模块四前厅部的沟通与协调.ppt

课堂教学目标 掌握沟通协调的基本原理 了解前厅部与各部门沟通协调的主要内容 了解大堂副理的岗位职责和素质要求 了解客史档案的内容与管理方法 掌握客人对饭店产品的需求心理 掌握接受和处理客人投诉的原则 程序和技巧 模块四前厅部的沟通与协调 案例导入 泰国饭店张先生曾讲过这样一段亲身经历 在泰国曼谷 清晨饭店一开门一名漂亮的泰国小姐微笑着和我打招呼 早 张先生 你怎么知道我姓张 我们饭店楼层的当班小姐要记住本楼层客人的名字 我心中很高兴 乘电梯到一楼 门一开 又一名泰国小姐站在那 早 张先生 你也知道我姓张 张先生 是上面打电话说您要下来了 原来她们腰上挂着对讲机 于是 她带我去用早点 餐厅的服务员都尽量称呼我张先生 这时来了一盘点心 点心的样子很奇怪 我就问服务员中间那个红红的是什么 这时我注意到一个细节 那个小姐看后 后退一步 然后说是什么 我又问黑的部分是什么 她还是这样做的 这个后退一步就是防止她的口水溅到菜里 我退房离开时 刷卡后她把信用卡还给我 然后说 谢谢您 张先生 真希望第七次再见到您 原来我那是第六次入住该饭店 三年过后 我再没去泰国 有一天收到一张卡片是他们饭店寄来的 亲爱的张先生 三年前的4月16日您离开后 我们再没见过您 公司全体上下很想念您 下次经过泰国一定来看看我们 下面写的是 祝您生日快乐 原来写信那天是我的生日 这种优质的服务无疑赢得了一位顾客的心 上述案例告诉我们 顺畅的沟通协调机制和完善的客户管理体系是饭店优质服务的前提 饭店的对客服务是具有整体性和系统性的工作 并不能只靠一个人或一个部门可以解决 因此饭店各部门之间要保持工作上的沟通及联系 相互协作 共同做好对客沟通 协调好宾客关系 保证饭店经营管理的成功 一 沟通协调的基本原理 一 沟通协调的定义沟通是传递信息 但是 要使沟通具有效果 不仅要满足信息的传递 还要使信息传递者的思想 感情 意见和态度能全部被对方所了解 才能称作是有效的 成功的沟通 沟通协调从管理科学的角度来讲 是指相关对象之间所进行的信息传递和接受的过程 以及从合作角度对有关事项 如完成服务任务 解决冲突 矛盾等方面所进行的配合和努力 二 沟通协调的作用 如何更好地进行与客人及部门之间的沟通和协调 这要求各部门的工作人员都能明确沟通协调的作用 掌握沟通协调的方式 运用正确的沟通协调渠道来进行具体的工作 在我们日常工作中 沟通协调所起到的作用通常有以下几点 1 通过沟通协调来向对方说明某事 使对方理解你的意图 2 通过沟通协调了解对方的真实意见及打算 3 通过沟通协调相互之间得到了承认 意见和观念相互被接受 4 通过沟通协调最后双方能够澄清误解 解决冲突 矛盾 以便相互协作 在服务过程中 通过服务人员同客人良好的沟通 协调能够了解客人的服务需求 让人真正地了解饭店所能提供的服务内容及相关服务设施情况 并根据这些进行同其他部门之间的沟通协调 同心协力 相互配合 共同完成客人的服务要求及对客服务过程 尤其是在解决客人投诉及处理由于工作原因而产生的部门工作之间的矛盾冲突过程中 有效地沟通 协调可以澄清相互之间的误解 解决具体的问题 避免因客人投诉及部门之间矛盾而对饭店的经营及对外声誉产生不良的影响 三 有效的沟通协调应具备的条件 1 具有明确的沟通目的或有沟通的必要 2 具有一定的沟通技巧 3 选择适当的沟通对象 渠道 方法和时机 4 及时搜集反馈信息 5 实现思想 感情 意见和态度的交流 使沟通双方对沟通的信息有一致的理解 四 饭店沟通协调的内容 1 各部门之间目标的协调2 各部门之间服务项目 服务内容的相互协调3 各部门之间服务质量的协调4 各部门之间服务时间与服务过程的协调5 各部门之间接待能力的协调6 各部门之间人际关系的协调7 各部门之间在利益分配上的相互协调 五 饭店沟通协调的渠道 在饭店运行过程中 常见的沟通协调渠道有 1 书面形式书面形式 即内部相关服务事项的备忘录 接待通知单 各种报表 表格 专题报告 相关文件 批示 及对客的 宾客意见调查表 有关饭店服务内容的简介 杂志告示 2 