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Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved Project应用培训 2012 7 18 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 1 一 1 1项目管理的基本知识 项目 Project 就是以一套特定而相互联系的任务为前提 有效利用各种资源 为实现一个特点的目标而进行的有组织 有计划的实施过程 项目的基本特征有明确的目标 有一个具体的 有限的时间寿命 有一次性的特点 具有一定的不确定性等 什么是项目 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 2 项目运作的基本流程 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 3 什么是项目管理 项目管理 ProjectManagement 是指项目管理者为了实现其目标 按照客观规律的要求 运用系统工程的观点 理论和方法 对执行中的项目发展周期中的各阶段工作进行计划 组织 控制 沟通和激励 以取得良好效益的各项活动的总称 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 4 项目管理的知识体系 集成 Integration 制定项目章程 项目范围以及整体项目计划 项目变化的指挥 管理 监督及控制 范围 Scope 计划 定义 结构 确认和控制 时间 Time 定义 时序 资源及周期评估 进度制定与进度控制 成本 Cost 资源计划 成本评估 预算及控制 质量 Quality 质量计划 质量保证及质量控制 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 5 项目管理的知识体系 续 人力资源 HumanResources 人力资源计划 人员招募 组建和管理项目团队 沟通 Communications 沟通计划 信息发布 绩效报告 利益相关者管理 风险 Risks 风险计划 风险识别 风险分析 定量与定性 风险监控 以及具体的行动计划 采购 Procurement 采购与合同计划 供应商选择 合同管理及合同终结 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 6 项目管理三要素 项目三角 范围 时间 费用 其中任何一个改变都会影响其它两个 范围 项目的目标和任务 以及完成这些目标和任务所需的工作 时间 反映在项目日程中的完成项目所需要的时间 费用 项目的预算取决于资源的成本 项目三角形 范围 时间 费用 项目质量 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 7 项目管理要素 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 8 项目管理技术 任务分解结构技术 WorkBreakdownStructure 甘特图 GanttChart 项目评审技术 ProgramEvaluationandReviewTechnique 关键路径法 CriticalPathMethod Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 9 项目管理技术 续 任务分解结构技术 WBS 任务分解结构法通常简称WBS 用来将一个整体项目按照一定的原则进行分解 以便于对项目进行灵活地控制 甘特图 GanttChart 是国内外应用最广泛的项目进度计划管理方法之一 在我国也称之为横道图 以一些条形图表示基本的任务信息 便于查看任务的日程 检查和计算资源的需求情况 在Project2003系统中将甘特图作为默认视图 并使用此图来创建初始计划 查看日程和调整时间 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 10 项目评审技术 PERT 项目评审技术即ProgramEvaluationandReviewTechnique 是由美国海军特别项目办公室提出的一种项目管理技术 由于某些项目时间长 投资大 很难为每一个活动制定一个确定的计划 因此 他们采用概率统计计算工期的方法 这是一种非肯定的网络分析方法 项目管理技术 续 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 11 项目管理技术 续 关键路径法 CriticalPathMethod 是项目管理中最基本的调度分配算法 其思想是先把项目需要进行的活动列出来 然后根据单个任务的工期和依赖关系计算整个项目的工期 关键任务是指那些对保证整个项目按期完成影响最大的任务 由这些任务组成的系列就是关键路径 关键路径是为每个活动估计时间以后 根据活动的路基关系和持续时间计算每条路径上总持续时间 其中持续时间最长的路径就是关键路径 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 12 项目管理专用术语 任务 指具有开始时间和完成时间的具体工作 是日程的组成单位 周期性任务 是指项目过程中重复发生的任务 