显示面积更大 容纳信息更多的屏幕提示 这些屏幕提示还可以直接从某个命令的显示位置快速访问其相关帮助信息 当将鼠标移至某个命令时 就会弹出相应的屏幕提示 它所提供的信息对于想快速了解该功能的用户往往已经足够了 如果用户想获得更加详细的信息 可以利用该功能提供的相关辅助信息的链接 这种链接已被置入用户界面当中 直接从当前命令对其进行访问 而不必打开帮主窗口进行搜索 2020年3月25日8时45分 1 1 5快速访问工具栏 有些命令使用的相当频繁 例如保存 撤销等命令 此时就希望无论目前处于哪个选项卡下 用户都能够方便地执行这些命令 这就是快速访问工具栏的意义 快速访问工具栏位于Ofiice2010个应用程序标题栏的左侧 默认状态只包含了保存 撤销等三个基本的常用命令 用户可以根据自己的需要把一些常用命令添加到其中 以方便使用 2020年3月25日8时45分 1 1 6后台视图 如果说Office2010功能区中包含了用于在文档中工作的命令集 那么0ffice后台视图则是用于对文档后应用程序执行操作的命令集 在0ffice2010应用程序中单击 文件 选项卡 即可查看Office后台视图 后台视图中可以管理文档和有关文档的相关数据 2020年3月25日8时45分 1 1 7自定义office功能区 Office2010根据多数用户的操作习惯确定功能区中选项卡以及命令的分布 然而这可能依然不能满足各种不同的使用需求 因此 用户可以根据自己使用习惯自定义Office2010应用程序的功能区 操作步骤 1 在功能区空白处单击鼠标右键 执行 自定义功能区 命令 2 打开 Word选项 对话框 并自动定位在 自定义功能区 选项中 此时用户可以在该对话框右侧区域中单击 新建选项卡 或 新建组 按钮 创建所需要的选项卡或命令组 并将相关的命令添加其中即可 如图1 1所示 设置完成后单击 确定 按钮 2020年3月25日8时45分 2020年3月25日8时45分 1 2Word2010基本操作 1 2 1Word的启动和退出启动和关闭Word20101 使用 开始 菜单启动Word20102在桌面创建Word2010快捷图标 双击快捷图标3 单击 开始 选择 运行 命令 在 打开 对话框中输入 winWord 后 确定 按钮 4 使用文档启动Word2010 14 Word2010工作窗口 2020年3月25日8时45分 1 2 1 Word2010的退出1 单击Word2010 文件 选择 退出 2 保存后 在Word标题栏上 按 关闭 按钮 3 单击标题栏左上角 控制选项卡 弹出的选项卡选中 关闭 命令 4 双击 控制选项卡 图标 5 按键盘 Alt F4 组合键 2020年3月25日8时45分 1 2 2新建Word文档 1 创建空白的新文档在Word程序中单击 文件 在打开的后台视图中执行 新建 命令 2 利用模板创建文档在Word程序中单击 文件 在打开的后台视图中后执行 新建 命令 2020年3月25日8时45分 新建文档方法2直接单击 自定义快速访问工具栏 2020年3月25日8时45分 1 2 3Word2010窗口组成 18 1快速访问工具栏 2菜单按钮 3选项标签 4功能区 6视图按钮 5状态栏 文档编辑区 7标题栏 19 1 2 4文档的保存 1 文档的保存1 保存新建文档保存文档的常用方法有如下几种 方法一 单击标题栏 保存 按钮 方法二 执行 文件 保存 命令 方法三 按快捷键Ctrl S 文档的保存和保护 20 2 保存已有的文档对已有的文件打开和修改后 同样可用上述方法将修改后的文档以原来的文件名保存在原来的文件夹中 此时不再出现 另存为 对话框 提示 输入或编辑一个大文档时 最好随时作保存文档的操作 以免计算机的意外故障引起文档内容的丢失 21 3 用另一文档名保存文档执行 文件 另存为 命令可以把一个正在编辑的文档以另一个不同的名字保存起来 而原来的文件依然存在 例如 当前正在编辑的文档名为File docx 如果既想保存原来的文档File docx 又想把编辑修改后的文档另存一个名为NewFile docx的文档 那么就可以使用 另存为 命令 