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基础会计学 主讲 张碧安 1 第五章会计凭证和会计账簿 会计凭证会计账簿 2 第一节会计凭证 原始凭证记账凭证会计凭证的传递与保管 3 一 原始凭证 原始凭证的意义和种类原始凭证的基本内容原始凭证的填制和审核 4 一 原始凭证的意义和种类 概念 originalevidences 是在经济业务发生或完成时取得或填制的 用以载明经济业务的具体内容 明确经济责任 具有法律效力的书面证明 意义 是登记账簿的根据 可以充分发挥会计的监督作用 可以加强经济责任制 5 种类 自制原始凭证 是指在经济业务发生 执行或完成时 由本单位的经办人员自行填制的原始凭证 如收料单 领料单 产品入库单等 自制原始凭证按其填制手续不同 又可分为一次凭证 累计凭证 汇总凭证和记账编制凭证四种 外来原始凭证 是企业同外部单位或个人发生经济业务往来关系时 从外部单位或个人直接取得的原始凭证 如企业在采购材料时 从供货单位取得的增值税专用发票和运输部门开出的运输发票 出差人员出差期间所取得的车船票等都是外来原始凭证 6 7 8 9 二 原始凭证的基本内容 原始凭证的名称凭证的编号填制凭证的日期接受凭证单位名称 抬头人 与填制单位名称经济业务简要内容经济业务的数量 计量单位 单价和金额有关人员 部门负责人 经办人员 的签名盖章 10 三 原始凭证的填制和审核 原始凭证的填制 内容真实 手续完备 书写规范 填制及时原始凭证的审核 合法性审核 合规性审核 你知道吗 让我想想 11 二 记账凭证 记账凭证的种类和格式记账凭证的基本内容记账凭证的填制记账凭证的审核 12 一 记账凭证的种类和格式 慨念记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证填制的 用来记载经济业务简要内容 确定会计分录 作为登记账簿直接依据的凭证 种类 按其用途可分为专用记账凭证和通用记账凭证 按其填制方法不同可分为单式记账凭证和复式记账凭证 按其是否经过汇总分类可分为汇总记账凭证和非汇总记账凭证 13 专用记账凭证和通用记账凭证 专用记账凭证专用记账凭证是专门记录某一类经济业务的记账凭证 按其是否与货币资金的收付有关可分为收款凭证 付款凭证和转账凭证三种 通用记账凭证通用记账凭证是指不分经济业务的类别 适合于所有经济业务记录的记账凭证 通用记账凭证一般适合于经济业务比较少的企业 这类企业为了简化核算 可以将发生的所有的经济业务记录在同一种格式的凭证上 14 15 16 17 18 单式记账凭证和复式记账凭证 单式记账凭证单式记账凭证是在每张凭证上仅填列一个账户的名称 而对应的账户的名称仅作参考 不据以记账 填列借方账户的称为借项记账凭证 填列贷方账户的称为贷项记账凭证 复式记账凭证复式记账凭证是在每张记账凭证上填列一项经济业务所涉及到的全部会计科目 其优点是能完整地反映一项经济业务的全貌 且填写方便 便于查账 缺点是不便于分工记账 也不便于科目汇总 一般格式与转账凭证基本相同 19 20 汇总记账凭证和非汇总记账凭证 汇总记账凭证是根据记账凭证按一定的方法汇总填制的记账凭证 汇总记账凭证按汇总方法不同 可分为分类汇总和全部汇总两种 分类汇总凭证 是根据一定期间的记账凭证按其种类分别汇总填制的 如根据收款凭证汇总填制的 汇总收款凭证 和 汇总付款凭证 以及根据转账凭证汇总填制的 汇总转账凭证 全部汇总凭证 是根据一定期间的记账凭证全部汇总填制的 如 