常用几个办公软件的结合使用和使用技巧.ppt

TCL空调事业部家用空调研发制造中心品质管理部 常用几个办公软件的结合使用和使用技巧 常用的几个办公软件 1 文字出来软件 WORK和WPS等 2 报表处理软件 EXCEL和WPS等 3 演示文件和课件的制作 POWERPOINT等 4 流程制作软件 VISIO WORD的使用技巧 一 多处剪切 一处粘贴用图文场移动多个对象 图文场是Word中另外一种剪切板 可以存储已剪切的多个项目 你可用它移动两个或更多不相邻的项目 具体方法为 选中要移动的文本或图形 再按下Ctrl F3组合键移至图文场 对每个要移的项目重复此步骤 单击要插入图文场的位置 若插入图文场内容而并清空图文场 可按下Ctrl Shift F3组合键 二 同时编辑长文档的多个部分同时编辑同一文档的多个部分 处理长文档时可将文档的不同部分同时显示出来以供编辑 这里有两种方法实现该功能 方法一 利用不同的窗口显示同一文档的不同部分 首先打开需显示的文档 然后单击 窗口 菜单的 新建窗口 菜单项 这样屏幕上就会产生一个新窗口 显示的是同一文档 你可以通过窗口切换和窗口滚动技术 使不同的窗口显示同一文档的不同部分 方法二 用同一窗口的子窗口显示同一文档的不同部分 即单击 窗口 菜单的 拆分 菜单项 将当前文档窗口分割为两个子窗口 且两个子窗口都是激活的 你可以对任何一个子窗口独立地进行操作 要想结束这种子窗口状态 可以单击 窗口 菜单的 取消拆分 菜单项 三 同时保存或关闭多个文档同时保存多个文档 当同时打开了多个文档时 若要同时保存和关闭所有文档 可按住Shift键 再单 文件 菜单 这时菜单中将包含 全部关闭 和 全部保存 两个菜单项 你只需单击其中之一即可 WORD的其他小技巧 一 使用格式刷在Word中 可以使用 格式刷 方便地将某种格式复制到多个段落 操作方法为 1 选定要进行格式复制的文字 双击 格式刷 工具按钮 这时鼠标指针会变成格式刷形状 2 将鼠标移至要改变格式的段落 单击鼠标左键 或者在文档中选定要改变格式的文字 3 重复步骤2 可进行多次复制操作 直到再次单击 格式刷 工具按钮完成操作 二 选定文字的技巧1 用鼠标快速选定 双击鼠标左键 在Word97中可选定一个由空格和标点符号分隔的短句 在Word2000中可选定一个默认的词 三击鼠标左键 选定一段正文 2 使用选定栏 选定栏是文档窗口左边界和页面上文本区左边界之间不可见的一栏 当鼠标指针移到选定栏上时 指针形状会自动变成一个指向右上方的箭头 这时单击鼠标左键可以选定指针所指行的整行文字 双击鼠标左键可以选定指针所指段的整段文字 三击鼠标左键可以将正在编辑的文档全部文字选定 3 选定一列文字 将光标置于欲选定列的任意一角 按住alt键后 拖动鼠标指针至该列的对角处 可选定一列文字 4 使用快捷键f8 按f8第一次 打开 扩展 模式 按第二次 选中当前词 按第三次 选中整个句子 按第四次 选中当前段落 按第五次 选中整个文档 四 给跨页的表格自动添加表头如果你在Word中制作的表格有多页 往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头 这时 可按以下步骤进行操作 1 选定第一页的表头 表头有多行时要选定多行 2 在Word97的 表格 选单上 单击 标题 在Word2000的 表格 选单上 单击 标题行重复 五 编辑时的快速定位按下shift f5组合键可以将插入点返回到上次编辑的文档位置 Word能够记忆你前三次的编辑位置 第四次按shift f5组合键插入点会回到当前的编辑位置 如果是在打开文档之后按shift f5 可以将插入点移动到上次退出Word时最近一次的编辑位置 在Word2000中灵活运用Ctrl键 与字母联合使用Ctrl A 全选 Ctrl B 对所选文字设置或取消加粗 Ctrl C 复制 Ctrl D 打开字体对话框 Ctrl E 段落居中对齐 Ctrl F 查找 Ctrl G 定位 Ctrl H 替换 Ctrl I 所选文字设置或取消倾斜 Ctrl K 插入超级链接 Ctrl L 段落左对齐 Ctrl M 可缩进所选段落 Ctrl N 新建文档 Ctrl O 弹出打开对话框 Ctrl P 打印 Ctrl Q 取消编号 Ctrl R 段落右对齐 Ctrl S 保存文档 Ctrl T 设置悬挂式缩进 Ctrl U 可为所选文字设置或取消下划线 Ctrl V 粘帖 Ctrl W 关闭文档 Ctrl X 剪切 