第四章-财务与报务处理系统PPT课件.ppt

第四章账务与报表处理系统 1 账务系统的基本功能与操作流程 账务处理系统是会计核算的核心 账务系统的基本功能是将会计原始凭证经过一定的数据处理过程形成会计账簿 无论是手工条件还是计算机条件 都必须完成这一基本功能 2 用友公司ERP软件 U8功能结构 3 账务处理系统的基本功能 4 账务处理系统与其他系统的关系 5 4 2账务系统的初始设置 6 第一部分系统管理平台 一 启动系统管理平台 注册 系统服务 系统管理 系统 注册 输入admin 练习时请不要设置密码 二 增加用户 权限 用户 增加操作员 三 建账 账套 建立 注意启用期间的选择 四 设置权限 权限 权限 分配权限注意选择对应账套和操作员 注意 请牢记所建账套主管名称和帐套名称五 账套备份 账套恢复 7 8 一 启动系统管理 系统允许以两种身份注册进入系统管理 一是以系统管理员的身份 二是以账套主管的身份 用友U8默认系统管理员用户名是admin 默认账套主管用户名是demo 注意 区别系统管理员与账套主管的功能权限不同 系统管理员 负责整个系统的总体控制和维护工作 可以管理该系统中所有的账套 以系统管理员身份注册进入 可以进行账套的建立 引入和输出 设置操作员和账套主管 设置和修改操作员的密码及其权限等 不能登录软件模块 账套主管 负责所选账套的维护工作 主要包括对账套进行修改 对年度账的管理 包括创建 清空 引入 输出以及各子系统的年末结转 所选账套的数据备份 以及该账套操作员权限的设置 9 二 设置用户 为了保证系统及数据的安全与保密 高版本的用友软件系统提供了角色管理和用户管理功能 以便在计算机系统上进行操作分工及权限控制 10 11 12 1 用户管理 用户是指有权登录系统 对应用系统进行操作的人员 即通常意义上的 操作员 每次注册登录系统 都要进行用户身份的合法性检查 注意 操作员编号在系统中必须惟一 所设置的操作员一旦被使用 则不能删除 在实际工作中可以根据需要随时增加操作员 13 三 账套管理 账套是指一组相互关联的账务数据 一般来说 可以为企业中每一个独立核算的单位建立一个账套 系统最多可以建立999套账 其中 998 和 999 账套是系统内置的演示账套 一 建立账套 建立账套 即采用ERP U8用友应用系统之前为本企业建立一套账簿文件 根据企业的具体情况进行账套参数设置 主要包括 核算单位名称 所属行业 启用时间 编码规则等基础参数 账套参数决定了系统的数据输入 处理 输出的内容和形式 14 15 一 建立账套 1 设置账套代码与名称 注意 新建账套号不能与已存账套号重复 账套名称可以是核算单位的简称 它将随时显示在正在操作的财务软件的界面上 账套路径为存储账套数据的路径 可以修改 启用会计期为启用财务软件处理会计业务的日期 启用会计期不能在机内系统日期之后 16 2 输入单位信息 3 确定核算类型 注意 行业性质的选择决定着系统为该账套提供适合于该行业的基础数据 账套主管可以在此确定 也可以在操作员权限设置功能中修改 系统默认按所选行业性质预置会计科目 如果单击取消 按行业性质预置科目 复选框 则不按行业预置会计科目 系统提供了工业 商业两种类型 如果选择了工业模式 则系统不能处理受托代销业务 如果选择商业模式 委托代销和受托代销业务都能处理 17 4 确定分类信息若选择各项分类核算 则必须先设置各项分类方案 然后才能设置相应的基础档案 5 确定编码方案编码方案是指设置编码的级次方案 这里采用群码方案 这是一种分段组合编码 每一段有固定的位数 编码规则是指分类编码共分几段 每段有几位 一级至最底层的段数称为级次 每级 或每段 的编码位数称为位长 编码总级长为每级编码位长之和 18 建完账后 如果分类编码方案设置有误 可以在哪里进行修改 注意 19 6 子系统的启用 刚建完账后启用账套中的某个模块 以账套主管的身份登录企业应用平台 也可以启用当时错过启用的模块 并且可以查询各个模块已启用的月份 20 补充 修改账套 系统要求 只有账套主管才有权利注册使用账套修改功能 如果要修改某一账套的信息 首先应在启动系统管理后 以账套主管的身份登录注册系统管理 并选择要修改的账套 注意 若当前操作员不是要修改账套的主管 则应在 系统管理 窗口中 先注销当前操作员 再重新选择操作员 21 四 财务分工 设置操作员权限以系统管理员身份注册登录 然后在 权限 菜单下的 权限 中进行功能权限分配 在 增加权限 对话框中 可以单击上级权限后打开该上级权限所属的明细权限 