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公文格式与规范处理 Gongwengeshiyuguifanchuli 公文种类 公文处理 公文格式 一 公文的种类 2012年4月16日 党政机关公文处理工作条例 以下简称新 条例 1 决议6 通告11 请示2 决定7 意见12 批复3 命令 令 8 通知13 议案4 公报9 通报14 函5 公告10 报告15 纪要 二 新 条例 的变化 1 新增 份号 发文机关署名 页码 涉密公文应当标注份号 标注密级和保密期限 紧急公文标注特急 事关重大而又十分紧急 要求马上以最快速度形成 运转及办理 加急 5天内 电报标注特提 马上办 1天内办结 特急 8小时内办 3天结 加急 24小时办 5天结 平急 不超48小时 10天结 2 删除 主题词 公文用纸及版面尺寸A4纸型210mm 297mm页面设置上白边 37 1mm下白边 35 1mm左白边 28 1mm右白边 26 1mm版心 156mm 225mm排版规格一般每页22行 每行28字 正文用三号仿宋 页面 版心156mm 225mm 210mm 297mm 下白边 35 1mm 上白边 37 1mm 切口 26 1mm 订口 28 1mm 三 公文格式 公文版式 三 公文格式 公文结构 版头 主体 版记 份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 分隔线 标题 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期和印章 附注 分隔线 抄送机关 印发机关和印发日期 页码 三 公文格式 下行文首页版式 发文机关标志上边缘至版心上边缘 35mm 发文字号之下4mm是与版心等宽的红色分隔线 红色分隔线下2行是正文标题 发文机关标识下边缘发文字号的距离是 2行字 一字线距版心下边缘7mm 4号半角阿拉伯数字 单页右空1字 双页左空1字 上白边 37 1mm 下白边 35 1mm 订口 28 1mm 切口 26 1mm 三 公文格式 上行文首页版式 2013 号 签发人 签发人姓名 为3号楷体 发文字号前 签发人姓名后分别空一格 除有专门说明外 正文其他字体均为3号仿宋体 三 公文格式 公文末页版式1 联系人 电话 附件径送 办公室 附注居左空2字 排在成文日期下一行 单一机关行文时 成文日期右空4字编排 以日期为准居中编排发文机关 印章端正居中下压署名及日期 并使署名 日期居印章中心偏下位置 印章顶端上距正文或附件1行内 成文日期用阿拉伯数字 版记中的各要素均为4号仿宋体 分隔线与版心等宽 首线 末线用0 35mm粗线 中间用0 25mm细线 抄送机关左右各空1字编排 回行时对齐冒号后的首字 最后用句号 有 主送 的 主送在抄送前 印发机关和日期左右各空1字 日期后加 印发 2字 三 公文格式 联合行文公文版式1 联合行文时 主办机关名称放在前 机关后面上下居中排 文件 发文机关标识推荐使用小标宋字体 颜色为红色 以醒目 美观 庄重为原则 标题 2号小标宋发文机关名称 事由 文种 正文 3号仿宋 顶格 3号黑体 密级与期限用 隔开 三 公文格式 联合行文公文版式2 签发人 2011 号 签发人姓名 为3号楷体 发文字号前 签发人姓名后分别空一格 三 公文格式 联合行文首页版式3 2013 号 签发人 多名签发人 每一排排两人 主办机关排在前 发文字号要与最后一排对齐 正文中的结构层次序数 一 黑体 二 楷体3 仿宋 4 仿宋 联合行文时 按发文排列顺序将机关名称排列在相应位置 印章下压机关署名 最后一个印章端正居中下压机关署名和成文日期 印章排列整齐 不相交 不相切 每排印章不超版心 首排印章顶端上距正文或附件说明1行内 三 公文格式 公文末页版式2 三 公文格式 公文末页附件版式1 正文下空一行左空2字 附件 全角冒号后 写附件名称 