Excel基本操作!!!!!!!!!!.doc

Excel基本操作 1、Excel功能 2、启动与退出 3、相关概念 （1）、工作薄：一个Excel文件，扩展名为XLS，默认名为Book1； （2）、工作表：工作薄中相对独对区域，一个工作薄最多可包含255个工作表（通常为3个）； 一个工作表中有256列 AIV 一个工作表中有65536行 165536 （3）、单元格：用来写数据信息，是构成工作表的基本单位； 4、认识Excel窗口 （1）、标题栏 （2）、菜单栏 （3）、工具栏 （4）、编辑栏 名称框：显示活动单元格名称； 编辑框：用来显示输入和编辑活动单元格的数据； 5、工作区 行、列标志 网络线（工具/选项/视图/网络线、勾选显示、反之隐藏） 6、状态栏 二、编辑 （一）、选取 方法一：鼠标 单个：单击 连续：拖动或Shift键辅助选择； 不连续：按Ctrl键辅助选择 ； 整行：单击行标志； 整列：单击列标志； 方法二：键盘 1、活动单元格上下左右用方向键； 方法三：使用名称框 1、连续引用：以冒号连接首尾单元格 如：A1：B4 2、不连续引用：以逗号连接首尾单元格 如：A1，B4 （二）、移动和复制单元格数据 （三）、插入和删除单元格，整行或整列 （四）、合并单元格（工具栏上合并及居中按钮） 三、输入内容 每个单元格容量：0255个字符 文本溢出：隐藏 数字溢出：#（输入数值位数大于所在列的宽度） 对齐方式：文本靠左 数字靠右 1、文本输入 中文字符 英文字符 字符与数字组合 字符型数字：方法一：前面加单引号“ ” 方法二：格式/单元格/数字/文本 2、数字 09 负数：以“”开头或以括号表示 分数：以分数前加一个零和空格 3、日期与时间 日期 格式：年/月/日或年月日 默认当前日期：CTRL+； 时间： 分为24小时（22：00）和12小时制（10：00） 默认当前时间：CTRL+SHIFT+； 4、批注（提示信息） （1）方法：光标定位于单元格中 “插入/批注” （2）批注显示方式 “工具/选项/视图” （3）改变批注形状（同文本框） （4）编辑批注 方法：右击/编辑批注 （5）删除批注 方法一：右击/删除批注 方法二：“编辑/清除/批除” 工作薄和工作表的相关操作 一、工作薄 1、新建（菜单、任务窗格、工具按扭）CTRL+N 打开（CTRL+O） 保存（CTRL+S） 加密何保存：文件/另存为，弹出对话框，点击工具/常规选项，设置打开与修改权限密码，或在工具/选项/安全性选项中设置 二、工作表 1、插入工作表 方法一：使用菜单，选择一个工作表，新的工作表将会添加到选中工作表之前，选择“插入/工作表” 方法二：使用工作表标签，在工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“插入”，从列表框中选择“工作表”图标 2、工作表改名 方法一：双击“工作表标签”中要重命名的工作表，输入新名称 方法二：在要重命名的工作表标签中点击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“重命名” 3、移动和复制工作表 方法一：选中要移动的工作表，选择“编辑/移动或复制工作表”出现对话框，如要复制工作表，则应勾选建立副本 方法二：将鼠标指向要移动的工作表，按住鼠标左键拖到目标位置，如要复制工作表，则在拖动鼠标的同时按下CTRL键 4、删除工作表 方法一：选中要删除的工作表，单击鼠标右键，选择“删除”项，此时工作表中数据丢失，无法恢复 5、隐藏和显示工作表 （1）隐藏：选定要隐藏的工作表，选择“格式/工作表/隐藏” （2）显示：执行“格式/工作表/取消隐藏” 