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第五章会计帐簿 本章阐述了设置和登记会计帐簿的基础知识 通过学习 要求了解设置和登记会计帐簿的意义和种类 明确各类帐簿的格式和内容 掌握和运用等记账簿的方法和规则及队长和结账的要求和方法等方面的知识和技能 1 第一节设置和登记会计帐簿 一 会计账簿的意义会计账簿 是以会计凭证为依据按照会计科目开设账户 账页 用来序时 分类地记录和反映经济业务的簿籍 设置和登记账簿是会计核算工作的一个重要环节 对加强经济管理有十分重要的意义 有如下几个方面 一 为经营管理提供系统 完整的会计信息 二 加强岗位责任 三 保护企业财产的安全与完整 四 为编制会计报表和进行会计检查 会计分析提供依据 2 第一节设置和登记会计帐簿 3 第一节设置和登记会计帐簿 4 第二节会计账簿的设置 登记 一 账簿设置的原则 第三要在科学 合理 保证需要的基础上 力求简便易用 既避免账簿重叠繁琐复杂 也要防止过于简化 由于企业 事业 机关等单位生产经营活动的内容不同 会计工作上的账簿设置也不完全一样 但根据会计工作的要求 各单位在设置账簿时一般应遵循以下原则 第一全面地 系统地反映本单位的经济活动和财务收支的情况 正确 及时地提供编制会计报表所需要的资料 第二账簿体系要组织严密 层次分明 账簿与账簿之间要相互衔接 相互补充 相互制约 既要便于登记 要要便于核对检查 5 第二节会计账簿的设置 登记 二日记账的设置和登记 1现金日记账 是由出纳员根据现金收款凭证和付款凭证逐日逐笔按经济业务发生的先后顺序进行登记的 其一般格式如图表所示 1 4日 以现金80元支付采购材料运杂费 借 材料采购80贷 现金80登账 2 4日 开出现金支票提取现金30000元备发工资 借 现金30000贷 银行存款30000登账 3 4日 王明借差旅费 以现金200元付讫 借 其他应收款 王明200贷 现金200登账 6 4 4日 张扬报销差旅费450元 退回现金50元 借 管理费用450现金50贷 其他应收款 张扬500登账 第二节会计账簿的设置 登记 7 第二节会计账簿的设置 登记 11上年结余借300 14现付1付购料款物资采购80借220 14银付1提现备发工资银行存款30000借30220 14现付2王明借差旅费其他应收款200借30020 14现收1张扬报差旅费其他应收款50借30070 14本日合计30050280借30070 现金日记账 8 第二节会计账簿的设置 登记 2银行存款日记账 银行存款日记账 是由出纳员根据银行存款收付款凭证逐日逐笔按经济业务发生的先后顺序进行登记的 其一般格式如图表所示 企业银行存款日记帐 9 银行存款日记账的登记方法与现金日记账的登记方法和要求基本相同 对于现金存入银行的收入数 应根据现金付款凭证进行登记 每日终了和月终要进行 日清月结 工作 并与银行发送的账单进行核对 编出银行存款余额调节表 现金和银行存款日记账 一般采用三栏式的账簿 第二节会计账簿的设置 登记 10 第二节会计账簿的设置 登记 三分类账的设置和登记 1总分类账设置及其登记方法 总分类账 是按一级科目分类 连续地记录和反映资金增减 成本和利润形成情况的账簿 能总括而全面地反映企业和事业经济活动的情况 是编制会计报表的依据 一切单位都要设置总分类账 其格式多为三栏式订本账 总分类账可以按照记账凭证逐笔进行登记 也可以按照记账凭证汇总表进行登记 还可以按转账凭证汇总表和多栏式现金 银行存款日记帐在月末时汇总登记 