如每周的总结性会议 资源 指完成任务所需要的人员 设备和原材料等 分为工时资源和材料资源 工时资源是指人员和设备 材料资源是指可消耗的材料或供应品 如纸张 里程碑 是一个工期为0 用于标示日程的重要事项 可以作为一个参考点 用来监视项目的进度 工期 是完成某项任务所需活动工作时间的总长度 是从任务开始时间到完成时间的工作量 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 13 1 2认识Project2003 1 Project2003概述Project2003是Project软件基于Windows系统的第六个版本 已经成为世界上最受欢迎的项目管理软件 其用户群在全球已经超过了500万 作为一个项目管理程序 Project2003能够帮助单位协调商业计划 项目及资源 从而获得更好的商业绩效 通过使用其灵活的报告和分析功能 可以利用操作的信息化来优化资源 安排工作优先顺序并协调项目与总体商业目标 Project2003系列产品包括ProjectStandard2003 ProjectProfessional2003 ProjectServer2003和ProjectWebAccess2003 Project2003是MicrosoftOffice系列中不可缺少的一部分 可以灵活地满足管理工作和人员的需要 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 14 Project2003概述 续 ProjectStandard2003是Microsoft核心项目管理程序 提供常见的 易于使用的工具 从而可以从桌面上独立地管理项目 ProjectProfessional2003 ProjectServer2003和ProjectWebAccess被设计在一起工作 共同组成Microsoft针对企业项目管理 EPM 的解决方案 该方案使组织能够合理安排业务活动 项目和资源 以获得更理想的业务结果 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 15 2 Project2003在项目管理中的功能 项目范围管理项目进度管理项目资源管理信息沟通管理项目综合管理 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 16 Project2003在项目管理中的功能 项目范围管理利用Project2003的项目分解功能 用户可以方便地对项目进行分解 并可以在任何层次上进行信息的汇总 项目进度管理Project2003提供了多种进度计划管理的方法 如甘特图 日历图 网络图等 利用这些方法 可以方便地在分解的工作任务之间建立相关性 使用关键路径法计算任务和项目的开始 完成时间 自动生成关键路径 从而对项目进行更有效的管理 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 17 Project2003在项目管理中的功能 项目资源管理在资源费用管理中 Project2003采用了自下而上的估算技术 在人力资源管理中 Project2003提供了 资源平衡 责任矩阵 资源需求直方图 等技术 力求对资源进行更合理的分配 信息沟通管理Project2003使用丰富的视图 报表 为项目中不同类别的人员提供了所需的信息 项目管理者还可以利用电子邮件和ProjectCentral直接分配任务 更新任务信息 跟踪控制任务完成情况 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 18 Project2003在项目管理中的功能 项目综合管理Project2003包含了项目管理中多方面重要的技术和方法 可以对整个项目的计划 进度 资源进行综合管理和协调 改善项目管理的过程 提高管理水平 最终实现项目的目标 二 Project2003的基本操作 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 19 主要内容 11 Project2003的工作界面2 Project2003视图简介3 project2003的基本操作4 Project2003的帮助系统2003的工作界面2 Project2003视图简介3 project2003的基本操作4 Project2003的帮助系统 1 Project2003的工作界面 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 20 Project2003的工作界面 续 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 21 1 标题栏用于显示运行程序的名称 同时可以进行窗口最大化 最小化 还原和关闭的操作 2 菜单栏跟其他所有软件一样 Project的菜单栏位于操作界面的上方 其中大部分菜单与Office系列软件没什么两样 例如 文件 编辑 视图 插入 格式 工具 窗口 和 帮助 等 而另外一些菜单命令是Project所特有的 如 项目 协作 等 Project2003的工作界面 续 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 22 3 工具栏启动Project后 