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建设项目档案管理 一 建设项目简介 一 建设项目基本程序项目建议书阶段 可行性研究阶段 设计阶段 建设准备阶段 建设实施阶段 竣工验收阶段 后评估阶段 1 项目建议书阶段 包括立项评估 项目建议书是由投资者对准备建设项目提出的大体轮廓性设想和建议 2 可行性研究阶段 包括可行性研究报告评估 可行性研究阶段的工作包括 可行性研究 可行性研究报告的审批 组建建设单位 3 设计阶段 设计是对拟建工程的实施在技术上和经济上进行全面而详尽的安排 是基本建设计划的具体化 是整个工程的决定性环节 是组织施工的依据 根据建设项目的不同情况 设计过程一般划分为两个阶段 即初步设计和施工图设计 4 建设准备阶段 建设准备阶段包括 建设准备和报批开工报告 5 建设实施阶段 这是基本建设程序中的关键阶段 是对项目具体付诸实施 是形成项目实体的关键环节 6 竣工验收阶段 竣工验收是工程建设过程的最后一个环节 是全面考核基本建设成果 检验设计和工程质量的重要步骤 包括 竣工验收的准备工作 竣工验收 7 后评估阶段 这一阶段主要是为了总结项目建设成功或失误的经验教训 供以后的项目决策借鉴 二 相关概念有关建设项目的几个概念 按建设项目的用途 划分为 生产性建设项目 军事国防项目 民用工程项目 市政工程项目 按项目建设的性质划分为 新建项目 扩建项目 改建项目 按项目的投资规模划分为 大型项目 中型项目 小型项目 按项目在国民经济中所占的地位划分为 重点项目 一般项目 建设项目要遵循先设计 后施工的原则 在进行项目设计时 是按专业进行的 在建设过程中 为了方便对项目进行施工质量管理 在施工中把一个建设项目划分为 建设项目若干单项工程若干单位工程若干分部工程若干分项工程 建设项目 指建筑 安装等形成固定资产的活动中 按照一个总体设计进行施工 独立完成的 在经济上统一核算 行政上有独立组织形式 实行统一管理的单位 单项工程 指建设项目中具有独立设计文件 可独立组织施工 建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程 单位工程 指具有独立设计文件 可独立组织施工 但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程 分部工程 按建筑物的主要部位或工程的专业划分 当分部工程较大或较复杂时 可按材料种类 施工特点 施工程序 专业系统及类别等划分为若干子分部工程 例如 房屋建设项目的分部工程可分为建筑工程和设备安装工程两类型 建筑工程按建筑物的主要部位划分为地基工程 主体工程 地面与楼面工程 门窗工程 装饰工程 屋面工程等 建筑设备安装工程按工程的专业划分为建筑采暖卫生与煤气工程 建筑电气安装工程 通风与空调工程 电梯安装工程等 分项工程 把同一分部工程按主要工种 材料 施工工艺 设备类别等划分为若干分项工程 如主体结构分部工程按工种划分为钢筋绑扎工程 钢筋焊接工程 混凝土工程 砌砖工程等 分项工程可由一个或若干检验批组成 检验批可根据施工及质量控制和专业验收需要按楼层 施工段 变形缝等进行划分 二 国家重大建设项目的归档范围1可行性研究 任务书1 1项目建议书及其报批文件1 2项目选址意见书及其报批文件1 3可行性研究报告及其评估 报批文件1 4项目评估 包括借贷承诺评估 论证文件1 5环境预测 调查报告 环境影响报告书和批复1 6设计任务书 计划任务书及其报批文件 2设计基础文件2 1工程地质 水文地质 勘察报告 地质图 勘察记录 化验 试验报告 重要土 岩样及说明2 2地形 地貌 控制点 建筑物 构筑物及重要设备安装测量定位 观测记录2 3水文 气象 地震等其它设计基础资料 3设计文件3 1总体规划设计3 2方案设计3 3初步设计及其报批文件3 4技术设计3 