Ctrl Y 可重复大部分命令和操作 Ctrl Z 可撤销最后一步编辑操作如果要撤销多步编辑操作 可再按此快捷键 与光标键联合使用Ctrl 可将插入点移到上一个英文单词或中文词 Ctrl 可将插入点移到下一个英文单词或中文词 Ctrl 可将插入点移到上一个段落 Ctrl 可见插入点移到下一个段落 与部分数字联合使用Ctrl 0 可迅速在段前增加或删除 磅的行距 Ctrl 1 改变段落的行距为单倍行距 Ctrl 5 改变段落的行距为 倍行距 Ctrl 2 改变段落的行距为双倍行距 与Fn功能键联合使用Ctrl F2 选择 文件 菜单上的 打印预览 命令 Ctrl F3 剪切至图文场 Ctrl F4 关闭文档 Ctrl F5 还原文档窗口 Ctrl F6 前往下一个窗口 Ctrl F9 插入空域 Ctrl F10 将文档窗口最大化 Ctrl F11 锁定域 Ctrl F12 选择 文件 菜单上的 打开 命令 与Shift Fn功能键联合使用Ctrl Shift F3 插入图文场的内容 Ctrl Shift F5 编辑书签 Ctrl Shift F6 前往上一个窗口 Ctrl Shift F8 扩展所选区域或块 然后按方向键 Ctrl Shift F9 取消域的链接 Ctrl Shift F10 激活标尺 Ctrl Shift F11 取消对域的锁定 Ctrl Shift F12 选择 文件 菜单上的打印命令 Ctrl Shift End 可选定从插入点到文档结尾的文本 Ctrl Shift Home 可选定从插入点到文档开头的文本 与Shift 字母键联合使用Ctrl shift P 在通过按 和 改变字号 Ctrl shift 增大所选文字的字号 Ctrl shift 减小所选文字的字号 Ctrl shift A 将所有选定的字母设为大写 Ctrl shift C 复制选定内容的格式 Ctrl shift D 段落最后一行文字占满全行 Ctrl shift E 打开或关闭任务栏上的 修订 标记 Ctrl shift F 再通过按 和 改变字体 Ctrl shift H 应用隐藏文字格式 Ctrl shift K 将所选字母中的小写字母设成大写 但字母字体大小不变 Ctrl shift L 应用 列表 样式 Ctrl shift M 取消左侧段落缩进 Ctrl shift N 选定段落变为 正文 样式 Ctrl shift Q 将所选英文字母变为Symbol字体 Ctrl shift S 在通过按 和 改变样式 Ctrl shift T 减小悬挂缩进量 Ctrl shift V 对选定内容粘帖格式 Ctrl shift W 只给字 词家下划线 不给空格加下划线 Ctrl shift 显示非打印字符 与Alt 字母键联合使用Ctrl Alt D 在文章末尾插入尾注 Ctrl Alt F 在当前页插入尾注 Ctrl Alt K 启动 自动套用格式 Ctrl Alt L Listnum域 Ctrl Alt M 创建批注 Ctrl Alt N 切换到普通视图 Ctrl Alt O 切换到大纲视图 Ctrl Alt P 切换到页面视图 Ctrl Alt Z 返回到光标先前位置 Ctrl Alt 1 对当前段落应用 标题1 样式 Ctrl Alt 2 对当前段落应用 标题2 样式 Ctrl Alt 3 对当前段落应用 段落3 样式 Ctrl Alt PageUp 将插入点移到窗口开始处 Ctrl Alt PageDown 将插入点移到窗口结尾处 Ctrl Alt 连字符 然后单击要删除的命令 可将此命令从菜单中删除 Ctrl Alt F2 文件 菜单中的 打开 命令 其他Ctrl 增加所选定文字的尺寸 Ctrl 缩小所选定文字的尺寸 Ctrl 加号 选定文字变为上标 Ctrl 等号 选定文字变为下标 Ctrl Home 回到文档的开始处 Ctrl End 回到文档的结尾处 Ctrl Enter 可插入分页符 Ctrl Tab 可在表格单元中插入制表符 现状描述 18 24K内机G系列面板变形图 客户提供 客户提供的照片 见下图1 图2 18 24K内机G系列面板 以下简称面板 的进风栅严重下凹 导致面板变形 严重影响外观 不可接受 对此展开分析 图1客诉面板变形照片1 图2客诉面板变形照片2 问题分析 1 由于堆码试验中 存在面板变形 经进一步的分析 从3月11日开始 未通过任何验证蜂窝被改窄 见下图3和图4 2 从下面两张照片看出G系列面罩比E系列面罩高 见图5和图6 蜂窝高度则未变化 