报告、意见、批复、函.ppt

应用写作受高等教育的大学生参加工作的最基本技能之一 七 请示一 请示的功能 概念 请示是就有关问题向上级机关请求指示或批准时使用的上行公文 二 请示的分类 根据内容 性质的不同 请示分为以下三种 1 请求指示性请示 2 请求批准性请示 3 请求批转性请示 三 请示的结构 内容和写法 1 首部 主要包括标题和主送机关两个项目内容 1 标题 请示的标题一般有两种构成形式 一种是由发文机关名称 事由和文种构成 如 县人民政府关于 的请示 另一种是由事和文种构成 如 关于开展春节拥军优属工作的请示 2 主送机关 请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关 每件请示只能写一个主送机关 不能多头请示 2 正文 其结构一般由开头 主体和结语等部分组成 1 开头 主要交代请示的缘由 它是请示事项能否成立的前提条件 也是上级机关批复的根据 原因讲的客观 具体 理由讲的合理 充分 上级机关才好及时决断 予以有针对性的批复 2 主体 主要说明请求事项 它是向上级机关提出的具体请求 也是陈述缘由的目的所在 这部分内容要单一 只宜请求一件事 另外请示事项要写的具体 明确 条项清楚 以便上级机关给予明确批复 3 结语 应另起段 习惯用语一般有 当否 请批示 妥否 请批复 以上请示 请予审批 或 以上请示如无不妥 请批转各地区 各部门研究执行 等 3 落款 一般包括署名和成文时间两个项目内容 标题写明发文机关的 这里可不再署名 但需加盖单位公章 成文时间 年 月 日 四 撰写请示应注意的问题1 请示的写作首先要和 报告 文种相区别 2 一要遵守 一文一事 的原则 主旨鲜明集中 3 材料真实 不要为了让上级领导批准而虚构情况 4 三要理由要充分 请示事项要明确 具体 5 语气要平实 恳切 以期引起上级的重视 既不能出言生硬 也不要低声下气 客客套套 6 不可越级请示 7 主送机关一般只有一个 即本单位的直属上级机关 8 除领导直接交办的事项外 请示不得直接送领导者个人 省经济研究中心关于嘉奖刘 的请示省总工会 我中心是省政府的事业机构 负责全省的经济研究工作 由于中心尚无工会组织 故未能及时参加工会的有关活动 近闻总工会正在全省开展评奖活动 故将为我中心刘 同志立功一事请示如下 刘 男 52岁 1964年大学毕业 现为副研究员 该同志长期从事农业经济的研究工作 做出了许多卓著成绩 多次受到领导的好评 并为农业生产创造了显著效益 其中 和 两篇论文分别荣获全国农学会一 二等奖 一书被评为全国科普鼓励奖 其本人已被编人中青年科学家辞典 根据 总发 19 号文件精神 刘 同志符合立功条件 望予嘉奖 以上 妥否 请批示 省经济研究中心一九九 年 月 日 关于要求解决学生宿舍拥挤等问题的请示市人民政府 市教育局 我校今年由于住宿生急剧增加 已有的学生宿舍已无法容纳 现在住宿生基本上是一个床位两个人睡 严重影响学生的身心健康 为解决这一困难 我校决定再建一栋学生宿舍楼 另外 我校图书馆也尚未达到省 两基 标准 望上级部门给予适当支持 特此请示 请回复 市二职二0一二年十二月十五日 八 报告 一 报告的概念和种类报告是向上级机关汇报工作 反映情况 提出建议或意见 答复上级机关询问的公文 是一种陈述性的上行文 报告的种类很多 按内容分 可分为专题报告和综合报告 专题报告 内容单一 是就某一专项内容而写的报告 综合报告 内容具有综合性 是全面反映情况的报告 按性质分 报告又可分为汇报性报告 建议性报告 答复性报告 二 报告的特点 真实性 针对性 陈述性 三 报告的结构与写法报告由标题 正文 署名及成文时间构成 一般采用典型的公文标题表述法 要求通过标题反映报告的主旨 点明报告的性质 如 关于 问题的报告 年工作报告 正文因种类不同写作侧重有所不同 汇报性报告重点在汇报工作 反映情况 