语言形式在利用语言进行沟通协调时一定要注重语言使用的技巧性及准确性 3 会议形式会议是一种面对面的最明朗的 最率真的联系和交流方法 会议也是一种主要沟通协调途径 如由总经理召开的各种协调会 各种例会 各班组的班前会和班后会等 通过会议可以帮助与会者就有关事项进行讨论 声明 达成协议 并可公开解决一定的冲突和矛盾 4 计算机系统计算机系统具有迅速 准确 方便和信息共享的特点 是现代饭店沟通协调和信息处理的一个重要手段 二 前厅部与各部门的沟通与协调 前厅部各部门之间的相互协调以及前厅部与饭店其他部门之间的相互配合能保证操作程序的正常运行 完成对客服务 1 接待处与预订处 接待处应每天将实际抵店 实际离店 提前离店 延期离店和临时取消的客房数 预订但未抵店的客房数 以及换房数等信息 书面通知预订员 以便预订员及时根据上述数据修改预订总表 确保客房预订信息的准确性 同时 预订处也应每天将更改预订 延期抵店 取消预订及次日抵店等情况 以书面形式通知接待处 以最大限度地销售客房 2 接待处与前厅收银处 接待处应及时将已办理人住登记手续住客的账单交前厅收银处 以便收银处开立账户 累计客账 若住客换房 房价发生变化 也应将此信息迅速书面通知收银处 同时 双方的夜班员工应就白天的客房营业收入 进行细致认真地核对 确保正确反映显示营业情况 客人结账后 前厅收银处应立即将此信息通知接待处 以便更改客房状态 通知客房部清扫 整理 以便再次出租 销售客房 预订处与前厅收银处之间需就客人定金的收取问题 进行有效的沟通 以确保保证类订房客人接待工作的顺利进行 3 前厅部与客房部 1 及时通报客人入住和结账离店情况 2 每天将必要的客情信息以书面的形式通报客房部 递交 一周客情预报表 贵宾接待通知单 次日抵店客人名单 团队 会议用房分配表 等文件 以对客房进行布置及控制 3 递交 特殊要求通知单 以便客房部提前做好准备工作 以满足客人的特殊要求 4 递交 客房 房租变更一览表 以通知有关用房和变动情况 5 递交 客房状态报告 客房状态差异表 等 以协调好客房销售 前厅部职责 与客房管理 客房部职责 的关系 6 应积极参加客房清扫 维修 保养的检查 7 客房部应及时将走客房内所发现的遗失物品情况通知总服务台 以便进行处理 8 客房部应根据指令 派楼层服务员探视对叫醒无反应的客人 9 客房部应及时向总服务台通报客房异常情况 如双锁客房 紧急维修 在外过夜等 10 客房部应安排楼层服务员协助前厅行李员 搞好团队行李的运送 收集等服务 尤其是当住客不在房内时 11 前厅部与客房部员工互相接受交叉培训 4 前厅部与营销部 1 双方进行半年客房销售预测前的磋商 并研究决定饭店团队 会议客人与散客的接待比例 2 讨论决定出现超额预订时 饭店应采取的补救措施 3 总服务台以书面形式向营销部通报有关客情信息 如发送 一周客情预报表 团队 会议用房分配表 次日抵店客人名单 等表格 4 营销部将已获准的各种订房合同副本递交前厅部 以便落实执行 5 营销部应将团队 会议客人的详细订房情况 以书面形式报送客房预订处 以便预留客房 6 将团队 会议用房的变动情况 以及活动日程安排情况通报总服务台 做出相应的变更及解答客人的询问 以便提供所需的服务 5 前厅部与餐饮部 1 每天以书面形式发送报表 以通报客情信息 2 将订房客人用餐的特殊要求及房内鲜花 水果篮布置的要求 以书面形式通知餐饮部做好准备工作 3 掌握餐饮部营业点的服务项目 服务特色及最新收费标准等 4 协助餐饮部进行促销 如获取 宴会 会议活动安排表 解答客人的问讯 发放餐饮推销的宣传资料等 6 前厅部与财务部 1 双方应对信用限额 预付款 超时房费收取 以及结账后又再次发生费用等情况进行有效的沟通 协调 2 总服务台递交已制作的散客账单 登记表及复印好的信用卡消费单等 以便前厅收银处开立客人账户 累计客账等 3 总服务台递交已制作的团队主账单 供前厅结账处签收并合计客账 4 通报客情信息 抵店 离店 以便正确显示客房状况 5 将有关住客变换房间的信息 尤其涉及房租变化等信息 