增值税发票开票日常操作

增值税发票开票日常操作 第一步 从税务局购票国税局批准企业成为增值税一般纳税 人后 企业开票人员办理增值税专用发票开票子系统的软硬 件安装 在得到国税局的授权后就可以购票了 企业每次领购专用发票之前应当首先到国税分局找主管领 导在增值税专用发票领购单上签字批准 企 业领购专用发票人员要事先填好增值税专用发票领 购单 注明购领专用发票的份数 然后领购人员拿着 IC卡 增值税专用发票领购本 增值税专用发票章 上次 购买并且全部开具的专用发票 由国税主管人员填写的 发 票审核反馈情况表 以及有国税分局局长签字的专用发票领 购单到国税服务大厅办理购票手续 这是每月领票时必须带 的几样东西 当然每张发票的成本费也是必须由企业缴纳 的 每次在国税服务大厅购票后 企业开票人员要确认购领到手 中的纸质专用发票与国税局发行到企业IC卡上的电子专用 发票信息是否一致 确定无误后 开票人员应持IC卡及时回 到本单位 将带有电子专用发票信息的IC卡插入读卡器中 同时在本单位的电脑上点击桌面上的 防伪税控开票子系统 软件 图标 进入主界面后 点击进入系统 系统提示正在开启金税卡请稍后 等出现操作人员登录界面时点击确认按钮 进入系统 一般情况下请您不要修改和添加登录密码 然后 进入发票管理 发票读入模块 根据电脑上 的提示将IC卡上增值税专用发票的电子信息读到金税卡上 并将纸质发票按号码顺序保存好 注意 此时点击发票读入模块后 系统出现 提示框 你确认读入发票卷 按确认 按钮 接下来金税卡提示正在读入 然后出现读入成功提示框 提示发票已成功读入金税卡 然后按确定 按钮 本次发票读入成功 也就是说电脑已将IC卡中 的电子发票信息读入了开票系统 读入企业金税卡中的增值 税专用发票的电子信息 系统会按其读入顺序自动给出发票 号码 以后开票时系统会自动从最先读入的那张专用发票开 始调出发票 请开票人按发票号码顺序填开和保存纸质专用 发票 千万不要把纸质专用发票号码放乱 发票读入成功后不退出此界面 点击本界面顶层的 发票领用管理按钮出现下拉菜单 点击2发 票库存查询 专用发票库存 可以看到刚刚领购且 已经读入电脑中的增值税电子发票的起始号码及本次领购 的份数 此时请企业开票人员再次确认电子发票与纸质发票 是否有误 一般情况下不会出现差错 一旦发现专用发票发 行有错误应当首先与当地的国税服务大厅取得联系 严格按 照国税局专用发票发售人员的要求进行有关发票退回业务 的操作 不可盲目自行操作 这种情况一般不会出现 第二步 填开发票前的准备工作 这一环节非常重要 上面的手续和步骤都办好以后 表明企业的开票微机中已经 有了本企业本次领购的专用发票的电子信息了 但是开票人 员每次在上机开具发票之前 首先还要检查电脑及打印机的 工作状态 看一下电脑和打印机是否已经正确地联接在UPS 不间断电源上 看一下打印机里还有没有待打印的文档 如 果有要让打印机把文档打印完毕 以避免出现打票错误 河 南兴华矿山起重机械有限公司在今年5月份就出现过这种情 况 致使在纸质专用发票上打出其它文档使发票作废 开票人员在开具专用发票以前 还应当首先通过系 统设置中的客户编码模块输入要票 单位的电子税务信息 如 单位全称 税号 地址 开户行 账 号等 具体操作如下 进入开票子系统主界面后 点击进入 系统设置 点击进入客户编码 进 入主界面后点击左上角的编辑按钮 使其进 入编辑状态 然后点击右上角的十按钮 出 现一个编辑行 在编辑区输入某一客户的基本信息 输完后 点击按钮生效 确认无误后点击左 上角退出 按钮 选择是按钮 退出客 户编码对话框 同时刚才输入的客户信息就保存了 起来 强烈建议 开票人员在输入客户税务信息时有两人以上在场 并仔细对照客户信息原件 因为在实际工作中这一环节很 容易出现错误 新乡市飞虎起重设备制造有限公司和河南省 豫起矿山起重机有限公司 