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5S管理在办公室的运用 目录 一 认识5S 二 5S的重要性 三 将5S运用到办公室 四 5S推行中常见的问题 5S起源于日本 指的是在生产现场中对人员 机器 材料 方法等生产要素进行有效管理 是日式企业独特的一种管理方法 现已被世界各国管理界认同及应用 1955年 为了确保作业空间和安全 日本开始推行2S 整理 整顿 宣传口号为 安全始于整理 终于整理 整顿 一 认识5S 1 5S的起源 后因生产和品质控制的需要而又逐步提出了3S 即清扫 清洁 素养 1986年 日本的首本5S著作问世 对生产现场管理模式起到了冲击作用 并掀起了5S的热潮 5S运动从此成为日式企业工厂管理的基础 1 5S的起源 一 认识5S 西方国家一般将5S定义为分类 定位 刷洗 制度化和标准化 这五个英语单词的首个字母也是S开头 后来 有人在5S基础上增加了 安全 就变成了6S 加上 节约 就变成7S 加上 服务 就变成8S 再加上 顾客满意 就变成了9S 西方和日本的说法虽然不同 但5S本质的意义是一致的 5S不是文字上的东西 而是一种思想 一种意识 1 5S的起源 一 认识5S 5S的日语发音都是以 Si 开头 所以称为5S 2 何为5S 一 认识5S 1 整理定义 区分要用和不要用的 不要用的清除掉 目的 把 空间 腾出来活用 防止误用 2 整顿定义 要的东西按规定位置摆放整齐 明确数量 明确标示 目的 不浪费 时间 找东西 3 清扫定义 清除职场内的脏污 并防止污染的发生 目的 消除 脏污 保持职场干干净净 整整齐齐 2 何为5S 一 认识5S 4 清洁定义 将上面3S实施的做法制度化 规范化 维持其成果 目的 通过制度化来维持前3S成果 5 素养定义 对于规定了的事情 都按要求去执行 并养成一种习惯 目的 遵守规章制度 培养良好素质习惯人才 铸造团队精神 2 何为5S 一 认识5S 2 何为5S 一 认识5S 整理是整顿的基础 清扫在整理整顿之后 三项工作的保持即为清洁 要把以上工作做好 还要依靠人的素养 3 5S之间的关系 一 认识5S 3 5S之间的关系 一 认识5S 只有整理没整顿 物品真难找得到 只有整顿没整理 无法取舍乱糟糟 整理整顿没清扫 物品使用不可靠 3S效果怎保证 清洁出来献一招 标准作业练素养 安全生产最重要 日积月累勤改善 公司管理水平高 3 5S之间的关系 一 认识5S 改善作业环境 提高作业效率 提高作业质量 鼓舞人员士气 二 5S的重要性 1 为什么要推行5S 5S活动是一套行之有效的管理方法 是其他管理活动有效开展的基石之一 1 5S是最佳推销员 Sales 清爽 明朗 洁净的工作环境 员工工作时心情愉快 能提高企业的知名度和形象 还会吸引优秀的人才到这样的公司工作 全员参与的5S活动 能塑造出良性的企业文化 2 5S是节约专家 Saving 可减少很多不必要的材料以及工具的浪费 可降低采购时间 节省很多宝贵的时间 还可节省工作场所 2 推行5S有哪些好处 二 5S的重要性 3 5S对安全有保障 Safety 全体员工遵守作业标准 不易发生工伤事故 危险点有预防措施和警告标识 5S活动强调源辨识及风险评价和应急预案响应演练 安全得以保障 4 5S是标准化的推动者 Standardization 5S强调作业标准的重要性 员工能遵守作业标准 服务质量提高而且稳定 通过目视管理的运用与标准化 能防止问题的发生 2 推行5S有哪些好处 二 5S的重要性 现场检查 对工作现场进行全面检查 看到的看不到的 区分必需品与非必需品 使用频率在每小时 每天 每周的物品即为必需品 清理非必需品 将必需品留下 非必需品移出工作区域 非必需品的处理 无使用价值 折价变卖 转移它用 有使用价值 特别处理 分类后出售 每天循环整理 日日做 时时做 4 5 三 将5S运用到办公室 1 整理阶段 怎么要区分对待 马上要用的 暂时不用的 长期不用的 1 整理阶段 三 将5S运用到办公室 1 区分必需品和非必需品 1 整理阶段 三 将5S运用到办公室 2 如何处置 不要 的物品 1 整理阶段 三 将5S运用到办公室 将不再使用的文件资料或破旧书籍 过期报纸等按要求废弃 