内部会计控制制度

1 / 22内部会计控制制度工务段内部会计控制制度第一章 总 则第一条 为了加强对经济活动的监督，维护正常的经济秩序，保护国家资产的安全、完整，提高会计信息的质量，确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行，根据中华人民共和国会计法 、 企业会计准则 、 内部会计控制规范 、 会计基础工作规范及其他相关法规，结合本段的实际，制定本制度。第二条 本制度的目标是：规范本段的会计行为，保证会计资料的真实、完整；堵塞漏洞、消除隐患，防止并及时发现、纠正错误及舞弊行为，保护本段资产的安全和完整。第三条 本制度约束单位内部涉及财会工作的所有人员，任何个人都不得拥有超越内部会计控制的权力。第四条 本制度坚持成本效益原则，以合理的成本达到最佳控制效果。第五条 本制度体现铁路运输单位以财务管理为中心的原则，并根据经济活动的变化及管理的要求，不断修订和完善。第二章 会计机构第六条 段长对本段的财会工作全面负责。段长领导2 / 22财务科会计人员和其他人员认真执行会计法律法规、规章制度，督促内部会计控制制度的贯彻执行，保证会计资料合法真实、准确完整，保障会计人员依法行使职权。第七条 财务科是负责本段会计工作的机构,依法对各项经济活动行使会计核算和会计监督的职能；财务科按业务性质设置会计主管岗位、出纳岗位、资金核算岗位、固定资产核算岗位、材料核算岗位、工资核算岗位、成本核算岗位、往来结算岗位、决算报表岗位、稽核岗位等。具体工作中采取一人一岗、一人多岗和一岗多人相结合，并另行制定岗位职责、岗位责任制和工作标准。财会人员每 35 年应轮岗一次。第八条 财会人员配备实行回避制度。单位领导人的直系亲属不得担任本单位的财会机构负责人。财会机构负责人、财会主管人员的直系亲属不得在本单位财会机构中担任出纳。第九条 财务科与本段其他业务部门横向关联。财务科依法独立对其他部门的经济活动进行会计核算和监督，业务部门要保证真实、完整、及时的提供各项经济业务的原始凭据。财务科有义务对本段经济活动的合法合规性进行指导。第十条 财务科应对段属多种经营等独立核算的单位进行对口业务上的指导和监督。财务科长通过查询账目、3 / 22调阅凭证等方式，对多经等独立经营单位的检查每月不少于一次，检查情况应及时向有关领导反映。第三章 会计处理控制1234567891011 下一页第一节 财务收支审批制度第十一条 办理经济业务须有经办人、证明人和批准人审批签字。经办人是指直接处理业务的第一人，可同时有两个以上经办人。证明人是指参与业务处理的其他人或与业务无关但了解整个业务过程并可证明结果的关联人，可同时有两个以上证明人。第十二条 批准人包括部门负责人、分管领导和单位负责人。部门负责人一般是指科长、主任等中层管理人员，分管领导一般是副段长、总工等副职段领导，单位负责人专指段长。第十三条 资金支付必须执行资金使用联签制度，资金联签单由资金申请人按规定格式填写，并请相关审批权限人签字。联签责任人应当在资金使用联签单上签署意见：是否同意支付。资金使用联签采用一票否决制，联签单有一人签署否定意见，财务部门不得支付该款项。现金支付审批权限：申请人填写现金支付申请单，申请人科室负责人审核签认后，单笔金额在 2000 元以下的，经财务负责人审批；单笔金额超过 2000 元以上的，应经单位分管领导审批；单笔金额超过 5000 元以上的，应经单位4 / 22负责人审批；银行转账对外付款联签审批权限：申请人部门负责人审核签认后，单笔金额在 5 万元以下的，应经单位分管领导联签审批；单笔金额 5 万元以上的，应经单位负责人联签审批；单笔金额超过 100 万元的，单位负责人应向公司总经理报告。工班人员报销差旅费由工班长签认、车间主任批准，技术定额员审核计算；车间主任、支部书记报销差旅费分别由主管段长和党委签字；科室人员报差旅费由科室负责人及签字，科室负责人报差旅费由主管领导签字；属于上级部门安排的各种学习、会议、研讨班等活动的报销，须有上级部门的书面通知。通讯费用、业务招待费由办公室主任签字，所有接待任务必须事先经办公室主任同意。党组织活动经费支出由党委书记签字，工会经费、医疗费支出由工会主席签字。工资性支出由劳人部门和单位负责人审批。