5施工图设计3 6技术秘密材料 专利文件3 7工程设计计算书3 8关键技术试验3 9设计评价 鉴定及审批 4项目管理文件4 1征地 移民文件4 1 1征用土地申请 批准文件 红线图 坐标图 行政区域图4 1 2征地移民拆迁 安置 补偿批准文件 协议书4 1 3建设前原始地形 地貌 状况图 照片4 1 4施工执照 4 2计划 投资 统计 管理文件4 2 1有关投资 进度 物资 工程量的建议计划 实施计划和调整计划4 2 2概算 预算管理 差价管理文件4 2 3合同变更 索赔等涉及法律事务的文件4 2 4规程 规范 标准 规划 方案 规定4 2 5招标文件审查 技术设计审查 技术协议4 2 6投资 进度 质量 安全 合同控制文件 4 3招标投标 承发包合同协议4 3 1招标书 招标修改文件 招标补遗及答疑文件4 3 2投标书 资质材料 履约类保函 委托侵权书和投标澄清文件 修正文件4 3 3开标议程 开标大会签字表 报价表 评标纪律 评标人员签字表 评标记录 报告4 3 4中标通知书4 3 5合同谈判纪要 合同审批文件 合同书 合同变更文件 4 4专项申请 批复文件4 4 1环境保护 劳动安全 卫生 消防 人防 规划等文件4 4 2水 暖 电 煤气 通信 排水等配套协议文件4 4 3原料 材料 燃料供应等来源协议文件 5施工文件5 1建筑施工文件5 1 1开工报告 工程技术要求 技术交底 图纸会审纪要5 1 2施工组织设计 方案及报批文件 施工计划 施工技术及安全措施 施工工艺文件5 1 3原材料及构件出厂证明 质量鉴定 复验单5 1 4建筑材料试验报告 5 1 5设计变更通知 工程更改洽商单 材料代表核定审批手续 技术核定单 业务联系单 备忘录等5 1 6施工定位 水准点 导线点 基准线 控制点等 测量 复核记录 地质勘探5 1 7土 岩试验报告 基础处理 基础工程施工图 桩基工程记录 地基验槽记录 5 1 8施工日记 大事记5 1 9隐蔽工程验收记录5 1 10各类工程记录及测试 沉降 位移 变形监测记录 事故处理报告5 1 11工程质量检查 评定5 1 12技术总结 施工预 决算 5 1 13交工验收记录证明5 1 14竣工报告 竣工验收报告5 1 15竣工图5 1 16声像材料 5 2设备及管线安装施工文件5 2 1开工报告 工程技术要求 技术交底 图纸会审纪要5 2 2施工组织设计 方案及其报批文件 施工计划 技术措施文件5 2 3原材料及构件出厂证明 质量鉴定 复验单5 2 4建筑材料试验报告5 2 5设计变更通知 工程更改洽商单 材料 零部件 设备代用审批手续 技术核定单 业务联系单 备忘录等 5 2 6焊接试验记录 报告 施工检验 探伤记录5 2 7隐蔽工程检查验收记录5 2 8强度 密闭性试验报告5 2 9设备 网络调试记录5 2 10施工安装记录 安装质量检查 评定 事故处理报告5 2 11系统调试 试验记录 5 2 12管线清洗 试压 通水 通气 通毒等记录5 2 13管线标高 位置 坡度测量记录5 2 14中间交工验收记录证明 工程质量评定5 2 15竣工报告 竣工检验报告 施工预 决算5 2 16竣工图5 2 17声像材料 5 3电气 仪表安装施工文件5 3 1开工报告 工程技术要求 技术交底 图纸会审纪要5 3 2施工组织设计 方案及其报批文件 施工计划 技术措施文件5 3 3原材料及构件出厂证明 质量鉴定 复验单5 3 4建筑材料试验报告 5 3 5设计变更通知 工程更改洽商单 材料 零部件 设备代用审批手续 技术核定单 业务联系单 备忘录等5 3 6系统调试 整定记录5 3 7绝缘 接地电阻等性能测试 校核5 3 8材料 设备明细表及检验记录 施工安装记录 质量检查评定 事故处理报告5 3 9操作 联动试验 5 3 10电气装置交接记录5 3 11中间交工验收记录 工程质量评定5 3 12竣工报告 竣工验收报告5 