将不经常使用的文件资料进行分类编号整齐存放于文件柜中 将经常使用的文件资料进行分类整理 整齐放于办公桌抽屉中 将正在使用的文件资料分为待处理 正处理 已处理三类 整齐放于办公桌面或文件筐内 做到需要的文件资料能快速找到 3 办公室文件整理标准 1 整理阶段 三 将5S运用到办公室 清理前 清理后 1 整理阶段 三 将5S运用到办公室 分析现状 从物品的名称 分类 放置进行规范化 物品分类 根据物品特征进行分类 决定储存方法 物品存放进行定置管理 实现人与物最佳结合 实施 按照决定的储存方法 对物品进行存放 2 整顿阶段 三 将5S运用到办公室 2 整顿阶段 三 将5S运用到办公室 彻底整理 只留下需要的物品 合理利用空间 100 定位放置 根据种类 空间 区域 防护规定摆放方法 科学布局 取用快捷 一物一位 物归其位 定点 定容 定量并标识 2 整顿阶段 三 将5S运用到办公室 1 物品的分类存放及登记 2 整顿阶段 三 将5S运用到办公室 将电脑放置于桌面中央 主机箱放置于电脑桌面下方 以电脑中心位置为分界 电脑左侧位置为未处理文件 右侧为已处理文件 水杯 电话 鼠标等根据个人实际使用情况摆放在两区域内 放置成水平直角 留言条 记事贴位于电脑左下方处 下班后 将待处理的文件与已处理文件收集至右边最上层抽屉内 保证桌面剩余物品仅为电脑 文件筐 水杯 办公用具 电话 对讲机 鼠标 鼠标垫 2 办公室个人区域物品摆放标准 2 整顿阶段 三 将5S运用到办公室 地面 窗台 箱柜及办公设施上无水渍 印痕 杂物 灰尘及非必需品 办公设施 打印机 复印机 传真机 碎纸机 周围区域整洁有序 办公室墙面无过期张贴物 展示板要保持整洁 规矩 展示与工作相关的信息 并要及时更新 材料不随意堆放在办公桌上或椅子上 所有相关的物品都要集中放置 书柜 抽屉 办公用品区域要有适当的标识 电话线 电源线 网线布置安全 整齐 得当 3 办公室公共区域物品摆放标准 2 整顿阶段 三 将5S运用到办公室 资料整理将所有资料柜明确责任人 将文件夹按照编号 责任人 名称 保管期限进行定位 资料柜整理粘贴规范的标识 柜内区域标识 柜外表面进行标识 分类管理 物品定置 4 办公室资料柜摆放标准 2 整顿阶段 三 将5S运用到办公室 整顿前 整顿后 简单的目视化管理体系 清楚显示了归属及是否遗失什么东西 目视化管理使你能进行 例外管理 4 办公室资料柜摆放标准 2 整顿阶段 三 将5S运用到办公室 文件的取用非常少 如果有 将这些文件移至远距离存放 按有效期分类 这样新文件移入远距离存放时 将过期数据丢弃 5 档案文件 2 整顿阶段 三 将5S运用到办公室 6 整顿档案柜 2 整顿阶段 三 将5S运用到办公室 档案柜标签 6 整顿档案柜 2 整顿阶段 三 将5S运用到办公室 标签系统分为 资产类标签 抽屉类标签 文件类标签 警示类标签 状态类标签 要用的办公用品按规定位置摆放整齐 明确数量 明确标示 2 整顿阶段 三 将5S运用到办公室 用于标识资产的管辖责任人以及资产相关信息的标签 标签必须包含的信息有 公司LOGO 公司名称 责任部门 资产名称 资产编号 责任人 可2名 规格是长4 5cm 宽3 7cm 制作要求 彩色打印后过塑处理后按要求裁剪 粘贴部位 a 文件柜 正面右下角办 b 办公桌 台 台面右侧边上部靠近前沿处 c 办公椅 靠背中部 7 资产标签 2 整顿阶段 三 将5S运用到办公室 用于对公司放置物品的抽屉 文件柜 文件架 货架以及其他物品放置场所进行小区域分类的标签 标签包含的信息有 公司LOGO 公司名称 分类名称 规格是长7cm 宽1 2cm 制作要求 彩色打印后过塑处理后按要求裁剪 粘贴部位 a 办公抽屉 正面右上角 b 柜架区域 区域正前方 7 抽屉类标签 2 整顿阶段 三 将5S运用到办公室 用于明确各类文件夹 文件盒信息的标签 包含信息有 公司LOGO 公司名称 文件夹 盒 名称 所属部门 文件编号 各部门自行编号 等信息 a 文件栏标签 规格是长5 5cm 宽5cm 制作要求 彩色打印后按要求裁剪 粘贴方式 直接插入文件栏标签插入处 b 文件夹标签 规格是长19cm 宽2 8cm 粘贴部位 直接插入文件夹标签插入处 7 文件类标签 2 整顿阶段 三 将5S运用到办公室 用于警示 提醒涉及到消防 安全 