第十四条 对外单位的各种调拨、销售、转让、出租、变卖、承揽等业务，收费金额在 2000 元以下的由主管领导审批，金额在 2000 元及以上者由单位负责人审批。重大项目应由集体讨论决策并签订相关合同协议。第十五条 本段执行科目负责制，除必须按本制度完5 / 22成审批手续外，涉及成本科目的支出还应由科目负责人的签认。教育经费等非成本支出的审批权限按照第十三条的规定办理。第十六条 对于某些急需办理但是有关人员又外出的应审批事项，审批人可以书面授权或委托有关人员代签。单位负责人外出，可以书面授权委托在单位主持工作的领导代签；对于审批人口头和电话同意的，必须由审批人亲自委托财务科长，并在事后及时完善相关手续。第十七条 对于计划外用工、计划外支出费用、大型活动所需费用以及一次性支出占该项目年度计划达 50%以上者须由支出经办部门提前书面请示报告，报告经主管部门、主管领导和计划部门批准后方可实施。第十八条 经段务会、采购领导小组等集体讨论决策的业务事项，要形成有关领导和部门联签的书面手续。第十九条 业务经办人应据实办理付款申请，不得采取“化整为零”等手段逃避审批手续，一经发现按违规处理。财务对审批手续不全的财务收支一律不予受理。第二节 内部牵制制度第二十条 本段基本的会计处理程序和传递流程为：1.业务人员递交原始凭证；2.会计人员审核填制记账凭证；3.稽核人员和财务主管复核签章；6 / 224.出纳员根据复核后的记账凭证进行款项收付；5.会计人员登记账簿；6.稽核复核和财产物资清查；7.会计人员编制报表；8.稽核复核；9.报出决算报表；10.进行经济分析。第二十一条 本段坚持不相容职务相互分离，确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督。各部门应各司其职,特殊情况下经办非本部门职责的业务应有负责部门的授权和委托。第二十二条 经济业务的授权批准人、第三方证明人和经办人不能为同一人。第二十三条 出纳与账务处理者不能为同一人。第二十四条 物资采购人员与验收保管人员不能为同一人。第二十五条 物资保管人员与会计人员不能为同一人。第二十六条 财务主管与稽核人员定期或不定期对库存现金进行清查，确保账款相符。第二十七条 负责物资账目工作人员定期和不定期对仓库库存物资进行清查，确保账实相符。7 / 22第二十八条 稽核人员对会计处理过程中产生的证、账、表进行复核，确保账证、账账、账表相符。第二十九条 会计电算化中，每一名操作人员均有授权及独立的口令；授权由财务主管操作，操作人员口令定期更换，并各自保密。第三节 稽核制度第三十条 在财务科内部指定会计兼管稽核工作，对其他会计人员编制的会计账证表进行审核、复查。第三十一条 根据本单位的实际情况，财务主管原则上不直接进行账务处理和稽核。第三十二条 稽核人员对原始凭证进行复核，确保原始凭证真实、合法、完整、准确。第三十三条 稽核人员对会计人员填制的记帐凭证进行复核，确保凭证合法完整、正确无误。第三十四条 稽核人员对会计帐簿的合法性、真实性、完整性和准确性进行复核。第三十五条 稽核人员对会计报表的全面性、一致性、合法性和准确性进行审核。第三十六条 稽核岗位可以指定专人负责并定期轮换。第三十七条 稽核发现的问题，必须由原经办人进行修改、更正，直至符合要求方可进行下一步的会计处理。8 / 22第三十八条 稽核人员应能熟悉本单位的经营状况，掌握一定的有关法律法规以及正确的会计核算方法和程序，并依法进行稽核工作。第四节 账务处理程序制度第三十九条 本单位的总账会计科目依据企业会计制度的规定，成本明细科目执行铁路运输企业成本费用管理核算规程的规定，并按照管理上的需要设置明细科目和辅助核算科目。第四十条 本单位实行会计电算化，使用的财会处理软件是中华人民共和国铁路总公司的财务会计管理信息系统 ，本单位会计凭证、会计账簿和会计报表的格式、填制和审核均以该系统的要求来确定，其中会计报表格式由海铁公司财务部提供。第四十一条 本单位会计凭证的传递程序为：会计人员审核原始凭证并填制记帐凭证交稽核、财务主管进行复核签字，然后将收付款凭证交出纳员进行款项收付并妥善保管成册交至财务档案管理人员归档，转帐凭证由经财务主管审核交回经办会计整理后交会计档案人员装订成册归档。