开头先交代工作开展背景 原由 总体的情况 主体部分是陈述工作具体情况 如基本做法 主要经验 存在问题等 以上各项并非面面俱到 可着重汇报其中某项 由于汇报性报告不需要上级答复 结尾可用 特此报告 请审阅 如有不妥 请指示 等语 也可自然结束 2 建议性报告重点在提意见或建议 这些意见或建议呈请上级批转给有关部门参考或施行 一经批转 就带有指令性 一般是开头先总述写报告的背景 原因 目的 情况等 主体部分是分述所提意见或建议 结尾多用 以上报告如无不妥 请批转 单位执行 3 答复性报告是针对上级领导部门的询问所作答复而写的报告 它与主动向上级汇报的汇报性报告不同 是被动行文 一般是先交代写作原由 再根据上级询问的问题或提出的要求作答 可用 特此报告 作结 九 批复 一 定义 批复是答复下级机关请示事项的公文 是一种下行文 如果请示单位不是自已的隶属机关 必须改用函件格式 用 函复 二 分类 批复类 对下级请示问题的批复 函复类 对同级或不相隶属单位询问的有关问题进行回复时所用 三 批复的特点1 针对性 批复的针对性反映在两个方面 一是批复必须针对请示机关行文 而对非请示机关不产生直接影响 二是批复的内容必须针对请示事项 不涉及请示事项以外的内容 2 回复性 批复的内容属于回复性 四 写法 标题一般包括发文单位 事由 文种三部分 一般写成 关于xxx的批复 2 主送机关 批复的主送机关是指与批复相对应的请示发文机关 3 正文 正文是批复的主体 其内容一般由开头 主体和结语三部分组成 1 开头 通过引叙来文以说明批复缘由 首先点明批复的下级机关并写明来文日期 标题和文号 以交代批复的根据 2 主体 主要说明批复事项 一般用 经研究 经 同意 经 决定 等引出具体批复内容 批复内容应当根据国家的方针 政策 法令 法规和实际情况 针对 请示 的内容给予明确肯定 或否定 的答复或具体的指示 一般不进行议论 也有的批复 在批复事项后面概括提出希望和要求 进一步强调批复的主旨 3 结语 一般用 此复 特此批复 等习惯用语 最后署名 日期 批复人文学院党委 二OO三年 月 日你院的请示中所提出的增补人文学院党委委员的事项我们已经收到 经校党委七名常委在 月 日的常委会上反复讨论决定 并举手表决 最终一致通过 现将决定告之你们 我们原则上同意你们上报的两名同志为你院党委委员 此决定 中共 大学委员会二 三年 月 日 关于增补人文学院党委委员的批复人文学院党委 你院 关于增补 戊 两同志为党委委员的请示 悉 经校党委常委会研究 同意增补 两同志为人文学院党委委员 此复 中共 大学委员会二 三年 月 日 中共幸福县委关于幸福县人民法院思想作风整顿活动申请检查验收的批复幸福县人民法院 你院孟法 2011 47号 关于思想作风整顿活动的检查验收申请 收悉 县委认为自今年4月份以来 按照上级的部署和安排 你院开展的思想作风整顿活动 按要求完成了活动各个阶段的工作任务和既定目标 经研究决定 你院可以报请上级有关部门对活动的开展情况予以验收 此复 中共幸福县委员会二0一一年三月五日 十 意见 一 概念 国家行政机关公文处理办法 规定 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 这种公文文种是2000年8月24日发布的 国家行政机关公文处理办法 中规定的新文种 属于下行文 也属于上行文和平行文 二 分类 按方向 下行意见 平行意见 上行意见 按功能 1 上级机关对下级机关提出的指示性 部署性的工作意见 2 职能部门为处理某项工作 需要有关单位协助配合 该职能部门对上级机关提出建设性意见 经上级机关批转给相关单位 就成了指导工作的意见 3 对某一事项提出见解 供领导参考的意见 4 向不相隶属机关提出看法 征求意见的意见 三 写作注意事项 首先要明确行文方向 从内容上来说 不同的行文方向采用不同语气 措词 从格式上看 