在操作界面中菜单栏的下方会出现两个默认的工具栏 一个是 常用 工具栏 另一个是 格式 工具栏 除了 常用 工具栏和 格式 工具栏外 Project还提供了其他几个工具栏 它们是VisualBasic Web 跟踪 绘图 任务窗格 协作 资源管理 自定义窗体 PERT分析 比较项目版本 分析 欧元货币转换器 网络图 在工具栏空白处点击右键即可看到 和 项目向导 工具栏 Project2003的工作界面 续 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 23 注 若要隐藏某工具栏 则在 视图 工具栏 菜单中选择相应命令 取消该命令前的符号即可 或双击工具栏空白处 或点击右键 如果要移动工具栏的位置 只需要将鼠标光标定位在工具栏的标题栏上 然后单击并拖动工具栏到适当位置即可 Project2003的工作界面 续 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 24 4 输入栏有的教材上称为数据编辑栏 位于屏幕的上部 常用 工具栏的下方 单击选择单元格 插入点会自动显示在数据编辑栏中 这时可以键入新的文字或编辑已有的文字 只要在数据编辑栏文本任意位置单击即可 5 状态栏位于主窗口的底部 左端显示了程序的当前状态 如 就绪 编辑 等字样 2 Project2003视图简介 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 25 因为单个视图难以显示出项目的全部信息 即很难把任务工期 任务之间的链接关系 资源配置情况 项目进度情况等方面的信息全部在一个视图中显示出来 所以Project提供了多种视图来显示项目信息 视图栏共有9个视图图标 单击视图栏底部的向下箭头可以看到其他更多的视图 如果视图栏没有出现 选择 视图 视图栏 菜单命令或者从工作区的右键快捷菜单中选择 视图栏 命令 即可显示视图栏 再次执行该命令可隐藏视图栏 Project2003视图简介 续 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 26 甘特图 视图 甘特图 视图以工作表和条形图表的形式显示基本的任务信息 使用 甘特图 可以很方便地查看任务的工期 开始和结束时间 以及资源的信息 分配任务的资源 前置任务 使用 甘特图 可以创建初始计划 查看日程和调整计划 甘特图 视图 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 27 甘特图中的操作 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 28 1 新建任务2 修改任务3 删除任务4 插入任务5 复制 粘贴任务6 任务的升降级7 分配资源8 删除资源 跟踪甘特图 视图 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 29 跟踪甘特图 主要是在显示实际完成工作的方式上与标准 甘特图 不同 跟踪甘特图 对计划进度和实际进度之间作了比较 显示出了项目偏移原始估计的程度 这样有助于确定如何来调整计划来适应任何延迟 任务分配状况 视图 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 30 任务分配状况 视图 任务分配状况 视图给每项任务列出了分配给该项任务的资源 以及每项资源在各个时间段内 可能是每天 每周 每月 或者是其他更小或更大的时间间隔 完成的工时 工作表部分显示了任务以及缩进显示的资源分配 见P8图1 5 任务分配状态视图的主要作用 根据任务组织资源 估算每项任务的工作量 估算每项任务的成本 对计划的时间和实际的工时进行比较 计划的成本和实际的成本进行比较 任务分配状况 视图 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 31 日历 视图 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 32 日历 视图 日历 视图使用的是以月为时间单位的日历格式 用天或周来计算任务时间 如图1 6所示 其中 非工作日呈灰色显示 尽管工期条线会穿越非工作日 周六和周日 但是工期时间并不包含非工作日 使用日历视图用户可以很快地查看在特定的时间内排定了哪些任务 设置工作时间在 工具 更改工作时间 日历 视图 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 33 日历 视图的作用 显示其日程安排在某个或者某几个星期的任务 通过输入任务和完成某项任务所用的时间来创建一个项目 通过链接任务 在任之间建立顺序的相关性 将人员和其他资源分配给任务 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 34 网络图 视图 网络图 视图以流程图方式来显示任务及其相关性 一个框 有时称为节点 代表一个任务 框与框之间的连线代表任务间的相关性 见图1 7 网络图 视图 资源工作表 视图 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 35 资源工作表 视图资源可以是人员 设备 装置 部门 公司 房间等 