管信07(教材第10章).ppt

1 1 第七章 信息系统的管理 注 本章为指定教材中 第十章 2 2 第一节信息系统开发的项目管理第二节信息系统的运行管理和维护第三节信息系统管理模式与伦理 3 3 第一节信息系统开发的项目管理 主要内容 一 信息系统的开发方式二 信息系统项目管理的任务三 信息系统项目的组织与计划四 信息系统的评价 4 信息系统的开发是一项费时费力的艰巨复杂的系统工程 由于管理既是科学 又是艺术 管理信息系统的开发难度往往要大于技术系统的开发 对企业来说 管理信息系统开发与应用的实质是一种变革的努力 它对企业的组织结构 管理方式等都会产生巨大的推动作用 5 来自人员的阻力 基层 担心自己的工作被计算机替代或由于难以改变自己的工作方式而采取不合作态度 中层 担心新的MIS会使权力结构与管理方式发生变化 从而影响自己原有的地位 高层 不真正了解MIS及其作用 不重视 不亲自参与 没有全面掌握IT各方面的知识和技能 不了解最新的发展动态 6 管理本身带来的难度 不确定性 管理过程难以完整地用文字表达 对信息系统的需求一时也难以完全说清 不稳定性 管理工作的要求 内容和方法常发生变化 7 7 开发的方式有两大类 购买商品软件 专门开发 其中专门开发又有 自主开发 委托开发和合作开发等方式 1 商品软件 种类繁多 大小不一 档次分明 规范研制 反复调试 广泛应用 性能稳定 购置商品软件可加快信息系统的开发进度 对组织变革 流程改革有较大的推动力度 商品软件开发方式有一定风险 个性要求难以满足 不能解决所有管理问题 因此有购置与专门开发并举的集成方式 一 信息系统的开发方式 8 8 2 应用系统软件购置与专门开发并举的集成方式购置管理过程较稳定 模式较统一的功能模块 专门开发稳定性差 个性化强的功能模块 两者有机结合 构成一个完整的信息系统 购置 专门开发 两者并举都要做系统分析 对两者并举方式有两类模块划分 二者接口设计 集成等问题 9 9 3 商品软件的购置与实施过程 10 10 项目管理是指在项目活动中运用专门的知识 技能 工具和方法 使项目能够实现或超过项目干系人的需要和期望 这不仅说明项目管理使用专门的知识和技能 还强调项目管理中各参与人的重要性 在项目管理的九大知识体系中 最关键的是体现在对项目的人员 费用 进度和质量等方面的管理 二 信息系统项目管理的任务 11 11 1 项目定义项目是在既定的资源和要求的限制下 为实现某种目标而相互联系的一次性的工作任务 项目是以一套独特而相互联系的任务为前提 有效地利用资源 为实现一个特定的目标所做的努力 12 12 2 管理信息系统项目的特点 1 目标不精确 管理信息系统项目的目标是不精确的 任务范围比较模糊 质量要求更多地由项目团队来定义 在系统开发初期 用户往往只提出一些初步的功能要求 而提不出确切的具体要求 由于 用户不熟悉信息技术的各种性能指标 因此 系统应达到的各种技术指标更多地由项目组来定义 13 13 2 目标的渐进性 与其他项目不同的是信息系统项目完成之前是不可见的 在项目开始之前只能粗略地进行定义 随着项目的进展才能逐渐完善和确定 这称之为目标的渐进性 为了解决这个问题 应该在项目开始前通过合同明确地描述或定义最终的产品是什么 否则项目无法交付使用 3 需求变化频繁 随着项目的进展 用户的需求也会发生变化 从而导致项目进度 项目费用等不断发生变更 需要不断修改设计与文档 而且在修改中又可能产生新的问题 这就要求项目经理不断监控和调整项目的计划执行情况 14 14 4 智力密集型 管理信息系统的开发受人力资源影响较大 项目组的结构 项目组成员的责任心和能力对项目的成功与否有决定性的影响 与其他行业相比 在管理信息系统开发的项目中 渗透了人的因素 