以书面形式通报前厅收银处 以便正确累计客账 6 双方应对每天的客房营业情况进行细致核对 以确保准确 7 前厅部与总经理室 1 及时向总经理室请示 汇报前厅部在对客服务过程中发生的重大事件 2 转交有关的邮件及留言单等 3 了解总经理的值班安排 去向 以便提供紧急的联系渠道 4 定期呈报饭店的 客情预报表 5 递交 贵宾接待规格审批表 及 房租折扣申报表 等 供总经理审阅批准 6 通报每天的客情信息及客房部营业情况 7 与营销部配合 草拟饭店的客房销售政策 如信用政策 免费 折扣政策 定金 预付款政策等 呈报总经理室批准 并就执行过程中存在的问题进行沟通 协调 8 前厅部与其他部门 1 与人事部 培训部进行沟通 协调 开展前厅新员工的录用和上岗前的培训工作 2 与保安部 工程部进行沟通 协调 处理客房钥匙遗失后的问题 3 及时向康乐部传递客人的健身娱乐要求 满足客人的需要 4 了解各部门经理的值班安排与去向 以提供紧急的联系渠道 5 出现突发事故时与其他部门相互沟通 协调 三 大堂副理制 在我国 三星级以上的饭店一般都设有大堂副理 大堂副理可以是主管级也可以是部门副经理级 以体现这一职位的重要性和权威性 对大堂副理的管理模式通常有两种 一种隶属于前厅部 一种隶属于总经理办公室 以上两种形式各有其合理性和利弊 从工作性质 属于对客服务项目 和工作岗位的位置 位于前厅大堂 来讲 应属于前厅部 而从职责范围来讲 涉及饭店各个部门 为了便于协调管理和有效的开展工作 则应由总经理办公室直接管理 有的饭店还将大堂副理归质监部 由质监部经理 或总监 负责 直接处理出现在各部门的服务质量问题和客人投诉问题 以增强其权威性 具体而言 各饭店应根据自身的实际情况来决定 无论采用哪种模式和体制 都要明确大堂副理管理的岗位职责和管理权限 一 大堂副理的岗位职责 1 代表饭店管理机构处理客人投诉 解决客人的疑难问题 及时将客人意见服务质量方面的问题向总经理汇报 并提出改进意见 2 作为饭店管理机构的代表检查各部门员工的纪律 着装 仪容仪表及工作情况 代表总经理做好日常的贵宾接待工作 完成总经理临时委托的各项工作 3 回答宾客的一切询问 并向宾客提供一切必要的协助和服务 4 维护大堂秩序 确保宾客的人身和财产安全以及饭店员工和饭店财产的安全 5 抽查饭店各部门的清洁卫生工作及设备设施的维护保养水准 6 负责协调处理宾客的疾病和死亡事故 7 征求宾客意见 沟通饭店与宾客间的情感 维护饭店的声誉 8 处理员工和客人的争吵事件 9 保证宴会活动的正常接待 10 确保大堂秩序良好 无衣冠不整 行为不端者 11 每日参加部门经理例会 通报客人投诉情况 员工违纪等 并提出相关建议 12 协助前厅部经理指导并检查前台 预订 总机 门童和礼宾部的工作 做好前厅部的日常管理 13 协助前厅部员工处理好日常接待中出现的各种问题 如超额预订问题 客人丢失保险箱钥匙问题 签账超额而无法付款的客人 逃账事件以及其他账务等方面的问题 14 沟通前厅部与各部门之间的关系 15 完整 详细地记录在值班期间所发生和处理的任何事项 将一些特殊的 重要的及具有普遍性的内容整理成文 交前厅部经理阅后呈总经理批示 16 协助保安部调查异常事物和不受欢迎的客人 17 认真做好每日的工作日志 对重大事件认真记录存档 案例 大堂副理 与 魔鬼 打交道的人对于大堂副理 业界流传的这句话 与 魔鬼 打交道的人 入木三分地概括了这一工作职位的特殊性 愤怒 毋庸置疑是一种 恶魔 遇上无情冷面 这种恶魔的火药将迅速引爆 遇上善意微笑 愤怒的寒霜迅速冰释 一次 饭店接待一个因美国航班延误而滞留的乘客团 飞机本应早晨起飞 但由于机械故障经过多次试飞最终还是失败 晚上七点多 有关方面决定将客人安排在饭店过夜 因为从早到晚的一天时间都耗在机场和机舱内 这一百多名乘客都已愤怒到了极点 航班负责人因害怕触碰客人们的愤怒 而未敢在饭店露面 如何安抚这一百多愤怒的乘客的任务就全落在了饭店身上 大堂副理成了完成这一任务的直接领导人 接到任务 当值大堂副理马上向相关部门下达了接待这群特殊来客的要求 