科目汇总表就是全部汇总凭证 非汇总记账凭证是没有经过汇总的记账凭证 前面介绍的收款凭证 付款凭证和转账凭证以及通用记账凭证都是非汇总记账凭证 21 22 23 二 记账凭证的基本内容 名称 包括填制单位的名称和记账凭证的名称日期和编号经济业务的内容摘要应借应贷账户的名称及其金额 即会计分录过账备注 以防重登 漏登或便于查账所附原始凭证张数有关人员的签名和盖章 24 三 记账凭证的填制 摘要简明 正确正确填写会计分录准确填写数字连续编号应附有原始凭证 并注明张数 25 四 记账凭证的审核 合规性审核审核记账凭证是否附有原始凭证 原始凭证是否齐全 内容是否合法 记账凭证的所记录的经济业务与所附原始凭证所反映的经济业务是否相符 2 技术性审核审核记账凭证的应借 应贷科目是否正确 账户对应关系是否清晰 金额计算是否准确 凭证编号 附件张数以及有关人员签章等 26 三 会计凭证的传递和保管 会计凭证的传递会计凭证的保管 27 一 会计凭证的传递 概念会计凭证的传递 是指会计凭证从填制到归档保管整个过程中 在单位内部各有关部门和人员之间的传递程序和传递时间 要点 恰当地规定各种会计凭证的联数和所流经的必要环节 确定凭证在各个环节停留的时间 保证业务手续的完成 建立凭证交接的签收制度 28 二 会计凭证的保管 概念是指会计凭证登账后的整理 装订和归档存查 会计凭证是记账的依据 是重要的经济档案和历史资料 所以对会计凭证必须妥善整理和保管 不得丢失或任意销毁 要求 定期整理装订 归档专人保管 履行查阅 复制登记手续 执行规定的保管期限和销毁手续 29 第二节会计账簿 会计账簿的概念会计账簿的种类会计账簿的设置与登记会计账簿的登记规则对帐与结账会计账簿的更换与保管 30 一 会计账簿的概念 概念是以会计凭证为依据 对全部经济业务进行全面 系统 连续 分类地记录和核算的具有专门格式的簿籍 意义 对会计凭证所提供的资料进行整理 分类 汇总 对经济业务进行全面 系统 连续 分类 序时地记录和反映 为及时编制会计报表提供有关资料 并能提供经营管理上需要的各种指标 31 二 会计凭证的种类 按账簿的用途分类按账簿的外表形式分类按账簿的账页格式分类 32 一 按账簿的用途分类 序时账簿是按照经济业务发生时间的先后顺序 逐日逐笔进行登记的账簿 又称为日记账 序时账又分为两种 一种是用来登记某一类经济业务的 称为特种日记账 如现金日记账 银行存款日记账等 另一种是用来登记全部经济业务的 称为普通日记账 分类账簿是对全部经济业务进行分类核算和登记的账簿 又分为总分类账和明细分类账 总分类账简称总账 是根据一级会计科目开设的账户 用以全面地 连续地记录和反映全部经济业务的账簿 统驭明细分类账 明细分类账简称明细账 是根据总分类科目设置 按所属二级科目或明细科目开设账户 用以分类登记某一类经济业务 提供比较详细的核算资料的账簿 备查账是对某些主要账簿中未能记录或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿 是一种辅助性的账簿 33 34 35 二 按账簿的外表形式分类 订本式账簿是指账簿在启用前就将许多张账页装订成册并连续编号的账簿 其优点是可避免账页散失和人为的抽换账页 保证其安全性 但必须事先估计每个账户所需要的账页张数 一般适用于比较重要的账簿如总账 现金日记账和银行存款日记账 活页式账簿是指平时使用零散账页记录经济业务 年末再将本年所登记的账页装订成册并连续编号的账簿 其优点是便于记账分工 节省账页 且登记方便 