都出现过因购货单位税务信息输入错误而作废专用发票的情况 另外 2006年7月以后的新版电子开票软件也要以在电子发 票的主界面中直接输入客户税务信息 输完后在反复确认无 误后 点击界面右上角的客户按钮系统自动 将这一客户信息保存到客户编码库中 然后再通过点击系统设置 商品编码模块 进入商品编码主界面 编辑客户要开具的商 品信息 这一点很重要 因为发票填开界面上的商品信息必 须取自于商品编码库中 不能在专用发票填开界面上直接录 入 具体操作如下 进入系统设置 点击 商品编码模块 出现商品编码对话 框 点击编辑按钮 然后点击十按钮 出现一个编辑行 在编辑区内输入某一商品的信 息 其中只须输入编码 名称 商品税目和计量单位等4项 输入正确的商品税目后 税率会自动产生 在含税价标志中 选择是 因为日常我们开票的价格一般都是 含税价 点击按钮然后点击 退出 选择是按钮 退出对话框 刚 才输入的商品信息就自动保存起来 另外通过系统设置模块还可以更换系统管 理员和添加开票员 其操作也比较简单 但一般情况下 不 要故意去更换系统管理员和添加开票员 操作方法在这里就 不多说了 这项操作不是必须的操作步骤 这时通过电脑开据增值税专用发票前的准备工作就全部做 完了 如果有疑问请您千万不要急于开票 而是要重复并检 查上面所说的所有环节和步骤 在确认在所有环节都没有问 题和疑问后再进行下面的开票工作 现在请您抽出时间反复检查上面的所有工作是否有什么差 错和问题 特别是企业的基本税务信息要反复检查 确认无误后 再进入下一环节 第三步 发票的填开 1 现在可以为客户开具增值税专用发票了 首先进入发票管理模块中 点击 发票填开按钮 出现发票号码确认的提示框 这时开 票人要仔细对照电脑上将要开具的发票代码 号码是否与手 中的纸质发票一致 这一点非常重要 在确认无误后 点击 确认按钮进入专用发票填开窗口 然后请再 次对照主界面上的发票代码 号码和纸质发票是否一致 电 子票面上的开票日期由金税卡控制自动生成 无法人为修改 要修改金税卡的日期 必须得到国税局的授权 授权一次 可修改一次 电子发票主界面下方的销货方 也就是本企业 税务信息也是由金税卡控制自动产生的 无须人工输入 开票人在专用发票填开主界面上找到购货单位一栏 然后按名称或纳税人登 记号对话框右边的下拉菜单 在下拉菜单中会自动 出现开票人在客户编码模块中设置好的客 户编码信息 选中要票客户的信息行后双击 该客户的客户 编码信息自动写入发票 这时请你再次反复仔细地检查确认 购货单位税务信息 因为在实际开票过程中 大部分企业都因为购货单位信息输入错误而作废过发票 填开商品信息 按照日常习惯 企业销售的货物都是含税 价 开票企业特别说明是不含税价的除外 所以开票人员在 开票前首先选中专用发票填开窗口顶部的税价格按钮 使票面上的单价 金额成为含税价 然后在票面右上角按十 按钮 商品信息区域会自动产生一行 然后 点击商品名称出现 下拉菜单 在下拉菜单中找出有关商品的信息双击 电脑自 动把商品名称输入到票面上 然后逐一输入规格型号 数量 单价 金额和税额及税率会自动产生 然后点击右上角的按钮生效 下面的合计栏 价税合计 大写 栏会自动计算生成 如果企业开票系统中商品编码库中的商品名称过多 可将商 品编码库打印出来 以后再找编码库中的某一商品时就看打 印出来的清单 那就方便多了 也可以有效地提高输入速度 这是输入一行商品的操作 输入多行的操作与上面的操作 完全一样 要一行一行的输入 票面上最多能输入8行商品 如果开据的发票商品信息超过8行一定要点击电子发票票面 上方的清单按钮 出现清单界面进行输入商 品信息 否则系统将自动提示你商品信息不能超过8 行 同时如果企业领购的是万元版的专用发票 那么一张电子发 票的票面上最多能开元 超过这个价税合计数 电子发票就 无法生成并保存 并出现系统提示信息 