图3更改后的蜂窝 图4更改前的蜂窝 G系列面罩比E系列高10mm E系列 G系列 G系列 E系列 图5 图6 更改前的蜂窝为宽蜂窝 蜂窝与面板的接触面积大 受力比较均匀 不容易变形 而被更改后的窄蜂窝 蜂窝与面板的接触面积小 而且蜂窝刚好压到面板最薄弱的地方 面板的进风栅而且此处无加强筋 很容易变形 见图7和图8 图7更改后的窄蜂窝受力面积小 容易导致面板变形 图8更改前的蜂窝受力面积大 面板变形的几率小 分析总结 G系列面板变形的重要因素有 蜂窝的宽度 高度及面板高度 蜂窝过窄造成受力不均 易变形 现G系列面板高10mm蜂窝还是原高度 造成面板受力 严重变形 改善方案一 加宽加高蜂窝及效果 改善后的蜂窝 改善前的蜂窝 根据前述分析原因 决定将蜂窝宽度改为原有宽度 高度加高10mm 见图9和图10 窝图11蜂窝加宽 即恢复更改前的宽度 并加高10mm 图12蜂窝加宽 即恢复更改前的宽度 并加高10mm 图13加宽加高蜂窝后堆码试验结果面板只有轻微的变形 图14加宽加高蜂窝后堆码试验结果面板只有轻微的变形 蜂窝加高10mm 面板有轻微变形 从堆码试验可以看出 加宽加高蜂窝后面板变形明显改善 面板只有轻微的变形 改善方案二 方案一 加高包装 从方案一结果中可以看到 由于蜂窝加高了10mm 而纸箱没有相应加高 导致蜂窝的高度高过纸箱的内腔高度 打包后 蜂窝被压变形并压着面板 导致加宽加高蜂窝后 面板还是有轻微的变形 决定在方案一基础上加高包装10mm 见图15和图16 使蜂窝不会受到力 加高纸箱后进行堆码试验 试验结果见下图17和图18 从上堆码试验可以看出 加宽加高蜂窝和加高纸箱后进行的堆码试验 面板变形不明显 基本看不出面板变形的情况 图15 图16 图17 图18 包装加高10mm 新包装 新包装 面板看不出变形 EXCEL使用技巧 一 两次选定单元格有时 我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值 以查看引用此单元格的其他单元格的效果 但每次输入一个值后按Enter键 活动单元格均默认下移一个单元格 非常不便 其实 采用两次选定单元格方法就显得灵活 方便 单击鼠标选定单元格 然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格 此时 单元格周围将出现实线框 例如 相对湿度计算程序 二 任意大小的字号设置在Excel中 设置字号时一般都在工具栏的 字号 中选取 但在 字号 栏中Excel给定的字号只是用户常用的一部分 如一号字 五号字 20磅字等 其中最大的字号为72磅 最小为5磅 如果用户希望设置任意大小的字号或者设置一些特殊需要的特大字 则无法选择 解决以上问题的具体操作方法如下 1 选中欲设置的文档内容 2 将鼠标指向字号栏处 单击鼠标确认键 使光标处于字号栏处 注意不是将鼠标指向字号栏的下拉键处 3 删除当前字号值 输入用户需要的字号值 Excel97字号取值范围是1 409 即可按用户要求设置任意字号的文档 关于显示比例 取值范围是10 400 和字体选择等也可按此方法操作 其他小技巧 1 选定单元格后 鼠标在左上角时是移动 在右下角时是复制 还可以复制计算公式 2 巧用EXCEL的函数 1 巧用IF函数 1 设有一工作表 C1单元格的计算公式为 A1 B1 当A1 B1单元格没有输入数据时 C1单元格会出现 DIV 0 的错误信息 这不仅破坏了屏幕显示的美观 特别是在报表打印时出现 DIV 0 的信息更不是用户所希望的 此时 可用IF函数将C1单元格的计算公式更改为 IF B1 0 A1 B1 这样 只有当B1单元格的值是非零时 C1单元格的值才按A1 B1进行计算更新 从而有效地避免了上述情况的出现 2 设有C2单元格的计算公式为 A2 B2 当A2 B2没有输入数值时 C2出现的结果是 0 同样 利用IF函数把C2单元格的计算公式更改如下 IF AND A2 B2 A2 B2 这样 如果A2与B2单元格均没有输入数值时 C2单元格就不进行A2 B2的计算更新 也就不会出现 0 值的提示 3 设C3单元格存放学生成绩的数据 D3单元格根据C3 学员成绩 情况给出相应的 及格 不及格 的信息 可用IF条件函数实现D3单元格的自动填充 D3的计算公式为 IF C3 60 不及格 及格 POWERPOINT使用技巧 一 在桌面上激活幻灯片放映 1 打开要保存为幻灯片放映的演示文稿 2 选择 文件 另存为 出现 另存为 对话框 3 在