但账页容易散失和被人为抽换 一般适用明细账 卡片式账簿是指用卡片登记经济业务的账簿 其优点是使用比较灵活 保管比较方便 可跨年度使用 无需经常更换 但容易散失 一般适用于所记内容比较固定的明细账 如固定资产明细账等 36 三 按账簿的账页格式分类 三栏式账簿三栏式账簿将账页中登记金额的部分分为三个栏目 即借方 贷方和余额三栏 通常只提供货币指标 它适用于只提供价值信息 不需要提供数量信息的账簿 如总账 现金日记账 银行存款日记账 债权债务类明细账等 多栏式账簿多栏式账簿是在借方和贷方的某一方或两方下面分设若干栏目 详细反映借 贷方金额的组成情况 它适用于核算项目较多 且管理上要求提供详细信息的明细分类账簿 如生产成本 制造费用 管理费用等明细账 数量金额式账簿数量金额式账簿是在借方 贷方和余额栏下分别分设三个栏目 用以登记财产物资的数量 单价和总金额 它适用于既需要提供价值信息 又需要提供实物数量信息的明细分类账簿 如材料明细账和品明库存商品细账等 37 38 39 40 三 会计账簿的设置与登记 日记账的设置和登记方法分类账簿的设置和登记方法 41 一 日记账的设置和登记方法 现金日记账的设置和登记方法 设置 现金日记账是记录和反映库存现金收付业务的一种特种日记账 一般采用订本式账簿 它按账页格式不同可分为三栏式现金日记账和多栏式现金日记账 登记方法 由出纳人员根据审核无误的现金收款凭证和付款凭证逐日逐笔顺序登记 登记时应填明日期 凭证号数 摘要 对方科目 收入金额和付出金额 对于从银行提取现金的业务 由于只填制银行存款付款凭证 而不填制现金收款凭证 所以现金的收入数应根据银行存款付款凭证登记 每日收付款项登记完毕 应分别计算收入金额和付出金额的合计数 并结出每日余额 通常每笔现金收入或支出后 都要随时计算出一个余额 再将每日账面余额与库存现金数额相核对 以保证账实相符 42 银行存款日记账的设置和登记方法 设置 银行存款日记账是记录和反映银行存款收付业务的一种特种日记账 一般采用订本式账簿 按其账页格式不同有三栏式和多栏式两种 登记方法 与现金日记账的登记方法格式基本类似 不同之处在于 银行存款的收付必须依据银行规定的结算凭证办理 由于发生银行存款收付业务的结算方式不同 使用的凭证也就不同 编号也不同 因此 银行存款日记账增设了 结算凭证 一栏 分别注明结算凭证的种类及编号 其中 种类 栏登记结算凭证的种类 如 现金支票 转账支票 普通支票 等 编号 栏登记结算凭证的号码 这样便于和银行对账 43 二 分类账簿的设置和登记方法 总分类账簿的设置和登记方法 设置 总分类账簿是按照总分类科目设置的账 一般采用订本式账簿 其账页格式一般采用三栏式 登记方法 可以根据各种记账凭证逐笔登记 也可根据汇总记账凭证或科目汇总表汇总登记 还可以根据多栏式现金日记账 银行存款日记账逐笔或定期登记 这主要取决于每个单位所采用的会计账务处理程序 各种总分类账的具体登记方法将在第九章会计核算组织程序中讲述 44 明细分类账簿的设置和登记方法 三栏式明细分类账簿 其账页格式与三栏式总分类账簿的账页格式相同 即只设有借方 贷方和余额三个金额栏 不设数量栏 它适用于仅需进行金额核算的业务 如应收账款 应付账款的明细分类核算 数量金额式明细账簿 是在借方 收入 贷方 发出 和余额 结存 栏下再设数量 单价和金额三个小栏 它适用于既进行金额核算 又进行数量核算的业务 如 原材料 库存商品 等财产物资的明细分类核算 多栏式明细账簿 是在一张账页上按明细项目分设若干专栏 用来登记明细项目多 