当面带愤怒的客人下车后悻悻冲进饭店大堂 迎接他们的是一张张微笑的面孔 客人们怎么也发作不起来 此时 大堂副理站在门口耐心地向他们解释一切 二十分钟后 所有客人都领到了自己的钥匙 当他们坐在餐厅吃上可口的饭菜时 大堂副理已经操着沙哑的嗓音在布置着这些客人明天的安排了 当晚竟然没有一个客人向饭店报怨 也没有一个客人来述说航空公司给他们带来的不便 第二天早上客人起来后 许多客人都来到前台询问昨天晚上的值班经理是谁 他们说要向饭店高层写信 是饭店出色的工作 使他们忘却了不快 饭店的工作太完美了 听着客人们的陈述 值班经理站在人群后 脸上充满了笑意 二 大堂副理的素质要求 1 受过良好的教育 大专以上学历 2 在前台岗位工作3年以上 有较丰富的饭店实际工作经验 熟悉客房 前厅工作 略懂餐饮 工程和财务知识 3 有良好的外部形象 风度优雅 4 能应付各类空发事件 遇事沉着 头脑冷静 随机处理 5 个性开朗 乐于且善于与人打交道 有高超的人际沟通技巧 能妥善处理好与客人 各部门之间的关系 有较强的写作及口头的表达能力 6 口齿清楚 语言得体 7 外语流利 能用一门以上外语 其中一门是英语 与客人沟通 8 见识广 知识面宽 了解公关 心理学 礼仪 旅游等知识 掌握计算机使用知识 9 对国家及饭店的政策规定有着充分的了解 10 具有高度的工作和服务热忱 11 彬彬有礼 不卑不亢 案例 一位大堂副理的心得我个人认为大堂副理是一个很锻炼人的工作岗位 也能考查一个人的综合能力 如应变能力 谈话技巧 果断性 灵活性 原则性等 说得通俗些 大堂副理是客人的一个 出气筒 客人对饭店内的任何事情不满 都有可能发泄在大堂副理身上 这也是由大堂副理的工作性质所决定的 作为大堂值班经理应该具备抗批评 抗被粗鲁言语指责的承受能力 同时还要做到认真向客人解释 道歉 要做到不卑不充 耐心劝导 体现 大堂副理的良好风貌 我认为在工作中的难点是人情关系不好处理 工作的兴奋点是为客人排忧解难 解决问题 通过自己的努力而使需要帮助的客人得到帮助 在这项工作中 我个人得到的是我逐步走向成熟 经过多年的工作使自己看待问题更理智 更客观 更全面 不掺杂个人感情色彩O对于我 有的是由于自己的疏忽 而导致事情无法挽回的局面或造成损失的遗憾D我对大堂副理的领悟是 有喜有忧 有惊有险 有付出有收获 有成功的喜悦 也有失败的苦涩 总而言之 大堂副理是一项具有挑战性的工作 可以说是我生命中的一部分 我热爱这项工作 当客人为一件不愉快的事情或我们员工的失误和未能准确捕捉客人的意图而不开心时 经过自己的工作 客人满意了 员工得到教训和培训了 饭店因自己的工作在经济和名誉上未受损失 这时就是最开心的时候 四 宾客投诉的处理 美国一家网站对顾客满意度的调查 发现这样一些现象 1 多数公司对96 的顾客不满情况一无所知2 在提出投诉的顾客中 有54 70 的人在问题获得解决的情况下就会再次光顾 如果问题解决的快 这个比例会攀升95 3 当一位顾客不满时 他平均会告诉9 10人 更有13 人会把这件事告诉20人以上4 平均每位提出投诉而获得圆满解决的顾客 会把其收到的待遇告诉5 8人5 问题没有得到圆满解决的顾客 会把他们的负面经验告诉8 16人6 大约50 的顾客 在遇到问题时选择沉默忍受 他们懒得投诉 只是默默地转向竞争对手该网站的另一项重大发现是 大约有50 的顾客在遇到问题时会选择沉默忍受 他们懒得投诉 只是选择离开进而转向竞争对手 由此可见 正确地看待投诉和合理的处理投诉对饭店发展饭店宾客关系具有至关重要的作用 投诉是客人对饭店提供的服务设施 设备 项目及行动的结果 表示不满而提出的批评 抱怨或控告 由于饭店是一个复杂的整体运作系统 而且客人对服务的要求又是多种多样 因此 无论饭店经营得如何出色 都不可能百分百的让客人满意 因此 客人的投诉是无法避免的 饭店投诉管理的目标就是最大限度的减少客人投诉 最大限度的降低投诉所带来的危害 最终使客人对投诉的处理感到满意 一 正确看待投诉 投诉是饭店管理者与宾客沟通的桥梁 