不能超过最大开票 限额 所以每次开票以前一定要计算好每张发票所要开具金 额的最大数 这时最常见的一张增值税专用发票就开具完成了 开票人员 应仔细检查购货单位信息和商品信息的正确性 并计算开票 金额是否正确 这时请您千万不要急于保存 一定要逐项逐 行检查电子发票的信息 在反复检查没有问题后 点击打印按钮 系统将自动保存发票并自动生成84位 密码 这时这张发票就不能也无法再修改了 出现打 印对话框后 如果打印机上放置好了与电脑界面上 对应的纸质专用发票 就可以把这张专用发票打印出来了 第三步 发票的填开 2 当第一次打印专用发票或打印机出现故障修复后 企业开票 人员一定要用A4纸反复打印比照 直到能把电子发票上的所 有信息完全无差错地打印在纸质发票的对应位置上为止 确 保在纸质专用发票上一次打印成功 同时为了防止打印机吃纸有问题 可以在打印机的左侧挡板上作 上记号 以防打印出的发票出现错格 错位等问题 这项工 作非常重要 必须引起足够的重视 另外 针式打印机的打印色带也要经常更换 以免因为色带 问题出现作废发票的现象 新乡市飞虎起重设备制造有限公 司就出现过因为色带老化而作废专用发票的问题 当一张完整无误的三联单增值税专用发票打印出来以后 开 票人员就可以把加盖过企业发票专用章的专用发票的抵扣 联和发票联交给开票客户了 第三联为记账联则有本单位保 存 月底交会计人员记帐 我们知道一张专用发票的票面上最多只能开8行商品 如果 客户要求开具的商品过多怎么办 可以通过开具清单来完 成 超过8行商品后要开清单 电子票面和专用发票上只能出 现详见清单一行具体操作如下 点击发票管理 然后进入发票填开 模块 出现专用发票填开对话框 输入完客户信息后 把价格设置成含税价 点击界面顶部工具条上的清单按钮 便会出 现销货清单填开窗口 在这里填写商品信息 其操作如前面说过的正常发票填开一样 填写完毕后点击 退出按钮 便会回到专用发票填开 主界面 系统将自动保存清单中所输入的商品信息 这时主界面上的商品信息区域中只有详见销货清单一行 这里的金额和税额是清单上 的合计数 主界面上不能也不会出现其它商品行 将来打印 出来的专用发票上也只有这一行 清单在本张发票的主界面 填开好以后不能直接打印 只能通过发票管理 发票 查询功能来查询打印 进入发票查询模块后 选择要打印清单的发票 选中后通过查看 明细可检查是否是这张发票 进入本张电子发票的 主界面后 点击清单按钮出现本张发票的清 单界面 确认无误后点击打印按钮 选择打 印清单 再选择全打模式就可将清单打印出来 作废发票的开具 我们日常开具每张发票时不要急于点击打印按钮保存 而是要仔细检查电子发票票面 的各个要素是否有错误 确保准确无误后再保存打印 但在 实际的工作当中 因为各种原因需要作废当月已开具过的某 一张发票 这时就要注意掌握谁开票谁作废 随出现 随作废的原则 及时作废本月应当作废的发票 一般 在月底以前也要通过发票查询模块来看一 下 应该本月作废的发票作废了没有 如果没有作废要立即 作废 这一点非常重要 2005年河南兴华矿山起重机械有限 公司就出现过一次本月发票应作废而未作废的情况 结果本 月额外税款多达几万元 次月经国税局处理才幸免未交这几 万元的税款 已开发票的作废很简单 点击发票管理 发票作废按钮 出现选择发票号码作废的对话 框 然后点击选中要作废的发票 通过查看明细按钮看看是不是这张发票 在确认无误后 点击 作废按钮 系统弹出作废确认提示 框 本期将作废发票张数 1张 你要继续吗 按确认按钮即可作废本张发票 最后系统出 现对话框提示你 已经成功作废一份发票 未开发票的作废 对于企业领购的纸质专用发票 应妥善保 管 一旦出现未开具就丢失 污毁的纸质专用发票 除先告 知国税分局以外 还应该通过未开发票作废 来作废电脑上的电子票号 在日常工作中发现某张未开具的 