具有较强的个人风格 要高质量地完成项目 必须充分发挥项目成员的聪明才智和创造精神 他们不仅应具备一定的技术水平和工作经验 还要有良好的心理素质和责任心 善于与人合作 有高度的组织纪律性 并能服从项目的严格管理 15 15 3 项目管理及知识体系近十几年来 项目管理逐渐发展成为一个涵盖九大知识体系 五个具体阶段的单独的学科分支 九大知识体系包括以下内容 1 项目集成管理 就是为满足各方需求而进行协调以达到预期目的的过程 它是一项综合性 全局性的工作 主要目的是在相互冲突的目标或可选择的目标中权衡得失 集成管理的内容包括 项目计划开发 项目计划实施 项目综合变更控制这三个过程 这些过程彼此相互影响 同时与其他领域中的过程也互相影响 16 16 2 范围管理 定义项目的边界 着眼于 大画面 的事物 例如 项目的生命周期 工作分工结构的开发 管理流程变动的实施等 3 时间管理 确保按时完成项目的工作程序 它包括活动定义 活动排序 活动的时间估计 进度编制和进度控制 4 成本管理 要求项目管理人员培养经营技巧 处理诸如成本估计 计划预算 成本控制 资本预算以及基本财务结算等事务 17 17 5 人力资源管理 着重于人员与组织的管理 包括冲突的处理 对职员工作动力的促进 高效率的组织结构规划 团队工作和团队形成以及人际关系技巧 6 风险管理 需要管理人员在信息不完备的情况下做出决定 7 质量管理 要求项目管理人员熟悉基本的质量管理技术 8 采购管理 项目管理人员应掌握较强的合同管理技巧 9 沟通管理 要求项目管理人员能与他们的经理 用户 厂商及属下进行有效的交流 18 18 项目管理的五个阶段 项目启动项目计划项目执行项目控制项目收尾 19 19 1 信息系统项目的组织与计划项目的组织指落实项目工作计划所需相关资源的配置 最为关键的资源是人力资源 参与开发项目的成员数目和种类与开发方式有关 就所涉及的组织来看 信息系统开发项目是一类跨组织 跨专业的复杂项目 信息系统开发的组织工作主要是成员的选择 分工和协调 除了采取纯粹外包的方式 原则上 项目最好由用户企业主持 参与成员由用户企业来选择 三 信息系统项目的组织与计划 20 20 信息系统开发项目大多采用团队的组织方式 跨组织和跨专业的协作型团队往往会因各方背景和观念的不同而发生冲突 因此 项目参与方之间的协调是信息系统项目管理的一项重要工作 信息系统开发项目团队的协调应该建立在相互信任和高度责任心的基础上 但为清晰职责 事先还是要有一个明确的协作约定 制订合理和有效的协作机制 21 21 2 项目工作计划的制订首先要确定 开发阶段 子项目与工作步骤的划分 子项目之间的依赖关系及其开发顺序 各开发阶段 子项目与工作步骤的工作量 在此基础上 根据总进度要求制定工作计划落实项目 内容 要求 人员 时间 22 22 信息系统工作量的核定常用人月数表示 一般只能依据经验统计数据给出估计数 研究表明 信息系统的开发人员与开发时间不能正比互换 增加人数 总人月数往往会变大 因为人员增加将产生更多的协调与综合工作 信息系统开发项目工作计划的常用方法 甘特图 网络计划法 23 23 甘特图把计划和进度安排组织在一起 水平方向表示时间 垂直方向列出工作 当多个时间条在同一时段出现时 则蕴含着任务之间存在并发 甘特图的特点 简单 醒目 便于编制 甘特图编制信息系统开发项目工作计划的例子 24 24 3 项目进度的控制几乎没有一个信息系统开发项目能按时完成 由此造成很大损失 项目进度控制尤为重要 开发进度脱期的原因 环境变化 资金不到位 人员变动等 开发进度脱期的特殊原因 工作量经验估计 实际与预计发生较大差别 产生事先未估计到的活动 使工作量增加 需求等发生变化 要作局部修改返工 25 25 可能采取的开发进度控制措施 