第三章-会展项目的组织管理PPT课件.ppt

第三章会展项目的组织管理 第一节会展项目的组织第二节会展项目经理第三节会展项目团队第四节会展项目人力资源管理 1 本章导读 会展项目管理为什么需要设立组织 那是由会展项目的特点决定的 大型会展项目若不依靠有共同目标且相互协调的一群人 很难想象个人如何完成如此复杂的任务 2 第一节会展项目的组织 组织是一切管理活动取得成功的基本要素 会展项目组织的目的是充分发挥会展项目管理的功能 提高会展项目管理的整体功效率 以达到会展项目管理的目的 会展项目组织管理主要包括组织规划与设计 会展项目经理的遴选 团队组建以及团队的人力资源管理等问题 其中 会展项目的组织规划与设计问题时首要的基本问题 会展项目组织建设包括从组织设计 组织运行 组织更新到组织终结这样一个生命周期 3 一 会展项目的组织及其类型 一 会展项目的组织会展项目的组织或组织机构包含两层含义 一是举办会展项目的组织 机构 如2008年北京奥运会举办机构中国政府 二是具体负责实施会展项目的管理团队组织 机构 如北京奥运会的具体实施组织机构北京奥组委 4 1 定义 会展项目组织是为完成会展项目而建立的组织 一般也称为会展项目班子等 会展项目组织的具体职责 组织结构 人员构成和人数配备等会因项目性质 复杂程度 规模大小和持续时间长短等有所不同 会展项目组织的一般职责 是会展项目规划 组织 指挥 协调和控制 会展项目组织管理内容 对会展项目的范围 费用 时间 质量 风险 人力资源和沟通等多方面进行管理 5 2 特点会展项目组织不同于一般的职能型组织 它自身具有如下特征 1 独立性会展项目组织服务于会展项目 独立地作用于会展项目 2 临时性项目组织与传统组织相比 最大的区别在于项目组织具有临时性 项目组织是一个临时性特别组织 3 要素流的横向性各类资源要素在横向的部门之间围绕会展项目的阶段性目标而横向分配 4 注重沟通和协调 6 二 会展项目组织结构设置的原则 1 管理跨度原则2 精干高效原则3 目的性原则4 及时更新原则5 与企业组织一体化原则 7 三 会展项目组织结构的类型 会展项目管理的组织结构实质上决定了会展项目组织实施项目获得所需资源的可能方法与相应的权利 会展项目组织结构基本形式有以下三类 职能型项目型矩阵型 8 9 1 两种传统组织结构的比较 纯项目型组织和职能型组织 1 纯项目型组织结构基本特征 项目成员按照会展项目需要分工 不存在固定的财务 人事 营销等职能部门 缺点 不同项目之间缺乏信息交流 资源不能共享 成本高 适用范围 同时进行多个会展项目或大型市场化项目 2 职能型组织结构 基本特征 按职能原则建立会展项目组织 把会展项目委托给某一职能部门 由职能部门主管负责 缺点 项目成员受双重管理约束 不适应大会展项目 适用范围 只适用于小型的 专业性较强 无须涉及众多部门的会展项目 主要是公司内部项目 图3 2职能型组织结构 10 2 矩阵型组织结构 一种更为适应会展项目的组织结构 矩阵型组织是职能型和项目型的混合体 既具有职能型组织的特征又具项目型组织的特征 采用矩阵型组织结构 应充分考虑专业职能部门永久性以及会展项目组织临时性 设立专门的项目责任部门 项目经理部 如图3 3所示 11 图3 3矩阵型组织结构 1 矩阵型会展项目的组织特征 2 适用范围适用于同时承担多个会展项目的企业和大型复杂项目 3 优缺点 4 矩阵型组织结构的分类分为强矩阵型 平衡矩阵型 弱矩阵型三种类型 三种矩阵型组织结构如下图所示 12 5 会展项目组织结构的选择如P83表3 1所示 13 会展项目组织结构的选择 14 15 16 以展会项目为例介绍组织机构设置 1 