对客人的投诉应有一个正确的认识 投诉是坏事也是好事 它可能使被投诉者感到不快 甚至受罚 接待投诉客人也是一件令人不愉快的事 对很多人来说 是一次挑战 但投诉又是一个信号 告诉饭店服务和管理中存在的问题避免出现更大的问题 因此 饭店对客人的投诉应给予足够的重视 1 宾客投诉的必然性和合理性 饭店向客人提供的是服务产品 作为一种公开销售的服务产品 客人有权对服务项目 服务设施和设备 服务态度 服务感情 服务程序 服务效率以及服务效果等产品质量进行评论 客人投诉不仅仅意味着客人的某些需求未能得到满足 同时又说明饭店的工作有漏洞 实际上 投诉也正是客人对饭店服务质量和管理质量的一种评价 真正投诉的客人并不多 虽然投诉并不令人愉快 任何饭店 任何员工都不希望有宾客投诉自己的工作 这是人之常情的 然而 即使是世界上最负盛名的饭店也会遇到客人的投诉 1 对饭店来说 无论服务的软件和硬件多么完善 都不可能达到完美的程度 所以客人的投诉是难于避免的 2 客人的要求具有多样性和特殊性 可谓是众口难调 3 饭店服务工作在运行中 难免有不尽如人意的地方 4 现在的客人自我保护意识越来越强 他们清楚自己付出的较高费用应该享受的服务程度 2 宾客投诉的双重性 一一积极因素和消极因素 1 积极因素客人来自四面八方 不乏有一些见多识广 阅历丰富的人 客人从自身的角度 对饭店服务工作提出来了宝贵的批评意见 有利于饭店不断改进和完善服务工作 所以 客人的投诉是饭店完善服务工作的一种信息来源 尤其一些善意的投诉正是饭店所希望的 同时 通过投诉的处理 加强了饭店同客人之间的沟通 进一步了解了市场需求 提高了竞争力 有利于争取更多的客源 因此 对客人的投诉 饭店应将其看作是发现自身服务及营运管理的漏洞 改进和提高饭店服务质量的重要途径 2 消极因素客人在服务环境或公众面前投诉 会影响饭店的声誉和形象 这是对饭店最不利的消极因素 对于饭店来说 争取和维持客人是一件很不容易的事 如果对客人投诉处理方式不当 客人因不满而离去 真正受损失的还是饭店 同时 有些客人并不轻易投诉 而把不满留在心里 拒绝下次光顾 或向其亲友 同事宣泄 这也影响了饭店对外的形象和声誉 事实上 投诉产生后 引起客人投诉的原因并不重要 关键是饭店怎样看待客人的投诉 使用怎样的态度去面对 采取怎样的方法来解决客人的投诉 成功的饭店善于把投诉的消极面转化为积极面 通过处理投诉来促进自己不断提高工作质量 防止投诉的再次发生 二 投诉的原因 就饭店而言 容易被客人投诉的原因和环节是多方面的 既有饭店方面的原因 也有客人方面的原因 1 饭店方面的原因所引起的投诉 1 饭店的硬件设施设备此类投诉是指由于饭店的设施设备不能正常运行而给客人带来 不便 甚至伤害 引起客人投诉 它包括客人对空调 照明 供暖 供水 供电 家具 门锁 钥匙 管道 电器 电梯等设备 设施的投诉 此类投诉一般占有很大比例 我国饭店与国际饭店相比 存在的突出问题之一就是设施设备保养不善 当然 即使饭店采取了全方位的预防性维修与保养 也很难杜绝所有运转中的设备 设施可能出现的故障 因此 前台工作人员在受理此类投诉时 最好是协同有关部位的工作人员去实地观察 然后根据实际情况 配合有关部门一起采取措施解决 2 饭店的软件服务此类投诉是指服务人员在服务态度 服务礼节礼貌 服务技能 服务效率 服务纪律等方面达不到饭店服务标准或客人的要求与期望 引起客人的投诉 例如 服务人员对客服务中不主动 不热情 结账时间过长 出现差错 索要小费筹 据调查 此类投诉一般要占总投诉的一半以上 3 饭店的食品及饮料此类投诉是指由于饭店食品及饮料出现的卫生及质量问题 如不清洁 过期变质 口味不佳等 引起客人的投诉 饭店的食品及饮料是除客房及其他设施 设备外另一重要的有形产品 此类质量问题直接影响饭店的声誉及其他服务产品的销售 4 饭店安全状况此类投诉是指客人在饭店因人身安全 财产安全或心理安全受到侵犯而投诉 例如 因饭店管理不善而使住客在房间受到骚扰 客人的隐私不被尊重 客人的财物丢失等 5 饭店相应的规定及制度此类投诉是指客人由于对饭店的有关政策规定及制度产生不满而引起的投诉 