根据自己的需要删除或选择明细权限 操作员划分权限的原则 22 在实际工作中一个账套可以定义多个账套主管 一个操作员也可以担任多个账套的账套主管 在设置操作员权限时 只需对非账套主管的操作员设置相应的操作权限 而系统默认账套主管自动拥有该账套的全部权限 注意 23 五账套备份 输出账套 账套输出 即会计数据备份 就是将ERP U8应用系统所产生的数据备份到硬盘 软盘或光盘中保存起来 账套的 输出 功能除了可以完成账套的备份操作外还可以完成删除账套的操作 如果系统内的账套已经不需再继续保存 则可以使用账套的 输出 功能进行账套删除 注意 只有系统管理员才有权限输出账套 在删除账套时 必须关闭所有系统模块 24 五账套恢复 引入账套 账套引入 即会计数据恢复 是指把软盘上或硬盘上的备份数据恢复到硬盘上指定目录下 即利用现有数据恢复 注意 恢复备份数据会将硬盘中现有的数据覆盖 因此如果没有发现数据损坏 不要轻易进行数据恢复 在引入账套时系统默认的账套路径如果与实际要引入的账套路径不同 则应修改账套路径 25 小结 系统管理 1 系统管理员 admin 建立账套 增加用户 分配权限账套输出 账套引入账套自动备份清除异常任务 清除单据锁定2 账套主管 demo 修改账套 分配权限年度账备份3 账套备份自动备份手工备份 26 思考题1 账套的启用日期与系统日期的关系 2 系统管理员与账套主管分别有哪些操作权限 27 第二部分总账系统初始化 在开始日常业务之前 必须设置所用到的所有基础数据 按照下列顺序设置财务产品需要的基础数据 部门档案职员档案 职员编号必须唯一 职员编号和职员名称必须输入 地区分类 客户分类 供应商分类客户档案 供应商档案付款条件存货分类 计量单位 存货档案外币及汇率 结算方式 凭证类别 没有顺序 28 一 设置总账系统启用参数 应根据实际情况 在总账系统使用之前通过设置总账系统 选项 正确选择适合本单位的各种参数 以达到会计核算和财务管理的目的 制单序时控制 选取该项 制单时凭证号必须按日期顺序排列 如有特殊需要可去掉该选项 资金及往来赤字 选取该项 制单时现金 银行科目余额出现负数时 系统给予提示 支票控制 在启用票据管理又选取该项 在制单时录入了未在支票簿中登记的支票号 系统将提供支票登记簿 查看软件帮助 29 二 凭证类别设置系统提供了常用的凭证分类方式 30 定义凭证类别的限制类型借方必有 制单时 此类凭证借方至少有一个限制科目有发生额 贷方必有 制单时 此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生额 凭证必有 制单时 此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生额 凭证必无 制单时 此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生额 无限制 制单时 此类凭证可使用所有合法的科目 设置限制条件的意义 31 三 结算方式 结算方式的录入内容必须唯一 票据管理的标志可以根据实际情况选择是否需要 票据管理的标志是否勾选的意义 32 四 会计科目 1 新增会计科目 辅助核算单击 增加 按钮 进入会计科目页编辑界面 根据栏目说明输入科目信息 确定 后保存 注意 增加会计科目时 要遵循先建上级再建下级的原则 会计科目编码的长度及每级位数要符合编码规则 编码不能重复 33 2 修改会计科目 非末级会计科目不能再修改科目编码 已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编码 已有数据的会计科目 应先将该科目及其下级科目余额清零后再修改 被封存的科目在制单时不可以使用 3 指定现金 银行科目 此处指定的现金 银行存款科目供出纳管理使用 所以在查询现金 银行存款日记账前 必须指定现金 银行存款总账科目 34 4 理解科目辅助核算设置内容一个科目设置了辅助核算后 它所发生的每一笔业务将会同时登记在总账和辅助明细账上 辅助账类必须设在末级科目上 但为了查询或出账方便 可以将其上级和末级科目上同时设置辅助账类 可以进行辅助核算的内容主要有 部门核算 个人往来 客户往来 供应商往来及项目核算等 35 五 期初余额 只要求录入最末级科目的余额和累计发生数 上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算 录入余额时注意科目所在行的颜色显示末级科目 