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全宗卷规范 1 一 全宗卷概述全宗是什么全宗是一个独立的机关 组织或人物在社会活动中形成的档案整体 立档单位的全部档案可以构成一个全宗 立档单位必须是具有法人地位的机关 社会组织 企事业单位和某些著名人物 构成立档单位的条件是一个机关 社会组织 企事业单位必须在行政上 财务上和组织人事上具有一定的独立性 可以独立行使职权或进行管理 并能以自己的名义对外行文 是一个预算会计单位或是独立的经济核算单位 可以编造预算或财务计划 设有管理人事的机构和人员 并有一定的人事任免权 以第一条为主 2 档案必须按全宗整理 其主要意义如下 1 按全宗整理 符合档案工作必须维护党和国家历史真实面貌的要求 一个单位的全部档案能系统反映这个单位成立以来历年的活动情况 反映其职责 任务 工作发展 生产经营等情况 只有维护了每一个单位的历史真实面貌 才能从总体上维护党和国家的历史真实面貌 所以 一般说 同一单位的档案不能分散 不同单位的档案不能混淆 3 2 按全宗整理 能够紧密的保持文件之间的历史联系 因为按全宗整理 首先保持了文件在来源方面的联系 然后在分类 立卷 排列等各项整理工作中再保持内容 时间或形式方面的联系 3 按全宗整理 便于系统和历史地研究档案内容 发挥档案的凭证作用 4 按全宗整理 便于档案进馆后的各项业务工作的进行 全宗是档案馆管理档案的基本单位 收集 鉴定 保管 统计都必须以全宗为单位 总之 按全宗整理 是整理档案的科学方法 任何档案都必须按全宗整理 这称为全宗原则 4 全宗卷是什么 全宗卷是对全宗管理的重要工具和手段 它是由在全宗管理过程中所形成的管理记录性材料构成的一个案卷 实质上是档案管理过程中所形成的 档案 是档案管理活动的原始记录 是围绕全宗的管理活动形成并以一个个全宗为单位组合成案卷 5 全宗卷是全宗的 档案 但不是全宗内的档案 在管理上应单独存放并实施同样管理 不能与全宗混在一起 也不能将其作为全宗内的一个案卷对待 6 全宗卷的作用 全宗卷是在管理档案过程中产生的档案 它记载了档案工作的基本情况 反映了立档单位和全宗的历史演变 是人们熟悉档案 做好档案管理工作的一种有效管理工具 每个单位档案室均应建立全宗卷 7 全宗卷的管理 一 基层档案室形成的全宗卷 可排在目录检索工具首位 二 全宗档案向档案馆或有关单位移交 其全宗卷应随同移交 三 为方便利用 每个档案室可整理全宗卷两套 一套移交 一套留存 8 二 全宗卷所包含哪些内容 凡是在档案管理活动中形成的对全宗状况及全宗历史有原始记录意义的文字 图表等材料均应归入全宗卷中 全宗卷的内容一般有两部分构成 一部分是在档案管理和利用过程中产生的文件材料 另一部分是对立档单位的考证及对档案内容进行研究分析编写的材料 9 全宗卷的具体内容1 档案综合管理 全宗指南 全宗介绍 立档单位大事记 组织机构沿革 档案工作机构设置和调整文件 档案工作人员任免文件 档案工作大事记 档案工作规章制度 档案管理体系网络图 机关档案工作目标管理情况等 10 2 档案收集 档案交接文据 移交目录 接收 征集 记录 档案来源和价值说明等 11 3 档案整理 整理工作方案 分类方案 档案检索工具的编制情况及说明 案卷序言或者归档文件说明 档号编制说明 档案整理工作小结等 12 4 档案鉴定 鉴定小组成员名单 档案归档范围和保管期限表 鉴定档案分析报告 销毁档案的请示与批复 销毁档案的清册等 13 5 档案保管 档案安全检查记录 报告 紧急情况处置预案 重点档案采取的特殊保护措施 档案的抢救与修复情况报告 档案丢失或遭破坏等重大事件报告 档案排架说明 库房温湿度与档案保护设备配置表 档案库房温湿度登记 或记录 等 14 6 档案统计 档案收进 移出登记 全宗内档案基本情况统计 档案分类统计 重要的利用统计 档案复制抢救情况统计 档案目录 案卷级和文件级 录入及重要档案扫描 数字化 情况的统计表等 15 7 档案利用 档案编研材料 如年鉴 专题介绍 基础数字汇集 各类文件汇编等 开放利用和控制使用范围说明 档案汇编公布出版情况及报批文件 档案查 借阅登记 档案利用效果分析 档案产生社会效益或经济效益的典型事例等 16 8 档案管理新技术的应用 机关办公自动化开发情况 计算机辅助管理的文字说明材料 含计算机软件安装及使用说明情况 计算机管理软件系统盘等 17 三 全宗卷的整理 全宗卷内文件材料 是随全宗管理的延续而逐渐增加的 要平时必须注意积累 把全宗管理中产生的文件材料 归入相应类别 8大类 的全宗卷盒中 文件材料积累到一定数量时 及时进行归档整理 即编号 打印目录 18 全宗卷的保管形式为一个类别形成一卷或数卷 每卷附上卷内目录 卷内按件整理 按时间进行系统排列单独保存 19 卷内文件材料逐件加封面 封底 编件号 装订后装入卷盒 其封面 封底尺寸长 宽为260mm 185mm 封面著录全宗号 件号 全宗名称 文件题名 时间 责任者 20 卷内文件封面 21 卷内目录 档号 50 1 1 22 档号编写如下 1 综合管理 50 1 1 2 3 卷号流水 2 收集 50 2 1 2 3 卷号流水 3 整理 50 3 1 2 3 卷号流水 4 鉴定 50 4 1 2 3 卷号流水 5 保管 50 5 1 2 3 卷号流水 6 统计 50 6 1 2 3 卷号流水 7 利用 50 7 1 2 3 卷号流水 8 新技术应用50 8 1 2 3 卷号流水 23 全宗卷盒的外观 封面 24 25 26 四 小结 其一 全宗卷很特殊 它是档案管理的一组特殊案卷 是和该全宗中的档案一起伴生的 反映了该全宗所有档案的信息内涵及其载体运动 管理 的全过程 它是档案的 档案 无可争议地成为档案全宗的 第一卷 是档案全宗管理的一套 明白帐 其二 全宗卷很重要 它是科学管理馆 室 藏档案和开发利用档案信息资源的重要工具 因为 全宗卷反映了档案管理中收集 整理 鉴定 保管 统计利用 编研 目标管理等所有管理环节的所有重要信息 包含了档案管理人员前期大量的劳动 27 形成了丰富的二次文献 因此 它就必然成为科学管理馆 室 藏档案和开发利用档案信息资源的重要工具 充分利用它们可使档案信息开发利用工作起到事半功倍的效果 因此必须纠正那种全宗卷可有可无的错误观念 高质量建好 用好