第四十二条 本单位财务报告的种类和编制要求以海铁公司的规定为准，同时根据本单位内部管理需要另行制定一些考核指标和报表。财务报告只上报海铁公司和供内9 / 22部使用，一般不对外报送。第五节 财产清查制度第四十三条财产清查包括：1.对现金的清查；2.对银行存款的清查；3.对存货的清查；4.对固定资产的清查；5.对债权债务及其他财产物资的清查。第四十四条 财产清查采取如下方式：1.保管人定期自查；2.会计人员定期和不定期检查；3.各有关部门及人员定期和不定期共同检查。第四十五条 对现金的清查，除了出纳必须做到日清月结以外，月终现金日记账账面余额与现金实存数要核对相符；财务主管及稽核要定期和不定期的检查账面余额与实存数是否相符。第四十六条 对银行存款的清查，负责银行对账的会计在月终将日记账账面余额与银行对账单相核对，必要时通过编制银行存款余额调节表将二者余额调节相符。第四十七条 对存货、固定资产的清查，除了保管部门自行按有关规定进行清查以外，财务人员要在月末、季末及年末进行账卡和实物的核对，其中月末、季度末可以10 / 22采取抽查的形式，年终要全面清查，每年要至少进行一次全面清查，全面清查由段主管领导牵头、各部门派员参与。第四十八条 各种应收应付明细账账面余额要定期与有关债权债务单位或个人核对，按照“谁经办，谁负责”的原则，积极追收欠款。第四十九条 对财产清查中发现的财产物资短少或盈余，要及时查明原因并报告；对属个人责任造成的损失，要按段规等追究责任。第五十条 通过对财产物资的清查，必须达到账实、账账、账卡、账表相符，并且对财产物资存在的不合理现象进行调整和处理，保证财产物资的使用效率，加速资金周转，提高经济效益。第六节 财务分析制度第五十一条 本单位财务分析包括事前、事中和事后分析；事前分析是指编制年度计划而进行的分析说明，事中分析是指在生产经营期中进行的以调整为主的各种临时分析、专项分析等，事后分析是指每季度决算报表编制完毕由业务主管根据单位经济活动情况进行全面分析并编写报告。第五十二条 财务分析应包括有：1.对成本运用的分析；11 / 222.对资金管理的分析；3.对基大改工程完成情况的分析；4.对债权债务的分析；5.对工资基金运用的分析；6.其他分析。第五十三条 对成本的分析以计划、历年实际和现场实际为基础，由成本管理人员对目标成本管理、影响成本因素以及如何控制成本等方面进行分析说明。第五十四条 资金管理的分析由财务科主办，重点是对存货的资金占用、资金周转等情况进行分析。第五十五条 对工程的分析包括从工程预决算、工程完成情况、工程质量、工程效益等方面进行分析，由业务部门从各自专业角度详细分析。第五十六条 对债权债务的分析由财务科对账龄分析、坏账分析、结构分析、周转分析和回收情况分析。第五十七条 对工资基金的分析有对工效挂钩收入的分析、工资结构的分析、工资基金运用的分析、劳动生产率以及职工收入情况的分析，主要由劳人科分析。第五十八条 财务分析报告要能充分体现出单位经营管理状况，揭示单位管理上存在的问题，要提出如何改进的建议，并总结出先进合理的作法以继续发扬，使单位的经济效益不断得到提高。12 / 22第五十九条 全段每季度召开一次经济活动总结分析会，听取各相关部门作分析汇报。第七节 原始记录管理制度第六十条 原始凭证的内容必须具备：凭证名称；填制凭证的日期；填制凭证单位名称或填制人姓名；经办人签名或盖章；接受单位名称；经济业务内容；数量、单价和金额。第六十一条 原始凭证印章必须齐全；从外单位取得的发票必须是正规税务发票，取得的收据必须是财政部门核发的统一收据，并有正确的单位名称、日期、品名、数量、单价；以上票面金额大小写要相符，数字项目不得涂改，要加盖出票单位的印章。第六十二条 严禁以品名笼统、含糊或无品名、单价、数量的发票作为报销凭证入账，如书写成：办公用品、五金配件、慰问品等，应写出具体商品或劳务名称第六十三条 对于一次购买物品材料品类、规格较多，发票不便逐一填写时，可以附与清单，清单填写格式应与发票一致，并加盖供应商的印章。第六十四条 费用报销必须取得合法的报销凭证，并有经办人、证明人、主管批准人及科目负责人签字，注明具体用途；对于不合手续的报销凭证，一律不予报销入账。13 / 22第六十五条 原始凭证要妥善保管，不得遗失。