例如 对饭店内房价 预订 入店手续办理 通讯 会客等方面的相应规定 表示不认同或感到不方便等 此时 前台工作人员应努力为客人做好解释工作 指明这些规定是为了保障客人的利益而专设的 同时 在规定范围内 从多角度 多方面帮助客人 消除客人疑虑 在多次接到此类投诉情况下 饭店方面应不断加以归类总结 完善相应规定及制度 使其成为对客服务的更好依据 2 客人方面的原因所引起的投诉 1 客人对饭店的希望要求太高 感到饭店相关的服务及设施 项目没有达到应有的水准 不符合其心中的理想 未能体现出物有所值 一旦发现与期望值相差太远时 会产生失望感 2 客人的需求及价值观念不同 对事物的看法及衡量的标准不一致 对饭店宣传内容的理解上与饭店有分歧 导致其不同的看法及感受 从而产生某种误解 3 由于客人自身的敏感 对饭店工作过于挑剔 4 因客人本身心情不佳 或其他非饭店原因产生的不满在饭店内宣泄 或借题发挥 或故意挑衅寻事 导致对服务的投诉 三 投诉处理的原则 饭店在处理客人投诉的过程中要注意和把握以下几个原则 认真地做好投诉的处理工作 1 真心诚意帮助客人解决问题处理客人投诉 真诚 两字非常重要 应理解客人的心情 同情客人的处境 努力识别和满足他们的真心需求 满怀诚意的帮助客人解决问题 只有这样 才能赢得客人的信任和好感 才能有助于问题的解决 饭店要制定合理 行之有效的有关处理投诉规定 以便服务人员在处理投诉时有所依据 2 决不与客人争辩处理客人投诉时 要有心理准备 即使客人使用过激的语言及行为 也一定要在冷静的状态下同客人沟通 当客人怒气冲冲前来投诉时 首先 应适当选择处理投诉的地点 避免在公共场合接受投诉 其次 应让客人把话讲完 然后对客人的遭遇表示同情 还应感谢客人对饭店的关心 一定要注意冷静和礼貌 绝对不要与客人争辩 3 不损害饭店的利益和形象处理投诉时 应真诚为客人解决问题 保护客人利益 但同时也要注意保饭店的正当利益 维护饭店整体形象 不能仅仅注重客人的陈述 讨好客人 轻易表态 给饭店造成不该有的损失 更不能顺着或诱导客人抱怨饭店某一部门 贬低他人 推卸责任 使客人对饭店整体形象产生怀疑 对涉及经济问题的投诉 要以事实为依据 具体问题具体对待 使客人不蒙受不应蒙受的经济损失 饭店也不应无故承担赔偿责任 仅从经济上补偿客人的损失和伤害不是解决问题的唯一有效方法 在处理投诉时 既要一视同仁 又要区别对待 既要看投诉问题的情节 又看问题的影响大小 以维护饭店的声誉和良好形象 四 处理客人投诉的程序和方法 接待投诉客人 无论对服务人员和管理人员 都是一个挑战 要正确轻松地处理客人投诉 同时又使客人满意 就必须掌握处理客人投诉的程序和方法 1 做好接待投诉客人的心理准备 1 树立 客人永远是对的 的信念一般来讲 客人来投诉 说明饭店服务和管理工作有问题 不到万不得已 客人是不愿前来投诉的 因此 首先应该替客人着想 树立 客人永远是对的 的信念 客人永远是对的 说明 顾客的需求在服务中是至高无上的 将这句格言作为处理饭店员工与顾客之间不协调的一种准则 是保证饭店产品质量的标准之一 2 要掌握投诉客人的心态 求发泄 客人在饭店遇到令人气愤的事 怨气回肠 不吐不快 于是前来投诉 求尊重 无论是软件还是硬件出现问题 在某种情况下都是对客人的不尊重 客人前来投诉就是为了挽回面子 求得尊重 求补偿 有些客人无论饭店方有无过错 或问题不论大小 都会前来投诉 其真正目的不在事实本身 而在于求补偿 尽管他可能一再强调 这不是钱的事 因此 在接待客人投诉时 要正确理解客人 给客人发泄的机会 不要与客人进行争辩 如果客人的真正目的在于求补偿 则要看自己有无权力 如果没有这样的权力 就要请上一级管理人员出面接待客人的投诉 2 认真做好记录边聆听边记录客人的投诉内容 不但可以使客人讲话的速度放慢 缓和客人的情绪 还可以使客人确信 饭店对其反应的问题是重视的 同时 记录的资料也是饭店处理客人投诉的原始依据 3 对客人的不幸遭遇表示同情 理解和道歉设身处地考虑分析 要对客人的遭遇表示抱歉 