附件名称后不加标点符号 附件回行时与上一行附件名称首字对齐 三 公文格式 公文末页附件版式2 版记 三 公文格式 函首页版式 发文机关标志使用全称或规范简称 居中排布 上边缘至上页边30mm 推荐使用小标宋字体 红色 联合行文用主办机关标志 30mm 20mm 发文机关标志下4mm处印一条红色双线 武文线 上粗下细 距下页边20mm处印一条红色双线 文武线 上细下粗 线长均为170mm 标题与最后一要素距2行字 首页不显示页码 版记不加印发机关 印发日期 分隔线 位于最后一页版心内最下方 三 公文格式 纪要版式 市人民政府纪要 发文机关标志居中排布 上边缘至版心上边缘35mm 推荐使用红色小标宋字体 35mm 出席 毕节市 局长 毕节市 副局长请假 列席 2013年5月9日 第 次 标注出席人员名单 在正文或附件说明下空1行左空2字排3号黑体 出席 全角冒号后用3号仿宋体标出席人单位 姓名 回行时与冒号后首字对齐 请假 列席 比照编排 也可根据实际制定 发文字号 正文排版未作具体规定 可根据实际制定 除了纪要之外 其他公文全部要求有发文机关署名 1 没有发文机关标识 非红头文件 2 文种错误3 发文字号 格式不规范 联合发文编各机关号4 上行文 请示 报告 没有签发人5 公文标题缺要素 用词不当6 正文错别字 层次不当 字体字号不规范7 附件格式不规范8 日期格式不规范9 抄送不规范 乱抄报 抄送领导个人 内部抄送 10 版记要素不全 多余 四 公文格式常见错误 机密 1年 特急 0000001 常州市 局文件 2011 015号 错误 1 份号 密级 紧急程度标示不规范2 发文字号编虚号3 上行文没人签发人4 标题与红色找色反线距离太近5 正文抬头与标题距离太近 常州市 局关于开展服务发展争当先锋活动的报告市人民政府 根据 四 公文格式常见错误 案例 常州市 局 拜访函 邀请函 承诺函 市 局 为了 常州市 局文件 2011 8号 常州市 局2011年提高GDP十大举措工作总结局机关各科室 局属各单位 2011年 我局在市委 市政府和 错误 1 生造文种2 没有发文编号3 成文日期标注不正确4 没有发文机关名称 错误 1 生造文种 滥用字母词2 抬头不应写主送机关3 成文日期标注不正确 一二年七月十七日 常州市 局2012年07月17日 四 公文格式常见错误 案例 附件 1 局2012年7月17日 附件径送市人民政府办公室 错误 1 抄送 主送 字体不对 前面未空1格2 抄送 结束用逗号3 主送领导个人4 主送 应排在 抄送 前面5 抄送回行时排列错误6 没有印发机关和印发日期 错误 1 附件与正文中间没有空1行2 附件回行对齐方式不对3 附件名称后不应打句号4 只有一个附件不用打序号5 附注与成文日期间空1行 居左未空2格6 机关名称没有以成文日期为参照居中编排 抄送 主送 副市长 副市长 四 公文格式常见错误 案例 错误 1 版头错误2 发文字号距红色反线太近3 上行文没有签发人4 标题没有发文单位5 发文字号用 6 文种错误 就用 请示 错误 1 发文字号用 2 标题用黑体字3 副县级机构越过主管部门向行署行文 四 公文格式常见错误 案例 错误 1 发文 签发人左右分别空多格2 标题没有小标宋体字3 标题啰嗦 一文多请 错误 1 发文字号距反线距离较宽2 标题啰嗦 不精炼3 印章位置太挤 不规范 四 公文格式常见错误 案例 错误 1 发文字号用黑体字2 标题没有发文机关名称 滥用标点符号 3 主送单位用黑体字 错误 1 标题用黑体字2 生造文种3 文件主送领导个人 四 公文格式常见错误 案例 印章相交 印章排列随意 四 公文格式常见错误 案例 兰陵街道关于XX的文种 大标题 方正小标宋2号不加粗 为了进一步做好XX工作 经上级研究决定 成立XX 仿宋 3号 首行空两字符 一 一级标题 黑体 3号 一 二级标题 楷体 3号 不加粗 1 三级标题 仿宋 3号 1 XXXXXX 2 XXXXXX 所有阿拉伯数字