这根据企业采用的帐务处理程序不同而定 11 2明细分类账的设置及其登记方法 第二节会计账簿的设置 登记 明细分类账是用来登记某一类经济业务的账簿 各种明细账是根据实际需要 分别按照二级科目或明细科目开设账户 明细分类账能反映经济活动的详细情况 提供较全面的资料 以满足经济管理工作的需要 明细分类账反映的经济业务多种多样 因此其格式也各有不同 比较常用的有以下三种 12 第二节会计账簿的设置 登记 1 三栏式明细分类账 三栏式明细分类账设有借方 贷方和余额三个栏目 没有数量栏 它适用于只需要反映金额的经济业务 如应收账款 应付账款等等 三栏式明细分类账的格式与总分类账基本相同 所不同的是 总分类账簿为订本账 而三栏式明细分类账簿多为活页账 三栏式明细分类账的格式 13 第二节会计账簿的设置 登记 2 数量金额式明细分类账 数量金额式明细分类账设有收入 发出 结存的数量 单价和金额栏 它可以反映经济业务的数量和金额 适用于既要金额又要数量的经济业务的管理 如材料 产成品等的管理 数量金额式明细账格式 14 第二节会计账簿的设置 登记 3 多栏式明细分类账 多栏式明细分类账 是根据经济业务的特点和经营管理的需要 在账页上设置若干栏 它用于登记明细项目多 借贷方向单一的经济业务 如材料采购 基本生产 制造费用 管理费用 财务费用 营业外支出等科目的明细分类科目 一般采用借方多栏的明细账 多栏式明细分类账格式1多栏式明细分类账格式2多栏式明细分类账格式3 15 三 辅助账的设置与登记方法辅助账簿 属于临时登记用以备查性质 所以也称辅助登记簿 没有规范的统一格式 根据企业实际需要确定其内容 格式与登记方法 第二节会计账簿的设置 登记 16 第二节会计账簿的设置 登记 四总账与明细分类帐的关系及其平行登记 1总帐与明细帐的内在联系两者反映的经济业务的内容相同登记账簿的原始依据相同 2总帐与明细帐的区别反映经济业务的详细程度不同作用不同 17 第二节会计账簿的设置 登记 3总帐与明细帐的平行登记 平行登记是指经济业务发生后 根据会计凭证 一方面登记有关的总分类帐户 另一方面要登记该总分类帐所属的各有关明细分类帐 进行平行登记因该注意一下几点 1对于需要提供详细指标的每一项经济业务 应该根据审核无误的记账凭证 一方面记入有关的总分类帐户 另一方面记入同期总分类帐户所属的各有关明细分类帐户 2登记总分类帐户及其所属的明细分类帐户的方向应该相同 18 第二节会计账簿的设置 登记 3记入总分类帐户的金额与记入所属各明细分类帐户的金额相等 综上所述 可以把总分类帐与明细分类帐的平行登记规则归纳为 依据相同方向一致金额相等 在会计工作中 可以利用总帐与分类帐的平行登记来检查账簿记录的正确性 总帐的期末 期初 余额 下属各明细帐期末 期初0余额之和总帐的本期发生额 下属各明细帐本期发生额之和 19 第二节会计账簿的设置 登记 现以材料核算为例 说明平行登记1某单位 年5月份 材料 账户及其明细分类帐的余额如表所示总分类帐甲材料明细帐乙材料明细帐 2本月购入甲材料50公斤 每公斤单价100元 购入乙材料20公斤 单价150元 货款已用银行存款支付 材料验收入库 借 原材料 甲5000 乙3000贷 物资采购8000 登记甲材料明细帐 登记乙材料明细帐 登记总帐 20 第二节会计账簿的设置 登记 2本月生产领用 甲材料40公斤 单位成本99元 乙材料10公斤 单位成本152元 借 生产成本5480贷 原材料 甲3960 乙1520 最后为了验证记录的正确性 可以做出 总分类帐与明细分类帐发生额与余额对照表 21 