资源工作表 视图采用电子表格的格式显示每种资源的相关信息 如资源名称 工作组 标准费率 加班费率 使用成本 基准日历等 见图1 8所示 用户可以在 资源工作表 视图中输入和编辑资源信息 审查每种资源的分配工作小时数 审核资源成本 资源使用状况 视图 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 36 资源使用状况 视图使用 资源使用状况 视图可以一次查看所有资源分配信息 在视图左边的资源名称一栏里 显示了资源名称及其指向的所有任务 工时一栏里显示的是完成每项任务的估计工时 右边窗口显示的为小时数 资源图表 视图 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 37 资源图表 视图 资源图表 视图显示的是单个资源的分配信息 它是基于逐个方式显示的 资源图表 视图主要用来突出显示资源冲突 指出在人员 设备及其他资源中 有哪些是过度配置的 有哪些是没有充分利用的 组合视图 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 38 除了上面提到的这些视图之外 还有各种资源视图 任务视图等 它们大都是单独显示在整个窗口中 不过 也可以根据需要在一个屏幕上分上下窗口同时显示两种视图 Project将它称为 组合视图 如果要得到组合视图 选择 窗口 拆分 命令 窗口将被拆分为上下两部分 比如 组合视图的上方窗口为 资源图表 视图 下方窗口视图中显示了在上方窗口中选定资源的信息 在下方窗口中 还显示资源使用成本 分配了该资源的任务 以及与任务相关的工时 组合视图 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 39 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 40 视图的切换 可以在视图菜单中选择相应的命令 可以选择 视图 视图栏 命令 打开视图栏 从中选择 如果要选择视图菜单中没有列出来的视图 可以选择 视图 其他视图 命令 将出现 其他视图 窗口 选中要使用的视图点击应用即可 3 project2003的基本操作 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 41 选择数据域选择一个单元格如果要选择一个单元格 通常是将鼠标指针指向所选单元格并单击鼠标 此时单元格被一黑框包围 表示它已被选中 选择连续单元格首先选择区域的第一个单元格 然后按下 Shift 键并选择数据区域的最后一个单元格 这样就选择了一个连续的单元格区域 选择数据域 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 42 选择非连续单元格在选择一个单元格后 选择下一个单元格区域之前按住 Ctrl 键 同时移动鼠标选择下一个单元格即可 选择整行和整列将鼠标移动到任务标识号上单击 或者拖动鼠标从行首到行尾 选择整行 将鼠标移到列标题上单击 或者拖动鼠标从列首到列尾 选择整列 选择全部选择全部的方法是将鼠标移到工作表的左上角单击 即单击列标题行和标识号列的交点处 查找和替换内容 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 43 如果已知任务或资源名称或只是其中部分文字 则通过选择 编辑 查找 命令 利用 查找 对话框可以很快查找到相应的任务或资源 如果要将查找到的内容替换成别的文本 单击 替换 按钮 会打开 替换 对话框 直接选择 编辑 替换 命令也可以打开该对话框 其快捷键为 Ctrl H 选择图表中的内容 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 44 在图表中进行操作时 鼠标指针所指向的部位就是要进行操作的部位 1 指向任务信息当鼠标指针指在任务信息的条形图上时 将只针对该任务进行与当前类别有关的操作 此时会用一个方框显示该任务的相关信息 选择图表中的内容 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 45 用鼠标双击 会弹出与该任务相关的 设置条形图格式对话框 在此对话框中可以任意修改任务条形图的形状 颜色 以及条形图文本的相关信息 指向任务链接 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 46 2 指向任务链接当鼠标指针指向任务链接线条时 可进行与此链接相关的操作 此时会用一个方框显示该链接的相关信息 指向任务链接 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 47 同样 用鼠标双击任务链接 会弹出 任务相关性 对话框 在此对话框中可以修改任务之间的类型和延迟时间 指向空白区 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 48 3指向空白区如果将鼠标移到甘特条形图的空白区域上双击鼠标左键 或者选择 格式 条形图样式 命令 会弹出可以修改所有任务的 条形图样式 对话框 注 此时修改的不再是针对具体的任务 而是所有任务 使用列表框和滚动条 