纸质专用发票不能开具后 也要等到电脑中金税卡上的电子 发票号码和当前纸质专用发票号码一致时才能进行作废操 作 具体操作如下 点击发票管理模块 进入界 面后点击界面顶端工具条中的发票开具管理按钮 出现一个下拉菜单 选中并双击第4项未开发 票作废菜单项 弹出发票号码确认 提示框 开票人要认真对照 确认提示框中的电子发票号码 与当前手中的纸质发票一致后 点击确认按 钮 系统再次提醒你是否作废这张发票 选择确认 本张未 开具的发票就成功作废 如果是作废多张号码连续的未开发 票 要按上面的方法逐一对发票进行作废 负数发票的开具 负数发票就是我们通常说的红字发票 作 废发票功能只能作废企业本月开具的专用发票 如果是跨月 作废专用发票 就要开具负数发票来冲减了 比如 发生跨 月退货 或跨月发现开具的专用发票有问题必须作废 就要 开具负数发票了 所以说 负数发票是冲抵上一个月或几个 月的已开发票 当月不能开具负数发票 负数发票即不能有 清单 也不能加折扣 如果有必须开具负数发票 必须事先 通知国税分局 得到许可后方能开具 第四步 发票的查询 每月月中或每月月底 开票人员想查询本企业已开发票的有 关信息和情况 可以通过发票查询模块来完 成 点击发票管理 发票查询模块 选择要查 询的月份 按确认按钮进入主界面 如果要 查询某一张发票的具体情况 请点击选中该发票的信息行 可以看到该发票的代码 号码 开票单位 开票日期 金额 税额 是否作废等信息 也可通过查看明细 按钮查看电子发票的主界面 有清单的专用发票清单也是通 过此功能打印的 企业开具人员通过发票查询功能要做到 本月发票该作废的作废 该打印清单的打印清单 在确保有 关数据信息没有疑问后 本月的专用发票填开工作的管理就 基本完成了 第五步 网上认证 企业每月取得的进项发票的抵扣联必须在每月月底前到国 税局服务大厅或企业通过上网自行认证 否则将不能抵扣本 月的进项税额 这是每月月底企业必须做的工作 企业每月月底自行网上认证 主要是通过在 抵扣联数据采 集软件 上输入每张发票抵扣联的发票代码 号码 开票日期 金额 税额 销方税号和专用发票上的84位密码等7大要素 通过认证钥匙来实现网上认证 企业安装了 抵扣联数据采集软件 后还要上网 等网络联接 好后 将本企业的电子钥匙插入电脑的UBS接口 这时认证 前的准备工作就做好了 进入系统后 输入密码001 有的企业是 进 入系统主界面 点击手工录入按钮 将本企 业取得的某一张进项发票上的所有税务信息输入到界面中 的相应位置 然后点击保存按钮保存 等把 所有进项发票都输入完毕后 点击返回按钮 返回到主界面 点击数据上传菜单 出现对 话框后点击数据生成 系统提示你 待认证 然后出现选择个人证书界面 这 是电子钥匙的主界面 请您选择任何一个点击确定 然后输入用户口令 按确 定按钮 系统会提示你数据上传成功 并自动回到主 界面 系统回到主界面后点击结果下载菜单 出现 对话框后点击下载数据按钮 出现 选择个人证书界面 点击任何一个按确定按钮 稍等后 系统会提示你所上传数据已保存到认 证库中 表明本次认证已经成功 如果出现错误系统也会提 示你 并出现红字数据让你修改并再次上传认证 直到上传 认证成功 认证成功后 我们可以通过查询统计下拉菜 单中的认证结果通知书打印功能来察看最 终的认证结果 最后还要通过这一功能来打印认证结果通知 书和认证结果清单 然后把它们和本月认证过的进项发票抵 扣联一起保存起来 企业每月月底认证前一定要把抵扣的数额计算清楚 第六步 抄报税处理 企业在次月的1 10号之间 必须进行抄报税工作 次月的1号以后 企业如果 进行发票填开模块操作 系统会提示 金税 卡已到抄税期 请您及时抄税 这时开票人员要将IC卡插入读卡器中 进入 防伪税控开票 子系统 然后点击报税处理按钮 再进入抄税处理模块 电脑提示你将要抄20 06年某月的税务资料