项目风险管理解决方案及运用

项目风险管理解决方案及运用 1 引言 项目是在复杂的自然和社会环境中进行的 受众多因素的影响 对于这些内外因素 从事项目活动的主体往往认识不足或者没 有足够的力量加以控制 项目的过程和结果常常出人意料 有 时不但未能达到项目主体预期的目的 反而使其蒙受各种各样 的损失 而有时又会给他们带来很好的机会 项目同其它的经 济活动一样带有风险 要避免和减少损失 将危险化为机会 项目主体就必须了解和掌握项目风险的来源 性质和发生规律 进而实行有效的管理 1 同样 在联想消费产品的研制过程中 一直伴随着多种不确定 的风险问题 我们根据消费产品研发的实际情况和风险的特性 并且结合我们已经开发使用的软件方案中存在的一些遗留问题 详细规划 给出一套完整的风险解决方案 2 风险解决方案 2 1 现状分析 电脑产品的开发和研制过程自始至终充满了错综复杂的矛盾和 大量的不确定性 根据不同的风险特性和业务活动情况 我们 将产品研发业务分成产品启动阶段 制定计划阶段 具体实施 阶段和收尾阶段 每个阶段的风险大致描述为 产品启动阶段 对用户群把握不准确 造成整个产品的设计 理念和设计方向与实际的市场需求偏移 或者由于对市场的变 化反映迟缓 产品启动阶段发现其它公司的同种或更先进设计 理念的产品已经上市 制定计划阶段 项目管理人员与项目实施人员之间的沟通不 善 或者对项目中出现的风险问题预估不够 造成项目计划与 实际操作方式偏移 具体实施阶段出现的问题一般比较复杂 包括经济方面的风 险问题 技术方面的风险问题 以及其它的一些不确定的社会 或人为的风险问题 收尾阶段仍然存在少量的风险 所以说 产品研制从启动 制定计划 具体实施到收尾的过程 中 一直存在着风险的问题 也一直存在着项目中止的可能性 项目的不同阶段会有不同的风险 实时监控 迅速了解并解决 风险问题是保证项目实施的关键 2 2 方案介绍 项目运行的各个阶段 均伴随着风险的评估和处理 所以 如 何记录和处理相应的问题 是我们目前面临的急需解决的问题 消费电脑事业部针对这个问题 在天麒 天麟产品的研发阶段 曾经开发过相应的 B S browse server 架构的小软件 将产品 研发过程中出现的问题展示在内部平台上 展示的主要内容包 括 出现问题的相关部件 出现问题的时间 解决方式等相应 项 供相关的工程师填写 相应的项目小组成员 项目决策人 员查阅 能达到显示项目中出现的风险问题 以期迅速解决的 目的 但是 对软件的实用情况作了相应的调查后 我们发现 工程师认为该软件并不能全部满足他们的需求 主要体现在 没有对相关问题的风险度的评估 可能有些问题对项目的实 施各方面造成的影响微乎其微 也可能某个问题的出现可能导 致整个项目的完结时间延迟 造成很大的影响 在该软件中没 有相关的风险度的评估 信息与角色之间的对应关系不明确 工程师关心的是自己的 部件方面出现的问题 以及对本部件会产生影响的其它部件出 现的问题 项目管理人员可能对某些关键部件 计划中处于关 键路径上的部件 的关注程度较高 对于项目决策人员而言 需要的是经过提炼的 对决策有帮助的文件 但是上述方案中 没有相应的规划 部件的问题与项目中的任务之间的关系不明确 部件的研发 存在着生命周期 在不同的生命阶段 出现的风险是不同的 风险造成的影响也是不同的 这方面的信息对项目管理人员是 非常重要的 针对以上出现的种种缺憾 我们保持了 B S 架构体系 重新对 规划风险问题 以期满足不同角色的需要 给出了如下的风险 记录和解决的设计方案 首先 确定风险问题的定位 一般而言 一个项目的风险主要 体现在项目中的任务是否能如期完成 资源是否能合理使用等 问题上 简而言之 项目风险与项目任务不可分割 所以 我 们在软件中引入 WBS Work Breakdown Structure 工作分解 结构 字典的概念 为消费产品的研制制定 WBS 字典 将产 品研制过程中的项目可交付成果分成更小的 更容易管理的单 元 伴随着 WBS 字典的发布 目前运行相关的项目任务将是 WBS 字典的一个子集 所以 将项目任务中出现的风险与相关 的任务紧密衔接 构成同一个任务的目前出现的所有风险问题 的集合 简称风险集 如图 1 所示 这样做的另一个好处是所 