第八节成本核算制度第六十六条 本段成本核算管理制度执行铁路总公司的中国铁路总公司运输成本费用管理核算规程 （铁总财XX41 号） 。成本管理实行科目负责制，按钦州工务段运输成本考核管理办法及其补充办法规定进行管理和考核，并逐步完善全段成本管理考核体系。第四章 货币资金控制第六十七条 货币资金指单位拥有的现金、银行存款和其他货币资金等。本段的资金使用执行广西沿海铁路股份有限公司资金管理办法规定。第六十八条 工务段对货币资金实行集中统一管理，各种现金、银行收付款业务均由财务科办理，其他部门未经财务科授权或委托，不得擅自办理收付款业务和出具收付款凭据。第六十九条 段财务科设置出纳岗位负责收付款业务，出纳具体工作按相关岗位责任制进行，出纳员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记。第七十条 财务主管必须每月不少于两次定期或不定期地对现金、日记账和对账单进行核对，抽查情况要有记录，发现问题要及时处理；保管好银行预留印鉴和印章，14 / 22严禁印章和支票由同一人保管；财务主管对每一张收、付款凭证和银行对账单要亲自审核。 第七十一条 材料科、整修队、技术科、劳人科、办公室等部门在每月末对下月的资金需要量提报有段长签字的资金使用额度计划表给财务科，没有资金使用额度计划的资金支付申请财务科有权拒绝支付。办理货币资金的支付分别由不同人员按支付申请、支付审批、支付复核、办理支付的手续进行。支付申请。有关部门或个人用款时，应当提前向审批人提交货币资金支付申请，注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容，并附有必要的经济合同或相关证明。支付审批。审批人根据第三章财务收支审批制度的规定对支付申请进行审批。对不符合规定的货币资金支付申请，审批人应当拒绝批准。支付复核。复核人对批准后的货币资金支付申请进行复核，复核资金支付申请的批准范围、权限、程序是否正确，手续及相关单证是否齐全，金额计算是否准确，支付方式、支付单位是否妥当等。复核人一般是财务科的主办会计。办理支付。出纳人员应当根据复核无误的支付申请，按规定办理货币资金支付手续。15 / 22第七十二条 严格按照现金管理暂行条例的规定使用现金，能通过转账方式结算的，一律不得支付现金。对需预支现金数额在壹仟元及以上者，需填写大额现金支付申请表 ，详细注明所办经济业务的内容、业务量、金额和收款方，并在报账时由财务科核对现金实际使用与借款申请是否一致，对弄虚作假者将严肃处理。第七十三条 本段现金库存限额为伍仟元，对超过库存限额的现金当天应及时存入银行，库存现金不足时应根据实际需要从银行提取现金。取得的货币资金收入当天必须入账，不得设“小金库”等账外账。第五章 采购与结算付款控制第七十四条 采购业务包括本单位对外购买材料物资、办公物品、机器设备的请购、审批、验收、付款等全过程。第七十五条 材料科负责采购全段生产耗用的各种材料物资及按固定资产管理的机器设备，总务负责采购后勤办公、生活福利所需的物品，未经授权的部门和个人严禁办理采购业务。第七十六条 采购人员应当具备良好的业务素质和职业道德，并根据具体情况定期进行岗位轮换。本段建立采购岗位责任制来明确相关部门和岗位的职责，确保以下岗位相互分离、制约和监督：16 / 221.请购与审批；2.询价与确定供应商；3.采购合同的订立与审查；4.采购与验收；5.采购、验收与相关会计记录；6.付款审批与付款执行。第七十七条 请购与审批的控制。具有科目负责权限的部门按照实际需要和计划预算执行进度向采购部门请购，对于超计划预算的采购项目，请购部门向计划管理部门书面报告同意后方可向采购部门请购。所有请购申请都必须经主管领导和计划部门审批。各种材料计划请领单均可视为采购申请。第七十八条 采购与验收的控制。本段采购领导小组在充分了解和掌握供应商的信誉、供货能力的前提下，根据“集体决策、过程透明、货比三家”的原则，在听取采购、使用部门的合理意见后，确定供应商和采购方式。对于单笔采购金额在 50000 元及以上和重要采购项目，经采购领导小组同意后，应采用订单采购或合同订货等方式，采购合同的管理办法另行制订。其他小额零星采购由经授权的部门直接购买。验收部门或验收人必须独立于采购人员。