即使客人反映的不完全是事实 或饭店并没有过错 但至少客人感觉不舒服 不愉快 同时 对客人不幸遭遇表示同情和理解 这样 会使客人感觉受到尊重 同时也会使客人感到你和他站在一起 而不是站在他的对立面与他讲话 从而可以减少对抗情绪 4 立即采取行动 为客人解决问题这是最关键的一个环节 客人投诉最终是为了解决问题 因此 对于客人的投诉应立即着手处理 如果是自己能解决的 应迅速回复客人 告诉客人处理意见 对真正是饭店服务工作的失误 应立即向客人致歉 在征得客人同意后 做出补偿性处理 客人投诉的处理如若超出自己权限的 须及时向上级报告 的确暂时不能解决的投诉 要耐心向客人解释 取得谅解 并请客人留下地址和姓名 以便日后告诉客人最终处理的结果 5 对投诉的处理过程予以跟踪接待投诉客人的人 并不一定是实际解决问题的人 因此 客人的投诉是否最终得到了解决 仍然是个问号 事实上 很多客人的投诉并未得到解决 因此 必须对投诉的过程进行跟踪 对处理结果予以关注 案例 迟迟未到的热水一位客人深夜抵店 行李员带客人进客房后 将钥匙交给客人 并对客房设施做了简单的介绍 然后进入卫生间 打开浴缸水龙头往浴缸内放 客人看到行李员用手亲自调试水温 几分钟后 行李员出来告诉客人 水已放好 请客人洗个澡 早点休息 客人暗自赞叹该饭店服务真不错 行李员走后 客人脱衣去卫生间洗澡 却发现浴缸里的水是冰凉的 打开水龙头 同样是凉水 于是打电话到总台 回答是 对不起 晚上12 00以后 无热水供应 客人无言以对 心想 该饭店从收费标准到硬件设备 最少应算星级饭店 怎么能晚上12 00以后就不供应热水呢 可又一想 既然是饭店的规定 也不好再说什么 只能自认倒霉 不过 如果您需要的话 我让楼层服务员为您烧一桶热水送到房间 好吗7 还未等客人放下电话 前台小姐又补充道 那好啊 多谢了 客人对饭店能够破例为自己提供服务表示感激 放下电话后 客人开始等待 半个多小时过去了 客人看看表 已经到了凌晨1 00 可那桶热水还没送来 又一想 也许楼层烧水不太便 需要再等一会儿 又过了半个小时 电视节目也完了 还不见有热水送来 客人无法再等下去了 只好再打电话到总台 什么 还没有给您送去 前台服务员表示吃惊 我已经给楼层说过了啊 要不我再给他们打电话催催 不用了 还是我自己打电话问吧 请你把楼层服务台的电话告诉我 客人心想 既然前台已经通知了 而这么久还没有送来 必定有原因 为了避免再次做无谓的等候 还是亲自问一问好 于是 按照前台服务员提供的电话号码 客人拨通了楼层服务台的电话 回答是 什么 送水 饭店晚上2 00以后就没有热水了 6 检查落实 记录存档 同时感谢客人 得联系检查 核实客人的投诉是否已经圆满解决 并将整个过程记录存档 作为日后工作的依据 与此同时 应再次感谢客人 感谢客人把问题反映给饭店 使饭店能够发现问题 并有机会改正错误 这样 投诉才算得到真正圆满的解决 五 客史档案的管理 客史档案又叫客历档案 宾客档案 是饭店在对客服务过程中对客人的自然情况 消费行为 信用状况 癖好和期望等做的记录 一 建立客史档案的意义 1 有利于饭店提供 个性化 服务 增加人情味服务的标准化 规范化 是保障饭店服务质量的基础 而个性化服务则是饭店质量的灵魂 要提高服务质量 必须为客人提供更加富有人情味的 突破标准化与规范化的 个性化 服务 这是服务质量的最高境界 是饭店服务的发展趋势 案例 里根夫妇的晨衣1984年美国总统里根到上海访问 下榻锦江饭店 里根总统和夫人南希早上起来 服务人员已经准备好了晨衣 里根和夫人穿上一试 不由得惊叫起来 哦 这么合身 就像为我们量了尽寸定做的 里根和夫人没有想到 锦江 早已留有他们这方面的档案资料 而且还知道南希喜欢鲜艳的红色服饰 事先专门为她订做了大红缎子的晨衣 为了感谢 锦江 出色的服务 里根在离开锦江饭店时 除了在留言簿上留下他的赞誉之词外 还特地将他们夫妇合拍的照片夹在留言簿内 并在照片的背面签上名赠给锦江饭店留念 2 有利于做好针对性的促销工作 争取回头客 培养忠诚顾客客史档案的建立 