有正在运行或已经结束的项目中出现的风险问题将会存放在相 应的 WBS 单元中 如此 我们在本次项目运行的各阶段 不 但可以递交目前的风险问题 还可以查阅以前项目相应单元中 出现的风险问题 有利于风险的规避和风险的应对 图 1 结合 WBS 字典 提交相应问题 其次 不同的风险 对项目所起的作用和影响均不同 所以 应该存在风险的量化问题 目前阶段 为便于处理风险问题 我们简单的给出了一种二维量化标准 用 延期可能性 风险 危害程度 这种二维数组表征风险问题 其中 延期的可能性 指本问题出现的可能性 由工程师填入相应的百分比数字 而 风险的危害程度分成高 中 低三部分 分别对应对整个项目 造成延期的可能性 对本部分造成延期的可能性和对本次任务 造成延期的可能性 当然 由于风险的本身特性和消费产品研 制的过程中出现的不确定性因素太多 如何界定当前风险的危 害程度 目前还没有一个数学方案 还依赖有经验的工程师的 决断 最后 对不同角色的项目参与人 在项目中所处的地位不同 对风险的认识的方面也有所不同 部件工程师关注的是单个部 件的风险问题 项目管理者关注的是造成项目延期的最大可能 性的问题 而决策者关注的是风险的可承担性的问题 如下的 风险用例图即显示不同角色需要的不同的信息资料 如图 2 所 示 图 2 实施阶段风险用例图 工程师发现在部件的研发过程中出现某个问题 可能引起该阶 段任务的完成时间延迟 工程师必须向项目管理人员提供这种 风险问题的后果 造成后果的可能性 以及风险的严重性等风 险属性 同时 为便于知识的积累 还应提供相应的解决方案 项目管理人员收到来自工程师的风险评估报告 他首先关心的 应该是该部件的运作是否处于关键路径上 对项目整体造成的 影响会有多大 对其它部件造成的影响会有多大 能按时解决 的可能性将会有多少 与其它的风险问题综合 定期提交给项 目决策人员 使项目决策人员能实时了解项目运作中出现的风 险问题 有的放矢的制定出决策方案 对于项目决策人员而言 收到的信息应该是经过项目管理人员提炼之后的数据信息 知 道项目进度正常与否 风险是否在可控范围内即可 2 3 方案实现 在方案实施方面 最重要的就是风险量化和定制化界面的概念 将风险问题用不同的符号标识出来 角色与信息对应起来 使 不同的项目角色能对不同的风险问题做出迅速的反映 快速解 决项目风险问题 详细说明如下 工程师页面中要求录入的内容与第一版的软件相比 改动内容 不大 但主要是为满足部件之间的配置管理以及风险量化管理 做出如下补充 可定制显示其它相关联部件的风险问题信息 将项目中出现的问题集与 WBS 单元结合 选择相应的项目 任务填写出现的问题 对应每种风险 要求提交相应的风险度 即 延期可能性 风险危害程度 项目管理人员需要全面监控和协调项目中出现的不确定性问题 所以 项目目前运行进度和项目中出现的风险问题是项目管理 人员必须时刻关注的 以下提供的项目管理人员的进度 风险 图 如图 3 所示 在本页面中 最重要的是风险量化的概念 将风险问题用四种色彩标识出来 其中 红色表示严重的风险 问题 需要给予足够的重视 否则会引起项目重大变更 黄色 表示中度风险问题 影响范围相对小一些 绿色表示风险问题 在可控制范围 造成的影响不大 对各种风险问题 一经解决 改用蓝色标识 以示区别 同时 在图中用进度条标识项目目 前运行的阶段 将项目进度问题与项目中风险问题衔接起来 项目管理人员可清晰的了解目前项目运作状态 以及项目中出 现的问题 图 3 项目进度中的风险问题显示 对项目决策人员而言 无需了解项目中出现的具体问题 应该 关注的是项目实施的正常与否 可提供图形化的界面 显示项 目的进度以及项目各阶段的风险数以及项目风险的评估等级即 可 详细的总体风险评估由项目管理人员提交相应的备注文件 说明 3 结论 风险管理是联想消费电脑事业部项目管理的一个重要组成部分 在此提出的风险解决方案是我们结合消费产品研制的现状和项 目组成员的需求制定出来的 实践证明 该套方案能满足目前 我们对风险管理的需要 可以将一些不确定性问题挖掘出来 量化处理 WBS 字典的加入 风险问题和项目任务紧密结合起 来 并且能转化为一种知识和技术积累 使工程师们宝贵的经 验不至于白白流失 为后续的工作提供了良好的指导 但是 产品研发的过程中出现的问题是多样的 我