3 13竣工图5 3 14声像材料 6监理文件6 1 施工监理文件 资料6 1 1监理合同协议 监理大纲 监理规划 细则及批复6 1 2施工及设备器材供应单位资质审核 设备 材料报审6 1 3施工组织设计 施工方案 施工计划 技术措施审核 施工进度 延长工期 索赔 及付款报审6 1 4开 停 复 返 工令 许可证 中间验收证明书 6 1 5设计变更 材料 零部件 设备代用审批6 1 6监理通知 协调会审纪要 监理工程师指令 指示 来往函件6 1 7工程材料监理检查 复检 实验记录 报告6 1 8监理日志 监理周 月 季 年 报 备忘录6 1 9各项测控量成果及复核文件 外观 质量 文件等检查 抽查记录 6 1 10施工质量检查分析评估 工程质量事故 施工安全事故报告6 1 11工程进度设计 实施 分析统计文件6 1 12变更价格审查 支付审批 索赔处理文件6 1 13单元工程检查及开工 开仓 签证 工程分部分项质量认证 评估6 1 14主要材料及工程投资计划 完成报表 6 2设备采购 监造工作监理资料6 2 1设备采购委托监理合同 采购方案 监造计划6 2 2市场调查 考察报告6 2 3设备制造的检验计划和检验要求 检验记录及试验报告 分包单位资格报审表6 2 4原材料 零配件等的质量证明文件和检验报告 6 2 5开动 复工报审表 暂停令6 2 6会议纪要 来往文件6 2 7监理工程师通知单 监理工作联系单6 2 8监理日志 监理月报6 2 9质量事故处理文件 设备制造索赔文件6 2 10设备验收 交接文件 支付证书和设备制造结算审核文件6 2 11设备采购 监造工作总结6 3监理工作声像材料 7工艺设备文件7 1工艺说明 规程 路线 试验 技术总结7 2产品检验 包装 工装图 检测记录7 3设备 材料采购 招投标文件 合同 出厂质量合格证明7 4设备 材料装箱单 开箱记录 工具单 备品备件单7 5设备图纸 使用说明书 零部件目录7 6设备测绘 验收记录及索赔文件7 7设备安装调试 测定数据 性能鉴定 8科研项目8 1开题报告 任务书 批准书8 2协议书 委托书 合同8 3研究方案 计划 调查研究报告8 4试验记录 图表 照片 8 5实验分析 计算 整理数据8 6实验装置及特殊设备图纸 工艺技术规范说明书8 7实验装置操作规程 安全措施 事故分析8 8阶段报告 科研报告 技术鉴定8 9成果申报 鉴定 审批及推广应用材料8 10考察报告 重要课题研究报告 9涉外文件9 1询价 报价 投标文件9 2合同 合同附件9 3谈判协议 议定书9 4谈判记录 9 5谈判过程中外商提交的材料9 6出国考察及收集来的有关材料9 7国外各设计阶段文件及设计联络文件9 8 各设计阶段审查议定书9 9技术问题来往函电9 10国外设备 材料检验 安装手册 操作使用说明书等随机文件 9 11国外设备合格证明 装箱单 提单 商业发展 保险单证明9 12设备开箱检验记录 商检 海关及索赔文件9 13国外设备 材料的防腐 保护措施9 14外国技术人员现场提供的文件材料 10生产技术准备 试生产文件10 1技术准备计划10 2试生产管理 技术责任制10 3开停车方案10 4设备试车 验收 运转 维护记录10 5试生产产品质量鉴定报告 10 6安全操作规程 事故分析报告10 7运行记录10 8技术培训材料10 9产品技术参数 性能 图纸10 10工业卫生 劳动保护材料 环保 消防运行检测记录 11财务 器材管理文件11 1财务计划及执行 年度计划及执行 年度投资统计11 2工程概算 预算 标底 合同价 决算 审计及说明11 3主要材料消耗 器材管理11 4交付使用的固定资产 流动资产 无形资产 逆延资产清册 12竣工验收文件12 1项目竣工验收报告12 2工程设计总结12 3工程施工总结12 4工程监理总结12 5项目质量评审文件 12 6工程现场声像文件12 7工程审计文件 