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 49 利用列表框和滚动条都可以从当前存在的任务或资源中选择所需要的信息 使用起来都非常方便 使用列表框 当需要从已经存在的任务或资源中选择信息时 使用下拉列表框是一种最为快捷方便的方法 操作 选择一个任务 双击 选择前置任务 使用列表框和滚动条 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 50 使用滚动条 滚动条比较典型的应用就是查看资源的需求直方图 查看资源分配情况步骤 1 视图 资源工作表 选定要查看的资源名称 再在工作区打开资源图标 视图 资源图表 2 利用滚动条 在资源图表左边的窗格中 单击底部的滚动条的滚动箭头 每次更换一个资源 可以很方便地看到资源的直方图 或者每滚动一下鼠标滚轮 就切换一个资源 滚动条 用鼠标右键单击资源图表左边窗格 从弹出的快捷菜单中选择 上一个资源 或 下一个资源 也可查看不同的资源 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 51 新建project2003项目文件 步骤 1 在常用工具栏中单击 新建 按钮 或者通过文件 新建命令 空白项目等操作来新建一个项目文件 2 选择 项目 项目信息 命令 打开项目信息对话框 新建project2003项目文件 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 52 3 默认情况下 用户可以利用项目信息对话框指定项目的开始日期 也可以点击 日程排定方法 选择 从项目完成之日起 选项 指定项目的完成日期 注意开始日期和完成日期只能指定一个 如果指定开始日期 则完成日期处于禁用状态 如果指定完成日期 开始日期处于禁用状态 4 在 当前日期 下拉列表中设置当前日期 还可以设置 状态日期 一般使用默认值 将当前日期设置为状态日期 状态日期一般用于计算盈余值 在设置任务进度线时也会用到 新建project2003项目文件 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 53 5 在 日历 下拉列表中 指定一个用于计算工作时间的日历 一般选择 标准日历 每周工作5天 每天工作8小时 早8晚5 12点到13点午餐 设定任务优先级为 500 如果要更改工作时间 可选择 工具 更改工作时间 就可以进行更改 6 完成上述所有操作后 点击确认即可 新建Project项目文件的注意事项 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 54 1 在设置项目信息时 开始日期和完成日期只能设置一个 2 当选择设置任务的开始日期后 project2003默认所有任务越快开始越好 3 当选择设置任务的完成日期后 project2003默认所有任务越慢开始越好 设置关键项目信息 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 55 步骤 1 选择 文件 属性 命令 打开项目属性对话框 选择 摘要 选项卡 2 按照 摘要 选项卡中列出的条目输入与项目有关的信息 如标题 主题 作者 单位等 3 设置完成后 单击 确定 按钮即可 使用模板创建项目文件 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 56 用户在创建一个项目文件时 实际上就是启用了一个模版global mpt 练习 使用project提供的模版 如软件开发 创建一个项目文件 1 选择 文件 新建 打开新建任务窗格 2 选择模版选项区域下的 本机上的模版 打开模板对话框 打开 project模版 选项卡 使用模板创建项目文件 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 57 3 选择所需要的模版 如软件开发模版 然后单击确定 4 创建模版文件后 用户即可对该文件中的项目按照自己的需要进行修改 自定义模版 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 58 用户可以根据实际需要创建自己的模版 这时需要创建一个项目文件 并对该文件进行编辑 然后选择 文件 保存 在 另存为 对话框中将文件以模版格式进行保存 保存后的模版文件扩展名为 mpt Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 59 使用管理器 使用管理器可以将自定义的视图 表 日历 报表 窗体以及工具栏等复制给其他的文件或用户 也可以将自定义的对象删除或重命名 操作 打开目标文件如 项目1 选择 工具 管理器 打开管理器对话框 在对话框左下角的视图位于下拉列表框中选择SOFTDEV 在右下角 视图 位于 下拉列表中将项目对象复制到目标文件 项目1 在对话框上方选择项目对象所在的选项卡 在左侧列表中选择要复制的对象 单击复制 将对象复制到目标文件中 单击关闭按钮 关闭 管理器 对话框 注意 用户只能在活动文件之间复制项目对象 也即数据的源文件和目的文件都必须处于打开状态 使用项目向导 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 60 为了方便用户快捷地创建项目计划 