执行 另存为 命令后 会打开如图3 11所示的 另存为 对话框 其后的操作与保存新建文档一样 2020年3月25日8时45分 4 为保存文档设置密码打开需要设置密码的文档单击 另存为 对话框 工具 执行 常规选项 打开 打开文件时的密码 文本框和 修改文件时密码 文本框中输入密码 单击 确定 按钮后出现 确认密码 输入确认密码即可 2020年3月25日8时45分 5 自动保存文档自动保存文档在一定时间内保存一次 防止意外关机丢失文档 1 单击 文件 打开视图执行 选项 命令 2 打开 Word选项 切换到 保存 3 在 保存文档 中 选中 保存自动恢复信息时间间隔 复选框 并指定具体分钟数 默认自动保存的是时间间隔是10提示 4 最后单击 确定 自动保存文档设置完毕 2020年3月25日8时45分 1 3编辑文档 1 3 1输入文本创建新的文档后 在文本编辑区域中出现一个闪烁的光标 它表明了目前文档的输入位置 用户可由此开始输入文档内容 1 3 2选择文本1 在文本上拖动 选定所要移动的文本 将 I 形鼠标指针移到所选定的文本区 使其变成指向左上角的箭头 按住鼠标左键 此时鼠标指针下方增加一个灰色的矩形 并在箭头处出现一虚竖线段 即插入点 它表明文本要插入的新位置 拖动鼠标指针前的虚插入点到文本拟要移动到的新位置上并松开鼠标左键 这样就完成了文本的移动 2020年3月25日8时45分 2 选定某个单词或词组将鼠标指针定位单词或词组 双击选中 3 选定一行4 选定多行5 选定多个不连续的区域鼠标拖动的同时按住 Ctrl 键6 选定连续的多个区域按住Shift键同时单击起始和结束位置 可选中该区域 7 选定一个段落8 选定一个段落9 选定矩形块10 取消选定的文本 2020年3月25日8时45分 1 3 3复制与粘贴文本1 通过键盘复制文本2 通过命令操作复制文本 1 在文档中 选中要复制的文本 2 在 开始 单击 剪贴板 中 复制 3 将鼠标指针移动到目标位置 4 在 开始 中 剪贴板 中 单击 粘贴 进行粘贴 3 格式复制选中已经设置好格式的文本 然后在 开始 单击 剪贴板 选 格式刷 最后 当鼠标指针变为带有小刷子的形状时 选中要应用的目标文本 4 选择性粘贴 2020年3月25日8时45分 1 3 4移动与删除文本1 移动文本 1 选择要移动的文本 将鼠标指针放在被选定的文本上 此时按住鼠标左键同时鼠标箭头的尾部会有一个小方框 拖动到新的插入文本的位置 释放鼠标左键 被选取的文本就会移动到新的位置 2 选定要移动的文本 在 开始 中 剪切 选择 剪切 命令 移动插入点到所需位置 执行粘贴操作 2020年3月25日8时45分 2 删除文本删除一个字符或汉字的最简单的方法是 将插入点移到此字符或汉字的左边 然后按Delete键 或者将插入点移到此字符或汉字的右边 然后按Backspace键 删除几行或一大块文本的快速方法是 首先选定要删除的这块文本 然后按Delete键 如果删除之后想恢复所删除的文本 那么只要单击自定义快速访问工具栏的 撤销 按钮即可 2020年3月25日8时45分 1 3 5文本撤销 恢复和重复操作如果不小心删除了一段不该删除的文本 可通过单击 自定义快速访问工具栏 中的 撤销 按钮 把刚刚删除的内容恢复过来 如果又要删除该段文本 则可以单击 自定义快速访问工具栏 中的 恢复 按钮 快捷键方式看书上所介绍 另外 要重复上一次操作可按 Ctrl Y 组合键或 F4 30 1 3 6 查找与替换1 常规查找文本 1 单击 开始 编辑 替换 按钮 打开 查找和替换 对话框 2 单击 查找 选项卡 得到如图1 11所示的 查找 和替换 对话框 在 查找内容 一栏中键入要查找的文本 如键入 文本 一词 图1 11 查找和替换 对话框的 查找 选项卡 31 3 单击 查找下一处 按钮开始查找 当查找到 文本 一词后 就将该文本移入到窗口工作区内 并反白显示所找到的文本 4 单击 下一处 继续查找 不断单击 知道文档结束 5 如果查找更高要求 例如字符等 可单击 开始 中 更多 6 查找完毕 单击 取消 或 ESC 关闭对话框 32 3 替换文本 