不仅能使饭店根据客人需要求 为客人提供有针对性地促销工作 比如 通过客史档案 了解客人的自然条件 定期与客人取得联系 为饭店培养更多的忠实顾客 案例 胡萝卜汁的故事几年前 一位客人和香港Regent饭店的总经理一起用餐时 曾经被问及喜欢喝什么饮料 这位客人说喜欢喝胡萝卜汁 大约过了六个月以后 这位客人再次在Regent饭店做客 在客房的冰箱里 他发现了一大杯胡萝卜汁 最近一次旅行中 飞机还没在启德机场降落 他就想到饭店里等待着他的那杯胡萝卜汁 登时满嘴口水 十年间 尽管饭店房价长了三倍多 他还是住这个饭店 就是因为他们给他准备了胡萝卜汁 3 有助于提高饭店经营决策的科学性 提高经营管理水平任何一家饭店 都应该有自己的目标市场 通过最大限度满足目标市场的需要来赢得客人 获取利润 提高经济效益 如果饭店管理者未能对这一潜力巨大的资料库很好的利用 忽视了它的作用 就会影响到饭店的经营活动 进而影响到饭店经营决策的科学性 案例 一次美国纽约交响乐团访问曼谷 曼谷东方饭店得知 该团的艺术大师朱宾 梅特酷爱芒果和蟋蟀 便派人遍访泰国乡村 为他找来早已下市的芒果 甚至通过外交途径 弄到不久前刚刚进行过的蟋蟀大赛录像 当然 人们也就不难理解 为什么梅特一行106人 竟然会拒绝曼谷其他豪华饭店的免费住宿的美意 宁肯花钱进 东方 的道理 也许是同样的原因 东方饭店接待的客人中 曾经下榻过的客人要达50 以上 尽管那里的房价昂贵 但仍有不少巨贾富商不惜巨金 长时间地把几间客房包租下来 二 客史档案的内容 1 常规档案 主要包括来宾姓名 国籍 地址 电话号码 单位名称 年龄 出生日期 婚姻状况 性别 职务 同行人数等 饭店收集和保存这些资料 可以了解市场基本情况 掌握客源市场的动向及客源数量等 2 消费特征档案主要包括客房的种类 房价 餐费以及在商品 娱乐等其他项目上的消费 客人的信用程 账号 客人对服务设施的要求 喜好等 从而了解客人的消费水平 支付能力以及消费倾 信用状况等 3 预订档案预订档案包括客人的预订方式 介绍人 订房的季节 月份 日期及订房的类型等 掌握这些资料有助于酒店选择销售渠道 做好促销工作 4 个性档案这是客史档案中最重要的内容 主要包括客人的脾气 性格 爱好 兴趣 生活习俗 宗教信仰 生活禁忌 特殊日期和要求等 这些资料有助于饭店有针对性地 个性化 服务 5 反馈意见档案包括客人对饭店的表扬 批评 建议和投诉记录等 三 客史档案资料的收集与管理 1 客史档案资料的收集及时 准确地收集和整理客史档案资料 是做好客史档案的管理工作的基础 这既要求饭店要有切实可行的信息收集方法 又要求前台和饭店其他对客服务部位的员工用心服务 善于捕捉有用信息 收集客史档案资料的主要途径有 1 总服务台通过预订单 办理入住登记 退房结账等收集有关信息 有些信息从客人的证件和登记资料中无法获得 应从其他途径寻觅 如索取客人的名片 与客人交谈等 2 大堂副理每天拜访宾客 了解并记录宾客的服务需求和对饭店的评价 接受并处理宾客技诉 分析并记录投诉产生的原因 处理经过及宾客对投诉处理结果的满意程度 3 客房 餐饮 康乐 营销等服务部门的全体员工主动与客人交流 对客人反映的意见 建议和特殊需求认真记录 并及时反馈 4 饭店有关部门及时收集客人在报刊 电台 电视台等媒体上发表的有关饭店服务与管理 声誉与形象等方面的评价 2 客史档案的管理饭店的客史档案管理工作一般由前厅部承担 而客史信息的收集工作要依赖于全饭店的各个服务部门 所以 做好这项工作必须依靠前厅部员工的努力 同时还有赖于饭店其他部门的大力支持和密切配合 客史档案的管理工作主要有以下几方面内容 1 分类管理为了便于客史档案的管理和使用 应对客史档案进行分类整理 如按国别和地区划分 可分为国外客人 国内客港澳台客人 如按信誉程度划分 可分为信誉良好客人 信誉较好客人 黑名单客人等 经过归类整理的客史档案是客史档案有效运行的基础和保证 2 有效运行建立客史档案的目的 就是为了使其在有效运行中发挥作用 不断提高经营管理水平和服务质量 客人订房时 预订员可以了解其是否曾住过