管理任务 指定和更改工作时间 跟踪项目进度和查看项目信息等 project2003为用户提供了项目向导功能 要使用项目向导 只需要单击任务窗格中的相应项目 并按照提示进行操作即可 向表中添加列 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 61 当project2003的工作表中没有显示所需的全部信息 用户可以向现有的表中添加列 在要插入列的右边一列中选择一个单元格 点击 插入 列 新插入的列位于所选单元格的左侧 系统打开一个 列定义 对话框 在 域名称 的下拉列表中选择域名 标题 文本框中输入在工作表中显示出来的列名称 在 对齐标题 和 对齐数据 下拉列表框中选择列标题和数据的对齐方式 选择 宽度 来设置列宽度的大小 向表中添加列 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 62 用户可以对所插入的列或者原有的列进行编辑 双击该列打开 列定义 对话框 对其中的项目重新进行设置 如果要将列标题文本转到下一行 可在 列定义 对话框中选中 标题文字换行 复选框 选中与否其差别如下 如果要将列宽设置为所含内容最长的单元格宽度 可单击 最佳匹配 按钮 若要删除某列 可以在选择该列之后按Delete键 如要隐藏某列 可在选择该列后选择 编辑 隐藏列 命令 Project2003的帮助系统 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 63 Project帮助当选择 帮助 MicrosoftProject帮助 命令时就会在Project2003的任务窗格中显示 Project帮助 这时可以在 搜索 文本框中输入想要查询的关键词 然后单击 开始搜索 按钮 就会在任务窗格中显示相关搜索结果 单击某个搜索结果对应的主题 会打开 MicrosoftProject帮助 窗口 并在其中显示该主题对应的详细信息 在搜索的过程中 单击 停止搜索 按钮可随时终止搜索 在搜索关键词时 如果没有找到任何相关的信息 可以考虑更改搜索范围 然后再单击 开始搜索 按钮重新搜索 Project2003的帮助系统 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 64 Project帮助当选择 帮助 MicrosoftProject帮助 命令时就会在Project2003的任务窗格中显示 Project帮助 这时可以在 搜索 文本框中输入想要查询的关键词 然后单击 开始搜索 按钮 就会在任务窗格中显示相关搜索结果 单击某个搜索结果对应的主题 会打开 MicrosoftProject帮助 窗口 并在其中显示该主题对应的详细信息 在搜索的过程中 单击 停止搜索 按钮可随时终止搜索 在搜索关键词时 如果没有找到任何相关的信息 可以考虑更改搜索范围 然后再单击 开始搜索 按钮重新搜索 三 项目启动 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 65 1 创建项目文件 1 利用可以参考的项目计划模版 2 利用现有的项目文件 3 从空白项目开始 1 利用可以参考的项目计划模版 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 66 从项目环境中得到 OfficeOnline模版 网站上的模版 从因特网中搜索得到 召集有经验的资深项目经理讨论总结得到 从项目环境中得到 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 67 打开Project 选择 文件 新建 命令 可以得到如左图所示的界面 单击 本机上的模版 链接 得到右图 就可以选择符合自己要求的模版 OfficeOnline模版 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 68 在微软公司OfficeOnline网站中 收集了微软公司内部以及很多微软合作伙伴编制的项目计划模版 点击该链接登陆后可以进行针对性的搜索 操作 文件 新建 OfficeOnline模版 如果选择本机上的模版下面也会显示OfficeOnline模版 网站上的模版 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 69 网站上的模版是指用户所在局域网内存在的共享项目计划文件 操作 文件 新建 网站上的模版 从因特网中搜索得到 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 70 在 到网上搜索 输入框中输入项目计划模版关键字 单击 搜索 即可以在互联网上搜索相关模版 也可以直接打开浏览器登陆搜索引擎进行搜索 操作 文件 新建 在 到网上搜索 中输入项目计划模版关键字 单击 搜索 召集有经验的资深项目经理讨论总结得到 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 71 这是一种推荐的做法 项目经理所在的行业不同 组织项目管理的方式都有具体的特点 通过召集有经验的资深项目经理讨论总结得到项目计划模版 具有更强的操作性和实用性 该模版编制完成后 被存放在该组织内部网络当中的指定服务器上 