材料 决算报告12 8环境保护 劳动安全卫生 消防 人防 规划 档案等验收审批文件12 9竣工验收会议文件 验收证书及验收委员会名册 签字 验收备案文件12 10项目评优报奖申报材料 批准文件及证书 三 建设项目档案的来源 一 参建单位一个建设项目的参建单位主要有 建设单位 勘察单位 设计单位 施工单位 监理单位 材料 构件及设备供应单位 以及建设项目的有关主管部门 参与项目建设的各有关单位在参建过程中形成的基建文件材料构成了建设项目档案 二 各参建单位对建设项目档案的职责建设项目档案产生于项目建设全过程 其形成 积累 收集 整理 归档应列入项目建设计划和参建各方人员的职责范围 工作标准或岗位责任制 并有相应的检查 控制及考核措施 建设单位的职责 负责收集 积累和整理项目前期文件以及设备 工艺和涉外文件 并汇总整理全套的建设项目档案 在建设过程中 还应对其他参建单位基建文件材料的积累 档案的整理进行监督 检查 设计单位的职责 负责收集 积累和整理设计阶段形成的设计文件及在建设过程中形成的修改变更文件 并向建设单位移交 施工单位的职责 负责收集 积累和整理承包项目过程中的竣工文件 并向建设单位移交 主要内容有 施工综合管理文件 测量文件 原始记录及质量评定文件 材料 构 配件 质量保证书及复试文件 测试 调试 及随工检查记录 建筑及安装工程总量表 工程说明 竣工图 重要工程质量事故报告等 监理单位的职责 负责收集 积累和整理项目监理文件 并向建设单位移交 负责审核竣工文件的准确性 四 建设项目档案的质量要求 建设项目档案的整理以国家标准 科学技术档案案卷构成的一般要求 DA T2 2000 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA T2822 2002 作为规范 档案的质量要求包括内在质量要求和外观质量要求 一 内在质量要求1 对案卷的要求 1 组卷应符合建设项目文件的形成规律和成套性特点 保持卷文件的有机联系 分类科学 组卷合理 卷内文件材料完整 准确 签字确认手续完备 2 具备作为案卷的要素 文字材料型案卷 应有卷盒 软卷皮 卷内目录 卷内文件材料 备考表 图纸型案卷 应有卷盒 卷内目录 卷内文件材料 备考表 卷盒脊背 软卷皮封面 必须有案卷流水号 案卷题名 卷盒封面 软卷皮封面上的栏目也应填写 二 外观质量要求主要是按照 GB T148 1997印刷 书写和绘图纸幅面尺寸 GB T9704 1999国家行政机关公文格式 GB T2 2000科学技术档案案卷构成的一般要求 对项目档案的纸张 页面 字迹线条提出要求 1 纸张定量应达到国家标准所规定克数的要求 不能有热敏纸 2 文字材料 图纸的幅面 页面应符合规范的幅面尺寸 页面设置的要求 其中文字材料的上白边为37mm1mm 左白边为37mm1mm 图纸的页面设置应符合国家标准或行业标准的规定 3 字迹 图样线条应清晰 耐久 黑色 蓝黑为耐久性书写材料 不能有铅笔 圆珠笔 红墨水 纯蓝水 复写纸等书写的字迹 尽可能避免复印件归档 签名 修改字迹 如修改通知单 要特别注意这个问题 4 复印 打印文件的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求 五 竣工图编制要求1 各项新建 扩建 改建 技术改造 技术引进项目 在项目竣工时要编制竣工图 项目竣工图应由施工单位负责编制 如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的 应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任 2 竣工图应完整 准确 清晰 规范 修改到位 真实反映项目竣工验收时的实际情况 3 按施工图施工没有变动的 由竣工图编制单位在施工图 新图 上加盖并签署竣工图章 4 