策划部策划部是会展组织的主要基础部门 它的主要工作是企业策划与展出策划两部分 2 业务部业务部是会展组织的重要部门之一 企业赢利与否直接取决于业务部的招商业绩 3 市场部市场部主要负责新闻宣传 广告策划实施 协调与各社会团体或政府的关系等 会展项目常用组织结构 17 4 信息部信息部负责展览会的通信 网络数据的租赁业务 以及会展企业信息系统的规划 建设与维护 应用软件及办公电脑 耗材的采购与管理 同时还负责组织内部通信系统及网络的建设与保障工作等 5 管理部管理部的主要工作包括对展台准备工作的管理 展台后续工作的管理及展会整体评估工作的管理等 6 工程部工程部负责会展组织的各项基建工作 展会期间建筑物装饰装修建设和设备设施的维修与养护 18 7 财务部财务部主要工作是编制会展项目预算 控制项目费用 筹集和运用好资金 使企业获得最佳收益 8 人力资源部人力资源部负责会展项目所需人员的招聘 培训 考核 奖罚等工作 保证项目所需的人力资源 9 保安部保安部的主要职责是维护展览现场的良好秩序 确保展会环境安全 19 案例 广交会的组织机构 大会秘书处业务办公室外事办公室政治工作办公室保卫办公室新闻中心卫生保健办公室证件服务中心广交会客户联系中心 20 二 会展项目的组织规划 一 总则1 组织规划的概念项目的组织规划是根据会展项目工作结构分解 WBS 确定其组织结构及其形式 选择适合的人员 并分派责任 任务和报告关系的一系列筹划活动的总称 会展组织规划是根据会展项目的目标和任务 确定适当的组织结构 划分组织的有关部门 并使这些部门有机地相互联系和相互协调 共同为实现项目目标而各司其职又相互协作 组织规划还要能提供反映和支持项目的控制 决策和信息沟通网络 21 2 组织规划的原则 部门契约约束的原则角色和责任明确的原则报告结构简明的原则 项目组织设计 规划 依据 目标的分析 WBS 环境分析内容 组织结构设计和组织流程设计三种组织结构适用的范围 22 二 组织规划考虑的问题 1 从项目环境的层次应该立足于项目的环境 可从三种层次三大因素去分析三种层次 项目决策层 项目建设的最高层次 项目管理层 最为关键的一个组织层次 项目实施层三大因素 有一些与项目利益相关者的关系是项目经理不能改变的 对于设计单位 咨询单位和施工单位等委托的项目实施单位 项目经理必须有能力对他们进行控制和协调 进行界面管理 要注意考虑一些不具有合同关系组织也存在指令关系 23 1 从项目环境的层次 表3 2说明了企业中存在的项目经历与上层管理者和职能经理间的协商机制 对于成功的项目管理来说 以下三点是很重要的 项目经理的授权和定位问题 项目经理和控制项目资源的职能经理之间良好的工作关系 项目成员的双重领导和回报问题 3 从项目实施的层次要有利于项目组织管理对其控制和协调 24 三 项目组织设计的内容 1 组织结构组织是硬件和软件共同构成的关系网络 2 组织结构设计要素一是工作部门的设置 做到任务与权力要一致 见P89表3 3 二是工作部门的等级 三是管理层次和管理幅度 3 组织结构的形式 25 第二节会展项目经理 项目经理是项目团队组织的灵魂 承担着会展项目的计划 组织 实施 控制及领导的作用 项目经理的管理 组织与协调能力 以及素质与知识结构对项目的成败有着决定性影响 26 一 会展项目经理的职责 一 制订会展项目计划会展项目经理的计划职责具体包括如下五个方面 1 确定会展项目目标2 制订会展项目计划3 确定会展项目所需资源4 制订会展项目所用的技术与规章5 建立管理信息系统 27 二 组建会展项目团队 会展项目经理的组织职责 就是组建项目团队 其具体职责可以分解为如下五个方面 1 组建会展项目小组2 