且无需数量核算的收入 费用 利润等业务 如 生产成本 主营业务收入 本年利润 等明细账 多栏式明细账一般都是单方向登记 即平时只在借方或贷方登记 如成本 费用类明细分类账 平时只在借方登记 而收入类明细分类账 平时只在贷方登记 当发生冲减成本费用 冲减收入及月末结转分配业务时 可以用红字进行登记 予以冲减 多栏式明细账也可以双向登记 如本年利润明细账等 要按利润构成项目分借 贷方设专栏进行登记 45 四 会计账簿的登记规则 会计账簿的启用规则会计账簿的登记规则错帐的更正规则 46 一 会计账簿的启用规则 在启用新的会计账簿时 会计人员应在账簿封面上写明单位名称和账簿名称 在账簿扉页上填写 账簿使用登记表 或 账簿启用表 其内容主要有 单位名称 账簿名称及编号 启用日期 记账人员和会计主管人员姓名及盖章 单位公章等 记账人员或会计主管人员调动工作或因故离职时 应办理账簿交接手续 在交接记录栏内填明交接日期 交接人员和监交人员的姓名 并由交接双方人员签名或盖章 47 二 会计账簿的登记规则 必须以经过审核无误的记账凭证及所附的原始凭证为依据为了使账簿记录清晰整洁 耐久保存 登记账簿必须使用蓝色或黑色墨水钢笔书写 不得使用铅笔和圆珠笔 但在下列情况下 可以使用红色墨水书写 在单向登记的多栏式账页中 登记减少数 用红字更正法更正错账 结账划线 会计准则中规定用红字登记的其他记录 48 账簿中文字和数字的书写必须规范 整洁 清晰 应紧贴底线 在上面留有适当的空距 一般应占格长的1 2 2 3 以便留有改错的空间 应按页次顺序连续登记 不得跳行 隔页 如果发生跳行 隔页 应将空行空页用红线对角划掉或注明 此行空白 或 此页空白 字样 并由记账人员签章确认 凡需要结出余额的账户 应定期结出余额 并在 借或贷 栏内填写 借 或 贷 字样 以表示余额的方向 没有余额的账户 应在 借或贷 栏内填写 平 字 每一账页登记完毕结转下页时 应在账页的最末一行结出本页发生额合计数和余额 并在摘要栏中注明 过次页 在次页第一行记入上页的合计数和余额 并在摘要栏中注明 承前页 以保持账页之间登记的连续性 账簿记录发生错误后 应根据错误的性质和发现时间的不同 按规定的办法进行更正 严禁涂改 刮擦 挖补 用药水更改字迹或撕毁账页等 49 三 错帐的更正规则 划线更正法补充登记法红字更正法 50 划线更正法 概念是指对账簿记录中的错误文字和数字 采用划红线注销 并进行更正的一种方法 适用范围适用于结账以前发现账簿记录有错误 而其所依据的记账凭证没有错误 即纯属记账时文字或数字的笔误的情况 方法先在错误的文字和数字上划一条红色横线 表示注销 但必须使原有字迹仍可辨认 以备查考 然后在划线上方用蓝色字迹写上正确的文字和数字 并在划线处加盖更正人图章 以明确责任 注意当数字发生错误时 必须将整笔数字全部划去 不能只划去其中的几个错误数字 51 补充登记法 概念是指用蓝字编制一张补充凭证 补足账户中少记金额的方法 适用范围适用于记账以后发现记账凭证中会计科目正确 而所记金额小于应记金额的情况 方法用蓝字填制一张种类和科目与原错误的记账凭证相同的 但金额为少记部分的记账凭证 据以登记入账 以补足原来少记的金额 52 红字更正法 概念是指用红字冲销或冲减原有的错误记录 以更正或调整记账错误的方法 它主要适用于下列两种情况 适用范围 记账后发现原编制的记账凭证中应借 应贷会计科目或记账方向有误 更正时 先用红字金额填制一张与错误记账凭证内容完全相同的记账凭证 并据以用红字登记入账 冲销原