第三节会计帐簿的规则 一帐簿的启用规则 帐簿的扉页上填制 帐簿启用表 和 经管人员一览表 详细填明 企业名称 帐簿名称 帐簿编号 帐簿页数 启用日期等 并填明会计主管人员 记账人员姓名 22 第三节会计帐簿的规则 二记账规则 1 必须根据经过审核无误的会计凭证进行登记 2 记账必须用蓝黑墨水钢笔书写 不许用铅笔或圆珠笔记账 除结账 改错 冲销账簿记录外 不能用红色墨水 3 记账时应按账户页次顺序逐页登记 不得跳行 隔页 4记账时 每一笔账都要记明日期 凭证号数 摘要和金额 5记账要保持清晰 整洁 记账文字和数字都要端正 清楚 严禁刮擦 挖补 涂改或用药水消除字迹 23 6 凡需给出余额的账户 给出余额后 应在 借或贷 栏内写明 借 或 贷 字样 7 各账户在一张账页记满时 要在该账页的最末一行加计发生额合计数和给出余额 并在该行 8 订本式的账簿 都编有账页的顺序号 不得任意撕毁 9 记账时书写文字和数码字要符合规范 第三节会计帐簿的规则 24 第三节会计帐簿的规则 三更正错帐方法 在记账过程中 如果账簿记录错误 不得任意用刮擦 挖补 涂改或用退色药水等方法去更正字迹 必须根据错误的具体情况 相应采用正确的方法予以更正 更正错账的方法一般有以下几种 一 划线更正法 在结账之新 如果发现账簿记录有错误 而记账凭证无错误 即纯属文字或数字上的错误 应采用划线更正法更正 具体做法是 先将错误数字全部划一条红线予以注销 但不得只划线更正其中个别数字 对已划销的数字 应当保持原有字迹仍可辨认 以备查核 然后 将正确的数字用蓝字写在划线数字上面 并由记账员在更正处盖章 以明确责任 25 第三节会计帐簿的规则 二 红字更正法 红字更正法一般适用于下列两种情况 1 记账以后 发现记账凭证中应借应贷符号 科目或金额有错误时 可采用红字更正法更正 更证时应用红字填写一份与原用科目 借贷方向和金额相同的记账凭证 以冲销原来的记录 然后用蓝字重新填制一份正确记账凭证 并登记入账 举例如下 26 第三节会计帐簿的规则 例 某企业购进材料1000元 货款尚未支付 编制记账凭证时 误作下列会计分录 并己登记入账 1 借 物资采购1000贷 应收账款1000 当发现错记账时 先照原分录用红字填制一张记账凭证冲销原会计分录 2 借 物资采购1000贷 应收账款1000 同时再用蓝字填制一张正确的记账凭证 其分录为 3 借 物资采购1000贷 应付账款1000 27 第三节会计帐簿的规则 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 应收账款物资采购 应付帐款 错误记录 红字冲销 1000 1000 蓝字更正 把以上更正错帐的过程登记帐簿为 28 2 在记账以后 如发现记账凭证和账簿记录的金额有错误 而原记账凭证中应借 应贷会计科目并无错误 记账错误表现是 所记金额大于应记金额 这时可采用红字更正法 将多记的金额 即正确数与错误数之间的差数 用红字填写一张记账凭证 用以冲销多记金额 并据以记入账户 现举例如下 第三节会计帐簿的规则 例 某企业以银行存款归还购料欠款1000元 误作下列分录 并己登记入账 1 借 应付账款10000贷 银行存款10000 29 发现错误后 应将多记的金额用红字作如下分录 2 借 应付账款9000贷 银行存款9000 银行存款应付帐款 1000010000 90009000 错误记录 红字更正 红字更正法不仅能保持账户间的对应关系 而且还能保持账户中的正确发生额 不致于因改正错账而使数字虚增或虚减 第三节会计帐簿的规则 30 三 