上行意见采用上行文件格式 下行意见采用下行文件格式 平行意见采用信函格式 四 文种辨析 意见作为下行文时 与通知 决定相近 作为平行文时 与函相近 1 与函的异同 都具有平行公文的功能 用于商洽事项 函可以商洽工作 也可以询问或答复问题 2 与通知的区别 通知和下行意见都是使下级周知 都具有指导性 二者的区别在于 通知是指令性的 而意见是指导性的 十一 会议纪要 一 概念会议纪要是用于记载 传达会议情况和议定事项的公文 会议纪要不同于会议记录 会议纪要对企事业单位 机关团体都适用 二 写法 除不加盖印章 其他和文件格式同 1 标题 由 会议名称 会议纪要 构成 2 正文 正文一般包括前言与主体两个部分 前言 介绍会议召开的基本情况 如时间 地点 参加人 会议动因 会议议题或讨论的问题 主体 写会议讨论的结果 作出的决定 主体的写法有三种 归纳法 按照会议讨论的内容 分为几个问题进行纪录 概述法 概括地写会议的发言的内容 讨论情况等 发言纪录式 按发言人进行纪录 注意 会议的成果及议定的事项应逐项列出 一般来说应注意使用会议听取 会议认为 会议决定 会议讨论等会议纪要写作惯用语 会议纪要海师 2013 号会议时间 会议地点 主持人 参会人员 记录人 会议议题 会议内容 主题词 呈报 主送 抄送 印发单位 印发日期 十二 函 一 函的概念函是用于不相隶属机关及平行机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 向有关主管部门请求批准等使用的公文 二 函的分类 按作用可分为商洽函 询问函 答复函 邀请函四种 商洽函用于平行机关 不相隶属机关之间商洽工作 联系有关事宜 如洽谈业务 联系参观访问等 询问函用于向上级或平级机关询问情况或向下级机关催办事宜 答复函用于答复下级或平级来函询问 商洽的问题 邀请函用于任何机关之间邀请外单位代表和个人参加会议或活动 按行文方向分为去函 复函两种去函是为商洽工作 询问事项 主动给其他机关发函 复函是针对来函作复 为被动行文 函一般不具备批示作用 但上级给下级的复函 在业务上有指导作用 下级机关应按复函中的要求执行 三 函的格式函的写作格式一般包括标题 受文单位 正文 落款 函的标题一般由发文机关 事由和文种构成 去函的标题一般是 单位 发函机关 关于 事给 单位 收函机关 的函或 单位关于 事的函 复函的标题一般为 单位 发函单位 关于 事的复函 受文单位即函的送达对象 正文 开头 A 去函 交代发函的根据或原因B 复函 与批复写法类似 一般只写 指单位 批年号 字 号函悉 主体部分 提出要商洽 询问 答复 周知的事项 发函要将商洽 询问的事项交代清楚 语言要注意分寸 讲究礼貌 复函要针对来函 简短 扼要 明确地给予答复 注意 1 与便函的区别 便函没有版头 没有武文线和文武线 只用于一般联系 一些批复 通知 意见 议案等有时也用函的格式 2 一般一事一函 清楚明了 便于回复处理 函件格式 1 版头 距上页边30mm处标识发文单位 字体为小标宋体 字号酌定 发文单位下4mm处标识武文线 武文线上粗下细 长170mm 武文线下一行右端顶格处标识发文字号 国办 1989 号 如有密级 标识于武文线下一行左端顶格 2 标题 即函件标题 两种格式 去函 复函 去函标题 发函单位 事由 函 事由 函 发文机关名称 用全称 复函标题 A 复函单位 事由 受函单位 复函 如海南师范大学关于同意琼台师专交流办学经验的复函 B 受函单位 事由 复函 琼台师专关于交流办学经验的函 的复函 位置在发文字号下空一行处 字体用小标宋体字 字号酌定 3 主送机关 3 正文 包括三个部分 开头 首先写明发函的缘由 如根据上级要求 要践行某事体 或据来函复函 写明来函事由 主体 写明要询问或要答复的内容 结尾 根倨行文目的写明 可否 请函复 特此函复 等 4 签署发文单位 发文日期 标