验收人根据订单、合同等采购文件对所购物品的品种、规格、数量、17 / 22质量和其他相关内容验收，出具验收证明，在相关发票或收料单上签字。对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门和人员应当立即向有关部门报告，有关部门应查明原因及时处理。第七十九条 付款结算控制。支付款项除了按本制度第三章和第四章相关规定办理外，还应就以下情况进行控制。货到付款方式。财务在根据采购部门提交的发票、收料单、合同等单据结算货款之前，须对所采购货物的原始凭证进行认真审查核对，审核的内容包括：品名、单价、数量、金额等是否相符，计量是否准确；各种原始凭证之间是否一致；是否有必要的检验和验收手续；付款审批手续是否完备；大宗货物采购是否有计划、合同或协议；金额是否在资金使用额度计划内。只有在确认内容一致、责任明确、手续完备后，方可编制付款凭证，结算货款。对月底材料已验收入库而发票未到的，采购经办人应在次月取得发票并办理有关手续。预付款、定金或借支款方式。采取预付款或定金方式必须订立采购合同，财务部门严格按合同条款付款，并定期与供应商核对往来款项，如有不符，应马上查明原因，及时处理。采购人员采用借支款方式进行结算，必须详尽填写借款单，按照本制度第三章第一节的财务收支审批制18 / 22度办理审批手续。每月向财务报销不少于一次，保证当月业务当月入账，业务完结采购人员除定额备用金外应结平所有挂支款；采购部门及人员应建立付款与报销台账，逐笔登记收付款项，每月底与财务核对。一般情况下，每笔采购业务的付款都应单独向财务部门申请，采购人员根据需要可借备用金贰仟元作为零星应急采购周转用，采购人员应妥善保管备用金，不得挪为他用，财务部门定期检查和不定期抽查备用金动态。第六章 实物资产控制第八十条 实物资产包括本段拥有的库存、在用、闲置、废旧的存货和固定资产。第八十一条 实物资产归口本段材料科、办公室和技术科管理，其中在用资产由使用人进行保管，其他资产由管理部门建立相关管理制度和岗位责任制，对实物资产的验收入库、领用、发出、盘点、保管、维修等进行控制。资产管理必须坚持保管、使用、核算和收发审批人员相互分离，相互制约。第八十二条 财务部门建立资产明细账，管理部门建立实物管理台账，相互定期核对相符。按照本段财产清查制度的规定进行财产清查，保证账实相符，对盘盈盘亏的财产要按规定及时上报处理。第八十三条 所有实物财产都必须有专人保管，实行19 / 22凭证收发，不允许私自调用。对单位价值较高且可以重复多次使用的低值易耗品，由资产管理部门建立在用台账，落实到人保管。加强废旧物资的管理，废旧物资的收集、保管、使用、变卖等要严格按公司和本段的废旧物资管理办法办理。第八十四条 存货的对外调拨、转让，固定资产的调配、出租、变卖、报废等，按本文第十四条规定进行审批。第八十五条 本段固定资产管理执行中国铁路总公司固定资产管理办法 。 第七章 债权债务控制第八十六条 本制度中债权包括应收账款、应收票据、其他应收款，债务包括应付账款、应付票据和其他应付应交款。各种逾期未履行的合同协议虽未形成账面记录，应视同债权债务加强管理。第八十七条 除执行本制度第七十八条规定外，本段职工各种临时借款应在办理完经济业务 7 日内销账。财务科在每个季末的会计决算前，对本段的债权债务情况进行核对清理，在每季度末进行分析。其中属物资购销业务形成的债权债务由材料核算岗位负责，其他债权债务由往来核算岗位负责。对跨年度的债权债务，应在每年年底前主动与对方核对有关数据，并取得对方签认的手续。20 / 22第八十八条 本段与合作方所签订的各种业务合同，实行相关部门联签制度，合同的条款必须明确价款、付款方式、付款时间和争议的处理形式等内容，并尽可能缩短债权期限。合同订立后必须按合同条款办理。要根据本段自身的能力，合理确定债务规模，努力减轻债务负担。第八十九条 对逾期未及时收回的债权应由该项经济业务经办部门采取有效措施积极催讨，必要时应采取法律手段维权。第九十条 实行备用金制度的采购人员、汽车司机和部门在每年末必须先交回备用金，次年初重新核定其备用金数额。第八章工程项目控制第九十一条 本制度所称工程项目是指公司下达的修建计划件名和按件名管理的整修计划项目。第九十二条 工程项目业务不相容岗位包括：项目建议、可行性研究与项目决策；概