重要流程或工序等通过视觉来提醒操作者的标签 标签包含的信息根据具体实现需要而定 规格 A4纸大小 制作方式 由公司行政部门统一制作并过塑 粘贴部位 消防设备放置正上方墙面醒目位置 7 警示类标签 2 整顿阶段 三 将5S运用到办公室 包括 灭火器责任标签 消防栓责任标签 大型设备责任标签 备件库标签系统 工具房使用标签系统等 2 整顿阶段 8 其他标签 三 将5S运用到办公室 从工作岗位扫除一切垃圾灰尘 自己亲自动手 不留死角 清扫后检查 工作区干干净净 每天均要保持 整修 清扫中发现问题及时整修或保养 查明污垢的发生源 从根本上彻底解决 实施区域 实行区域卫生责任制 责任到人 制定相关的清扫标准 明确清扫的对象 方法 周期 使用工具 责任人等 3 清扫阶段 三 将5S运用到办公室 1 办公室门要里外清洁 门框上无灰尘 2 地面及四周踢角干净 要显露本色 无灰尘 污迹 3 室内墙壁做到无污染 无爆皮 无蜘蛛网 墙上不许乱贴乱画 乱挂 乱钉 4 窗玻璃干净透明 无水迹 雨迹 污迹 窗框洁净无污迹窗台无杂物灰尘 门玻璃干净透亮 不挂贴报纸和海报 5 窗帘整齐洁净 无灰尘 悬挂整齐 6 暖气片 暖气管道上无尘土 不搭放任何物品 7 灯具 电扇 空调 微机 打印机等电器 表面洁净 无灰尘 各种电器开关 线路无灰尘 无安全隐患 3 清扫阶段 三 将5S运用到办公室 8 文件柜顶 表面要保持洁净 无灰尘 无污迹 9 更衣柜内物品分类摆放 要求工作服 毛巾等个人用品叠放整齐 柜内 柜外 柜顶保持洁净 无灰尘 无杂物 10 办公桌面 挡板内外 长柜内外应保持洁净 无灰尘 无污迹 11 电话要擦拭干净 整齐放于办公桌横板处或办公桌面 电话线要整齐有序 不凌乱 12 垃圾筐及时倾倒 不能装的太满 门后禁止存放垃圾 条帚 墩布 簸箕等清洁用具整齐放于门后 抹布可叠好放于盆架上 或整齐搭挂于门后 3 清扫阶段 三 将5S运用到办公室 整理 区分工作区的必需品和非必需品 撤走各个岗位的非必需品 整顿 规定必需品的摆放场所 规定物品的摆放方法 粘贴规范统一的标识 将放置和识别的方法对员工进行说明 清扫并在地板上划出曲线 明确责任区及责任人 4 清洁阶段 三 将5S运用到办公室 4 清洁阶段 花时间改掉坏习惯及眼不见为净的态度 三 将5S运用到办公室 1 每天上班前5分钟对自己的卫生区进行清扫 2 上班时间随时保持 3 自我检查 对发现的不符合项随时整改 4 下班前整理好当天的资料 文件 票据 分类归档 5 下班后整理办公桌上的物品 放置整齐 整理好个人物品 定置存放 4 清洁阶段 三 将5S运用到办公室 具备了成功的修养 成为他人的榜样 努力遵守规章制度 深刻理解各项规章制度 认真仔细的学习公司的各项规章制度 习惯 5 素养阶段 三 将5S运用到办公室 5 素养阶段 持续推动4S活动直至习惯化 严格遵守公司的规章制度 不断地培养责任感 改变意识 充满热情的开始每一天的工作 三 将5S运用到办公室 6 5S样板 三 将5S运用到办公室 7 总结5S 三 将5S运用到办公室 7 总结5S 三 将5S运用到办公室 1 对5S的认识不透彻 只做了前三个S中的一部分 2 5S中每个S的关键点没有落实 3 缺乏有效的推行计划与组织 4 领导的核心作用没有发挥 5 缺乏保证运作的体系文件和考核制度 6 5S活动自主化没有合适的载体 四 5S推行中常见的问题 现场并没有大的改观 仅仅是干净了些而已 生产和工作仍旧混乱不堪 现场看上去干净整洁有序 可是信息不直接 员工掌握这些方法非常困难 叫苦连天 好的做法得不到及时确认和固定 很快就又回到原来的样子 1 对5S认识不透彻 只做了前三个S中的一部分 四 5S推行中常见的问题 1 整理的关键点没有落实所有的东西最后都舍不得清理出现场 一开始就不彻底 以后就越来越困难 2 整顿的关键点没有落实定置还不如不定置 员工反而更不方便 3 清扫清洁的关键点没有落实以为5S就是打扫卫生 员工心里抵触清洁工作 因为它太简单 2 5S中每个S的关键点没有落实 四 5S推行中常见的问题 4 素养中标准化的关键点没有落实谁都不知道正确的是如何 员工总是感到茫然 不知所措 5 素养中坚持的关键点没有落实改进工作难以展开 员工不会认为5S非常重要 2 5S中每个S的关键点没有落实 四 5S推行中常见的问题 没人做事