《行政公文概述》PPT课件.ppt

第二章行政公文 第一节行政公文概述教学目的 1 掌握行政公文的概念和格式 了解公文的特点 2 掌握行政公文的分类 行文规则 各文中的适用范围 3 熟悉各种种的结构和写作要求 教学重点 1掌握行政机关公文的概念 分类及其写作格式和要求 教学难点 1 掌握行政机关公文写作的格式和要求 一 行政机关公文的概念及种类 行政机关公文 简称行政公文 是国家行政机关 社会团体 企事业单位在行政管理过程中形成的用来处理行政公务的具有法定效力和某些特定格式的文体 狭义的行政公文 指国家规定的 即2000年8月24日国务院发布的国家行政机关通常使用的命令 令 议案 决定 指示 公告 通告 通知 报告 请示 批复 函 意见 会议纪要13种公文 二 行政公文的特点及作用 一 行政公文的特点 鲜明的政治性 行政公文的最重要的职能就是传达和贯彻党和国家的方针 政策 发布行政法规和规章 处理党政机关的行政公务 这就决定了它的写作内容具有明显的政治性 并且 公文的这种政治性随着国家政权的性质变化而变化 古今中外 概莫能外 法定的权威性 公文要求有关组织或者个人遵照执行或作为公务活动的凭据 它是党和国家机关的指挥武器 是代表党和国家机关发言的喉舌 因此 公文必须代表它的制发机关的权威性 紧迫的时效性 公文的形成和使用是为推动现实工作服务的 其时效性很强 一个通知 一份报告 都应该在一定时间之内根据某一任务而制发 要求写得既快又好 迅速及时 一旦延误了时间 公文便失去了效力 此外 公文还具有求实的明快性 明确的针对性等特点 二 行政公文的作用 行政公文的主要作用是 指导工作 沟通交流 依据凭证 三 行政公文的种类 一 按公文的行文关系 上行公文 如 请示 报告 汇报性的简报等 下行公文 如 命令 指示 批复 批转等 平行公文 如公函 通知等 二 按紧急程度 紧急公文和普通公文 紧急公文又分为 特急 和 急件 两种 特急接到来文后1天内办理 急件应在3天内办理完 三 按公文的密级程度 绝密公文 机密公文 秘密公文 四 按照具体职能的不同 法规性公文 指挥性公文 报请性公文 五 按适用范围 命令 决定 公告 通告 通知 议案 报告 共13种 四 行政公文的行文规则 一 下行文 政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文 除以函的形式商洽工作 询问和答复问题 审批事项外 部门之间对有关问题未经协商一致 不得各自向下行文 如擅自行文 上级机关应当责令纠正或撤销 上级机关相受双重领导的下级机关行文 必要时应当抄送其另一上级机关 向下级机关或者本系统的重要行文 应当同时抄送直接上级机关 二 上行文 请示 应当一文一事 一般只写一个主送机关 需要同时送其他机关 应当用抄送形式 但不得抄送其下级机关 报告 不的夹带请示事项 一般不的越级请示和报告 除上级机关负责人直接交办的事项外 不得以机关名义向上级机关负责人报送 请示 意见 和 报告 受双重领导的机关向上级机关行文 应当写明主送机关和抄送机关 三 联合行文规则平级是联合行文的必要条件 同级政府 同级政府各部门 上级政府部门与下一级政府可以联合行文 政府与同级党委和军队机关可以联合行文 政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文 政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文 联合行文应当明确主办部门 联合行文的机关 单位要经过协商对有关事项取得一致意见 而且必须平级 四 其他行文规则 属于部门职权范围的事物 应当由部门自行行文或联合行文 属于主管部门职权范围内的具体问题 应当直接报送主管部门处理 五 公文的格式 行政公文的格式 包括公文的用纸和装订格式 公文的书面格式 公文的书面格式分眉首 主体 版记三个要素 一 眉首 公文份数序号 七位阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行 秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级 秘密等级分为 绝密 机密 秘密 三级 秘密标志为 如 机密 5年 紧急程度 急度 紧急程度是指送达和办理公文的时限要求 分 特急 急件 发文机关标识由发文机关名和文件名组成 如 中共中央文件 临沂市人民政府文件 文件名称一般用红色或黑色大号字体印成 发文字号公文编号 文号 由发文机关代字 发文年号和顺序号组成 如中发 1999 12号 临政发 2005 55号 签发人上报的公文需在首页标识签发人姓名 签发人 是指批准发出公文的机关领导人 标明在发文字号右侧空两字位置处 二 主文1 标题 公文标题是公文内容和作用的高度概括 完整的公文标题由发文机关名称 公文事由 或公文主题 公文种类三部分组成 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 公文标题的三个组成部分 一般要写完整 也有部分省略的情况 一是单位内部使用的公文 标题可省略发文单位 二是省略事由 如 新大地公司通知 2 主送机关 主送机关 是指公文的主要受理机关 又叫 抬头 受文机关 或 上款 主送机关不止一个时的标点用法 同类型 相并列的机关之间用顿号间隔 不同类型 非并列关系的机关之间用逗号间隔 最后用冒号 普发性下行文 主送机关较多 一般使用泛称 如 校各直属单位 上行文的主送机关一般是一个 请示 批复 意见 函的主送机关只能是一个 一些行文方向不定 没有特指主送机关的公布性公文 如公告 通告及一部分通知 则不写主送机关 3 正文 正文表述公文的具体内容 是公文的核心部分 正文内容一般分开头 又称原由或引据 事项 结尾三部分 4 附件 附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注 附件是正文的补充说明或参考材料 附件主要有随文发送的文件 报表 材料等 不是所有公文都需附件 根据需要而定 附件必须写所附内容的标题或名称 附件若不止一件 则应标序号 序号使用阿拉伯数码 如 附件 附件名称后不加标点符号 附件 写在正文下一行 左空两字 加冒号 对于被批转 转发的文件来说 不必再标之为 附件 因为作为按语的正文已写清附上这些文件 材料的名称 5 落款 包括公文制发单位和成文日期 一般文件 以领导人签发的日期为准 联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准 会议通过的公文 以通过日期为准 法规性公文 以批准日期为准 或以专门规定的具体生效 开始执行的日期为准 成文时间要用汉字将年 月 日标全 零 写为 O 不能用阿拉伯数字书写 6 印章与签署 签署是签发文件的领导人在公文正文落款处的签字或盖章 公文 除会议纪要和以电报形式发出的以外 都应加盖印章 印章要盖得端正 合乎规范 上不压正文 下要压年 月 日 联合上报的非法规性文件 由主办机关加盖印章 联合下发的公文 联合发文机关都应当加盖印章 7 附注 指与文件有关的简要说明 加括号标志 标识在成文日期下一行 三 文尾部分 版记 1 主题词 主题词 是指标识公文主题 文件类别的并经过规范化处理的名词或名词性词组 标引主题词必须使用有关主题词表 如 国务院主题词表 教育类公文主题词表 等 一份文件选用2至3个主题词 最多不超过5个 词与词之间 不写标点 空1个字的间距 2 抄送单位 抄送机关 指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关 应当使用全称或规范化简称 统称 公文如需抄送 则在主题词下一行写明抄送单位 抄送机关之间用逗号隔开 3 印发机关 印发日期和印数 印发机关 即印发公文的机关 要写全称 印发日期 以公文付印的日期为准 印数 是