若要隐藏工作表中的行与列，可执行以下操作：选定要隐藏的行列，选择“格式/行（或列）/隐藏，如要显示被隐藏的行或列，则应选择其上行和下行（左行和右列）：选择“格式/行（或列）/取消隐藏” 单元格格式及条件格式 1、单元格格式：“格式/单元格” （1）“数字”选项卡设置单元格内容及显示内容 （2）“对齐”选项卡：水平对齐：居中、靠左、靠右、填充、跨列居中 垂直对齐：靠上、居中、靠下、两端对齐、角度倾斜 （3）“边框”选项卡：设置单元格区域框线 （4）“图案”选项卡：设置单元格底纹 2、条件格式 选中区域，“格式/条件格式” 给出条件1，指定单元格格式单击“格式”按钮，单击“添加”按钮添加条件（可同时使用三个条件） 自动填充 一、自动完成：同一列中，有重复内容出现，输入第一字或词后，系统可直接完成重复部分 注：“工具/选项/编辑”选项卡下的记忆式键入必须勾选 二、序列填充 1、文本序列：方法：输入第一个元素，拖动填充柄（横纵皆可） 2、自定义序列：方法：“工具/选项/自定义序列，选中”新序列“，输入元素（右框）以半角英文逗号分隔或自占一行，单击添加按钮，将序列添加到自定义列表，单击确定 3、数字序列 方法一：输入前两三个数字，并选中拖动填充柄 方法二：输入第一个数字，右键拖动填充柄/选择以序列方式填充 方法三：输入第一个元素，选中编辑/填充/序列（编辑/清除/格式内容 公式与函数 一、公式：在单元格内用于计算的算术表达式 1、公式的创建：选定要添加公式的单元格，如：B4，在编辑区或单元格中输入“=”号，如：=A1+B1+C1+D1 注：使用单元格右下角的填充柄可以复制到相邻的单元格中 2、修改：方法一：双击单元格，直接修改 方法二：单击单元格，在编辑框中修改 3、复制：直接拖动填充柄 二、函数 预先编好的各种常用公式，如求和，能对其参数进行指定的运算并返回结果，与公式相比，函数计算速度更快。 例：=A1+B1+C1+D1和=SUM（A1：D1）作用相同，但后者速度更快 1、插入函数 方法一：单击要插入函数的单元格“插入/函数” 方法二：点击编辑框中插入函数按钮 2、常用函数：SUM求和 MAX最大值 MIN最小值 AVERAGE平均数 三、排序 方法：定位，“数据/排序”（给出主次，第三关键字，指定升降序，指定标题行是否参与排序 四、筛选 功能：将满足指定条件的记录显示，还可将其复制到新位置 分类：自动筛选和高级筛选 1、自动筛选：定位，“数据/筛选/自动筛选”，单击筛选标记，将显示筛选的下拉列表框，从中选取所需的筛选条件（全部：将显示所有行，前十个：显示该列中最大或最小的个数记录 自定义：用户自己设置筛选条件：“与”两个条件同时满足，“或”只需满足条件之一 2、取消筛选 方法：如果取消某一列的筛选，单击字段名，筛选标记在下拉列表中，单击“全部”，如果取消所有列，则执行“数据/筛选/自动筛选 高级筛选 功能：执行较复杂条件查询，并可复制筛选数据另行显示； 方法：定义条件区域，条件区域字段各与条件放在上下相邻的单元格； 数据/筛选/高级筛选，弹出对话框； 选择在原处显示还是复制到其他位置 选择数据区域 选择条件区域 确定 分类汇总 一、概念：指对已经按其关键字排序的数据，按照该关键字进行分类汇总； 二、创建分类汇总 对分类关键字排序 执行数据/分类汇总，弹出分类汇总对话框，批定分类字段（该字段必须与排序时的分类关键字字段各相同）指定汇总方式，指定汇总项； 三、查看汇总 方法一：单击级别按钮1、2、3分别查看一、二、三级； 方法二：单击汇总结构按钮+ 四、删除分类汇总 在分类汇总的数据中单击任意单元格，执行数据/分类汇总，在弹出的对话框中单击“全部删除”； 