每一名项目经理接到具体的项目计划编制任务后 都可以从服务器下载该模版到本地 对模版进行相应的修改 2 利用现有的项目文件 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 72 在没有可以参照的项目计划模版的情况下 为了提高项目计划的编制质量 可以参考以前某些实际的项目计划文件 不一定是Project格式 可以是Excel Word 3 从空白项目开始操作 文件 或 文件 新建 空白文件 设置项目基本信息 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 73 1 设置项目的日程排定方式 2 设置项目的开始完成日期 3 设置项目文件的默认环境信息 1 设置项目的日程排定方式 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 74 2 设置项目的开始 完成日期 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 75 3 设置项目文件的默认环境信息 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 76 工具 选项 日程 在日程选项卡中设置两个选项 默认任务类型 设置为 固定工期 新任务为投入比向导 复选框为不选中状态 投入比向导是指将人员分配给任务或者从任务中删除人员时 Project将根据为任务分配的资源数量 延长或者缩短任务工期 但是不会改变任务的总工时 默认为投入比向导有效 这种日程排定方式称为 投入比向导日程控制方法 也是为任务分配资源时 Project所使用的默认日程排定方式 思考 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 77 思考 Project中为何不能同时输入 开始日期 和 完成日期 因为 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 78 因为如果将两个日期均设定后 Project便失去了自动预测工期的功能 而这一功能是项目管理软件最基本的功能 四 任务分解方法 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 79 主要内容工作分解结构的定义任务分解的原则录入任务信息周期性任务 任务分解 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 80 4 2 1工作分解结构 WBS 的定义WBS是面向可交付的项目元素的分解 它组织并定义了整个项目范围 未列入工作分解结构的工作将排除在项目范围之外 4 2 2任务分解的原则 1 任务分层原则 2 80小时原则 3 责任到人原则 4 风险分解原则 5 逐步求精原则 6 团队工作原则 1 任务分层原则 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 81 任何一个项目的分解结构都必须有层次 通常可以将任务层次划分为6级 第1级 指的是包含若干子项目的项目 第2级 是若干子项目的名称 第3级 是每个子项目的阶段名称 第4级 是第3级描述的阶段中包含的任务名称 第5级 表示的是第4级中包含的任务 第6级 指的是某一次具体的活动 2 80小时原则 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 82 80小时即10个工作日 该原则是指在任务分解过程中 最小级别的任务的工期最好控制在10个工作日内 其目的是为了在项目执行期间更好地检查和控制 可以使项目的问题暴露在两周或更短的时间之内 如果一个任务的工期较长 应该对其进行细化分解 以便符合80小时原则 3 责任到人原则 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 83 任务分解过程中 最小级别的任务最好是能够分配到某一个具体的资源 如果发现某一任务的资源是由若干个资源一起完成的 建议对该任务再次细分 否则如果某一项任务出现问题 很难将责任定位到某一个人 4 风险分解原则任务分解过程中 如果遇到风险较大的任务 为了更好化解风险 应该将任务再次细分 以便能够更好 更早暴露风险 为风险的解决和缓解提供帮助 5 逐步求精原则 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 84 即将开始的任务需要非常精细的分解 未来的任务可以粗放一些 等到执行时再进行精细化分解 6 团队工作原则项目经理在制定项目计划过程中 尤其在任务分解 工期估计等关键过程中一定要与项目成员一起进行 任务的描述和分解必须征得大家的同意和确认 从而尽可能避免在项目执行过程中的任务分解方面的意见分歧 录入任务信息 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 85 步骤 录入项目名称 录入各阶段名称 录入项目结束里程碑 录入任务信息 录入任务信息 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 86 录入项目信息之后 要对各阶段及项目里程碑进行降级操作 选中需要降级的任务 单击降级按钮 降级操作 录入任务信息 