确立会展项目管理机构3 制订会展项目管理责任矩阵4 促进内外部有效沟通5 配备各种资源 28 三 指导会展项目活动 会展项目经理的指导职能具体体现为 1 指导会展项目计划的各项活动2 提供阶段性的进度报告及相关信息3 定期评价项目进展 调整组织结构4 处理冲突 化解矛盾 减少风险5 促进项目团队建设6 协调解决职能部门与项目小组之间的问题 29 四 控制会展项目过程 会展项目经理的控制职能包括以下几点为 1 确定项目活动的优先级2 对项目的范围及其他变更进行评价3 控制成本 进度和质量进展 30 二 会展项目经理的权利 一 职位权利1 资源支配权利2 决策权力3 工作鉴定权利 二 非职务权利1 经验或专业技术方面的权利2 人格权利 魅力 31 三 会展项目经理的素质 要成为合格的会展项目经理 取得会展项目管理的成功 会展项目经理必须在德 识 能 知 体五个方面不断地修炼 一 品德素质主要表现为如下三个方面 1 责任感强2 工作作风好3 为人正直诚实品德素质也可分为性格品质 道德品质两个方面 32 二 创新素质 简称为 识 具体要求包括以下三点 1 识别新生事物2 果断决策勇气3 革新现状胆识 33 三 能力素质 项目经理应该具有娴熟的管理能力 主要包括以下几点 1 组织管理能力2 应对风险危机能力3 社会活动能力 四 知识素质 指知识水平和知识结构 主要涉及的知识领域包括以下几点 1 项目管理学知识2 信息技术与外语知识3 经济学等相关知识4 法律学科相关知识也可归纳为 专业知识的深度 综合知识的广度 管理知识的水平 34 五 身体素质 四 会展项目经理的技能 一 项目管理技能1 熟悉五大项目管理过程2 掌握九大项目管理内容3 学会相关管理软件 二 人际关系技能1 熟悉项目的人际关系网络2 掌握人际关系技能3 建立良好的客户关系 35 三 情境领导能力 如P99图3 4所示 横轴表示指导程度 纵轴表示支持程度 包括四种领导形态 1 指令2 授权3 教练4 支持 36 四 谈判和沟通技能 这种技巧具体要求包括以下几点 1 充满自信2 确保良好形象3 随机应变4 语言组织与演讲 37 五 战略决策技能 1 运筹谋划2 总揽全局3 增强预见性 五 会展项目经理的选择与发展 一 会展项目经理的选择1 选择的原则会展项目的特征候选人能力 素质及经验的综合2 选择程序包括会展项目特征分析 确定选聘标准 发布选聘信息 等级候选人 组织评审 候选人的录用等六个环节 3 选择方法有招聘上岗制 领导委任制 基层推荐制 38 二 会展项目经理的发展 培养 会展项目经理业务能力的提高与发展途径有 1 自我学习2 培训学习3 技能实操4 职位晋升 轮岗 39 案例 项目经理的素质与角色案例分析 会展项目经理胜任力模型研究 40 第三节会展项目团队 一 会展项目团队的特征 一 会展项目团队概念指为实现项目的目标由共同合作的若干成员组成的正式组织 项目团队是为了某一共同目标而共同工作的一群人 整体 所有个体的总和 是一个团队一同良好工作的特征 会展项目团队的工作就是团队成员为实现会展项目目标而进行的协调 配合 沟通等方面的努力 41 二 会展项目团队的特征 会展项目团队除了具有临时性 高效率等外 还有 1 成员来源广泛性2 成员工作的双重性3 成员工作的变动性4 经理权力的有限性 项目团队有两个鲜明的特点 第一是个体成员有共同的工作目标 第二是成员需要协同工作 也就是说某个成员工作需要依赖于另一成员的结果 42 二 会展项目团队的发展阶段 会展项目团队从组建到解散 是一个不断成长和变化的过程 其发展阶段可划分为 组建 形成 磨合 震荡 正规 规范 成效 表现或执行 解散 解体 