对不确定性问题 工作计划留有一定宽裕度 例如工作量取上限 预设机动时间等 经常与用户交换意见 掌握企业发展动向 及时明确遗留的不确定问题 减少返工现象 关键路线上的活动延误时 增加开发人员或加班加点 或集中人力予以重点解决 上述措施无效时 调整原定计划 例如 工作步骤次序调整 局部删减 26 26 一般建议的培训内容 1 信息系统基本概念 信息与信息系统概念 作用与价值 信息系统开发方法与过程等 2 计算机基本知识 计算机软硬件基本概念 管理软件的特点与使用方法等 3 管理方法 现代管理方法的基本思想 数据分析与管理决策基本概念与常用方法 4 用户信息系统的介绍 5 用户信息系统的操作方法 4 用户培训 27 27 四 信息系统的评价 信息系统运行一段时间后 就要对其作评价 检查是否达到预期目标 是否达到设计要求 各种资源是否得到充分利用 效益是否理想 指出系统长处与不足 提出改进与扩展意见 信息系统在运行与维护中不断地发生变化 因此评价工作不是一次性的工作 系统评价应定期进行 或有较大改进后进行 第一次评价在投运并进入相对稳定状态后 评价结论作为系统验收的最主要依据 28 28 信息系统的评价属于多目标评价问题 目前大部分的系统评价还处于非结构化的阶段 只能就部分评价内容列出可测量的指标 不少内容还只能用定性方法做出叙述性的评价 以下分系统性能 经济效益与定性效益三个方面提出信息系统的评价指标 29 29 1 系统性能指标 1 系统的可使用性 2 系统的可靠性 3 系统的可扩展性 4 系统的可维护性 5 系统的安全与保密性 6 系统文档的完备性 30 30 2 经济效益指标 1 系统投资额 软硬件购置与安装费 应用系统开发或购置费 2 系统运行费用 通信 耗材 管理 系统折旧 5 8年 日常维护费 3 系统运行新增加的效益 成本降低 库存减少 资金周转加快 利润增加及人力减少 4 投资回收期 是经济效益的重要指标 31 31 3 定性效益指标 1 推动组织结构 管理制度与模式变革 这种作用一般无法用其他方法实现 2 提高企业知名度 客户信任 员工信心 3 使管理人员获得新知识 新技术 新方法 提高技能素质 拓宽思路 4 加强部门和管理人员之间的联系 加强协作精神 提高企业凝聚力 5 提高对客户的响应速度 提高客户的满意度 进而提高市场份额 6 对组织的规章制度 工作规范 定额与标准 计量与代码等的基础管理产生很大的促进作用 为其他管理工作提供有利的条件 32 32 第二节信息系统的运行管理和维护 信息系统的开发与运行是影响系统质量与效果的两个同等重要方面 如果运行不好 就无法体现新系统的优越性 主要内容 一 系统的运行管理二 系统的维护三 系统文档管理四 系统的安全与保密 33 33 1 系统运行情况记录记录内容 从每天的客户端计算机打开 应用系统的进入 功能项的选择与执行 到下班前的数据备份 存档 关机等 运行情况不正常现象 发生时间及可能原因 2 制定尽可能详尽的规章制度 设置自动记录功能 重要功能运行情况仍应做书面记录 一 系统的运行管理 34 34 1 系统日常维护 保持良好可运行状态 1 数据或信息维护 备份 存档和整理 2 数据存档或归档 数据积累到一定量或经过一定时间间隔后转入档案数据库 3 硬件维护 设备的保养与安全管理 简易故障的诊断与排除 易耗品更换与安装 二 系统的维护 35 35 2 系统应急维护信息系统的应急维护是指应对外部突发性事件或内部隐患暴发而采取的预防措施和系统遭受损害后的紧急处置和恢复工作 应急维护从词面上看是紧急情况下的应对性维护 但要有效实现应急维护应该从事前防范措施和事后应对措施两个方面来考虑 前者治本 后者治表 36 36 3 系统适应性维护为适应环境的变化 信息系统要相应的改进与提高 