1 单击 开始 编辑 替换 按钮 打开 查找和替换 对话框 并单击 替换 选项卡 得到如图1 12所示的 查找和替换 对话框的 替换 选项卡窗口 此对话框中比 查找 选项卡的对话框多了一个 替换为 列表框 图1 12 查找和替换 对话框的 替换 选项卡 33 2 在 查找内容 列表框中键入要查找的内容 例如 键入 计算机 3 在 替换为 列表框中键入要替换的内容 例如 键入 电脑 4 在输入要查找和需要替换的文本和格式后 根据情况单击替换按钮 或全部替换按钮 或查找下一处按钮 5 如果此处不需要替换 单击 查找下一处 6 如果要将所查找的文本全部替换新文本 单击 全部替换 7 如果使用指定的格式或特殊字符 单击 更多 8 操作完毕 单击 取消 或者按ESC按钮 2020年3月25日8时45分 3 定位 1 单击 开始 中 编辑 命令下的 编辑 命令下的倒三角 选择 替换 弹出 查找 选择 定位 2 选择 定位目标 3 单击 定位 1 3 7检查文档中文字的拼写和语法在编辑文档时 用户经常会因为疏忽造成一些错误 开启此项检查操作 1 单击 文件 打开offic视图 2 单击 选项 3 打开 Word选项 切换到 校队 4 在 Word中更正拼写和语法时 中选 键入时检查拼写 和 键入时标记语法错误 5 最后 单击 确定 完成 2020年3月25日8时45分 1 3 8打印文档 1 单击 文件 打开视图执行 打印 2 打开打印时 可以在打印设置区域中对打印机或打印页面进行相关调整 3 设置完成后 单击 打印 即可打印出 打印预览 打印预览 文档在打印前 为预先观看打印效果而显示文档的一种视图 打印文档 打印设置 选择 文件 选项卡 选择 打印 选项 进入打印设置窗口后 就可以开始进行文档的打印设置了 38 1 4美化文档 1 设置字体 字形 字号和颜色1 用 开始 功能区的 字体 分组设置文字的格式 1 选定要设置格式的文本 2 单击 开始 功能区 字体 分组中的 字体 列表框右端的下拉按钮 在随之展开的字体列表中 单击所需的字体 4 单击 开始功能区字体分组 中的 字号 列表框右端的下拉按钮 在随之展开的字号列表中 单击所需的字号 1 4 1文字格式的设置 39 1 4 2 设置字形 如果需要 还可单击 开始 功能区 字体 分组中的 加粗 倾斜 下划线 字符边框 字符底纹 或 字符缩放 等按钮 给所选的文字设置相应格式 3 设置字体颜色 单击 开始 功能区 字体 分组中的 字体颜色 按钮的下拉按钮 展开颜色列表框 单击所需的颜色选项 4 设置字符间距 在 开始 单击 字体 中 对话框启动器 按钮打开 字体 然后 切换到 高级 选项卡 艺术字 编辑艺术字 更改艺术字形状 更改文本填充颜色 设置轮廓颜色 设置文字效果 2020年3月25日8时45分 41 1 4 2设置段落格式1 段落对齐方式1 段落水平对齐方式2 段落垂直对齐方式 中文版式 选项卡 2020年3月25日8时45分 42 2 段落缩进1 使用标尺设置缩进2 使用 段落 对话框设置缩进 缩进和间距 选项卡 2020年3月25日8时45分 43 3 设置行距 缩进和间距 选项卡 2020年3月25日8时45分 44 设置段间距 设置段间距 45 使用 段落 对话框 选定拟设置左 右边界的段落 单击 开始 段落 段落 按钮 打开如图所示的 段落 对话框 图 段落 对话框 46 在 缩进与间距 选项卡中 单击 缩进 组下的 左侧 或 右侧 文本框的增减按钮 设定左右边界的字符数 单击 特殊格式 列表框的下拉按钮 选择 首行缩进 悬挂缩进 或 无 确定段落首行的格式 在 预览 框中查看 确认排版效果满意后 单击 确定 按钮 若排版效果不理想 则可单击 取消 按钮取消本次设置 47 1 4 3调整页面设置 1 设置页边距2 可以使用 页面布局 页面设置 分组 的各项功能来设置纸张大小 页边距和纸张方向等 具体步骤如下 单击 页面布局 页面设置 页面设置 按钮 打开如图1 31所示的 页面设置 对话框 对话框中包含有 页边距 纸张 版式 和 文档网络 等四个选项卡 图1 31 页面设置 对话框 设置页面大小 