五个阶段 如P106图3 6所示 43 会展项目组织 或团队 从组建到解散 是一个不断成长和变化的过程 一般将这一过程称为项目组织的生命周期 如下图 项目团队的创建与发展阶段示意图 一 形成 初建 阶段此时团队成员由个体而归属于团队 归属的需求得到满足 总体上有一种积极向上的愿望 团队成员的情绪特点包括 激动 希望 怀疑 焦急和犹豫 在心理上处于一种极不稳定的阶段 此时项目经理需要为整个团队明确方向 目标和任务 为每人确定职责和角色 44 二 震荡 磨合 阶段 团队成员开始合作后就会有人发现各方面与当初的设想和期望不一致动而出现失望 结果产生矛盾和抵触 此时团队成员情绪的特点是 紧张 挫折 不满 对立和抵制 项目经理需设法解决出现的各种问题和矛盾 消除震荡的关键在于容忍不满的出现和积极解决冲突 消除团队中的震荡因素 三 规范阶段 此时项目团队成员的情绪特点 信任 合作 忠诚 友谊和满意 项目经理此时应通过正负强化等激励手段去规范人们的行为 应开展积极授权和支持项目团队成员的建议和参与 应使整个团队和每个团队成员的行为都能为实现项目目标服务 45 四 辉煌 成效或实施 阶段 此时项目团队的成员积极工作 项目团队不断取得辉煌成绩 此时团队成员开放 坦诚 相互依赖和具有很高的团队集体感和荣誉感 项目经理在这一阶段应该采用自我管理和自我激励的模式开展管理 五 解散阶段 随着会展项目的结束 项目团队面临解散 此时项团队成员出现 人心涣散 各自谋划未来出路 此时项目经理最好采用措施收拢人心 稳住队伍 克服工作松懈的局面 保持工作效率 同时考虑成员以后工作安排的问题 46 团队精神与团队绩效 47 三 会展项目团队的组建 48 一 组建原则1 明确会展项目目标项目团队的目标是为了完成某个一次性的特定任务 它有着明确的质量要求 工期要求 成本要求等多目标约束 所有这些目标都必须实现 即必须在预定的工期内 在预计的成本范围内 实现预期的质量要求的可交付成果 2 制定共同的行为准则3 高度互信与互助4 铸造团队精神与协作信念 二 会展项目团队的组建 会展项目经理的一项重要工作就是组建会展项目团队 1 组建方法 1 任务导向法 49 2 价值观共识法 50 3 角色界定法 4 人际关系法 51 2 利益相关者分析项目团队的工作职责之一 就是协调项目利益相关者关系 促使项目的利益最大化和利益相关者各自利益的优化 1 会展项目利益相关者及其权利 52 2 项目利益相关者管理要素管理要素为 识别 参与的层次 积极调查 化解冲突 导入项目统筹 3 利益相关者管理的关键问题有如下四个方面 明晰利益相关者主体 确立利益相关者的利益或权利 细化项目团队的义务和责任 项目团队如何协调利益相关者 53 54 55 四 项目经理在项目团队各阶段的管理 项目经理在项目团队发展不同阶段的管理 团队形成阶段 采取指导型的管理风格团队风暴阶段 采取影响型的领导风格团队规范阶段 采取参与型的领导风格团队执行阶段 采取授权型的领导风格团队解散阶段 采取指导型的领导风格 56 案例 昆明进出口商品交易会的利益相关者 57 第四节会展项目人力资源管理 一 会展项目人力资源管理概述 一 会展项目人力资源管理概念项目人力资源管理是指对于项目的人力资源所开展的有效规划 积极开发 合理配置 准确评估 适当激励等方面的管理工作 会展项目人力资源管理就是 根据会展项目目标 采取科学方法 对会展项目组织成员进行合理的选拔 培训 考核 激励 使其融合到会展团队中并充分发挥其潜能 从而保证高效实现会展项目目标的过程 58 二 会展项目人力资源管理的特点 有如下特点 团队性阶段性灵活性项目人力资源管理的特点 管理的短期性 工作