图表使用 一、图表创建 定位于表格清单中，插入或单击工具栏上图表按钮； 图表向导:图表类型，引用区域及系列产生位置； 图表选项 标题：设置标题（X轴、Y轴图表标题） 网格线：设置各轴是否显示主、次网格线） 图例：设置图例项是否显示； 数据表：设置是否显示数据表及表中是否带图例； 设置图表位置； 作为新工作表插入：创建的图表将存放在新工作表中； 作为其中的对象插入：则图表将插入在当前工作表中； 图表格式 方法一：（1）、选中 （2）、格式/图表区 方法二：图表工具栏（视图/工具栏/勾选图表项） 2、从标轴（分类轴、数值轴） 方法一：选中（单击坐标轴） 格式/坐标轴 方法二：双击坐标轴 方法三：图表工具栏 编辑格式化图表 1、更改图表类型 方法：选定要更改的图表 执行图表/图表类型，在打开的图表类型中选择； 2、向图表中添加数据系列； 方法：选中要添加的数据系列 直接向图表区域中拖拉； 3、向图表中添加、删除数据 方法：选中图表，点击图表菜单的“源数据”在数据区域中 选择新的区域，从而达到添加或删除图表的数据； 4、删除图表 方法一：选中图表按Del键 方法二：鼠标指向图表，点击右键，选择“清除” PowerPonit PowerPonit基本概念 1、演示文稿：一个完整的演示文件，扩展名为PPT 2、幻灯片：演示文稿的组成单位，演示文稿是由多个幻灯片组成的 二、PowerPonit基本知识 （1）PowerPonit的启动与退出 （2）创建演示文稿的方法： 方法一：使用空白演示文稿，“文件/新建”（CTRL+N） 方法二：使用设计模板，在“新建演示文稿”任务窗格中，单击“根据设计模板” 方法三：利用内容提示向导 三、PowerPonit演示文稿的视图状 1、普通视图：适用于编辑或设计幻灯片的视图 组成：幻灯片列表，幻灯片窗格 注：其中“幻灯片列表”，可以有两种查看： （1）大纲：以幻灯片文字内容列表显示 （2）幻灯片：显示每张幻灯片的缩略图，可利用缩略图来复制、删除、移动幻灯片顺序 2、浏览视图：经缩略形式显示演示文稿中每张幻灯片，可以很直观的了解所有幻灯片的情况。但无法编辑幻灯片内容 3、放映视图：以实际放映状态显示当前幻灯片内容 四、视图间的切换 方法一：“视图/普通/浏览/放映” 方法二：单击左下角视图按钮（从当前放映，按F5从第一张开始放映） 五、演示文稿常用编辑 1、插入幻灯片 方法一：Ctrl+M 方法二：插入/幻灯片 方法三：单击工具栏上新幻灯片按钮 2、删除 方法一：选中/DEL 方法二、选中，“编辑/删除幻灯片” 3、移动 方法一：选中/拖动 方法二：剪切/粘贴（Ctrl+X, Ctrl+V) 4、复制 方法一：选中/按Ctrl键拖动 方法二：复制/粘贴（Ctrl+C， Ctrl+V） 幻灯片中对象的处理方法 一、利用自动版式在幻灯片中输入对象 自动版式的类型 1、内容版式：可实现图片，表格、组织结构图及图表等的输入与编排，共有7种不同的形式 2、文字版式：可实现文字的输入与编排，共有6种不同的形式 3、文字和内容版式：可实现文字的内容版面的编排，共有7种不同形式 4、其它版式：可实现多对象混合版面的编排，共11种 二、套用自动版式插入文字对象 步骤：（1）单击工具栏中“新幻灯片”按钮；（2）单击“幻灯片版式”任务窗格中所需要的文字版式；（3）单击幻灯片中相应的区域输入文字 2、利用内容版式插入其它对象 步骤（1）单击工具栏中的“新幻灯片”按钮；（2）单击“幻灯片版式”任务窗格中所需的“内容版式” 二、自由插入各种对象 步骤（1）单击工具栏中的“新幻灯片”按钮；（2）单击“幻灯片版式”任务窗格