设置纸张大小 设置纸张方向 设置页边距 2020年3月25日8时45分 3 设置纸张大小在 页面布局 中 页面设置 中 单击 纸张大小 即可进行设置 4 设置页面背景和颜色在 页面布局 中 页面背景 中 单击 页面颜色 即可根据不同的需求进行设置 2020年3月25日8时45分 1 4 4在文档中使用文本框在功能区中打开 插入 中的 文本 单击 文本框 在下拉列表中 用户可以在 内置 的文本样式中选择 单击选择的文本框类型后 就可在文档中插入文本框 51 1 使用即时预览创建表格1 用 插入 表格 插入表格 按钮创建表格 将光标移至要插入表格的位置 单击 插入 表格 表格按钮 出现如图1 36所示的 插入表格 菜单 鼠标在表格框内向右下方向拖动 选定所需的行数和列数 松开鼠标 表格自动插到当前的光标处 1 4 5在文档中使用表格 图1 36 插入表格 菜单 52 2 使用 插入 表格 插入表格 命令创建表格 将光标移至要插入表格的位置 单击 插入 表格 表格 按钮 在打开的 插入表格 下拉菜单中 单击的 插入表格 命令 打开如图1 38所示的 插入表格 对话框 在 行数 和 列数 框中分别输入所需表格的行数和列数 自动调整 操作中默认为单选项 固定列宽 单击 确定 按钮 即可在插入点处插入一张表格 图1 38 插入表格 对话框 53 3 手工绘制表格Word提供了绘制这种不规则表格的功能 可以用 插入 表格 绘制表格 功能来绘制表格 具体操作步骤如下 单击 插入 表格 表格 按钮 在打开的 插入表格 下拉菜单中 单击的 绘制表格 命令 此时鼠标指针变成 笔 状 表明鼠标处在 手动制表 状态 将铅笔形状的鼠标指针移到要绘制表格的位置 按住鼠标左键拖动鼠标绘出表格的外框虚线 放开鼠标左键后 得到实线的表格外框 54 拖动鼠标笔形指针 在表格中绘制水平或垂直线 也可以将鼠标指针移到单元格的一角向其对角画斜线 可以利用 表格 设计 擦除 按钮 使鼠标变成橡皮形 把橡皮形鼠标指针移到要擦除线条的一端 拖动鼠标到另一端 放开鼠标就可擦除选定的线段 另外 还可以利用工具栏中的 线型 和 粗细 列表框选定线型和粗细 利用 边框 底纹 和 笔颜色 等按钮设置表格外围线或单元格线的颜色和类型 给单元格填充颜色 使表格变得丰富多彩 表格 手动绘制表格 4 使用插入快速表格 选择 插入 选项卡 表格 组中的 表格 下拉按钮 在弹出的下拉面板中选择 快速表格 选项 在弹出的子选项中选择合适的表格 5 将文本转换表格 表格与文字相互转换 表格转换为文字 Word可以将文档中的表格内容转换为以逗号 制表符 段落标记或其他指定字符分隔的普通文本 光标定位在表格 选择 布局 选项卡 数据 组 转换为文本 在弹出的 表格转换成文本 对话框中设置要当作文本分隔符的符号 6 管理表格中的单元格 行和列 插入单元格 行和列 插入单元格 选定插入位置上的单元格 右击鼠标 在弹出的快捷菜单中选择 插入 插入单元格 选项 也可以选择 布局 选项卡中的 行和列 组的扩展按钮 这也将打开 插入单元格 对话框 7 拆分表格 拆分表格 选定要拆分处的行 选择 布局 选项卡的 合并 组中的 拆分表格 按钮 一个表格就从光标分成两个表格 1 4 6文档中的图文混排 1 插入图片调整图片的大小和位置 图片选中后 将鼠标移到所选图片 当鼠标指针变成形状时拖动鼠标 可以移动所选图片的位置 移动鼠标到图片的某个尺寸控点上 当鼠标变成双向箭头时 拖动鼠标可以改变图片的形状和大小 精确调整大小 2 设置图片与文字环绕方式 选定图片 对图片操作前 首先要选定图片 选中图片后图片四边出现4个小方块 对角上出现4个小圆点 这些小方块 圆点称为尺寸控点 可以用来调整图片的大小 图片上方有一个绿色的旋转控制点 可以用来旋转图片 设置文字环绕 环绕是指图片与文本的关系 图片一共有7种文字环绕方式 分别为嵌入型 四周型 紧密型 穿越型 上下型 衬于文字下方和浮于文字上方 图文混排 设置文字环绕 文字环绕方式 3 设置图片在页面上的设置 设置图片的样式 裁剪图片 裁剪图片时的裁剪控制点 旋转图片 将鼠标移到旋转控制点上 此时鼠标变成形状 