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 87 接下来对各阶段分别进行细化分解 每个阶段最后增加一个里程碑任务 对各阶段内的任务以及里程碑进行相应的降级操作 重复上述操作 直到分解结束 周期性任务 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 88 如果有周期性发生的任务 为了减少重复录入的工作量 可以采用Project提供的 插入周期性任务 的功能 选中插入周期性任务的后继任务 接着选择 插入 周期性任务 进入周期性任务信息对话框 在 任务名称 中输入任务描述信息 在 工期 中填入周期性任务每次经历的时间 在 重复发生方式 中选择发生频率 在重复范围中选择起止日期 并确认 工期设定 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 89 主要内容 工期类型设定工期摘要任务工期的计算估计工期标识 工期设定 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 90 工期是指完成任务所需要的有效工作时间的总范围 通常按照项目日历和资源日历的定义 工期为任务开始时间到完成时间的工作时间总量 4 3 1工期类型月 英文缩写Mo 周 英文缩写W 日 英文缩写D 时 英文缩写H 分 英文缩写M 设定工期 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 91 在Project中 能够设定工期的任务必须是没有子任务的 选中需要设置任务的 工期 列 可以采用直接输入的方式 摘要任务的工期的计算 在Project中摘要任务的工期是自动计算的 而且是不能编辑的 要计算某个摘要任务的工期 找到该摘要任务所有下属任务重的最晚完成时间与最早开始时间 两者之间的有效工作时间便是该摘要任务的工期 估计工期标识 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 92 没有输入任务工期时 工期的数量默认为 1d 或者 1工作日 而且在工作日后面紧跟着一个 Project中使用 来标识该任务的工期是估计工期 还没有最终确定 估计工期 可以用来标识工期还没有确定的任务 计划编制者向相关人员做项目计划汇报时可以利用此标识来说明哪些任务的工期估计存在困难 消除 的方法有两种 第一种方法是直接在工期的位置重新输入工期值 第二种方法是双击任务 进入任务信息对话框 手动修改是否显示 建立项目中的任务关系 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 93 1 任务相关性的概念任务相关性是指两个任务之间的关系 即其中一个任务依赖于另一个任务的开始或结束 Project在默认情况下会创建完成 开始相关性 设A为前置任务 B为后继任务 完成 开始类型 B必须在A完成后才能开始 开始 完成类型 B必须在A开始后才能完成 开始 开始类型 B必须在A开始后才能开始 完成 完成类型 B必须在A完成后才能完成 建立任务相关性 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 94 1 在甘特图中建立任务相关性在 常用 工具栏的选择 链接任务 按钮 或者在 编辑 链接任务 命令 即可建立任务之间的相关性 链接前链接后见后页图 若要更改相关性类型 只需双击任务条形图之间的任务链接线 在打开的 任务相关性 对话框中选择所需的相关性类型即可 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 95 使用鼠标建立任务相关性 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 96 1 将光标定位在需要建立相关性的前置任务的条形图上 2 单击并拖动光标到后继任务图标上 3 释放鼠标后就建立了任务的 完成 开始 相关性 在网络图视图中 用户也可以方便地使用鼠标建立任务之间的相关性 只需要将光标定位在前置任务上 单击并拖动光标到后继任务上即可 3 输入特定信息建立任务相关性 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 97 用户可以在任务列表中输入任务相关性信息来建立任务相关性 选中某一个任务后在该任务的 前置任务 域中输入想要建立的任务相关性信息 或者双击后继任务 打开 任务信息 对话框 在前置任务选项卡中设置任务相关性信息 4 使用组合视图建立任务相关性 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 98 当创建任务间较复杂的链接关系时 使用组合视图是比较方便和直观的方法 上方的窗格显示了项目的甘特图视图 下方窗格显示了任务窗体视图 它显示了甘特图中的特定信息 其中包括该任务与前置任务的关系及延迟 选择窗口 拆分命令 打开组合视图 使用组合视图建立任务相关性 Copyright SieyuanElectricCo Ltd AllRightsReserved 99 选择 任务窗体 中的资源名称一栏 然后执行 格式 详细信息 前置任务与后继任务命令 此时格式菜单中其他栏目为灰色 如果不选中 任务窗体