可直接录入余额非末级科目 不必输入余额 由明细科目录入后自动累加设了辅助核算科目 双击单元格进入明细余额的录入核对期初余额 并进行试算平衡 期初余额试算不平衡 可以填制凭证但不能记账 36 如果是年初建账 可以直接录入年初余额 如果是在年中建账 则可录入启用当月 如4月 的期初余额及年初未用的月份 即1月至3月 的借 贷方累计发生额 系统自动计算年初余额 凭证记账后期初余额变为浏览只读状态 不能再修改 注意 37 思考题 凭证类别限制条件设置可以有哪些条件类型选择 指定会计科目的功能有什么意义 判断 在总账系统中录入科目期初余额时 辅助账的期初余额要求直接输入 其借贷方累计发生额则在辅助项中输入 判断 设置会计科目时 科目已经在输入凭证中使用 允许在此科目的末级科目下增加下一级科目 38 单选 用户可通过总账系统 个人往来账 功能对与单位内部职工发生的往来业务进行个人往来管理 但必须先在设置会计科目时将相关科目的辅助核算形式设为 个人往来 下列科目中适合于设置为个人往来核算科目的有 A 应付账款B 预付账款C 其他应收款D 应收账款 39 4 3账务系统日常业务处理 4 3 1凭证形成方式Pg 65 40 4 3 2凭证的输入 一 增加凭证 凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称 采用序时控制时 凭证日期应大于或等于启用日期 但不能超过机内系统日期 凭证一旦保存 其凭证类别 凭证编号均不能修改 正文中不同行的摘要可以相同也可以不同 但不能为空 每行摘要将随相应的会计科目在明细账 日记账中出现 科目编码必须是末级的科目编码 41 理解 输入辅助核算信息 当输入具有辅助核算的科目时 要求输入相应的辅助信息 注意 当总账选项选择支票控制 且该凭证对应结算方式有被勾选票据管理标志时 银行账辅助信息不能为空 而且该方式的票号应在支票登记簿中有记录 输入的结算方式 票号和发生日期将在进行银行对账时使用 42 二 修改凭证 无痕迹与有痕迹 未经审核的错误凭证可通过制单功能直接修改 已审核的凭证但还没记账应先取消审核后 再通过制单功能进行修改 已记账凭证发现有错 不能直接修改 可采用红字冲销法或补充登记法进行更正 外部系统传来的凭证不能在总账系统中进行修改 只能在生成该凭证的系统中进行修改 与手工账务流程修改凭证方法一样吗 43 三 作废及删除凭证 如果不想保留作废凭证时 可以通过 凭证删除 整理 功能 将其彻底删除 并对未记账凭证重新编号 注意 只能对未记账的凭证作凭证整理 已记账凭证作凭证整理 应先取消记账 再作凭证整理 44 4 3 4凭证的审核 1 静态屏幕审核法 2 二次输入校验法 注意点 审核人和制单人不能是同一个人 凭证一经审核 就不能修改 删除 只有取消审核后才可以 取消审核只能由审核人自己完成 作废凭证不能被审核 也不能被标错 已标错的凭证不能被审核 需先取消标错后才能审核 45 4 3 5记账 记账凭证经审核签字后 即可用来登记总账和明细账 日记账 部门账 往来账 项目账以及备查账等 在计算机条件下的记账操作 是指更新科目余额及发生额文件 人工控制由计算机自动完成记账工作 记账的另一目的是为了保证会计数据的安全和正确 对于已记账的会计数据只能使用留有痕迹的修改方法 46 进行记账工作需要注意的问题 1 同手工系统类似 记账处理只能对本月的记账凭证进行记账 所谓本月 即上月已结账 上月未结账 本月不结账 2 记账范围可输入数字 和 3 第一次记账时 若期初余额试算不平衡 不能记账 4 在记账过程中 不得中断退出 每月的记账次数是任意的5 作废凭证不需审核可直接记账 47 4 5账务系统期末业务处理 4 5 1期末转账用于企业摊 提 结转业务 费用分配 的结转 如 工资分配等 费用分摊 的结转 如 制造费用等 税金计算 的结转 如 增值税等 提取各项费用 的结转 如 提取福利费等 pg 75 48 注意 由两个子模块设置 定义自动转账业务模块与生成转账凭证模块每月月末执行转账生成之前 注意转账月份为当前会计月份 进行转账生成之前 选将相关经济业务的记账凭证登记入账 生成的转账凭证也必须经过审核 记账在生成凭证时必须注意业务发生的先后次序 否则计算金额时就会发生差错 49 日常业务处理 自动转帐 期间损益结转 输入本年利润科目 50 4 5 2 期末对账对账的含义对账在手工账务处理中与计算机账务处理中的重要性比较账簿弱化现象在月末结账前 51 期末业务处理 对账 对账簿数据进行核对 以检查记账是否正确 以及