按下鼠标左键 此时鼠标变成形状 拖动即可旋转图片了 4 在文档中插入剪贴画 Word的剪贴画存放在剪辑库中 用户可以由剪辑库中选取图片插入到文档中 1 把插入点定位到要插入的剪贴画的位置 2 选择 插入 选项卡 单击 插图 组中的 剪贴画 按钮 3 弹出 剪贴画 窗格 在 搜索文字 文本框中输入要搜索的图片关键字 单击 搜索 按钮 如选中 包括O内容 复选框 可以搜索网站提供的剪贴画 4 搜索完毕后显示出符合条件的剪贴画 单击需要插入的剪贴画即可完成插入 5 截取屏幕图片 用户除了可以插入电脑中的图片或剪贴画外 还可以随时截取屏幕的内容 然后作为图片插入到文档中 1 把插入点定位到要插入的屏幕图片的位置 2 选择 插入 选项卡 单击 插图 组中的 屏幕截图 按钮 3 在展开的下拉面板中选择需要的屏幕窗口 即可将截取的屏幕窗口插入到文档中 4 如果想截取电脑屏幕上的部份区域 可以在 屏幕截图 下拉面板中选择 屏幕剪辑 选项 这时当前正在编辑的文档窗口自行隐藏 进入截屏状态 拖动鼠标 选取需要截取的图片区域 松开鼠标后 系统将自动重返文档编辑窗口 并到截取的图片插入到文档中 2020年3月25日8时45分 6 删除图片背景与裁剪图片 1 打开 图片工具 的 格式 2 单击 调整 中 删除背景 3 在 背景消除 中单击 保留更改 4 格式 单击 大小 中的 裁剪 5 调整后按ESC退出7 使用绘图画布 1 插入 上 插图 中单击 形状 2 单击 新建绘图画布 1 4 7使用智能图形SmartArt图形 SmartArt图形用来表明对象之间的从属关系 层次关系等 SmartArt图形分为为七类 列表 流程 循环 层次结构 关系 矩阵和棱锥图 用户可以根据自己的需要创建不同的图形 创建SmartArt图形 选择SmartArt图形 对话框 SmartArt图形 更改布局 添加形状 为项目降级 更改布局 2020年3月25日8时45分 1 4 8使用主题快速调整文档外观 1 页面布局 中单击 主题 2 在弹出下拉列表中 主题库 选择1 4 9插入文档封面 插入 上的 页 中单击 封面 封面库 中选择 2020年3月25日8时45分 1 5长文档的编辑和管理 1 5 1定义并使用样式定义样式 更改样式后 文档中所有应用了该样式的文本都将会进行相应的更改 69 图 样式 任务窗格 选修改 2020年3月25日8时45分 新建样式创建自己的样式 创建后会保存在 样式 任务窗格中 70 新建样式 1 5 2文档的分页与分节 插入分隔符 分隔符是文档中分隔页 栏或节的符号 Word中的分隔符包括分页符 分栏符和分节符 分页符 分页符是分隔相邻页之间的文档内容的符号 分栏符 分栏符的作用是将其后的文档内容从下一栏起排 分节符 Word中可以将文档中分为多个节 不同的节可以有不同的页格式 通过将文档分隔为多个节 我们可以在一篇文档的不同部分设置不同的页格式 如页面边框 页眉 页脚等 1 5 2文档内容的分栏处理 分栏 分栏是指将页面在横向上分为多个栏 文档内容在其中逐栏排列 Word中可以将文档在页面上分为多栏排列 并可以设置每一栏的栏宽以及相邻栏的栏间距 设置分栏 1 2 4设置页码 页眉与页脚 插入页眉与页脚 插入页码 2020年3月25日8时45分 1 5 5使用项目符号1 自动创建项目符号在文档需要应用的项目符号列表的位置输入星号 然后按Tab键 即可开始应用项目符号 2 为原有文本添加项目符号选择文档 在 开始 上单击 段落 中的 项目符号 按钮旁边的三角按钮 执行 定义新项目符号 1 5 6使用编号列表 开始 单击 段落 中的 编号 按钮下的三角按钮 2020年3月25日8时45分 75 自定义项目符号和编号1 添加自定义项目符号2 使用自定义编号列表 定义新项目符号 对话框 选择一种编号样式 1 5 71 脚注和尾注 脚注和尾注也是文档的一部分 用于文档正文的补充说明 帮助读者理解全文的内容 脚注所解释的是本页中的内容 一般用于对文档中较难理解的内容进行说明 尾注是在一篇文档的最后所加的注释 一般用于表明所引用的文献来源 脚注和尾注 都由两部分组成 一部分是注释引用标