补充登记法 第三节会计帐簿的规则 记账以后 如果发现记账凭证上应借 应贷的会计科目并无错误 但所填金额小于应填金额 可采用补充登记法更证 即再填一张补充少记金额的记账凭证 并将其补记入账 例 某企业销售产品一批 计20000元 货款尚未收到 金额误记为2000元 即记账凭证少记18000元 原分录是 1 借 应收账款2000贷 产品销售收入2000 31 当发现上述错账时 可将少记的18000元再编制一张记账凭证如下 2 借 应收账款18000贷 产品销售收入18000 第三节会计帐簿的规则 32 第三节会计帐簿的规则 四账簿的更换与保管 一 账簿的更换为了保持会计账簿资料的连续性 系统性和完整性 在每一会计年度终结 新的会计年度开始时 应按照会计制度的规定进行各类账簿的更换 总分类账 现金日记账和银行存款日记账以及大部分的明细分类账 均应每年更换一次 新旧账户之间余额结转 只需原额抄录 不必填制记账凭证 订本式的账簿 如在年度中间记满后需要更换新账 也与年初更换新账一样 办理同样手续 33 二 账簿的保管 第三节会计帐簿的规则 会计账簿与会计凭证 会计报表一样 都是企业重要的经济档案和历史资料 必须按照国家规定的 会计档案管理办法 妥善保管 不得丢失或任意销毁 活页账簿 年末结账后 应在首页前加放 账簿启用及接交表 装订成册 而后加上封面并统一编号 与各种订本式账簿一并归档 34 第四节对账和结账 一对账 简单地说就是核对账目 亦即把账簿上记载的资料进行账账核对 账证核对 账实核对 以保证账证相符 账账相符和账实相符 账簿记录与会计凭证互相核对 总分类账记录与有关明细分类账记录 日记账记录互相核对 账簿记录与有关财产物资的实有数互相核对 债权债务的查询核对 具体包括如下内容 35 一 账证核对 第四节对账和结账 账证核对 是根据各种账簿记录与记账凭证及其所附的原始凭证进行核对 这种核对除在日常制证 记账过程中进行以外 每月终了 如果发现账账不符时 尚须溯本追源 进行账簿与会计凭证的检查核对 以确保账证相符 二 账账核对账账核对 是指各种账簿之间的有关数字进行核对 36 第四节对账和结账 37 第四节对账和结账 38 二结账 结账 指按照规定把一定时期 月份 季度 年度 内所发生的经济业务登记入账 并将各种账簿结算清楚 以便进一步根据账簿记录编制会计报表 另外 企业因撤销 合并而办理账务交接时 也需要办理结账 第四节对账和结账 39 结账工作通常是为了总结一定时期经济活动的变化情况和结果 因此 月 季 年度终了 一般应给出月份 季度和年度发生额 在摘要栏注明 本月合计 或 本季合计 或 本年合计 字样 在月结 季结数字上端和下端均画单红线 以示区别 但结账数字本身不得以红字书写 发生额只有一笔的账户 可以不予结账 结账方法 第四节对账和结账 40 年终结账时为求得各账户借方 贷方平衡起见 应将各账户上年结转的借方 或贷方 金额 按照原来相同的方向 填列在全年发生额合计数下一行的借方 或贷方 栏内 并在摘要栏内注明 上年结转 字样 同时将本年余款按相反方向填列在全年发生额合计下一行 借方余额应填列贷方栏 并在摘要栏内注明 上年结转 字样 然后分别借方和贷方加总填列在一行 并在摘要栏内注明 合计 字样 借方 贷方金额应相符 最后在合计数下端划两道红线 表示借方 贷方平衡和年度记录结束 年终结账后 总账和日记账应当更换新账 明细账一般也应更换 但有些明细账 如材料明细账 固定资产明细账 卡 等可以连续使用 不必每年更换 第四节对账和结账 41 三栏式总分类账 42 多栏式总分类账 4