一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更 可在原图 新图 上更改 加盖并签署竣工图章 5 涉及结构形式 工艺 平面布置 项目等重大改变及图面变更面积超过35 的 应重新绘制竣工图 重绘图按原图编号 末尾加注 竣 字 或在新图图标内注明 竣工阶段 加盖并签署竣工图章 竣工图章样式 六 建设项目档案的整理 一 组卷及卷内排列组卷的含义 组卷是把一组有内在联系的文件 以卷盒或卷夹的形式组合在在一起 形成能表达一个相对独立的概念 且便于保管和利用的基本单元 案卷 1 管理性文件的组卷 排列管理性文件可按问题组卷 例如立项 征地移民 工程投资控制 报建 招标是几项不同的工作 形成的材料也自然分成几个问题 我们可把反映不同问题的文件材料分别组卷 如果不同问题形成的文件材料数量不多 也可合并组卷 卷内反映同一问题的文件材料应排列在一起 不同问题按 问题 时间 或 问题 重要程度 排列 2 图纸的组卷 排列如果反映同一结构 如单项工程 单位工程 专业的图纸数量少 可组成一卷 卷内图纸的排列可按原设计图纸的目录进行 如果图纸的数量多 可按不同专业组成若干案卷 卷内图纸按专业 图号进行卷内排列 3 施工文件的组卷 排列同一建设项目内 按单位工程组卷 同一单位工程内 按单位工程质量评定表及所属的各分部工程质量评定表组卷 按原材料 构件出厂证明的批量组卷 按试验报告组卷 按分项工程质量评定表及相关工序的原始记录组卷 按隐藏工程验收记录组卷 卷内施工文件按管理 依据 建筑 安装 检测实验记录 评定 验收进行排列 如果同一案卷内有一个以上的分部工程形成的文件材料 按分部工程 阶段 专业排列 4 修改通知单的组卷 排列同一单位工程的修改通知单按专业组成一至数卷 卷内按 专业 文号 排列 5 监理文件的组卷 排列监理文件分为依据性文件和工作文件 依据性文件一般是单独成册的 可分别按问题组卷 工作文件可采用 文种 文号 的组卷方法 但应把与同一监理文件有关的来往文件一并附在其后立卷 卷内依据性文件按 问题 时间 排列 卷内工作性文件按 文种 文号 或 文种 时间 排列 二 编目1 编页号编写的位置 单面书写文件在右下角 双面书写文件 正面在右下角 背面在左下角 各卷均从1起编页号 2 编制卷内目录 序号 用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料件数的顺序 一个文件一个号 文件编号 填写文件材料的文号或图样的图号 或设备代号 项目代号 责任者 填写文件材料的形成部门或主要责任者 文件材料题名 即文件标题 填写文件材料的标题全称 如果文件材料缺题名或题名欠准确 应重新拟写题名 并加上中括号 日期 填写文件材料的形成日期 页号 填写每份文件材料首页上标注的页号 备注 需要时填写 3 填写卷内备考表 4 编制案卷封面和脊背 案卷题名 题名应简明 准确地揭示卷内文件材料的内容 构成 项目名称 针对内容 文件名称 项目名称应与批准的原立项 设计相符 外文资料的题名及主要内容应译成中文 针对内容应反映出结构 部件 阶段 专业 立卷单位 填写负责文件材料组卷的部门或项目负责部门 起止日期 填写案卷内文件材料形成的起止日期 保管期限 依据有关规定填写组卷时划定的保管期限 案卷脊背应填写档号 案卷题名 保管期限 案卷封面及脊背的档号 暂用铅笔填写 移交后由接收单位统一正式填写 三 图纸整理方法1 折叠尺寸 以A4图纸大小为准 2 折叠要求 图面向内 图签统一显示在右下角 手风琴式折叠 图标外露 四 案卷装订要求案卷内不应有易锈金属物 装订可采用两种形式 但同一项目应统一 1 文字材料整卷装订 图纸不装订 2 单份文字材料装订 图纸不装订 采用这种形式的案卷 应在卷内每份文件的首页上方加盖 填写档号章 档号章内容有 档号 序号 五 汇总整理项目档案的要求各施工分包单位 设计