运行过程中暴露出的问题必须及时予以解决 实践证明系统维护与系统运行始终并存 系统维护的代价往往要超过系统开发的代价 系统维护将显著地影响系统的质量与生命周期 37 37 系统的适应性维护是一项计划性的工作 并以系统运行情况记录与日常维护记录为基础 其内容有 系统发展规划的研究 制订与调整 系统缺陷的记录 分析与解决方案的设计 系统结构的调整 更新与扩充 系统功能的增设 修改 系统数据结构的调整与扩充 系统硬件的维修 更新与添置 系统维护的记录及维护手册的修订等 38 38 信息系统的文档是 描述系统发展与演变过程及各状态的资料 在系统开发 运行与维护中积累而形成 系统的开发要以文档的描述为依据 系统实体的运行与维护更需要文档来支持 系统文档是信息系统的生命线 管理要求 保持文档的一致性与可追踪性 管理工作 文件标准与规范的制定 文档编写的指导与督促 文档的收存 保管与借用手续的办理等 三 系统文档管理 39 39 信息系统的安全是 为防止有意或无意的破坏系统软硬件及信息资源行为的发生 避免遭受损失所采取的措施 信息系统的保密是 为防止有意窃取信息资源行为的发生 使组织免受损失而采取的措施 常见报导的病毒传播破坏和电脑 黑客 犯罪说明信息系统安全与保密的必要性与紧迫性 四 系统的安全与保密 40 40 信息系统安全与保密工作 制定严密的安全与保密制度 深入宣传与教育 提高安全与保密意识 制定损害恢复规程 配备齐全的安全设备 设置切实可靠的系统访问控制机制 权限 用户身份确认 防火墙设置等 完整地制作系统软件和应用软件的备份 敏感数据尽可能隔离存放 由专人保管 41 41 第三节信息系统管理模式与伦理 主要内容 一 信息管理部门的任务和建制二 信息主管与信息人员三 信息系统外包四 信息系统的伦理问题 42 42 如今几乎每个稍具规模的组织都设置了信息管理部门或机构 1 信息管理部门的任务责任是引入和配置信息技术 开发和组织信息资源 提供信息服务 支持组织战略目标的实现 任务有 1 信息化建设规划的策划 制定与实施 2 信息资源的开发 组织与管理 3 信息化建设项目的组织 管理与实施 4 信息系统的管理与维护 5 信息人员的组织 培养与管理 6 向组织各阶层提供信息服务 一 信息管理部门的任务与建制 43 43 1 目前我国组织的信息管理部门主要有两大类 按专业划分的传统的阶层结构 按项目划分的矩形结构 自主开发为主时 2 规模大者分工较细 规模小者身兼数职 3 人员组成广泛 大都是计算机专业人才 近年来信息管理与信息系统专业人才逐渐增多 4 信息管理部门人员数约是组织总人数的1 3 2 信息管理部门的建制 44 44 阶层结构的信息管理部门的建制 45 45 信息主管 又称首席信息官 ChiefInformationOfficer 简称CIO 是信息管理部门的总负责人 承担有关信息技术应用 信息资源开发和利用的领导工作 其主要任务是要通过信息技术和信息资源来增强竞争力 为组织在信息社会环境中的生存和发展开阔新的空间 CIO参与组织高层决策 有很高的素质要求 应该具备较高水平的组织能力和领导能力 具有商业头脑 谈判 沟通与解决冲突技能 二 信息主管与信息人员 46 46 信息人员大都具有较高学历 各有技术或管理专长 上下级概念较淡薄 较看重成就感 因此 信息人员的招聘 培养和管理等也有其特殊性 信息人员肩负的任务具有 较大不确定性和自主寻求解决方案的特点 还涉及较多的商业机密 因职业关系和信息技术的特性 信息人员对于组织的信息安全和信息伦理担负着艰巨的责任 目前还很难从技术上解决信息安全的根本问题 为此 一方面要从技术上加强组织的信息安全保障 另一方面要从管理机制上加强信息人员信息安全意识和职业道德的教育 47 47 所谓业