ISO文件控制和管理培训.ppt

蘇州聚力電機有限公司 PreparedBy 袁小記 劉玉蓮Date 2010 11 22 ISO文件管理培訓 了解ISO系統的本質 決定文件的編法誰都可以瞭解它的規定 即文件化 按照文件化實行記錄所實行的并留下證據 寫你所做 做你所寫 課程大綱 ISO標準對文件管制的要求ISO文件的結構及說明ISO文件控制與管理運作ForceconISO文件管制ISO文件編碼原則ISO文件的管理ISO文件管理常見的缺失 前言 体系文件在ISO9000 ISO14000及体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的角色符合标准要求在ISO9001及ISO14001的条文中 均要求组织 建立并保持书面的体系 以全面满足此标准的要求 工作的依据建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循 保持一致和稳定的工作方式 以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方式和标准 或者由于口头交待沟通工作的方式和方法欠明确和清提升管理技术水平的基础 当所有的工作要求都文件化后 公司即可在此基础上通过日常工作不断地完善管理和技术的要求 防止经验的流失书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的流失 从而造成运作上的困难 改善人际关系用于工作的依据全部在书面上有明确的指令 在执行上大大减少了口头式的命令和沟通 同时降低了同事之间磨擦的机会增加员工的责任心和荣誉感执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容 明确了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感 一 ISO對文件管制的要求 聚力目前共建立的6大文件化的體系 其中5大體系經過認證 具體如下 1 ISO9001 2008 質量管理體系2 ISO14001 2004 環境管理體系3 OHSAS18001 2007 職業健康安全管理體系4 QC080000 2005 有害物質管理體系5 ISO14064 2006 溫室氣體管理體系6 SA8000 2008 社會責任管理體系 文件已建立 未申請認證 一 ISO對文件管制的要求 二 ISO文件架構 一階文件 手冊 組織架構圖 管理方針 政策二階文件 管制程序三階文件 管理辦法 SOP SIP 圖面等技術文件四階文件 記錄 表單 手册对于一个国家来说 宪法是他的根本大法 任何法律的制订都必要依宪法的要求来拟制 而对于一间公司业说 手册即是公司在管理制度上的根本大法 它会叙述公司在体系运行上的大纲要求 简言之 手册即是要求我们应该要做哪些工作 程序书程序即是明确工作进行规定的途径 亦就是说 针对手册要求要做的工作和要求程序需详细描述此工作如何来做 文件化的程序通常包括活动的目的和范围 做什么事情和由谁来做 何时何地和由谁来做 应使用什么材料 设备和文件 如何对活动进行控制和记录等 工作指导书工作指导书是工作的明确指示 它需详细叙述某一具体的工作如何来执行和操作 很多公司亦称为工作指引或作业标准 表单格式化的记录清晰明了 易于保管 所以在编撰文件时 就应适当的设计用以做记录的表格 值得注意的是大量的或设计复杂的表格会令工作复杂化 降低效率 所以设计表格应力求共用 在表达明白的前提下 精简填写的项目和内容 二 ISO文件架構 說明 內部文件 三 文件控制與管理運作 三 文件控制與管理運作 四 FORCECONISO文件管理 管制文件 一 二 三階文件外來文件 客戶規範 法律法規 行業標準 產品標準 ISO標準等 一 ISO單位管理的文件包含以下文件 二 文件放置路徑 server1 public ISO程序書 聚力程序書 FORCECONISO文件管理負責人 劉玉蓮E mail sarah liu ISO9001 QC080000 ISO14001 OHSAS18001 ISO14064 SA8000 三 ISO文件目前按照體系別分類存放 四 ISO文件存放位置詳細解圖 1 範圍 各體系二 三階文件 五 文件撰寫與編碼 文件制訂 修訂 文件編碼 文件審核 會簽 文件核准 文件發行 2 文件撰寫主要內容 1 文件制訂 修訂 封面 首页 必须依据FQ3 001 01Rev A0格式制作 续页 内页 必须套用FQ3 001 02Rev A0 制訂及修訂文件需使用FQ3 001 文件發行變更申請表 申請之 版次以A0 A1 A2 至A9时跳到B0 以此类推 使用八大段架構撰寫文件 使用MicrosoftWord建文件 字体为简体 标楷体 大小为 12 2 文件編碼 3 文件審核 會簽 核準 文件审核权限表 二阶文件会签相关单位后 呈请管理代表审核 一阶文件 会签相关单位后 呈请总经理审核 4 文件發行 文件经核准后发行 发行日期即为该文件之生效日 六 文件管理 文件管理主要內容 文件發行 文件回收 文件廢止 文件保存 文件借閱 外來文件管理 1 文件發行 以电子发行之管制文件 ISO资料中心将文件电子文件置于公司网络磁盘 并以E Mail作相关发行通知 置于公司网络磁盘之管制文件资料 藉由网络授权系统之设定 防止文件电子文件被变更或打印 2 文件回收 目前文件發電子檔形式發行 新版文件發行時 將網路上電子檔更新為最新版本 舊版本文件回收處理 3 文件廢止 當文件不適用時 由拟案单位提出废止申请 填写 文件发行 变更申请表 FQ3 001 03 并知会相关单位 废止文件会签 核准完成后 ISO资料中心需依通知规则发出 废止通知 原檔文件封面及內頁蓋作廢章 以示區別 4 文件保存 失效文件正本一律加盖 文件作废 章后与有效文件分开存放 一般性正本文件至少保存三年 5 文件借閱 文件若需携出ISO资料中心查阅 应以借阅之名义 填写 文件申请 借阅单 经主管签核 至ISO资料中心办理借阅申请 借出以3天内归还为原则 借阅人员应维持文件 档案之整洁 不得污损 划记 非经允许不得拆卸 复印 使用完应尽速归还 档案管理人员应仔细检视归还文件的完整性后入档 6 外來文件管理 若外來文件需要資料中心列管 申請者填寫 文件发行变更申请表 FQ3 001 03 移交至資料中心 外來文件編號延用原文件編號 外來文件若有版次則使用原版次 若無版次 則按照 文件撰寫與編碼管理辦法 編訂 五 文件管理常見問題 文件未經過會簽就申請發行 文件簽核級別不正確 文件的格式 架構及流程圖不正確 表單的編碼放置位置不正確 通常會放在右上角 使用之表單已更新 但是未經過發行 修訂內容及修訂章節不明確 通常都會寫 第XX葉